Gérer les litiges 1 2 3 1 2 3 1 2 2’ Je visualise la liste des litiges Acheteur Réception Facture Gestion litige Je traite les litiges prix et montants qui me sont transférés par l’approvisionneur Lorsque : un membre de mon GAC a créé une commande, je reçois les litiges prix, montant et multiple sur ces commandes, j’ai créé une commande sans panier, je traite les litiges quantité. 1 1 Je sélectionne puis 1 2 2 Dans la liste des messages, je sélectionne la sous vue pour afficher uniquement la liste des tâches concernant des écarts multiple, prix, montant et quantité Je visualise la liste des litiges En cliquant sur le lien , je peux faire une recherche avec les divers champs existants pour afficher, par exemple, uniquement les litiges recherchés (pour cela je clique sur ou saisis un texte dans le champ « Objet » 3 3 Cas de la gestion des litiges multiples 2 Avant de commencer à traiter un litige multiple, je m’assure d’avoir réservé tous les écarts concernant ce litige. Une tâche au statut Nouveau est visible de chaque acteur destinataire de cette tâche. Elle est disponible pour traitement. Une tâche au statut En cours de traitement n’est visible que par l’acteur qui l’a réservée. 1 Je réserve une tâche Pour réserver une tâche : Je me positionne sur la ligne du poste en litige et je fais un clic droit Je clique sur « Affecter à moi » 2 2’ 1 2 Pour libérer une tâche et la rendre à nouveau visible des autres acteurs : Je me positionne sur la ligne du litige réservé et je fais un clic droit Je clique sur « Annuler affectation » 1 2’ 3 En fonction du litige et de son analyse, je vais sélectionner l’action qui me permettra de résoudre le problème ou de le transférer à l’acteur compétent. Je sélectionne l’action Transférer le litige au comptable Pour résoudre un écart prix, je privilégie : « Accepter écart », si j’accepte la facture la demande d’avoir, si je refuse la facture Transférer le litige à un autre acteur Renseigner un avoir attendu Détailler le litige Accepter de régler l’écart de facture Gérer les litiges

J’exécute l’action de traitement Gérer les litiges Référer à/ transférer le litige 4 Les actions Référer au comptable (transférer le litige au comptable) et Transférer le litige (transférer le litige à un acheteur ou au prescripteur) requièrent la saisie d’un message Pour valider le transfert, je : Renseigne un message et je le sauvegarde Valide la liste des comptables destinataires (Référer au comptable) Ajoute l’acheteur ou prescripteur destinataire (Transférer le litige) 1 1 2 2’ 2 Le litige est alors transféré au destinataire qui le retrouvera dans sa liste de travail 2’ Accepter l’écart Je clique sur le bouton pour débloquer la facture au paiement (litige prix, montant ou quantité). Seuil technique de détection des écarts : un litige est détecté lorsque le montant total de la facture fournisseur dépasse le montant de la commande réceptionnée de 10% dans la limite de 100 € (TTC). Sous ce seuil, le système ne génère pas de litige et la facture est mise en règlement. Détail des litiges Le détail des litiges permet de visualiser la liste des écarts détectés sur une facture. Cette fonction est très intéressante dans le cadre d’un litige multiple. J’exécute l’action de traitement Chaque poste est présenté avec le type d’écart : Prix Quantité a a b b Visualisation facture fournisseur Pour visualiser la facture fournisseur scannée, je clique sur le bouton Information de l’avoir négocié et attendu L’action est effectuée après entente avec le fournisseur. Après avoir cliqué sur le bouton, je renseigne les montants HT et/ou TTC de l’avoir attendu : Gérer les litiges