Gestion des documents Destruction de renseignements confidentiels Le 24 octobre 2012 PROTÉGÉ A Good afternoon, and thank you for attending this workshop on Confidential Destruction. Welcome to those of you joining us in the regions. For those of you in the East, I apologize for the late start time. The meeting today is 2 part. We will start with some general Canada Post Confidential Destruction messages Then Kimberly Pearce from Shred-It will present to you their service offerings Today we will focus our discussions on the destruction of physical records, but please know that the same principles will apply for electronic records.

Destruction de renseignements confidentiels Le présent atelier vise à offrir des lignes directrices et à repérer des options offertes pour veiller à ce que tous les documents physiques de nature confidentielle qui sont sous la garde de Postes Canada soient détruits de façon sécuritaire et confidentielle en vue d'empêcher toute utilisation ou divulgation non autorisée des renseignements qui serait raisonnablement susceptible de causer un préjudice à des intérêts privés, aux intérêts de la Société ou à l'intérêt national. The objective is to: provide guidelines identify options available to ensure that all sensitive physical records under the control of CPC are destroyed in a secure and confidential manner The Compliance Team has drafted a confidential destruction practice, and is circulating it for feedback. It is expected to be published before end of year.

Termes Destruction physique sécuritaire : Le procédé consistant à éliminer de façon permanente des renseignements de sorte qu'ils ne puissent être reconstitués. Renseignements commercialement sensibles : Tout renseignement privilégié ou exclusif de Postes Canada qui, s'il est compromis par l'entremise d'une utilisation et d'une divulgation non autorisées, pourrait sérieusement nuire à la Société (p. ex. plans financiers, plans de développement de produits, etc.). Renseignements personnels : Tout renseignement concernant un individu susceptible de permettre l'identification de ce dernier.

Le déchiquetage par rapport au recyclage Déchiquetage : L'utilisation de dispositifs mécaniques qui déchiquettent les documents papier en lambeaux ou en particules fines. Le déchiquetage sert à détruire des documents privés, confidentiels ou de nature délicate. Les experts en matière de protection de la vie privée recommandent souvent aux gens de déchiqueter leurs factures, leurs documents fiscaux, leurs relevés de carte de crédit et leurs relevés bancaires, de même que d'autres articles pouvant être utilisés par des voleurs pour commettre une fraude ou un vol d'identité. Recyclage : Les documents papier comprenant des renseignements classifiés comme étant publics (ou ceux qui ne comprennent aucun renseignement personnel ou commercialement sensible) peuvent être recyclés sans être détruits. Les documents peuvent tout simplement être jetés dans les bacs de recyclage de la Société. NOTA : En cas de doute… DÉCHIQUETEZ

Classification de l'information « La classification des données est le classement systématique des renseignements sous différentes catégories de manière à les gérer de façon uniforme et prédéterminée. » La plupart des biens de Postes Canada seront classifiés « Protégé A » ou « Protégé B ». Pour consulter des définitions et des exemples, reportez-vous à la section « Classification de l'information » du site Web du Centre des politiques et des pratiques. PROTÉGÉ C Nature très délicate/Risque élevé Préjudice exceptionnellement grave aux intérêts ou aux employés de Postes Canada. PROTÉGÉ B Nature particulièrement délicate/risque moyen Préjudice grave aux intérêts de Postes Canada ou aux clients. PROTÉGÉ A Nature délicate/Risque peu élevé Faible préjudice aux intérêts ou aux employés de Postes Canada.

Spécifications relatives aux dimensions pour le déchiquetage Catégorie Type Déchiquetage – Dimensions (maximales) Écran de la déchiqueteuse – Dimensions Commentaires Protégé B Usage interne général Type IIIA 2 mm x 15 mm 10 mm L'équipement de type IIIB est uniquement approuvé aux fins de destruction globale et ne doit pas être utilisé aux fins de destruction périodique. Destruction globale Type IIIB 6 mm x 50 mm 13 mm Protégé C Type II 1 mm x 14,3 mm 6 mm Confidentiel Secret

Bibliothèque et Archives Canada : Options offertes Shred-It : Trois types de services de déchiquetage sont offerts par Shred-It : Destruction sur place : Sur demande lorsqu'un secteur d'une entreprise procède à une épuration Service de console : Prévu au préalable Destruction externe : Pour les matériaux qui ne sont pas en papier et d'autres matériaux (p. ex. CD, DVD, vidéos, etc.) Bibliothèque et Archives Canada : Dans certaines régions précises, Bibliothèque et Archives Canada offre encore un service gratuit de déchiquetage à Postes Canada. Siège social : Les documents peuvent être mis dans des boîtes, puis déplacés au sous-sol du Service des documents inactifs (salle NS160 J). À l'interne : S'il n'y a qu'un volume relativement faible de documents à détruire et que les documents comprennent des renseignements personnels ou commercialement sensibles, les employés peuvent utiliser des déchiqueteuses approuvées à l'interne. Catalogue du SAP : Déchiqueteuse à coupe croisée MS460-CA de Fellowes; coût : 381,50 $ Shred-It: When large volumes of records are to be destroyed and the records contain sensitive or personal information, then Canada Post uses the approved third-party vendor “Shred It” for shredding services. There are three types of shredding services that are supplied by Shred It: On-site destruction – on request when a business area is doing a clean up Console Service – pre-scheduled Off-site destruction – for non-paper and other materials (i.e.: CD's, DVD's, video tape etc.) Library Archives Canada: In limited regions, LAC still offers a shredding service free of charge to Canada Post. Head Office: Records can be boxed and brought down to the dormant storage facility in the basement (Room NS-160J) on 1st and 3rd Wednesday of each month between 10:30 and 11:30 am In- House: When there is a relatively low volume of records and the records contain commercially sensitive or personal information then shredders can be ordered through SAP which meet the Standards discussed on the previous slide.

Questions