Dossier : Travail collaboratif UA Diaporama de synthèse CEVU -10 mars 2010 Dossier : Travail collaboratif UA - Etat des lieux - Scenarii VPD_NUM- Missions CPN- stephane.amiard@univ-angers.fr cellule c2i

Travail collaboratif – Etat des lieux Diaporama de synthèse CEVU -10 mars 2010 Travail collaboratif – Etat des lieux Enquête Mimecast : le mail reste le leader des usages 4h mail/jour; 111 jours/homme/an Boite de réception=boîte de stockage. 86% recherche mail|docs. Outil préféré et privilégié : pour l’échange de documents (pour 91% des participants) l’organisation de réunion (pour 89% des participants) les demandes de renseignements (pour 88% des participants). 74% des collaborateurs estiment que les informations échangées par mail sont perçues comme étant plus sérieuses que celles échangées via les réseaux sociaux. VPD_NUM- Missions CPN- stephane.amiard@univ-angers.fr cellule c2i

UA. Une organisation de mail worker ? Utilisation des stats du Guichet Numérique en octobre 2012 Mail = 1er service personnels | 3ème service étudiants. Utilisation enquête UNR09 – m^constat Mail = 1er service personnels | 1er service étudiants. La messagerie UA doit évoluer ?

Evolution ? D’ici 2014, Gartner et IBM affirment que les services de réseaux sociaux auront remplacé l’e-mail comme média principal de communication interpersonnelle pour 20 % au moins des utilisateurs en entreprise. Exemple société Timcod à Nantes Evolution Messagerie ? Intégration d’autres outils/briques Vers un groupware ? Vers un début de RSE ? Quels scenarii ?

Discussion Evaluer la maturité de l’Université Amélioration du mail Agglomérer des outils [Stockage, partage de fichier; accès web aux fichiers] 1er GAP – Politique de travail collaboratifs  Groupware ?

Scenario 1 : toilettage et nouveaux outils Evolution du webmail vers une solution Roundcube. Amélioration intégration annuaire Univ dans client messagerie… Stockage et partage des fichiers avec AD et canal stockage. Calendrier Zimbra version sans interaction messagerie

Stockage et partage des fichiers UA Stockage 60 To Partage Institutionnel Fichier Interface Accès | web Stockage Individuel Fichier VPN Canal stockage

Espace de travail collaboratif ou Groupware Messagerie Forum Chat Annonces Espace de travail et de stockage Agenda Gestion des signets SMS Carnet d'adresse Moteur de recherche Gestion des groupes Tâches Webconference Un groupware est un type de logiciel qui permet à un groupe de personnes de partager des documents à distance pour favoriser le travail collaboratif.

Scenario 2 : intégration espace travail collaboratif Zimbra Option 2 Zimbra Option 1 + solution gratuite Année 1 : 102 458,43 € TTC Année 1 : 32 687,11 € TTC Année 2 : 13 772,17 € TTC Année 2 : 5 448,01 € TTC Année n : 13 772,17 € TTC Année n : 5 448,01 € TTC Fonctionnement : 15 j/Hom/an Fonctionnement : 40 j/Hom/an TOTAL sur 3 ans : ~ 132 000 € (2€/an/usager) TOTAL sur 3 ans : ~ 49 000 € (8€/an/usager) Evolution du webmail, partage individuel, calendrier vers une solution Zimbra intégré Stockage et partage institutionnels avec AD et canal stockage. Plusieurs sous-scenarios budgétaires

Universités et Groupware Université de Lorraine[Mars 2011] Université de Toulouse [Groupware BUT] Université de Tours[sept 2010]

Vers un RSE ? Gains opérationnels du collaboratif, Diaporama de synthèse Vers un RSE ? CEVU -10 mars 2010 Gains opérationnels du collaboratif,  Réduction des cycles décisionnels et fonctionnels. Projet informatique d'envergure, le choix d'un RSE est surtout un projet d'entreprise. La question aujourd'hui pour une université n'est donc plus de savoir s'il faut implémenter un réseau social en interne, mais comment le faire sans affecter l'organisation et la productivité des équipes et surtout faire en sorte que ces nouveaux outils soient utilisés. 11 VPD_NUM- Missions CPN- stephane.amiard@univ-angers.fr cellule c2i 11

UA est-elle prête à la mise en place d’un RSE ? Les clés de la réussite Management par projet Travail collaboratif Télétravail La gestion de communauté s Les freins Culture du contrôle Compétition interne Culture du droit à l’erreur sous développée