SEMINAIRE DE CONTACT 19-22 novembre 2008 Outils de gestion de projet

PLAN Caractéristiques d’un projet Méthode de l’APPRET - Analyser une situation . Identifier le contexte et le cadre du projet . Identifier les parties prenantes . Analyser les problèmes . Analyser les objectifs . Analyser les stratégies d’intervention - Préparer le projet - Planifier le projet - Réaliser le projet - Evaluer - Transformer

1. Caractéristiques d’un projet Il a une finalité (résultats attendus) C’est une anticipation (désir de combler un manque) C’est une opération volontariste (adhésion de toutes les parties prenantes) Il se déroule dans un espace temps défini C’est une opération complexe (inventer méthodologie, basé sur des problèmes) Il comprend des phases de : planification – exécution – évaluation

2. Méthode de l’APPRET Pour gérer un projet, il faut: - Analyser - Préparer - Planifier - Réaliser - Évaluer - Transformer

Analyser une situation Identifier le contexte et le cadre du projet Identifier les parties prenantes Analyser les problèmes Analyser les objectifs Analyser les stratégies d’intervention

Identifier le contexte et le cadre du projet Identification du cadre du projet par une analyse du contexte social, économique et de l’état de la question que l’on souhaite traiter Cette identification vise surtout à délimiter la problématique qui sera traitée dans le projet

Identifier les parties prenantes Identifier et analyser les intervenants et les bénéficiaires du projet : Recensement de toutes les parties concernées Analyse de leur intérêts dans le projet, de leurs attentes, de leur potentiel et de leurs limites Pour une utilisations maximales des ressources disponibles et un partage efficace des responsabilités Pour un partenariat complémentaire et pluridisciplinaire

L’analyse des problèmes Identifier les problèmes clés que devrait résoudre le projet, quelles en sont les causes et les conséquences, les personnes concernées par les problèmes ? Etablir les liens de causes à effets entre les problèmes Concevoir l’arbre à problèmes

L’analyse des objectifs L’analyse des objectifs permet de décrire la situation attendue après résolution des problèmes et ainsi d’identifier les objectifs du projet Reformulation de manière positive de l’arbre à problèmes. L’arbre à objectifs représente alors la situation future à atteindre. Il donne également une première indication en terme d’action à envisager.

Analyser les stratégies Stratégies = ensemble d’actions visant à obtenir un résultat Identifier l’ensemble des stratégies possibles (analyse des résistances).

Logique d’intervention Il s’agit de : L’objectif global auquel contribue le projet Les objectifs spécifiques du projet Les résultats intermédiaires à atteindre Les activités ou tâches à réaliser

L’opérationnalisation Indicateurs objectivement vérifiables (description des objectifs en termes de qualité, quantité, lieu et temps) Les sources de vérification (indiquent où et sous quelle forme on peut obtenir les informations sur l’atteinte des objectifs) Les moyens et les coûts (permettent de déterminer les moyens nécessaires à l’exécution des activités et d’en chiffrer le montant)

Préparer le projet Choisir des priorités – Hiérarchiser sur base de critères de sélection pondérés Définir des objectifs à atteindre: pour identifier les objectifs du projet, on passe alors d’un objectif général à un ou 2 objectifs spécifiques. Un objectif doit être: S spécifique M mesurable A acceptable R réaliste T timing

Planifier le projet Estimer la faisabilité (Soyez réaliste !) Définir des stratégies d’actions pour atteindre l’objectif que l’on s’est fixé Définir des moyens et des ressources Organiser un plan Coordonner les étapes d’une action pour atteindre un objectif fixé en tenant compte des ressources et des contraintes Utiliser les compétences des différents intervenants Rétroplanning, diagramme de GANTT et PERT Qui, quand, quoi, comment ?

Réaliser le projet Définition des tâches et des rôles: Prévoir le pilotage du projet Respect de la planification Prévoir la coordination du projet Responsabilité au niveau des décisions Prévoir le suivi du projet Gestion administrative et financière

Évaluer le projet Évaluer = Comparer des informations à un ensemble de critères en vue de prendre une décision Définir des éléments de référence Prévoir l’utilisation des résultats Préparer le recueil des informations Choisir le mode de comparaison des données

Plan de gestion de la qualité Suivi et évaluation du projet (management, budget, gestion administrative) Suivi et évaluation des résultats et produits à leurs différents stades d’avancement Rôle des partenaires, des utilisateurs et des bénéficiaires dans le processus

Transformer le projet Prévoir la diffusion des rapports Préparer la communication sur le projet Traces à garder et à transmettre Concevoir ce qui existera après le projet « C’est quand le projet est fini que tout commence »

La stratégie de valorisation Diffusion et exploitation des résultats doivent faire partie intégrante du projet et doivent garantir leur utilisation. en vue d’une intégration de ceux-ci dans les systèmes et/ou politiques de formation (si possible).

Préalables Nécessité d’intégrer dans le projet les principaux acteurs clés ou décideurs de la formation Nécessité de connaître les besoins en la matière, le marché et les clients potentiels Nécessité d’avoir des produits ou des résultats de bonne qualité et « clé sur porte »