Mise en Œuvre Plan Evaluate Init Learn Act Externe Interne - Données - Traitements Init Learn Act

Vue Client – Les Demandes Identification des demandes Type et objet de la demande. Formulaires et informations à fournir. Volumétrie (# de demandes par an). Services et administrations impliqués. Sécurité – Aspects juridiques. Identification des flux de traitement externes. Ce n’est pas au Citoyen de connaître le fonctionnement de l’Administration. Init Evaluate Plan Act Learn Externe

Vue Administration – Données Données administratives du dossier : Les données spécifiques à la demande. Les données générales d’identification. Acteurs impliqués : Les utilisateurs dénombrables et identifiables d’avance. Ceux à priori non énumérables à l’avance (type d’acteurs). Sécurité requise pour rendre la demande valable : L’ Administration n’a pas de copie des signatures. Elle est rarement en mesure de vérifier la validité d’une signature. Sécurité des pièces jointes à la demande. Signatures électronique des décideurs et (signature électronique « interne »). Init Evaluate Plan Act Learn Interne Externe

Vue Administration – Traitements - Workflow Définition d’un Processus : Enchaînement ordonné de faits ou de phénomènes, répondant à un certain schéma et aboutissant à un résultat déterminé. Règle des 3 « R » Routage Si votre processus ou procédure implique plusieurs étapes de traitement. Règles Si les étapes de traitement sont uniquement fonction des données traitées. Rôles Si vos services interviennent spécifiquement en fonction de l’étape de traitement. Alors un moteur de workflow est une solution judicieuse. Init Evaluate Plan Act Learn Interne

Vue Administration – Traitements Approche Flexible (flux suggéré) Envoi décision Requérant Introduction de la demande Formulaire + Divers documents Envoi de l’avis Administration Encodage de la demande Définition de l’objet Agent de terrain Fournir un rapport Arrondissement Donner Avis Décision Les données métiers sont communes à tous

Vue Administration – Traitements Bureau de l’agent traitant Tâches En cours Intitulé dossier Informations d’identification Délais global : Actions spécifiques Ph 1 : Elaborer le rapport X Ph 2 : avis du BLT Ph 3 : Demander une enquête Ph 4 : M à J des rubriques Ph 5 : ... Données du dossier Classement 1 Classement 2 Classement 3 Traitements Par lots spécifiques Statistiques « Métier » Dossiers En cours Recherche de Dossiers Actions génériques Elaborer un document Demander Avis Interface courrier Demander une validation Notifier un acteur Transférer Gérer les données budgétaires Statistiques génériques Dossiers Documents ... Traces des actions entreprises ou en cours Action 2 Action 1 Init Evaluate Plan Act Learn Interne

Planification – Critères analytiques Regrouper les démarches connues en domaines. Définir un ordre de traitement de chaque domaine. Cet ordre nécessite un ou des critères pour définir les priorités. Ces critères sont de TROIS natures : Nombre d’acteurs différents impliqués. L’architecture technique mise en œuvre. Le « marché ». Init Evaluate Plan Act Learn

Planification - Attentes du Citoyen-Client Le Citoyen d’abord Avoir un seul contact pour une même situation Fournir à l’Administration l’information une seule fois Flexibilité dans le traitement des besoins « individuels » Communication simple et appropriée vers le Citoyen Information facilement accessible sur les transactions déjà réalisées Init Evaluate Plan Act Learn