GELORE Solutions d’organisation avec Gelore 05.11.2018 CEG, Neuchâtel UNE INTERACTION HUMAINE POUR L’INFORMATIQUE PUBLIQUE DE DEMAIN Ça commence ici… Polyvalence Réseau, sécurité, installations, maintenance, sites web, applications métier, une polyvalence à toute épreuve. Qualité Chaque tâche de notre service est mise en œuvre et contrôlée par des professionnels assurant ainsi une qualité maîtrisée. Satisfaction A l’écoute de nos utilisateurs pour une satisfaction constamment au coeur de nos préoccupations. Nous contacter Verger-Rond 2 / 2000 Neuchâtel / service.ceg@ne.ch / T +41 32 717 81 00

Informations générales Matinées 9h15 – 11h15 Présentations thématiques & Questions et discussion 11h20 – 12h00 Atelier Formation Pause repas 12h – 13h30: Food truck (payant), boissons offertes à la cafétéria du CEG Après-midis 13h30 – 15h30 Présentations thématiques & Questions et discussion 16h00 – 17h00 Ateliers techniques 17h00 Apéritif à la cafétéria Vendredi 9.11, Saint-Aubin: Journée d’information et conférence sur le thème Le changement: le subir ou le gérer?

Informations générales Tout au long de la semaine du Forum CEG 2018, vous pouvez transmettre vos questions et remarques concernant les divers thèmes abordés. Vous pouvez également nous envoyer des clins d'œil sous forme de photos. Comment procéder ? Utilisez simplement votre QR Code personnel au verso du billet.   A la fin de chaque Forum, l'orateur prendra le temps de traiter les questions et remarques soumises.

Solutions d’organisation avec Gelore Présentation GELORE / 09h15 – 11h15 Nouveautés GELORE Nouveautés sur les extensions GELORE (GEBIL, GECO4, GEWEB)

Nouveautés GELORE

Nouveautés gelore Suivi des réservations (tableau de bord) Rendez-vous (ical) Envoi d’emails avec modèles Fichiers liés aux objets et réservations Journalisation des contacts clients Grilles interactives Calendrier annuel par famille Liste des réservations par semaine Rapport d’utilisation

Suivi des réservations Ce nouveau tableau de bord permet de suivre les différentes étapes d’une réservation que le gestionnaire peut définir à l’aide de TAGS. Exemple de TAG : A valider, Validé, A facturer, … Le changement de TAG peut si besoin modifier automatiquement le statut de la réservation (provisoire, définitif).

Rendez-vous (ical) Il est dorénavant possible de transmettre le détail d’une réservation comme un rendez-vous (format ical). 3 possibilités : Envoi du contenu de la réservation comme un rendez-vous au client de la réservation. Lien direct pour inscrire la réservation comme un rendez-vous dans son propre agenda. Ajouter le rendez-vous dans le mail de confirmation de la réservation.

Envoi d’emails avec modèles Selon vos droits attribués dans Gelore, il est possible de préparer des modèles de mail. Ces modèles peuvent ensuite être utilisés pour l’envoi de mail depuis votre liste d’adresses ou votre liste de réservation. Ils peuvent également être utilisés pour l’envoi de confirmation de réservation. Un modèle de mail peut être spécifique à un objet en particulier.

Fichiers liés aux objets et réservations Gelore permet d’ajouter facilement des fichiers «statiques» (par exemple : règlement, photo, conditions générales, plan, etc… ). Plusieurs possibilités : Ajout sur la famille d’objet Ajout sur l’objet Ajout sur la réservation Ajout sur un modèle de mail

Journalisation des contacts clients Les différents contacts avec les clients des réservations Gelore sont journalisés. De ce fait, toutes les personnes qui possèdent un accès à Gelore peuvent prendre connaissance des échanges réalisés par leur collègue sur les différents clients. Les éléments journalisés : Email Rendez-vous Ical SMS Suivis (Courrier, téléphone)

Grilles interactives Les grilles interactives vous permettent de manipuler facilement les données en cliquant sur une cellule et en éditant la valeur. Ces grilles offrent les mêmes possibilités que les listes standards mais permettent la modification directe des valeurs sans devoir passer par un formulaire de détails. Ces grilles vont remplacer à terme l’ensemble des listes actuelles.

Calendrier annuel par famille Ce nouveau calendrier permet une visualisation des réservations sur plusieurs mois. Il est destiné principalement à un type d’objet ayant des réservations à long terme. La couleur de la réservation peut changer en fonction de sa catégorie.

Liste des réservations par semaine Comme son nom l’indique, cette liste propose une visualisation des réservations avec un regroupement hebdomadaire. Cette liste est destinée principalement aux personnes devant rapidement connaître la liste des réservations sur une période choisie. Une vue «Mobile» permet une navigation rapide depuis un smartphone ou tablette.

Rapport d’utilisation Le rapport d’utilisation permet aux responsables des infrastructures de saisir différentes informations à la suite d’une réservation. Ce rapport permet par exemple d’indiquer le taux d’occupation réelle de la salle, de saisir une remarque interne ou d’ajouter des objets de facturation sur la réservation (dégât, électricité, etc…).

Nouveautés sur les extensions gelore gebil – geco4 - GEWEB

GESES Inscription session et visite en ligne GEWEB Réservation en ligne GECO4 Inscription cours et formation en ligne GEBIL Billetterie en ligne GELORE Gestion des réservations

GEBIL Billetterie en ligne Choix de la salle Choix du spectacle Choix de la place Paiement en ligne Envoi du billet numéroté Multilingue Accès mobile

Inscription cours et formation en ligne, invitation GECO4 Inscription cours et formation en ligne, invitation Gestion du compte client avec historique des cours Choix du cours Gestion du nombre de places Paiement en ligne Envoi de la confirmation Multilingue Accès mobile

Inscription session et visite en ligne GESES Inscription session et visite en ligne Choix de la session Gestion du nombre de places Choix d’options Envoi du billet Multilingue Accès mobile

GEWEB Réservation en ligne Consultation des objets (salles, véhicules, matériels, etc..) Consultation des informations complémentaires pour un objet images, documents, tarifs, localisation Possibilité de définir des critères pour rechercher un objet Vérification des disponibilités Choix de la date Choix des options Paiement en ligne dans le cas d’un tarif unique Confirmation de demande de réservation Accès mobile Adaptation légère du visuel démo

CONTACTEZ-NOUS Une équipe à votre service CEG – Centre de solutions Administrations Adresse: Verger-Rond 2 4ème étage Ouest 2000 Neuchâtel Documentation: https://portailceg.vdn.ne.ch Une équipe à votre service POUR TOUTE DEMANDE https://app2.vdn.ne.ch/itop-prod/pages/ Merci d’utiliser le Système iTop pour communiquer vos demandes. En détaillant la demande : type de demande, contexte, message d’erreur de l’application, copie(s) d’écran(s), …

Merci de votre attention. Polyvalence Réseau, sécurité, installations, maintenance, sites web, applications métier, une polyvalence à toute épreuve. Qualité Chaque tâche de notre service est mise en œuvre et contrôlée par des professionnels assurant ainsi une qualité maîtrisée. Satisfaction A l’écoute de nos utilisateurs pour une satisfaction constamment au coeur de nos préoccupations. Nous contacter Verger-Rond 2 / 2000 Neuchâtel / service.ceg@ne.ch / T +41 32 717 81 00 © CEG Neuchâtel