DAF Séminaire des nouveaux directeurs de formations de recherche 27 mars 2007 D épartement des A ffaires F inancières (DAF)

DAF Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars SOMMAIRE Organisation de lactivité financière Le budget de lInserm : élaboration, exécution Les achats : règles et procédures La gestion des contrats de recherche

DAF Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars Le département des affaires financières

DAF Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars Les ordonnateurs Inserm Au siège Dans les ADR 13 ordonnateurs secondaires : les ADR Un ordonnateur principal : le Directeur Général Directeurs de Formations : personnes responsables de marchés (PRM) Délégation de pouvoirDélégation de signature ordonnateurs délégués (+DU si délégation signature ADR)

DAF Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars Les délégations OrdonnateursComptables Au siège Dans les ADR 13 ordonnateurs secondaires : les ADR Un ordonnateur principal : le Directeur Général Ordonnateurs délégués : directeurs de départements du siège Un agent comptable principal 13 agents comptables secondaires, chefs des services financiers les ACS-CSF Délégation de pouvoirDélégation de signature

DAF Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars BUDGET PRIMITIF 2007 : Total = 612 M 56 % 36 % 3 % 4 % 1%

DAF Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars Recettes prévisionnelles 2007 par type de ressources total : 612 M

DAF Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars

DAF Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars Instruction budgétaire des unités Notification et attribution dotations par DAF DECEMBRE/JANVIER Arbitrage équipements et travaux dentretien par Direction Générale Notification immédiate par DAF Arbitrage équipements et travaux dentretien par Direction Générale Notification immédiate par DAF JANVIER/FEVRIER Demande de moyens des unités budget récurrent acquis pour 4 ans crédits exceptionnels équipements mi-lourds travaux dentretien immobilier Demande de moyens des unités budget récurrent acquis pour 4 ans crédits exceptionnels équipements mi-lourds travaux dentretien immobilier SEPTEMBRE Arbitrage dotations récurrentes et exceptionnelles par Direction Générale NOVEMBRE

DAF Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars Outil unique de gestion budgétaire et comptable de létablissement Partageable par tous les acteurs de létablissement Accès personnalisé aux différentes informations (laboratoires, ADR, siège …) Contrôles et restitutions en temps réel Progiciel de gestion intégrée – Oracle Applications SAFIr S ystème A utomatisé F inancier de l I nse r m

DAF Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars SAFIr permet la gestion et le suivi financier des ressources allouées au laboratoire Utilisation de deux modules Oracle Applications IP (Internet Procurement) pour la gestion de demandes dachat PO (Purchase Order) pour la gestion des commandes Personnalisation du circuit Achat en fonction des besoins de chaque structure Accès à des éditions (suivi budgétaire, contrats de recherche, commandes/factures …) Maîtriser les fonctionnalités de SAFIr Bien définir son circuit Achat (acteurs, circuit de validation) Inscription aux formations IP-PO Contact de lASR (Administrateur Safir en Région) Connaître et savoir exploiter toutes les restitutions dinformations possibles Pré-requis : voir les documents joints pour informations plus détaillées

DAF Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars L'Inserm est soumis aux principes du code des marchés publics et de la directive européenne (bientôt à l'ordonnance de 2005 sur les achats scientifiques) : Liberté d'accès à la commande publique Transparence des procédures d'achat Égalité de traitement des candidats La réglementation spécifique aux achats scientifiques ne supprimera pas ces obligation fondamentales Le DU est personne responsable des marchés (PRM) pour les achats scientifiques inférieurs à 90 K HT : Centralisation des besoins Contrôle du respect de la réglementation dans le laboratoire Le processus achat débute avec l'identification et la définition précise du besoin ponctuel (équipement) ou régulier (consommables) LES ACHATS : réglementation – responsabilité

DAF Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars Les procédures d'achat garantissent la sécurité juridique de l'Inserm et de ses agents Plusieurs seuils conditionnent le degré de publicité et de mise en concurrence (montant par besoin et non par BC !) : 0-15 K HT : publicité par tout moyen, mise en concurrence, négociation 15-90K HT : publicité sur le web achat, mise en concurrence, négociation Au-delà de 90K HT : procédure formalisée (le DU n'est plus PRM) Les outils de l'achat : Web achat : publicité, infos réglementaires, infos fournisseurs SAFIr : commandes, suivi des seuils La direction d'une unité comprend également l'organisation de son approvisionnement et de ses modalités d'achat Informations complémentaires cf. dossier joint responsables achats ADR LES ACHATS : procédures, outils, organisation

DAF Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars Le financement de projets par contrats Diverses catégories de contrats : –Les contrats de prestations –Les subventions de recherche sans contrepartie (notifiées par décision, lettre ou contrat) –Les contrats de collaboration de recherche –Les contrats de licence sur ressources propres (RP) : organismes extérieurs ou sur subvention pour charges de service public (SE) : Inserm Contrats Inserm : AIP, PNR ou Avenir… Financés

DAF Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars Le chiffrage des demandes financières –Vers un chiffrage de projet à coût complet –Intégration des frais généraux et frais indirects –Prise en compte de la TVA non déductible sur dépenses –Prise en compte de la taxe sur les salaires –Informer systématiquement et immédiatement ADR des demandes de subventions et de contrats

DAF Séminaire des nouveaux directeurs d'unité - 27 mars Contrats et TVA RECETTE –Une TVA collectée (19,6%) sur la recette sil y a une contrepartie exigée par le financeur –Définition dune contrepartie : -Au sens général de léconomie du contrat, exécution dune prestation pour le financeur -Une participation à la propriété des résultats, une utilisation des données pour les besoins propres de lorganisme