Retour d’expérience N°2 Etablissement Intervenant(s) Polyclinique Ste Marguerite Emilie BERLY : Responsable du pôle « Urgences – soins continus » Thème Retour d’expérience sur l’outil de gestion des lits utilisé Présentation Questions et débats 15 minutes 10 minutes

Présentation du déploiement et utilisation du logiciel de gestion des lits Grimoire Emilie BERLY / 27.11.14

Sommaire Contexte Organisation de la gestion des lits Objectifs Organisation antérieure Organisation actuelle Objectifs Avantages / Inconvénients Illustrations Emilie BERLY / 27.11.14

Contexte Volonté de la direction d’avoir un outil de gestion des lits qui permettrait : la visualisation en temps réel de l’occupation des lits La planification et l’ordonnacement du programme opératoire Emilie BERLY / 27.11.14

Organisation antérieure Avant le déploiement du logiciel : Secrétariats médicaux Rédaction des fiches d’admission Transmission au Bureau des entrées et au Bloc Bureau des entrées Enregistrement des pré-admissions dans CEGI Diffusion du listing des entrées aux services de soins Services de soins Notification manuscrite sur l’agenda Emilie BERLY / 27.11.14

Organisation actuelle Depuis fin 2011 : tous les secrétariats sont reliés au logiciel de gestion des lits : Grimoire Pour chaque pré-admission, les secrétariats médicaux créent une maquette dans Grimoire avec nom/ prénom/ date de naissance/ intervention/ durée de séjour/chirurgien responsable Ces informations basculent automatiquement dans le logiciel administratif CEGI Emilie BERLY / 27.11.14

Objectifs Au bloc opératoire Dans les étages Planification et l’ordonnancement du programme opératoire Statistiques sur la prise en charge du patient en salle d’opération (entrée du patient en salle, intubation, entrée du chirurgien, incision, fermeture, sortie de salle et entre salle) Dans les étages Une visualisation des entrées prévue et fiable le jeudi pour toute la semaine suivante Une visualisation des lits occupés et disponibles, et l’organisation des entrées à venir Ajustement des effectifs soignants Outils de régulation (possibilité de programme opératoire supplémentaire ou capacité de lits atteinte) Visualisation de l’avancement du programme opératoire par spécialité Emilie BERLY / 27.11.14

Avantages / Inconvénients Gestion du programme de bloc Gestion des lits Gestion des effectifs Outils statistique Inconvénients Facteur humain Dysfonctionnement informatique (élaboration procédure dégradé) Editeur « jeune », espère qu’ils pourraient répondre en cas de problèmes (dynamique d’évolution, pas de proposition) Emilie BERLY / 27.11.14

Illustrations Emilie BERLY / 27.11.14

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