INTRANET Hydro-Québec Décentralisation vs. centralisation Assurer la cohérence Claude Malaison Coordonnateur intranet

Table de matières Les orientations d’entreprise Les champs d’application Les acteurs Le réseau Évolution du site d’entreprise Perspectives de développement Sondages et statistiques A

Les orientations Hydro-Québec privilégie l’utilisation de l’Intranet comme outil de communication et d’information et à ce titre, tient à le rendre disponible à tous ses employés ; Hydro-Québec privilégie l’utilisation de l’Intranet comme outil de travail visant à accroître l’efficacité et la productivité de ses employés ; Hydro-Québec privilégie l’utilisation de l’Intranet comme plate- forme technologique pour déployer une vaste gamme d’applications de travail existantes ou à développer ; Hydro-Québec privilégie la consolidation de son intranet d’entreprise par une harmonisation des normes graphiques, de navigation et de publication des contenus Hydro-Québec privilégie le développement de l’Intranet existant en favorisant l’éclosion d’une expertise corporative interne en matière de communication interactive et de développement des technologies Web. A

Les champs d’application L’information Informer instantanément le personnel sur les nombreuses dimensions de l’entreprise, son environnement, les activités des unités ainsi que donner accès à des dossiers propres à chaque employé. La communication Développer l’interactivité, créer des communautés virtuelles, renforcer le sentiment d’appartenance, utiliser la rétroaction. A

Les champs d’application L’aide à la gestion Gestion quotidienne du personnel Gestion du savoir GID - Live Link La formation Auto-formation Télé-présence L’accès aux applications Transactionnelles Commerciales A

Les acteurs Communication Technologies de l’information Coordination du réseau Gestion et exploitation portail d’entreprise site Communication Encadrements de conception (forme et contenu) d’utilisation Technologies de l’information Positionnements technologiques Assistance technique Support S2 Développement d’applications Web A

Les acteurs Unités Sous-traitance Tables de concertation Gestion et exploitation de leur site Gestion du contenu spécifique à l ’unité Développement de pages et de sites Sous-traitance Clé en main ou à la pièce ? Tables de concertation Coordonnateurs Webmestres Édimestres A

Les acteurs Table ronde des coordonnateurs (décision.) 1 représentant par domaine d’affaires ou unité de service (10) 1 coordonnateur provincial Table ronde des webmestres (consultatif) 1 à 2 représentants par domaine d’affaires ou unité de service (+/- 50) A

Le réseau Intranet = Le portail d’entreprise Internet = Le site d'entreprise http://www.hydroquebec.com 1 site de l ’IREQ http://www.ireq.ca Intranet = Le portail d’entreprise http://intranet.hydro.qc.ca 10 grands sites internes « Garde-barrière » A

Le réseau en chiffres C’est : 1 portail d’entreprise 10 sites de grandes unités +/- 500 sites intranet publics ou privés 500 000 documents 143 applications de travail 42 serveurs Web 20 ressources à temps plein * (Portail, TI, Finances, RH, IAC, TÉ, IREQ) 270 ressources à temps partiel ** Incluant 10 personnes du Centre de compétences en développement Web de la DPTI «Un bon intranet nécessite un administrateur à temps plein pour toute compagnie de 50 à 500 usagers et un autre pour chaque 500 usagers de plus» - Nathan Beach, Knowledge Discovery One ** Varie de quelques heures par mois à + de 20 h./semaine A

Le réseau en chiffres C’est aussi : Serveur SunFire 280c iPlanet 4.1 sp9 Netscape 4.75 et Explorer 5.5 WebTrends (statistiques) Inktomi 4.3 (recherche) *IS 4D (publication autom.) FrontPage 2000&2002 (publication man.) NDS de Novell (annuaire) GetAccess (sécurité) LiveLink (gestion documentaire) NetMeeting (collaboration) SAP (workflow) Cognos (intelligence d'affaires) A

L’implantation d’un intranet (4 phases) Bénéfices Coûts Caractéristiques • Info. corporatives Divers documents Recherche Nouvelles caractéristiques Info. détaillée avancée Personnalisation Annuaires Soutien à l'usager Transactions Collaboration Processus d'affaires Intégration des données et des applications Optimisation Soutien à l'achat Intégration B2B EDI, XML et Java Processus en temps réel modes internet , intranet et extranet Intranet simple Intégration du contenu processus complète $20-200K $200-800K $1M-3M $2M-150M Situation à HQ - 2002 Source : Gartner A

Évolution du site d’entreprise 1ère génération

Évolution du site d’entreprise 2e génération

Évolution du site d’entreprise C’est le chaos : Répertoire téléphonique Ressources humaines Régime de retraite Marketing Catalogue Développement De produit Planification De projet Documentation Info employés E-mail ERP Vendeur Entrepôt ventes Finances et comptabilité Achats Planification budgétaire Contentieux Des commandes Gestion Statut Exigences Paiement Serveur de recherches A A

Évolution du site d’entreprise (le portail) E-mail Vendeurs ERP Entrepôt ventes Répertoire téléphonique Achats Marketing Catalogue Développement De produit Paiement Gestion des commandes Ressources humaines Régime de retraite Intranet Portail Un portail intranet offre aux employés : Une vue organisée des sites Un accès rapide aux contenus de l’intranet La capacité de faire des recherches avancées Un accès direct aux applications corporatives Une capacité de fédérer contenus, outils, applications et bases de données (INTÉGRATION) A

Portail d’entreprise A «D’ici 2001, les portails verticaux multiples en lien avec un portail horizontal entreprise seront chose commune dans 50 % des entreprises de type A » - Gartner A

Focus-group Cadres Les améliorations souhaitées par les cadres : A qu'on allège leurs tâches pour leur dégager du temps qu'on simplifie / synthétise l'information diffusée qu'on leur facilite le tri de l'information qu'on clarifie la structure de l'Intranet pour s'y retrouver plus facilement qu'on sensibilise à un usage plus rationnel et efficace du courriel dans l'entreprise qu'on maintienne un rythme régulier et soutenu des communications du PDG que les outils de communications soient diffusés avec la disponibilité d'une personne-support qu'on les aide à susciter l'intérêt de leur personnel envers les réunions d'équipe, notamment les rencontres santé-sécurité qu'on stimule l'intérêt du personnel à s'informer lui-même qu'on leur communique des «trucs simples» qu'on les aident à identifier les formations et «coaching» en communication et en gestion qui pourraient le plus les aider, qu'on réactualise le programme PIGE (cf. Ressources humaines) A

L'utilisabilité ou la simplicité volontaire

Évolution du portail d’entreprise Double barre de portails Gabarits fixes de navigation Contenu généré automat. A

Entête A

Le portail d’entreprise

Les portails verticaux

Grille graphique A

Grands sites de divisions

Site d'unité A

Sondages internes LE SEMESTRIEL EN COMMUNICATION INTERNE - avril 2001 L’accès au réseau Global : mars 2000 = 87 % ; avril 2001 = 91 % Métiers : mars 2000 = 69 % ; avril 2001 = 71 % Ventes & Services à la clientèle = +14 % Raisons d ’utiliser intranet : Effectuer des recherches relatives au travail 39 % S’informer sur les activités de l’entreprise 33 % Utiliser des applications propres au travail 23 % Commentaires : A

Sondages internes Focus-group Cadres – juin 2002 La proportion d’employés qui trouvent l’intranet «très utile» est à la hausse. Mars 2000 Mai 2001 Très utile 39 % 46 % Assez utile 39 % 35 % Total 78% 81% Focus-group Cadres – juin 2002 Parmi les outils mis à leur disposition, l'intranet, le bulletin électronique Le Bref et les présentations Power Point sont jugés les plus utiles. Commentaires : A

L'intranet aujourd'hui A L'utilisation (nombre de visites) 2002** 2001 2000 Portail d'entreprise 3 663 383 3 497 433 3 104 800 CSP* 435 702 844 930 552 805 RH 484 532 268 835 204 437 Distribution 164 454 222 801 ??? Finances 183 092 211 337 151 074 TransÉnergie 146 612 148 098 115 555 Production nd*** 34 754 39 940 Portail d'entreprise Mois le plus actif : octobre 2002 avec 413 551 visites 2002 2001 Visites en moyenne par jour : 11 698 9 582 * Seulement TI, les stats. IAC 2002 seront disponibles en fin d'année ** Stats. prises le 11 novembre *** Non disponibles en 2002 à cause d'un changement de serveur A

Les grandes tendances A Croissance soutenue des intranets «En l’an 2002, neuf millions de sites Intranet seront développés contre un million de sites Internet» - Forrester Multiplication du nombre d'applications accessibles par l'intranet Harmonisation et centralisation accrue des intranets Responsabilisation des publicateurs de contenus et émergence des outils de publication et de gestion des contenus Personnalisation des contenus Émergence des communautés virtuelles, de la gestion du savoir et du eLearning Établissement des liens nécessaires entre l'intranet, les extranets et l'Internet Évolution vers le «système nerveux d'entreprise», un outil fédérateur * voir graphique Apparition de l'interface graphique unique ou encore «Supranet» A

Perspectives de développement Personnalisation Publication Services Web Présentation Entrust getAccess Contrôle d'accès Ÿ Autorisations Menus et barres d'outils personnalisés IPlanet 4.0 ou ??? Serveur Web (à définir) Engin d'assemblage dynamique XSL Stylesheet Engine Transformation en XHTML, WML Règles de personnalisation Cible Actuel Livelink Continuous, Serveur de fichiers Infoseek.... Gestionnaire de contenu Web fichiers statiques et gabarits (JSP, XS) Gestion des versions Metadonnées (clés, historique...) Engin de recherche Novell NDS Annuaire Usagers, organisation Rôles, Préférences Abonnements à définir Frontpage, Websphere studio Studio d'édition Éditeur HTML, XML Dessiner visuellement XSL, JSP Tests intégrer avec composants J2EE, progiciels Mise en onde Contrôle Webbie Applications Servlet, JSP EJB, JMS, JDBC, JNDI Cognos Powerplay Seagate Info Intelligence d'affaires Sources de données Oracle Données relationnelles JNI, Corba AAI Patrimoine d'applications SAP Maximo ERP X M L , S Façade XML Serveur WML Authentification Ÿ Outlook messagerie Messagerie et Collaboration Accès HTML, WML Boîtes à lettres Agenda Web Dossiers associés à un canal I A P Q J N C O R B D Console One Console getAccess Administration gérer profils admin. déléguée Systèrme nerveux d'entreprise C'est un processus qui vise à intégrer les systèmes et la technologie de façon à permettre aux gestionnaires et aux employés d'accéder au bagage complet d'information et d'outils dont ils ont besoin. A

Évolution du site d’entreprise (personnalisation) « Mon Hydro » Mes outils de travail L’information et la communication dans mon entreprise Mes propres choix A

La personnalisation de visu

Merci ! A