Audit de la capacité de gestion des services ordonnateurs Référentiel d’audit Rabat, 21 décembre 2009 1

Audit de la capacité de gestion des services ordonnateurs La Capacité de Gestion des services Ordonnateurs (CGO) est évaluée dans le cadre d'un audit effectué sur la base d'un référentiel fixé par arrêté du ministre chargé des finances. (Article 27 du décret n° 2-07-1235 du 4 novembre 2008 relatif au contrôle des dépenses de l’État ) Arrêté du Ministre de l’Économie et des Finances n°2292-08 du 19 décembre 2008 fixant le référentiel d’audit publié au Bulletin officiel n°5705 du 2 février 2009.

Objectif du référentiel Garantir la qualité des travaux d’audit de la CGO en permettant aux auditeurs, outre le respect de la législation et de la réglementation nationale en matière de gestion et de contrôle des dépenses publiques, de: Se conformer aux normes internationales et aux bonnes pratiques en matière d’audit des organisations et des systèmes d’information et de contrôle interne; Harmoniser et unifier les investigations entreprises et les livrables de la mission d’audit.

Axes de la mission d'audit Le référentiel s’articule autour de quatre axes: I. Capacité de gestion financière; II. Capacité d’exécution de la dépense; III. Capacité de contrôle interne; IV. Capacité de gestion de l’information.

I. Capacité de gestion financière I.1 Capacité de gestion budgétaire: Examen du processus budgétaire de l’expression des besoins à l’établissement du compte administratif. I.2 Capacité de gestion comptable: Tenue des comptabilités administrative et matière.

I. Capacité de gestion financière I-1.Capacité de gestion budgétaire Organisation de la fonction budgétaire ; Processus budgétaires ; Gestion de l’information budgétaire.

I-1.Capacité de gestion budgétaire 1) Organisation de la fonction budgétaire  Missions et objectifs de l'entité ; Organigramme fonctionnel: attributions, responsabilités et répartition des tâches ; Moyens matériels et humains dédiés à la gestion budgétaire: Formation continue ; Taux d'encadrement ; Moyens matériels et outils de travail.

I-1.Capacité de gestion budgétaire 2) Examen des processus budgétaires 2.1 Processus de planification et de programmation budgétaire: Politique de planification stratégique et programmation budgétaire (CDMT, contractualisation, PAP..); Processus de définition des besoins. 2.2. Processus de gestion des crédits et des emplois budgétaires: Mise en place et de délégation des crédits ; Gestion des emplois budgétaires ; Virements des crédits ; Engagement des crédits ; Émission des crédits ; Reports des crédits et reliquats d’engagement ; Consolidation de crédits ; Annulation des crédits.

I-1.Capacité de gestion budgétaire 3) Processus de la gestion de l’information budgétaire Organisation du processus de gestion de l’information relative aux crédits et aux postes budgétaires : Existence d’une fonction de pilotage et d’aide à la décision ; Disponibilité de l’information budgétaire  et modalités de sa circulation. Outils et supports mis en place pour la gestion des données budgétaires aux stades de: Production des données ; Centralisation ; Traitement et exploitation. Élaboration de rapports annuels de performance.

I-2. Capacité de gestion comptable 1) Tenue de la comptabilité administrative Structure chargée de la comptabilité ; Existence de manuels de procédures ; Modalités de prise en charge comptable des opérations de mouvement de crédits; Comptabilité de l’ordonnateur et des sous ordonnateurs ; Informatisation de la fonction comptable ; Tenue de la comptabilité des projets financés.

I-2. Capacité de gestion comptable 2) Comptabilité matière Procédures de gestion des stocks; Tenue des fiches de stock et leur mise à jour ; Suivi des mouvements des stocks ; Réalisation d’inventaires physiques et recollement : Procédures de mise à la réforme ; Qualité de la tenue du registre d'inventaire.

II. Capacité d’exécution de la dépense II.1. Exécution des actes du Personnel; II.2. Exécution des dépenses de biens et services.

II. Capacité d’exécution de la dépense Engagement des dépenses de personnel et des biens et services Délais de séjour des dossiers d'engagement chez le service ordonnateur avant leur envoi au contrôle d’engagement ; Régularité des dépenses au niveau de la phase engagement; Taux de visa et analyse de la typologie des rejets des entités de contrôle; Analyse des délais de réponse aux observations des entités de contrôle; Supports et outils de suivi d’engagement des dépenses.

II. Capacité d’exécution de la dépense II. 1 II. Capacité d’exécution de la dépense II.1. Exécution des actes du Personnel  Utilisation de logiciels de gestion des actes du personnel ; Part des actes collectifs par rapport aux actes individuels ; Célérité dans la mise à jour des dossiers administratifs du personnel ; Modalités et conditions d’archivage des dossiers du personnel.

II. Capacité d’exécution de la dépense II. 2 II. Capacité d’exécution de la dépense II.2. Exécution des dépenses de biens et services Programme Prévisionnel d’Achat (PPA): − Qualité de l'information contenue dans le PP ; − Publication du PP ; - Rapprochement du PP avec les marchés contractés. Modalités de passation des commandes publiques: Processus de passation des commandes publiques; Mise en place des moyens garantissant les meilleurs rapports qualité/prix ; Existence de normes pour la préparation des CPS ; Appréciation de la programmation des appels d'offres.

II. Capacité d’exécution de la dépense II. 2 II. Capacité d’exécution de la dépense II.2. Exécution des dépenses de biens et services Appréciation des délais d’approbation et de notification de l'approbation aux attributaires; Suivi de l’exécution des prestations : Respect du délai réglementaire pour la notification des ordres de service ; Fréquence et motifs des ordres d’arrêt ; Respect des délais contractuels et procédures de suivi ; Conformité des prestations aux spécifications techniques; Réception et certification du service fait : Coordination entre les services techniques et les services comptables; Modalités et conditions d’archivage des dossiers de marchés et bons de commande.

Ordonnancement de la dépense : II. Capacité d’exécution de la dépense II.2. Exécution des dépenses de biens et services Ordonnancement de la dépense : Examen des contrôles effectués à ce stade: Disponibilité des crédits ; Rapprochement entre factures, bons de livraison et marchés; Comptabilisation des dépenses; Suivi des pièces de dépenses présentant des anomalies. Délais d’ordonnancement ; Analyse de la typologie des rejets du comptable.

III. Capacité de contrôle interne III.1 Environnement de contrôle ; III.2 Évaluation des risques ; III.3 Existence d’activités de contrôle ; III.4 Information et la communication ; III.5 Pilotage.

III. Capacité de contrôle interne III.1.Environnement de contrôle Structure organisationnelle: Attribution claire des tâches et des responsabilités ; Organigramme fonctionnel ; Séparation des tâches incompatibles ; Formalisation des procédures. Délégations de pouvoirs et de signatures: Délégations clairement définies ; Adéquation des délégations avec l'organisation et la répartition des tâches ; Célérité dans la mise à jour des délégations suite aux changements intervenus. Politique en matière de gestion des ressources humaines: Existence d'un référentiel d'emplois et de compétences ; Gestion prévisionnelle des effectifs. des emplois et des compétences ; Modalités de recrutement; Plan de formation et développement des compétences.

III. Capacité de contrôle interne III.2. Évaluation des risques Identification des risques par le service gestionnaire ; Mesure de leur impact ; Dispositif mis en place pour la maîtrise des risques.

III. Capacité de contrôle interne III.3. Activités de contrôle Existence de contrôles hiérarchique et mutuels ; Capitalisation des observations émises par les entités de contrôle ; Structure chargée de l'audit interne.

III. Capacité de contrôle interne III.4. Information et communication Circulation interne et externe des informations ; Communication interne et externe.

III. Capacité de contrôle interne III.5. Pilotage Évaluation ponctuelle du dispositif de contrôle interne par le management ; Mise en place de correctifs pour le renforcement du dispositif de contrôle interne.

IV. Capacité de gestion de l’information IV.1 Organisation et pilotage du système d’information (SI): Existence d’un plan directeur informatique ; Structure et organisation de la fonction SI. IV.2 Gestion des SI et mise en place de nouveaux projets: Organisation et suivi des projets ; Maîtrise des modifications des applications. IV.3 Maîtrise de la production informatique: Caractère opérationnel des fonctionnalités des applications ; Existence de procédures d’exploitation et de supervision des traitements informatiques ; Qualité du service offert. IV.4 Sécurité informatique et continuité de l’exploitation. Procédures relatives à la sécurité physique et logique ; Mise en place d’un dispositif assurant la continuité d’exploitation.

Conclusion Le référentiel se veut un outil détaillé et précis servant à réaliser, dans le cadre d’une démarche d’audit, la mission d’évaluation de la CGO répondant à des critères de qualité exigés par l’exercice du Contrôle Modulé des Dépenses de l’État. Un guide d’audit, conçu sur la base du référentiel, est mis à la disposition de l’auditeur pour mener à bien cette mission. Outil sur lequel doit s’appuyer l’auditeur en vue de parvenir à une conclusion quant au niveau de capacité de gestion des services ordonnateurs audités.

Merci pour votre attention