Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l Éducation 1 Séances dinformation de lautomne Procédés de vérification des états financiers de Automne 2007

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l Éducation 2 Objectif Le but des procédés de vérification est de vérifier si les conseils ont respecté les principaux points du modèle de financement et de déterminer leur subvention finale pour lannée faisant lobjet de lexamen. Lexamen et lanalyse des données fournies par le conseil assurent également la cohérence et lintégrité des données pour les futurs modèles de financement ou les futures améliorations.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l Éducation 3 Sujets de discussion Examen initial États financiers publiés Santé financière Tableaux Sections Formulaires de données Annexes

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l Éducation 4 Examen initial Exactitude des états financiers – Examiner la présentation dans le SIFE; comparer la présentation dans le SIFE avec les états financiers vérifiés publiés et les copies imprimées reçues. Examens des années précédentes – Examiner les procédés de vérification des années précédentes afin de relever les problèmes récurrents. Messages davertissements – Relever les points à approfondir pendant lexamen. Analyse et révision des données – Relever les écarts douteux à examiner de plus près. Annexe H – Comparer les degrés de dotation en personnel du conseil avec ceux indiqués dans les états financiers de lannée précédente.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l Éducation 5 États financiers publiés Veuiller à ce que le rapport des vérificateurs soit conforme à lun des formats recommandés fournis aux conseils scolaires. Vérifier que toutes les notes afférentes aux états financiers soient publiées, conformément au manuel de la CSP. Vérifier si le conseil a joint le rapport de la direction signé aux états financiers publiés ou que la déclaration de la direction soit incluse dans les notes afférentes aux états financiers. Noter les entités que le conseil regroupe. Vérifier dans le site Web du conseil quil a publié le rapport annuel du directeur.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l Éducation 6 Santé financière Présentation – Déterminer si les fonds de fonctionnement du conseil sont déficitaires (article 231 de la Loi sur léducation). Situation financière – Noter les changements dans les actifs financiers nets. Montant recouvré – Noter ce qui est indiqué dans lannexe I et si les futurs besoins de liquidité du conseil augmentent ou baissent. Flux de trésorerie – Déterminer si le changement dans les liquidités et les équivalents des liquidités saméliore.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l Éducation 7 Tableaux Vérifier que les colonnes budget soient remplies dans tous les tableaux. Tableau 2.2 – Fonds de capital et demprunt Les autres revenus devraient inclure le produit des ventes de sites et dédifices enregistrées dans lannée en cours. Les montants indiqués ne devraient pas différer beaucoup de ceux du tableau 5.1, lignes 1.10, 1.11, 1.12, 1.14, 1.15, Tableau 2.4 – Fonds des activités scolaires Vérifier quil est complet et raisonnable. Tableau 3 – Fonds de capital et demprunt Déterminer si des fonds dimmobilisations sont utilisés pour le fonctionnement.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l Éducation 8 Tableaux (suite) Tableau 4 – Dépenses dun conseil dans un territoire non érigé en municipalité Effectuer une comparaison avec les années précédentes et vérifier au besoin que le tableau est rempli. Tableau 5 – Fonds de réserve Les soldes douverture devraient concorder avec les soldes de fermeture de lannée précédente. Tableau 6 - Fonds fiduciaires Effectuer une comparaison avec les années précédentes et vérifier au besoin que le tableau est rempli. Tableaux 9 et 10 – État des revenus et des dépenses du fonds de fonctionnement Comparer les revenus et dépenses avec ceux de lannée précédente pour voir sils sont raisonnables.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l Éducation 9 Tableaux (suite) Tableau 10RED – Redressements à des fins de conformité Ce tableau montre les redressements requis des dépenses afin dassurer la conformité. Comparer les totaux des colonnes et les notes afférentes aux états financiers, le tableau 10G, etc. Vérifier si les montants déclarés sont exacts. Tableaux 10A et 10B - Dépenses au titre de léducation de lenfance en difficulté Vérifier que les dépenses ne sont pas déclarées en fonction des règles du CCSP, c.-à-d. intérêts accumulés, vacances accumulées, prestations de retraite et dépenses payées davance qui doivent être exclus. Vérifier les traitements et salaires et avantages sociaux pour les titulaires de classes aux tableaux 10 et 10A/B. Faire certains que la proportion des avantages sociaux par rapport aux salaires indiqués dans le tableau 10A/B concernant léducation de lenfance en difficulté excède cette même proportion dans le tableau 10.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l Éducation 10 Tableaux (suite) Tableaux 11A et 11B – Recettes fiscales Vérifier que les recettes fiscales déclarées sont raisonnables, Examiner les impôt supplémentaires et radiation d impôt fonciers. Tableau 12 – Éducation continue, école dété et RDA Analyser les changements dans les programmes. Tableau 13 – Effectif scolaire de jour Comparer leffectif avec les chiffres de la lettre de confirmation. Comparer leffectif de la section des études indépendantes avec celui de lannée précédente. Noter si « dautres élèves » sont déclarés puis vérifier que lannexe B1 est remplie et est correcte.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l Éducation 11 Sections Section 1 – Sommaire des éléments Comparer lallocation avec les prévisions budgétaires révisées de lannée précédente et de lannée en cours. Section 2 – Éducation de lenfance en difficulté Comparer les montants pour les demandes déquipement personnalisé, les cas spéciaux et de la section 23 avec les fichiers approuvés. Section 3 – Enseignement des langues CONSEILS DE LANGUE FRANÇAISE SEULEMENT – Vérifier le montant de la ligne Démarrage.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l Éducation 12 Sections (suite) Section 7 et annexe G - Qualifications et expérience du personnel enseignant et grille des salaires Le placement du personnel enseignant dans la section 7 multiplié par les salaires indiqués dans lannexe G ne devrait pas être supérieur aux salaires et honoraires applicables déclarés dans lannexe 10. Vérifier que lannexe G correspond à la grille la plus à jour de lannée. Section 10 – Administration et gouvernance Les nombres de conseillers et de municipalités indiqués devraient être semblables à ceux de lannée dernière. Municipalités multiples – Vérifier que le nombre de municipalités indiqué est comparé au tableau 11A en tenant compte des territoires non érigés en municipalités et isolés.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l Éducation 13 Sections (suite) Section 11 – Installations destinées aux élèves – Le programme educatif régi par larticle 23 Ligne – Comparer lEPT indiqué à la ligne avec le fichier approuvé de la Direction des services régionaux. Comparer le coût dacquisition des classes portatives indiqué aux lignes et aux montants indiqués dans les rapports du 5 et 7 mois dactivités au titre des immobilisations. Section 12 – Service de la dette Vérifier les soldes douverture; le remboursement des fonds damortissement, les paiements du principal, les paiements des intérêts, la contribution au fonds damortissement, la dette admissible non financée en permanence liée aux nouvelles places.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l Éducation 14 Sections (suite) Section 14 – Rajustements pour les districts territoriaux Applicable seulement aux conseils qui perçoivent des impôt dans les territoires non érigés en municipalités.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l Éducation 15 Formulaires de données Formulaire de données A2 – Enveloppe, Éducation de lenfance en difficulté Effectif des classes distinctes – Comparer le chiffre indiqué avec celui de lannée précédente pour voir sil est raisonnable. Formulaire de données A2 - Enveloppe, Administration et gestion Autres sources de revenus – Comparer les montants indiqués ici avec ceux du tableau 9 pour voir sils sont raisonnables.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l Éducation 16 Formulaires de données (suite) Formulaire de données A3 – Constatation des revenus Vérifier le solde douverture, le virement provenant des produits des réserves pour aliénation et le virement provenant des revenus reportés. Formulaire de données D – Dépenses nettes Vérifier que les 68,49 % des revenus de droits de scolarité ont été alloués à la salle de classe. Virement aux réserves, ligne 27, colonne 8 - Vérifier tout montant indiqué par rapport à un fichier approuvé. Vérifier les virements provenant des réserves pour les installations destinées aux élèves, les virements provenant des revenus reportés, le fonds de flexibilité.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l Éducation 17 Annexes Annexes D1 Redevances dexploitation relatives à léducation et D2 – RAS Achats de terrains et charges financières connexes Veiller à ce que le solde douverture et le montant indiqué comme principal en souffrance sont corrects. Annexe F – Transport des écoles provinciales Examiner les tendances dans les dépenses, le nombre délèves et les coûts moyens. Annexe I – Montants à recouvrer: Comparer les chiffres avec les renseignements figurant dans les notes afférentes aux états financiers du conseil.

Direction des paiements de transfert et des rapports financiers Ministère de l Éducation 18 Questions