Problématiques de gestion documentaire au Gouvernement du Québec WebÉducation, le 21 février 2008.

Ordre du jour PROBLÉMATIQUES : 1- Gestion des documents sur support papier et numérique; 2- Archivage des sites Web; 3- Ressources (humaines, financières et matérielles). PISTES DE SOLUTIONS…

PROBLÉMATIQUES…

1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique : A. Nécessité de gérer une masse documentaire grandissante dans les organisations depuis les années ‘50…

1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique : B. Fondements de la valeur primaire et secondaire des documents… Document(s) Dossier

(administrative, légale, financière, probatoire, …) 1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique : B. Fondements de la valeur primaire et secondaire des documents… Valeur primaire (administrative, légale, financière, probatoire, …) Valeur secondaire (historique) Actif Semi-actif Inactif / Conservation Dossier Destruction

(administrative, légale, financière, probatoire, …) 1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique : B. Fondements de la valeur primaire et secondaire des documents… Valeur primaire (administrative, légale, financière, probatoire, …) Valeur secondaire (historique) Actif Semi-actif Inactif / Conservation Destruction

(administrative, légale, financière, probatoire, …) 1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique : B. Fondements de la valeur primaire et secondaire des documents… Valeur primaire (administrative, légale, financière, probatoire, …) Valeur secondaire (historique) Actif Semi-actif Inactif / Conservation Destruction

(administrative, légale, financière, probatoire, …) 1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique : B. Fondements de la valeur primaire et secondaire des documents… Valeur primaire (administrative, légale, financière, probatoire, …) Valeur secondaire (historique) Destruction

(administrative, légale, financière, probatoire, …) 1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique : B. Fondements de la valeur primaire et secondaire des documents… Valeur primaire (administrative, légale, financière, probatoire, …) Valeur secondaire (historique) 5-10% Inactif / Conservation 90-95% Destruction

1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique : C. Adoption de la Loi sur les archives en 1983…

1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique : Autres lois complémentaires… Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels; Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information; Loi(s)…

1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique : E. Gestion des dossiers versus Gestion des documents…

1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique : F. Nécessité croissante de la gestion des documents sur support numérique… Courriels Bureautique Numérisés

1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique : Gestion documentaire (GD)… Gestion électronique des documents (GED)… Gestion intégrée des documents (GID)…

1- Problématique de la gestion des documents sur support papier et numérique : Exemples d’implantations… Projets COBA; Projets GCI - Gestion Virtuelle; Projets OpenText – Livelink ECM; Projets CRGGID; Autres projets…

offerte à tous, comme dans une vitrine 2- Problématique d’archivage des sites Web : (source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) A. L’information versus la prestation électronique de service (PES)… Site Web informationnel Prestation électronique de service Information publique offerte à tous, comme dans une vitrine

2- Problématique d’archivage des sites Web : (source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) A. L’information versus la prestation électronique de service (PES)… Un site Web ordinaire a pour but d'informer le public et se présente comme une vitrine où l'organisation étale diverses informations offertes à tout venant. Sa conservation relève de la Gestion documentaire et se traite comme une variété particulière de documents d'information.

2- Problématique d’archivage des sites Web : (source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) A. L’information versus la prestation électronique de service (PES)… Site Web informationnel Prestation électronique de service Transactions individuelles, informations personnelles et confidentielles

2- Problématique d’archivage des sites Web : (source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) A. L’information versus la prestation électronique de service (PES)… Un site de PES, au contraire, est un mode d'accès à un programme ou un service gouvernemental qui prend place aux côtés de l’accès par téléphone, par la visite à un préposé, par télécopieur ou par la poste. Loin de présenter la même information à tout le monde, le site de PES traite individuellement avec chacun des clients qui se présentent, échangeant avec eux des informations personnelles et confidentielles qui ne sont accessibles à personne d'autre. On n’archive pas, dans ce cas, des documents publics. On archive les dossiers confidentiels de l’État.

2- Problématique d’archivage des sites Web : (source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) B. La problématique des sites Web : Perspective diachronique; Perspective synchronique.

2- Problématique d’archivage des sites Web : (source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) B. La problématique des sites Web : Perspective diachronique : Un site Web est susceptible de connaître des modifications à tout moment;

2- Problématique d’archivage des sites Web : (source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) B. La problématique des sites Web : Perspective diachronique : Un site Web est susceptible de connaître des modifications à tout moment; Deux options : Clichés du site; L’archivage intégral des transformations du site.

2- Problématique d’archivage des sites Web : (source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) B. La problématique des sites Web : Perspective synchronique : Les fichiers importés; Les fichiers originaux; Les fichiers formant un SGC (CMS); Les contributions provenant de l’extérieur du GVT; Les bases de données.

2- Problématique d’archivage des sites Web : (source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) Gestion du cycle de vie des documents… La période active : celle durant laquelle le document est accessible aux internautes sur le site;

2- Problématique d’archivage des sites Web : (source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) Gestion du cycle de vie des documents… La période active; La période semi-active : celle durant laquelle un document retiré du site doit être disponible pour les besoins administratifs, financiers ou juridiques de l’administration publique;

2- Problématique d’archivage des sites Web : (source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) Gestion du cycle de vie des documents… La période active; La période semi-active; La période inactive : celle où BAnQ prend possession du document et le traite en vertu de son intérêt historique.

2- Problématique d’archivage des sites Web : (source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) Mise en œuvre technique d’un système d’archivage : Les sites gérés manuellement; Les sites reposant sur un SGC/CMS; Les sites reposant sur l’architecture du CRGGID.

2- Problématique d’archivage des sites Web : (source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) Versement à la BAnQ: Pour un site archivé localement au moyen de clichés périodiques;

2- Problématique d’archivage des sites Web : (source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) Versement à la BAnQ: Pour un site archivé localement au moyen de clichés périodiques; Pour un site archivé intégralement au moyen d’un SGC/CMS déployé localement;

2- Problématique d’archivage des sites Web : (source : Groupe de travail sur la conservation des sites Web) Versement à la BAnQ: Pour un site archivé localement…; Pour un site archivé intégralement…; Pour un site reposant sur le module d’archivage des sites Web mis à la disposition des M/O dans le cadre de l’implantation du CRGGID.

3- Problématique des ressources : Ressources humaines : Tâches, rôles et responsabilités des archivistes/techniciens en documentation, des webmestres/informaticiens et des usagers… Transfert de responsabilité; Tâches supplémentaires dans un contexte de surcharge de travail / rationalisation des effectifs; Quels documents? Depuis quand?

3- Problématique des ressources : Ressources financières : Investissements… Équipements; Logiciels; Main-d’œuvre; Formation; Support.

3- Problématique des ressources : Ressources matérielles : Infrastructure; Équipements; Logiciels.

PISTES DE SOLUTIONS…

Pistes de solution… Alfresco; Microsoft - SharePoint; OpenText Corporation - Livelink ECM; GCI inc. - Gestion Virtuelle .NET / GED Express …