LES CONGES AU CERN INTRODUCTION 1. Le congé annuel 2. Les jours fériés, la fermeture annuelle 3. Les congés liés à une naissance Les congés maladie Le congé épargné 6. Les congés spéciaux 7. Le congé dans les foyers 8. Le voyage supplémentaire aux foyers There are several types of leave at CERN I am going to talk about , in particular CLICK - annual leave - saved leave - maternity leave - official holidays and CERN annual shutdown - home leave and finally - additional travel to home station Département des Ressources Humaines/Services, Organisation et Social/lyl

INTRODUCTION Documents officiels : Avant de prendre un congé : Statut et Règlement du Personnel : Chap II - Section 4 Circulaires administratives : 3 - Les voyages et congés dans les foyers 14 - Protection des membres du personnel contre les conséquences économiques des maladies, des accidents et de l'invalidité 21 - Congés spéciaux 22A - Bonifications d’annuités à la Caisse de pensions en cas de travail par roulement – Départ avancé 22B - Durée et compensation spéciale du travail par roulement 25 - Travail par roulement – Dispositions propres au Services de Secours et du Feu Avant de prendre un congé : Faire une demande via EDH (Logiciel administratif du CERN) (Les membres du personnel employés souhaitant bénéficier d’un congé annuel doivent obtenir au préalable l’autorisation écrite de leur supérieur hiérarchique ou assimilé. Cette autorisation est accordée compte tenu des besoins du service .) Contactez votre DAO/secrétariat avant de prendre un congé spécial ou pour avertir d’une absence Département des Ressources Humaines/Services, Organisation et Social/lyl

LE CONGE ANNUEL Année de congé : 01.10. - 30.09. 2,5 jours par mois => 30 jours/an Possibilité de transfert : maximum 30 jours sur l’année suivante Possibilité d'anticiper As far as annual leave is concerned, CLICK the leave year begins on 1st of October and ends on 30th Septermer. You are entitled to remunerated annual leave calculated at the rate of 2 1/2 working days per month which makes a total of 30 working days per year. Since your contract with CERN started on 1st of June, you'll be able to benefit from 10 days of annual leave till the end of September. A prior written authorisation is necessary. The leave request must be submitted via EDH, you can access it on the following Web address. Of course, each of you will receive a login name and a password. CERN offers you a possibility of anticipating which means that tomorrow, if your supervisor agrees, you could just take a couple of days off. Département des Ressources Humaines/Services, Organisation et Social/lyl

LES JOURS FERIES, LA FERMETURE ANNUELLE 10 jours fériés (SRR ; R II 4.33) Fermeture annuelle en principe, dernière semaine du mois de décembre + première semaine du mois de janvier non déduit du congé annuel Département des Ressources Humaines/Services, Organisation et Social/lyl

3. LES CONGES liés à une naissance CONGE MATERNITE MdP de sexe féminin Certificat médical Durée totale : 16 semaines 6 semaines avant la naissance 10 semaines après Prolongation de 3 semaines en cas de naissance prématurée en cas de naissances multiples à compter du deuxième enfant; ou si le membre du personnel employé est un parent isolé Prolongation de 4 semaines en cas d’allaitement CONGE DE PATERNITE 6 jours (+ 3 jours ouvrables supplémentaires en cas de naissances multiples) dès la grossesse et dans la premiére année CONGE PARENTAL non-rémunéré maximum de 3 mois dans les 3 ans (période minimum de10 jours) Demande via votre conseiller HR CONGE D’ADOPTION maximum de 15 semaines CLICK Female Members of personnel are entitled to remunerated maternity leave. A request for maternity leave must be supported by a medical certificate indicating the expected date of confinement. The total duration of maternity leave shall not be less than 16 weeks. It normally start 6 weeks before the expected date of confinement and ends 10 weeks after the expected date of confinement. It is, however, possible that the first day of maternity leave be postponed for no more than two weeks. Naturally a medical certificate will be required. The maternity leave may be extended by another 4 weeks if you are breast-feeding your child and can prove it by means of a medical certificate. I would like to mention as well, that CERN Members of personnel male and female are entitled to a maximum of 7 days of special remunerated leave per year in the event of a serious illness of a child aged less than 10 years. A medical certificate stating the need for the presence of the member of personnel is required. Département des Ressources Humaines/Services, Organisation et Social/lyl

4. LES CONGES MALADIE (incapacité de travail) Avec certificat médical (non-professionnel) 12 mois - pleine rémunération 18 mois suivants - 2/3 de la rémunération (examen par la CPCRI) 6 mois suivants - sans rémunération Nota : Possibilité de souscrire à une Assurance perte de salaire (Uniqa ou Association du Personnel) (Accident ou maladie professionnel : la pleine rémunération est versée pendant toute la période du congé maladie) Sans certificat : 7 jours civils/an (NB: période maximum de moins de 4 jours consécutifs) Congé en cas de maladie d’un parent proche* : 7 jours civils/an/par MdP (augmenté de cinq jours civils par année pour maladie grave d’un enfant à charge pour les parents isolés.) Congé de solidarité (non-rémunéré): maximum de 3 mois pour s’occuper d’un parent proche* (période minimum de 10 jours) - Demande via votre HRA * Parents proches : époux, enfant, père ou mère, frère, soeur, beaux-parents I'll continue with official holidays and CERN annual shutdown. CLICK In addition to annual leave, you are granted 10 official holidays. You'll find the exhaustive list in the Staff Rules and Regulation, Article number R II 4.33. CERN is closed during Christmas holidays In principle the last week of December and the first week of January. This year we'll stop working on 21st December and come back to work on 7th January. The great thing about the annual shutdown is that the days of absence are NOT deducted from your annual leave. Département des Ressources Humaines/Services, Organisation et Social/lyl

5. LE CONGE EPARGNE 01/01/08 Le système consiste à acquérir des jours de congés supplémentaires en contre partie d'une contribution financière mensuelle déduite du salaire Seulement ouvert aux titulaires Conditions financières (prélèvement mensuel): Nombre Prix (% du Donne droit Approbation de tranches salaire de base) à (jours /an) requise 1 1.5% 5.5 non 2 4% 11 oui (calendrier 3 6.5% 16.5 oui à partir de 2 4 9% 22 oui tranches) Report maximum : 22 jours sur l'année de congé suivante Demande SLS sous EDH (minimum pour une durée d’1 an) Procédure : https://cern.ch/hr-services/services-Ben/sls_shortterm_docu_fr.asp Département des Ressources Humaines/Services, Organisation et Social/lyl

Circulaire Administrative No 21 6. LES CONGES SPECIAUX Circulaire Administrative No 21 Contactez votre DAO CONGES SPECIAUX LIES A LA SITUATION FAMILIALE Congé pour raisons familiales CONGES SPECIAUX LIES AUX OBLIGATIONS CIVIQUES ET MILITAIRES DU MEMBRE DU PERSONNEL Congé pour obligations civiques Congé pour service militaire CONGES SPECIAUX LIES A LA SITUATION ADMINISTRATIVE Congé lors du premier déménagement Congé d’ancienneté Congé dans le cadre d’une procédure disciplinaire Congé spécial pendant la durée du préavis Congé spécial en cas de formation Congé spécial visant à compenser les désavantages liés au travail par roulement CONGE SPECIAL POUR RAISONS PROFESSIONNELLES ET POUR CONVENANCE PERSONNELLE Demande via votre conseiller HR Département des Ressources Humaines/Services, Organisation et Social/lyl

7. LE CONGE DANS LES FOYERS A. Titulaires Indemnité internationale Durée du contrat : minimum 2 ans Durée de séjour : minimum 5 jours civils sur place + délai de route Si ces conditions sont respectées, 1 congé dans les foyers donne droit à : - montant forfaitaire (+ indemnité de distance, déterminé par les foyers) - délai de route : - déterminé par les Foyers - non déduit de votre compte de congés CLICK Staff Members and Fellows can benefit from so-called HOME LEAVE. However, the following conditions must be fulfilled simultaneously: You must be non-resident. The duration of your contract with CERN must be at least of 2 years. And finally, the time spent in your home station shall be at least of 5 days plus travelling time. The latter depends on the distance between your home station and Geneva. You'll receive a fixed amount intended to cover travel expenses CLICK – new page – which is calculated as follows : the European territory has been divided into geographical segments of one degree of latitude and one degree of longitude and your home station is attributed to one of these geographical segments. For example, home station Brussel would correspond to this segment. The calculation of the amount is based on the 1st class train ticket and Is indexed annually in line with the European Consumer Price Index for transport. CLICK on image - back Moreover, you will receive a distance indemnity, the amount of which depends, naturally, on the distance and travelling time. The first period of home leave commence on the first day of the second year of service and subsequently, you are granted one home leave per period of 2 years of service. Département des Ressources Humaines/Services, Organisation et Social/lyl

B. Boursiers (contrat APRES le 01/07/2006) Durée du contrat : minimum 2 ans Pour les contrats de moins de 2 ans, s’il y a renouvellement du contrat, prévenir votre secrétariat pour l’ouverture des droits. Durée de séjour : minimum 5 jours civils sur place + délai de route Si ces conditions sont respectées, 1 congé dans les foyers donne droit à : - délai de route : - déterminé par les Foyers - non déduit de votre compte de congés Département des Ressources Humaines/Services, Organisation et Social/lyl

8. LE VOYAGE SUPPLEMENTAIRE AUX FOYERS Titulaires seulement Indemnité internationale Foyers à plus de 500 km (à vol d’oiseau) Pas de CDI Si ces conditions sont respectées, 1 voyage supplémentaire donne droit à : - montant forfaitaire Moreover, CLICK Staff Members only can benefit from an additional travel to home station. The following conditions must be fulfilled simultaneously: You must be non-resident Your home station must be situated 500 km or more from your duty station (which is CERN) and you must not have an indefinite contract with CERN. Contrary to home leave there is no time constraint. You'll receive a fixed amount calculated on the same basis I mention before Provided that the conditions I've mentioned are fulfilled, you can benefit from an addition travel to home station once every CALENDAR year. Département des Ressources Humaines/Services, Organisation et Social/lyl

Périodicité : 2 ans (au jour anniversaire du contrat) Congés dans les Foyers Périodicité : 2 ans (au jour anniversaire du contrat) 1er janv. X 1er janv. X+1 1er janv. X+3 1er janv. X+4 1er janv. X+2 1er voyage 2ème voyage 3ème voyage 4ème voyage 5ème voyage 1er jour du contrat 1 an 2 ans 3 ans 4 ans 1er HL 2ème HL 3ème HL To give you an example : A Staff Member who's contract started on 1st of June 2001 can benefit from one additional travel till the end of December 2001. During the year 2002 he/she can take one additional leave and decide whether he/she wants to benefit from home this year or next year. In the year 3003 he/she can benefit from additional leave and from one or even two home leaves if no home leave has been taken the year before and so on. To summarise, within a period of 2 years you can benefit from one home leave and two additional leaves. Ladies and Gentlemen, I thank you very much indeed for your attention and look forward to answering questions you may have during the Question-Answer session. Thank you. Voyage supplémentaire aux Foyers Périodicité : chaque année civile (au 1er janvier) Département des Ressources Humaines/Services, Organisation et Social/lyl

Demande via EDH (jours de voyage déduits) Effectuer le voyage PROCEDURE pour le congé dans les foyers et le voyage supplémentaire aux foyers Demande via EDH (jours de voyage déduits) Effectuer le voyage Confirmer au retour (MAIS si modifications à apporter, les faire avant de confirmer) Paiement crédité sur le compte bancaire (Titulaires) (1 ou des Voyages dans les foyers spéciaux peuvent être accordés, même au cours de la premiére année ou même en supplément, mais seulement pour raisons familiales (CA3.IV)) CLICK As far as the procedure is concerned, you will have to submit a request via EDH before departure on the following Web address. Once you are back, you will have to confirm the dates or, if applicable correct them. Within 10 days the corresponding amount of money will be credited to your account. Département des Ressources Humaines/Services, Organisation et Social/lyl

Lynda LEROUX, HR-SPS-SER CONTACT Lynda LEROUX, HR-SPS-SER E-mail : Lynda.Leroux@cern.ch Tél. direct : 7.39.03 Sites web : http://cern.ch/hr-services/leave.asp http://support-leave.web.cern.ch/support-leave Département des Ressources Humaines/Services, Organisation et Social/lyl