Séminaire EMC Documentum 15 avril 2010 – Hôtel Castille Vers une administration numérique au service de la performance et de la simplification Emmanuelle Olivié-Paul Directrice associée – MARKESS International

MARKESS International Cabinet spécialisé dans l’analyse de la transformation et modernisation des organisations avec les TIC * Des études, des services opérationnels et stratégiques pour nos clients : entreprises utilisatrices et prestataires Plusieurs milliers d’interviews d’utilisateurs par an MOA, DSI, directeurs de projets, directions e-business Une connaissance des offreurs Un monitoring des prestataires de services, éditeurs, opérateurs Une dizaine de personnes entre Paris et Washington D.C. *Technologies de l’Information et de la Communication

Extraits des études de MARKESS International Bilan et perspectives IT dans l’administration française Archivage et conservation de contenus électroniques Dématérialisation de documents et courriers entrants Gestion des processus documentaires Solutions de collaboration : usages & bénéfices

Sécuriser et assurer la confiance Exploiter les infrastructures Des approches à mettre en perspective du cycle de vie des contenus numériques Gérer le contenu Réception Approbation Numérisation Publication Reconnaissance Réconciliation Créer Personnalisation Collaborer Capturer Edition Echanger Sécuriser et assurer la confiance Diffuser Créer le contenu Conserver Indexation Archiver Restitution Classement Re-matérialisation Enregistrement Destruction Exploiter les infrastructures Contenus électroniques : Données, documents, e-mails, enregistrements/logs, voix, images fixes ou animées (vidéo), etc. dématérialisés soit nativement, soit par un processus de numérisation

Catalyseurs de la dématérialisation des documents entrants Pour plus de 50% des administrations françaises… Meilleure traçabilité des informations/données, de leur circulation et du statut de leur traitement Amélioration du partage de l'information et de la fluidité des échange Gain de temps Réduction des coûts (papier, stockage, traitement, expédition...) Rationalisation de la circulation de l'information Amélioration de la réactivité, qualité, de la relation citoyen (externe et/ou interne) Diminution du délai de distribution Rappel de la question : Quels éléments vous incitent à dématérialiser ces documents et courriers entrants ? Automatisation des processus : 44% Optimisation du stockage et de l'archivage : 44% Réduction du cycle de décision : 40% Amélioration du traitement des litiges : 20% Amélioration du délai de recouvrement (DSO) : 11% ROI associé aux solutions de dématérialisation du marché (délai de ROI inférieur à 18 mois) : 8% Contraintes réglementaires (Bâle II, MiFID, Sarbanes-Oxley, SEPA ...) : 6% Pression ou sollicitation de partenaires : 2% Echantillon non représentatif : 87 administrations françaises

… Sans oublier le développement durable … France, 2009-2011 Projets TIC s’inscrivant dans une démarche de développement durable Dématérialisation Documents : courriers, pièces de marchés Processus internes Echanges externes : préfectures, etc. Editique Imprimantes partagées Archivage Externalisation Achats éco-responsable Recyclage de matériels (PC) Outils collaboratifs Virtualisation des serveurs Administration Centrale Rappel de la question : Avez vous enclenché des projets TIC qui s'inscrivent dans une démarche de développement durable ? Quels sont les projets intégrant les TIC que vous menez et en lien avec le développement durable ? Administration Locale Echantillon non représentatif : 70 administrations françaises

D’ici fin 2011, une dynamique autour de la gestion de processus documentaires France, 2009-2011 (en % d’organisations) Rappel de la question : Votre organisation a-t-elle mené ou compte-elle mener des projets associés à la gestion des processus documentaires ou dans le domaine de l'éditique ? Echantillon non représentatif : 44 administrations françaises

L’administration numérique engendre de nouveaux besoins en collaboration France, 2009-2011 (en % d’organisations) Gestion de projet Conférence web et espace collaboratif Co-rédaction et gestion de contenu 44% 36% 33% 25% Gestion de contacts, réseaux sociaux Partage de contenus, blogs, wikis 24% … _ Messagerie instantanée Tableau interactif Partage de fichiers 20% Echantillon non représentatif : 55 administrations françaises

L’administration numérique crée aussi des besoins en archivage France, 2010 - 2012 (en % d’organisations) Les administrations françaises et l’archivage de leurs contenus numériques Archivage à valeur probatoire C’est déjà le cas : 17% En projet d’ici 2012 : 52% Rappel de la question : Comment procède votre organisation en matière d'archivage de contenus électroniques ? Echantillon non représentatif : 33 administrations françaises

Des projets d’administration numérique en synergie et interdépendants France, 2010 (liste suggérée – 9 items – en % d’organisations – multi-réponses) Archivage électronique GED 74% Numérisation de docs entrants 67% Dématérialisation à la source 70% Archivage d’e-mails 59% Sauvegarde de données Stockage de données Rappel de la question : L'archivage de contenus électronique est-il lié à d'autres projets au sein de votre organisation ? Si oui, lesquels ? Autres projets cités : Echanges collaboratifs : 37% Gestion de contenu : 33% Mise en place de réseaux sociaux, blogs, wikis...  : 7% Echantillon non représentatif : 27 administrations françaises

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