Formation du comité de vérification des conseils scolaires Module 8 Questions de conformité et autres sujets 1

2 Objectifs de la séance de formation Cette séance vous permettra de : Comprendre les tâches du comité de vérification liées aux questions de conformité Comprendre les échéanciers et les sujets des réunions du comité de vérification Connaître les recommandations du processus d'examen opérationnel Comment demeurer à jour? Comprendre les recommandations du comité de communication de l'information financière intérimaire

3 Obligations du comité de vérification concernant les questions de conformité [Règlement de l'Ontario 361/10 9(5)] Examiner l'efficacité du système utilisé par le conseil scolaire pour surveiller la conformité aux lois et aux règlements ainsi qu'aux politiques et procédures du conseil et, en cas de non-conformité, assurer le suivi. Examiner toute constatation importante des entités de réglementation et toute observation du vérificateur interne ou externe à ce sujet. Examiner le processus suivi par le conseil scolaire pour communiquer les codes de déontologie ainsi que le processus suivi pour administrer ces codes. Obtenir des comptes rendus périodiques de la direction et des conseillers juridiques au sujet des questions de conformité. Obtenir du directeur de l'éducation et des agents de supervision la confirmation que les exigences législatives ont été remplies.

4 Feuille de confirmation pour les questions de conformité Une pratique exemplaire suivie par un grand nombre d'organisations consiste à avoir une feuille de confirmation qui indique que l'organisation respecte des exigences réglementaires ou législatives précises. Dans le cadre d'un conseil scolaire, cette feuille permet d'attester la conformité de celui-ci dans les domaines suivants, par exemple : On pourrait remettre la feuille de confirmation au comité de vérification à une fréquence convenue (p. ex., tous les six mois). On pourrait également y communiquer d'autres renseignements, comme les contentieux matériels qui ne sont pas entièrement assurés et d'autres facteurs de risques financiers. Versement de toutes les rémunérations, y compris les indemnités de congé et de départ Remise de toutes les retenues des employés Versement de toutes les sommes exigées liées à la TVH Respect des lois sur l'équité salariale Respect des articles pertinents de la Loi sur l'éducation liés aux questions financières (exigences précises clés)

5 Date limite de création du comité de vérification Tenir la 1 re réunion du nouveau comité de vérification Élire un président et un secrétaire Préparer un plan de travail 2 Examiner et approuver le plan de vérification interne Examiner le plan et le portée de la vérification externe de fin d'exercice Discuter des risques de fraude avec le vérificateur externe Procéder à une autoévaluation du rendement du comité de vérification Examiner le rapport final de la vérification interne Examiner l'ébauche des états financiers vérifiés avec la direction et les vérificateurs externes Examiner le sommaire des constatations de la vérification interne et formuler des recommandations pour régler les éventuels problèmes Évaluer l'efficacité de la vérification interne Présenter un rapport au conseil d'administration sur le rendement du comité de vérification Proposition d'échéancier/points à l'ordre du jour du comité de vérification pour janvier 31 mars 30 septembre 30 novembre 1 Consulter les modifications apportées au calendrier ou aux points à l'ordre du jour concernant la date d'achèvement de l'évaluation des risques (trousse) 2 Le plan de travail doit porter sur la façon dont la surveillance de la conformité est faite et à quel moment elle se produit

6 Examen opérationnel des conseils scolaires de district Renforcement de la capacité de gestion Objectifs : L'examen opérationnel par le Ministère de tous les conseils scolaires de district de l'Ontario sur une période de trois ans permettra : D'accroître la confiance et le soutien de la population par rapport au système d'éducation publique en : renforçant la capacité de gestion des processus opérationnels dans tout le secteur grâce à la recommandation des améliorations aux activités auxiliaires; sensibilisant le secteur et la communauté des conseils scolaires des pratiques opérationnelles efficaces utilisées par les conseils; tirant profit des pratiques exemplaires dans tout le secteur. D'apporter du soutien et de l'aide pour que tous les conseils soient financièrement sains, bien gérés et bien positionnés de manière à fournir les ressources optimales afin d'assurer la réussite des élèves. De fournir au Ministère des renseignements sur les capacités des conseils scolaires de district pour le développement continu des politiques.

7 Examen opérationnel des conseils scolaires de district Mettre l'accent sur les examens opérationnels : 1.Gouvernance et administration des conseils scolaires 2.Gestion des ressources humaines et dotation/affectation de personnel dans les écoles : Organisation Gestion des ressources humaines Dotation/affectation de personnel dans les écoles 3.Gestion financière : Organisation Planification budgétaire et développement Communication et analyse de l'information financière Gestion de la trésorerie Gestion de revenus hors subventions Approvisionnement 4.Gestion des activités et des installations scolaires : Organisation Opérations d'entretien Gestion de l'énergie Santé, sûreté et sécurité Plans, politiques et procédures en matière d'immobilisations Gestion de la construction Renforcement de la capacité de gestion

8 Méthode d'examen opérationnel 2.Analyser les données de base sur les conseils 5. Répondre aux demandes de données des conseils scolaires de district 6. Recueillir et soumettre les données requises 1. Définir le profil de base des conseils 7. Analyser les données et les soumettre à la base de données 8. Effectuer les travaux sur le terrain avec les conseils scolaires de district 10. Contribuer et participer au travail sur le terrain 11. Rédiger une ébauche de rapport 12. Examiner l'ébauche de rapport 13. Examiner l'ébauche de rapport 14. Publier le rapport final 15. Accepter et approuver le rapport final 16. Communiquer le rapport final Ministère Équipe d'examen opérationnel Conseils scolaires de district 3. Planifier le travail sur le terrain et le communiquer aux conseils scolaires de district 4. Respecter le plan de travail sur le terrain Travaux préparatoires à l'étude sur le terrainTravail sur le terrainPrésentation de rapports 9. Participer au travail sur le terrain Suivi 17. Examen du suivi

9 Pour le moment, les recommandations formelles concernant les examens opérationnels portent sur les éléments suivants : Source : Rapport sommaire des examens opérationnels Établir l'orientation stratégique et établir un processus de communication des plans annuels d'amélioration des conseils scolaires Gestion des présences Distinction claire entre les rôles et les responsabilités des conseillers des conseils scolaires et du directeur de l'éducation Fonction de vérification Communication de l'information financière intérimaire Gestion de l'énergie Participation aux activités de consortiums d'achat Plan d'entretien et de renouvellement pluriannuel Politiques et procédures en matière d'approvisionnement Vérification de conformité des fournisseurs d'avantages sociaux Plans de relève formels pour les cadres supérieurs et mise en œuvre d'initiatives d'appui Gestion du rendement pour toutes les catégories de salariés

10 Communication de l'information financière intérimaire Un comité de communication de l'information financière intérimaire a été créé à la suite d'une suggestion d'amélioration faite lors des examens opérationnels. Voici les recommandations formulées par ce comité : définir un cycle d'établissement de rapports en début d'exercice, présenter le cycle proposé aux conseillers scolaires en septembre; fournir au moins trois rapports durant l'exercice dans un format compatible avec chaque rapport contenant les mêmes indicateurs de rendement; inclure dans le rapport des indicateurs de rendement non financiers (p. ex. sur l'effectif et la dotation); expliquer les variations clés et formuler une conclusion. Source : 2009 : SB38

11 Communication de l'information financière intérimaire Source : 2009 : SB38 Le comité de communication de l'information financière intérimaire a recommandé que les rapports financiers intérimaires soient présentés en même temps que les rapports du Ministère en fonction des dates de clôture du 31 octobre, du 31 mars et du 31 août. Des états complémentaires des revenus et des dépenses devraient également être inclus dans les rapports pour fournir une analyse plus détaillée des deux facteurs d'évaluation clés suivants : une évaluation budgétaire qui compare les prévisions de fin d'exercice au budget et qui fournit une explication de toutes les variations clés; une évaluation des risques qui compare les résultats de l'exercice précédent à ceux de l'exercice actuel. On encourage les conseils scolaires à adapter ces recommandations, sans toutefois les y contraindre. Au sein du gouvernement et des organisations gouvernementales, la tendance est à la préparation de rapports financiers trimestriels à l'intention des utilisateurs des états financiers.

12 Exercice Discuter des avantages et de défis que présente la communication de l'information financière intérimaire avec les membres de votre groupe.

13 Comment demeurer à jour?

14 Comment demeurer à jour?

15 Comment demeurer à jour?

16 Comment demeurer à jour?

17 Comment demeurer à jour? Le site Web du ministère de l'Éducation est une bonne source d'information – L'Institute of Internal Auditors est aussi une bonne source d'information en matière de vérification interne – Le site Web de l'ICCA est une bonne source d'information sur les nouveaux développements concernant les comités de vérification – Le site Web du CCSP est une bonne source d'information sur les changements à venir en matière de normes comptables –