GESTIONNAIRE DE BASE DE DONNEES – NIVEAU ELEMENTAIRE - MS ACCESS Formation MS-Outlook Alain Wafflard www.burotix.be alain.wafflard@burotix.be 0471 427 996 Ressources training.cefora.be  login : BUOutlook password : OK@082012 www.burotix.be  support de cours ISFCE Etterbeek IFOSUP Wavre IFC Ixelles IEPSCF Evere IPAM La Louvière EPFC Bruxelles Professeur : Alain Wafflard

Introduction

Que propose Outlook ? E-mail Contacts Calendrier Tâches One Note

Compte Outlook de chaque participant e-mail / login mot de passe Prénom Nom cefora.formateur@yahoo.com ****** Formateur CEFORA cefora1@ifosup.onmicrosoft.com Ceforas99 Pat ATRAC cefora2@ifosup.onmicrosoft.com Jean BALLE cefora3@ifosup.onmicrosoft.com Kelly DIOTTE cefora4@ifosup.onmicrosoft.com Amar DISSOIR cefora5@ifosup.onmicrosoft.com Hassan cefora6@ifosup.onmicrosoft.com Karl HAGE cefora7@ifosup.onmicrosoft.com Élie KROIPA cefora8@ifosup.onmicrosoft.com Paul HAUCHON cefora9@ifosup.onmicrosoft.com Aline HÉA cefora10@ifosup.onmicrosoft.com Kim HÉNERVE cefora11@ifosup.onmicrosoft.com Rocky LÉMOCHE cefora12@ifosup.onmicrosoft.com Guy MAUVE

Messagerie électronique base

Lire ses e-mails Ruban « view » : Disposition des fenêtres Folder pane / Navigation Pane Lien vers Calendrier, Contacts, etc. Reading pane To-Do Bar Ruban « view » : « Show as conversations » Groupement des messages apparentés Lire un e-mail Volet de lecture ou fenêtre séparée

Préparer et envoyer un e-mail 1/2 Format Texte brut ou HTML ? Editeur « à la Word » Envoyer un e-mail Quels folders sont-ils impliqués ? Ajouter une pièce jointe Ruban « Insert » ou copie/coller ? Insérer une image, etc.

Préparer et envoyer un e-mail 2/2 Quick Parts Signature Brouillon Importance « Delivery Receipt » « Delay delivery »

Répondre à un e-mail Recevoir un e-mail Répondre à qui ? Mise en forme particulière Répondre à qui ? À l’expéditeur ou à tous les destinataires Répondre comment ? En tant que destinataire principal (« À »/« To ») Copie carbone (« CC ») Copie carbone invisible (« CCI »/« BCC ») Alternative : Transférer un e-mail

Gérer ses e-mails 1/2 Classer ses e-mails Rechercher un e-mail Delete ! Récupérer un e-mail supprimé Read/unread Folder Catégorie « Follow-Up » Filtrer / Trier Rechercher un e-mail Ruban « search » Exercice : chercher les e-mails envoyés par ExcelTips

Gérer ses e-mails 2/2 Imprimer un e-mail « Quick steps » / Actions rapides Règles Pour les e-mails reçus ou envoyés Condition => Action Possibilité de modifier le contenu de l’e-mail ruban « message » / actions / edit

Options & Configuration Quick Access Bar Backstage Option : « conserver mail envoyé » Option : Format texte ou html Option Advanced : « send immediately when connected »

Messagerie électronique avancé

E-mail : exploitation Combien y a-t-il d’e-mails envoyés par l’UCM ? Plusieurs façons possibles Combien y a-t-il d’e-mails envoyés à Cefora1 ? Combien y a-t-il d’e-mails reçus le 26 avril 2017 ?

E-mail : formattage (conditionnel) Faites en sorte Que les mails non-lus de votre folder « Inbox / Boîte de réception » soient affichés en vert et gras. Que les deux premières lignes du mail soient affichées dans la liste des mails, en plus du sujet, expéditeur, etc. Que les e-mails soient présentés par expéditeur et par titre Bonus : Quel expéditeur indique-t-il toujours le même titre dans ses mails ?

E-mail : règles (rules) Créez une règle qui place tous les mails entrants dont le sujet contient le mot « chimie » dans un folder éponyme (à créer si nécessaire). Que chacun envoie un mail à ses quatre collègues proches, deux à gauche, deux à droite Sujet : « projet chimie » Body : « le projet chimie va bientôt commencer » Sujet : « projet physique  » Body : « le projet physique va bientôt commencer » Que chacun checke ses mails …

Contacts base

Gérer ses contacts 1/2 Ajouter un contact Modifier un contact From scratch « File as » « Save & New » Modifier un contact Zone « notes » All fields

Gérer ses contacts 2/2 Organiser les contacts Ruban « search » : rechercher un contact Affichage : « people », « business card », « list », etc. Envoyer un e-mail à partir d’un contact Contact / Ruban « contact » / e-mail

Groupe de contacts Créer un groupe de contacts nom : "participants" Ajouter un membre au groupe de contacts Membre déjà existant dans les contacts Nouveau membre Seul l’e-mail suffit ajoutez vos voisins dans le groupe Supprimer un membre existant Envoyer un mail au groupe envoyez un mail au groupe "participants"

Contacts avancé

Contacts : exploitation Trouvez le site web de la société Seamans Furniture Combien y a-t-il de contacts chez Sound Advice ? Présentez les contacts groupés par catégories Présentez les contacts groupés par catégories puis par entreprise Donnez des couleurs aux catégories

Agenda / Calendrier base

Calendar : rendez-vous Placez-vous sur le calendrier, au niveau de notre semaine. Créez 4 rendez-vous intitulés « projet chimie » et 4 rendez-vous intitulés « projet physique » Chacun d’une durée de 2h Pendant les heures de bureau, matin ou après-midi, en tenant compte d’une pause à midi. Ménagez des intervalles libres entre chaque rendez-vous.

Calendar : réunion Organisez une réunion sur le sujet « projet chimie » avec vos quatre voisins. Invitez-les. Trouvez un espace de temps disponible pour tous ! Répondez à leurs demandes Approuver Refuser Proposer un autre moment

Calendar : exploitation Rechercher l’ensemble des rendez-vous organisés cette semaine. Exportez cette liste dans un fichier excel.

Agenda / Calendrier avancé

Calendar : exploitation Rechercher l’ensemble des rendez-vous organisés entre deux dates d'une certaine catégorie dont la localisation est précisée "out of office" Exportez cette liste dans un fichier excel.

Tâches

Tâches Mettez à jour les tâches déjà définies dans votre Outlook. Date de début : aujourd’hui Échéance : fin de la semaine État d’avancement : « en cours » Priorité : normale Créez trois nouvelles tâches À partir d’un mail À partir d’un rendez-vous À partir d’un contact Visualisez le tout dans votre Calendrier Outlook

Gestion du Temps

Gestion du Temps : « 4D » Delete Delegate Do it later Do it now

Gestion du Temps : « 4D » & Outlook 1. “Delete” Ignorer une conversation Bloquer un expéditeur Clean up Classer les mails search filters search folders Physical folders 2. “Delegate” Outlook permet de déléguer cf schéma syllabus CEFORA Outlook 2013 « gestion du temps », p8

Gestion du Temps : « 4D » & Outlook 3. “Do it later” = Tasks & Calendar Tâches Tâches, sans plus Tâches + importance et urgence Tâches + due dates Tâches + planning => Calendar Mails Mails => Tâche Mails => Calendar Automatisation Règles Format 4. « Do it now » Ce n'est plus de ressort d'Outlook.

OneNote

Fil RSS

Fil RSS (ou Flux RSS) Exemples : Comment les trouver ? http://www.lesoir.be/services/rss http://www.lemonde.fr/rss/ http://www.rtl.be/info/page/flux-rss-rtl-be/650.aspx (?) http://rss.rtbf.be/media/rss/audio/global_recent.xml Etc. Comment les trouver ? Google Search, saisir « fil rss »

Nouveautés

Nouveautés Outlook 2016 / abonnement 365 Pièces jointes partageables travail sur un document unique Concept de "groupe" principe du "newsgroup" des années '90 conversations historique événements Outil de recherche d'objets Outlook plus avancé "tell me what you want"

Nouveautés Outlook 2019 courrier "prioritaire" vs "autre" classement semi-automatique fuseaux horaires lecture des mails à haute voix transparence accrue sur les particicipants à une réunion