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2 LE SYSTEME DINFORMATION COMME PRE REQUIS FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

3 Nous sommes dans des établissements à structure organisationnelle complexe avec des services cloisonnés – peu déchange dinformation dun service à un autre des informations non exhaustives dont la qualité est à améliorer Notre objectif est de pouvoir collecter linformation au plus près de ceux qui en sont à lorigine, et de les restituer à ceux qui vont les exploiter sous forme consolidée, triée, transformée. Le système dinformation comme pré requis, pourquoi ? FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

4 disposer dun système dinformation intégré des applications nationales (Apogée, Harpège, Nabuco), locales (SIPI), logiciel métier (Celcat) complétées par un ensemble de modules compatibles Pléiade : des modules métiers : gestion de la recherche (Sirius), gestion des immobilisations (Neptune), gestion de la formation (Altéa), la valorisation de la recherche (Centaure), gestion de la facturation (Zinia) des modules applicatifs standard : comptabilité analytique (Epsilon), gestion budgétaire (Pegase), fiscalité (Vega), la gestion des relations industrielles (Alcyon) un requêteur multi base (EIS) FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

5 bien que conçus de manière intégrée, les différents modules peuvent être utilisés séparément et complétés progressivement au gré des besoins et de lévolution de létablissement. paramétrable, adaptable à la structure organisationnelle de notre établissement. Cela permet de bénéficier dun outil intégrant en permanence de nouvelles fonctionnalités. Nous avons fait communiquer les différents outils afin déchanger directement des informations sans nouvelle saisie et traitement préparatoire interface entre les applications un portail web (Pléiade Web) : saisie au plus près des enseignants chercheurs Il est construit autour dun entrepôt de données unique. Il permet davoir un support informatique cohérent pour toute notre structure. Les principales caractéristiques de notre système dinformation FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

6 Démarche globale de construction de loutil décisionnel Bases opérationnelles Harpège, Nabucco, Apogée, Astre, Celcat Base opérationnelle Pléiade Outil ETL Entrepôt de données Enrichi de données qualitatives, extra comptables Extrait les données pour alimenter lentrepôt des données Contient toutes les données nécessaires à la production dindicateurs FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

7 Démarche globale de construction de loutil décisionnel Bases opérationnelles Harpège, Nabucco, Apogée, Astre, Celcat Base opérationnelle Pléiade Outil ETL Entrepôt de données Requêtes Tableaux de Bord Reporting Système dInformation dAide à la Décision SIAD Enrichi de données qualitatives, extra comptables Extrait les données pour alimenter lentrepôt des données Contient toutes les données nécessaires à la production dindicateurs Produit les tableaux de bord à usage interne et externe 2 critères : zoom et angle de vue Décisions politiques Comptabilité analytique et dialogue de gestion

8 Applications nationales : Apogée, Harpège, Nabuco Applications locales : Sipi, Celcat EPSILON Comptabilité analytique et prévisionnelle PEGASE Comptabilité budgétaire ALCYON Relations Industrielles CENTAURE Valorisation de la recherche ZINIA Facturation et Stocks SIRIUS Gestion de la Recherche ALTEA Formation NEPTUNE Patrimoine Et inventaire EIS Requêteur In Situ DBA Interopérabilité Notre système dinformation aujourdhui Pléiade Web Espace Numérique De Travail LDAP Authentification unique de lutilisateur Zone clients de gestion Zone clients « léger » Domaine métier Domaine Outils Domaine ABC Domaine Clients légers VEGA Comptabilité générale et fiscalité FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

9 Applications nationales : Apogée, Harpège, Nabuco Applications locales : Sipi, Celcat EPSILON Comptabilité analytique et prévisionnelle PEGASE Comptabilité budgétaire ALCYON Relations Industrielles CENTAURE Valorisation de la recherche ZINIA Facturation et Stocks SIRIUS Gestion de la Recherche ALTEA Formation NEPTUNE Patrimoine Et inventaire EIS Requêteur In Situ DBA Interopérabilité Notre système dinformation aujourdhui Pléiade Web Espace Numérique De Travail LDAP Authentification unique de lutilisateur Zone clients de gestion Zone clients « léger » Domaine métier Domaine Outils Domaine ABC Domaine Clients légers VEGA Comptabilité générale et fiscalité + un Système dInformation en Gestion des Ressources Humaines FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

10 Faire en sorte que les acteurs travaillent quotidiennement avec un même langage, des méthodes et des outils communs. la recherche permanente de fiabilisation des données devient la problématique de tous les acteurs le changement dans les méthodes de gestion et les pratiques de travail : redéfinir les procédures à suivre expliciter par écrit les règles et les circuits écrire procédures, règles et circuit dans loutil : message automatique Web, communication sur les procédures administratives et les pratiques de nouvelles méthodes de travail Le rôle du personnel FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

11 Faire en sorte que les acteurs travaillent quotidiennement avec un même langage, des méthodes et des outils communs. implication de tout le personnel (tant non enseignants que enseignants-chercheurs) : Appropriation de la démarche Rôle important de la communication : remontée dinformation se partager les informations et les outils (décloisonnement des services) Unification des pratiques dans toutes les unités de létablissement Circulation de linformation dun service à un autre Le rôle du personnel FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

12 La gestion des contrats industriels Mail automatique au directeur de laboratoire et au porteur du contrat * Time sheets heures de recherche et heures dutilisation des équipements par le chercheur sur le contrat * Pré facturation Mail automatique au porteur du contrat à lapproche de léchéance scientifique et de léchéance financier Pré dossier par le chercheur Validation du dossier par le maître doeuvre Fin du contrat Exécution du contrat Pléiade Web Saisie données Plan de financement Programme scientifique Plan de négociation Centaure Valorisation recherche Expertise Rédaction du contrat Centaure Valorisation recherche Zinia Gestion facturation Suivi de gestion Facturation Validation du pré dossier par le directeur de laboratoire Mail automatique au porteur du projet Epsilon Comptabilité analytique Consolidation des données Pléiade Web Saisie données FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

13 Linformation devient visible : une vision globale et unifiée des données consolidation des données plus fiable et plus exhaustive Linformation devient accessible : pouvoir accéder à linformation en temps réel au fur et à mesure des saisies dans les différentes applications et modules métiers laccès à linformation ne dépend plus des personnes qui en sont à lorigine = gain de temps La transparence et la traçabilité par lidentification des responsabilités Interdépendance des actions des uns et des autres : une autre forme de collaboration Les résultats FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

14 Un Progiciel de Gestion Intégré suppose des contrôles automatisés de la qualité de linformation, avec une comparaison permanente de la performance en terme de qualité de linformation des inquiétudes limpression de perdre la maîtrise de linformation impact sur lorganisation : préparer le personnel aux changements organisationnels accompagner le changement pour que la mise en place dun système dinformation intégré soit une réussite, elle doit être une démarche détablisse ment avec une volonté politique forte. Des réticences … FB/ Institut National Polytechnique de Lorraine

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