Proposer, déployer et assurer la diffusion des procédures RH 21/04/2019 Proposer, déployer et assurer la diffusion des procédures RH Julie MASSOT

Définition Une note d’information ou interne est un document d’ordre général dans le but d’informer les salariés d’un évènement sans attendre de leur part un retour. Une note de service est rédigée pour informer les salariés qu’ils sont dans l’obligation de faire quelque chose ou de ne pas faire. Une procédure est une suite d’opérations effectuées afin d’atteindre un résultat déterminé. Il faudra toujours définir les acteurs, la date de prise d’effet, de mise à jour et de création ainsi que le nom de l’auteur. 21/04/2019 Julie MASSOT

Comment élaborer une procédure? 21/04/2019 Lister les étapes dans l’ordre chronologique Pour chaque étape lister les opérations nécessaires Détailler chaque opération (en reprenant le QQQOCCP par exemple) Rédiger la procédure Mettre en forme la procédure Julie MASSOT

Zoom sur la rédaction de la procédure En s’appuyant sur les étapes précédemment citées il faudra écrire en construisant des phrases complètes à partir des mentions lister dans un tableau. Il est impératif de soigner sa rédaction en faisant des phrases simples dans un style direct et un vocabulaire adapté au destinataire. 21/04/2019 Julie MASSOT

Zoom sur la mise en forme de la procédure Deux présentations sont couramment utilisées bien que non exhaustives: le tableau et l’ordinogramme 21/04/2019 COMPARAISON DES 2 FORMES DE PROCEDURE TABLEAU ORDINOGRAMME Détaille les opérations et les rend plus explicites Permet une vue d’ensemble et d’identifier les différents mécanismes C’est au schéma de s’adapter à la procédure et non l’inverse L’utilisation de verbes d’action pour chacune des étapes est primordiale Rédiger un titre explicite permet de se renseigner immédiatement sur la nature et l’étendue de la procédure Julie MASSOT

Normes pour construire un ordinogramme 21/04/2019 S’utilise pour marquer le début et la fin de la procédure S’utilise pour le questionnement Julie MASSOT S’utilise pour le déroulement des opérations S’utilise pour l’enchainement des opérations S’utilise pour l’itération (retour sur actions précédentes)

Comment mettre en œuvre une procédure? 21/04/2019 Validation par le hiérarchique Planification de la mise en œuvre à déterminer Phase de test possible sur un panel de personnes qui pourraient apporter leurs commentaires via un questionnaire, une réunion… Diffusion possible par plusieurs moyens: réunion, note d’information, formation, démonstration… Julie MASSOT

Les outils associés Une procédure peut nécessité la construction de documents annexes tels que: Un formulaire Une liste de contrôle Un planning Un échéancier Un tableau de suivi Un questionnaire NB: chaque outil comportera des mentions incontournables: Un titre Un nom ou initiales émetteur Une date de production Un numéro associé à la procédure Mais aussi: Le nom ou logo de l’entreprise Le service émetteur Le numéro de document 21/04/2019 Julie MASSOT

21/04/2019 Fin Julie MASSOT