Etat des réformes du financement et de l'assurance maladie au 01/09/2007 et impacts sur les systèmes d’information des établissements de santé Principales conclusions

Le projet mené par le GMSIH Objectifs Actualiser les travaux initiés en 2004 Identifier les impacts des réformes sur les SIH et les difficultés de mise en œuvre Remettre en perspective le projet global à mener Fixer une première architecture cible Une étude pour Les établissements : pour structurer leur projet en interne et préparer leur trajectoire de migration Les éditeurs : pour faire évoluer leur offre en cohérence avec les besoins des établissements Démarche Groupe de travail établissements + instances nationales 6 mois de travail, publication en décembre 2007 EtatdesRéformes-GMSIH-HIT2008

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Introduction Depuis 2004, les établissements de santé publics et privés sont confrontés à des évolutions majeures en matière de financement et de suivi de leur activité  La mise en œuvre des réformes nécessite d’adapter en permanence les organisations et les systèmes d’informations La trésorerie et le chiffre d’affaire deviennent directement liés à la capacité à produire des factures médicalisées, de qualité, dans les délais les plus courts possibles L’enjeu pour les établissements réside donc dans la mise en place d’une chaîne de facturation performante et des outils de pilotage associés EtatdesRéformes-GMSIH-HIT2008

Les réformes s’articulent autour de 4 grands thèmes Campagne tarifaire annuelle EtatdesRéformes-GMSIH-HIT2008

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Une performance à atteindre autour de 3 notions phares La bonne prise en compte de ces réformes présente des enjeux importants pour tous les établissements de santé Optimiser la trésorerie Valoriser financièrement chaque activité réalisée Disposer d’informations fiables pour le pilotage de l’établissement et la gouvernance par pôle Trois enjeux majeurs EXHAUSTIVITÉ QUALITÉ RAPIDITÉ Une performance à atteindre autour de 3 notions phares EtatdesRéformes-GMSIH-HIT2008

La réponse à ces enjeux passe par un SIH performant Qualité, exhaustivité et rapidité ne sont obtenues à des niveaux de performance élevés que si le SI assure : Une aide à la productivité Une aide à la qualité Une aide à la saisie L’adaptabilité aux nouvelles réformes/évolutions réglementaires à venir Disposer d’un SIH performant devient donc un véritable facteur différenciant pour les établissements de santé, dans leur capacité à être rémunérés pour leurs activités, et à disposer d’un pilotage efficient. EtatdesRéformes-GMSIH-HIT2008

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Introduction Gestion dans l’urgence Multiplicité des réformes Diversité des impacts Délais restreints Manque de documentation SI Gestion au « coup par coup » Solutions palliatives « en rustine » Impression d’accumulation Adaptation de circonstance des organisations Pas de gestion d’animation du changement Evolution du SIH par strates et en silos Absence de visibilité sur les chantiers à mener Manque de gestion d’un projet global EtatdesRéformes-GMSIH-HIT2008

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Le périmètre du processus de facturation/contrepartie est large et s’appuie sur la production des soins Processus qui alimentent le processus de facturation Processus de facturation Entrée Soins Sortie Facturation / Contrepartie Produire les factures Transmettre les factures Gérer les retours Obtenir les contreparties Gérer les informations de venue EtatdesRéformes-GMSIH-HIT2008

Les réformes impactent fortement les différents processus et de nombreux acteurs Direction Générale AMO AMC Patient ARH Comptable Entrée Soins Sortie Facturation / Contrepartie Produire les factures Transmettre les factures Gérer les retours Obtenir les contreparties Professionnel de santé, Soignant Gérer les informations de venue DIM/ DAF/Contrôle de gestion/DSIO/ Régie Bureau des entrées Secrétaire médicale EtatdesRéformes-GMSIH-HIT2008

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Les établissements rencontrent trois types de difficultés Organisationnelles Techniques Animation du changement Manque d’une vision d’ensemble sur les réformes Systèmes de facturation peu performants Pas de vision d’ensemble du projet à mener Urbanisation insuffisante des SIH Le délai de facturation est privilégié au détriment de l’exhaustivité et de la qualité Evolution du rôle et des responsabilités des acteurs Schémas directeurs à faire évoluer Epuisement de la motivation des équipes : train continu de réformes et SIH non adapté Absence de structuration d’un workflow de facturation adapté Projet SI sans vision d’ensemble Manque de visibilité en SSR et en PSY EtatdesRéformes-GMSIH-HIT2008

Illustration des principales difficultés d’architecture rencontrées Pas de remontée complète des informations nécessaires vers le système de pilotage Externe Interne Pas de contrôle des droits/ pas de suivi de la mise à jour des droits 10 Pilotage Télétransmission à généraliser Pas de suivi des conventions demande de prise en charge mutuelles 15 13 AMO Gestion Administrative (Accueil, droits, mouvements administratifs) AMC Manque de référentiels partagés Facturation Patient 1 14 Base patient (IPP) Annuaire PS 2 Pas de lien IPP et N° de venue Pas de gestion partagée des mouvements Pas de gestion du déclaratif médecin Pas de gestion automatisée des rejets (dont ATIH) et contentieux Fichier de structure 3 7 8 9 Production de soins Pas de circuit commun de l’information : pas de recoupement entre les données 12 Unité de soins 1 Unité de soins 2 Urgences Consultations externes 6 Pas de dossier médical patient PMSI ARH 5 Pas de prescription informatisée Pharmacie Radiologie Laboratoire bloc 11 Pas de thésaurus et de base de connaissance partagés 4 17 Métiers non couverts par le SIH ou non intégrés dans le SIH EtatdesRéformes-GMSIH-HIT2008 17 Thésaurus et base de connaissance partagée

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Quel SI pour répondre aux difficultés ? Développer la notion de processus de facturation comme un prolongement du processus de production de soins et non pas comme un processus à part Apparier les données médicales et administratives Mettre en perspective la notion de workflow contrôler et valider Suivre les délais Décliner les impacts des réformes sur l’urbanisation du SI et donc sur le schéma directeur Relier les parties du SI pour apparier les données Partager les fonctions : saisie unique des données Utiliser des référentiels partagés Mettre en perspective l’ensemble des chantiers à mener, pour identifier les zones de « souplesse » nécessaires dans les applications EtatdesRéformes-GMSIH-HIT2008

Le SI soutient le processus de facturation autour de 3 fonctions Entrée Soins Sortie Facturation / Contrepartie Processus métiers Echange Recueil Traitement Gestion des informations de venue Fonctions SIH Passer des données sources aux prestations Structurer les prestations en supports d’envoi Fournir des supports d’envoi aux destinataires et gérer les retours EtatdesRéformes-GMSIH-HIT2008

La cible SI : une approche adaptée aux nouvelles contraintes En 2004, le DRV « Dossier Résumé de Venue » décrit l’articulation entre les données source (saisies et issues des référentiels) et les informations élaborées (GHM...). En 2007, le DRV détaillé s'inscrit dans une logique de workflow (cf. diapositive suivante) EtatdesRéformes-GMSIH-HIT2008

La cible SI : une approche adaptée aux nouvelles contraintes EtatdesRéformes-GMSIH-HIT2008

Le SI soutient le workflow dans le cadre du processus de facturation Contrôler les données (unitaires, cohérence, exhaustivité…) Gérer les validations successives Tracer les actions Informer les différents intervenants Gérer les alertes (notamment par rapport aux délais) Performance Gérer les retours arrières (notamment en cas de rejets) EtatdesRéformes-GMSIH-HIT2008

Une nouvelle fonction essentielle : la gestion des retours d'information (rejets et paiements) L'établissement doit suivre les factures émises et gérer les retours d'information : Informations de réception (accusés de réception) Information de paiement : solder la créance et clore la venue Information de rejet : corriger les anomalies et produire une nouvelle facture Les systèmes d’information ne permettent pas aujourd’hui d'assurer ce suivi ni d’exploiter les rejets La fonction rejet doit permettre notamment de : Identifier le débiteur Identifier la venue Caractériser le rejet Caractériser le stade de traitement du rejet Regrouper les rejets par nature Transmettre les rejets aux acteurs et applicatifs Recycler les factures tout en vérifiant leur cohérence EtatdesRéformes-GMSIH-HIT2008

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Pour faire évoluer son organisation et son SIH, il est nécessaire de mettre en œuvre une gestion de projet globale EtatdesRéformes-GMSIH-HIT2008

Une animation du changement transverse pour soutenir une gestion de projet forte Mobiliser Former Expliquer L’animation du changement va permettre aux professionnels de l’établissement de s’approprier le projet pendant tout son déploiement EtatdesRéformes-GMSIH-HIT2008

Principaux travaux du chantier organisation Le chantier organisation débute en avance de phase par rapport au chantier SI Principaux travaux du chantier organisation Evolution du processus de facturation Bilan /diagnostic du processus de facturation existant Définir le workflow Rôles et responsabilités Impact pour le chantier SI Pour aller plus loin : cf. publications MeaH sur le recouvrement des produits hospitaliers www.meah.sante.gouv.fr Chantier système d’information EtatdesRéformes-GMSIH-HIT2008

3 niveaux pour aboutir à l’architecture cible, chacun améliorant la chaîne de facturation « Dossier de Résumé de venue (concentrateur) et gestion du workflow de facturation» Niveau 2 « Dossier de Résumé de venue (concentrateur)» Niveau 1 «  Intégration minimale » Facturer aux différents débiteurs de manière exhaustive Facturer aux différents débiteurs avec exhaustivité, qualité et rapidité Piloter efficacement et en routine le processus de facturation Facturer aux différents débiteurs de manière exhaustive et avec qualité EtatdesRéformes-GMSIH-HIT2008

3 axes d'évolution par niveau Référentiels Vers plus de référentiels partagés Tous les référentiels sont partagés, intégrés, mis à jour selon une procédure connue de tous Fonctions SI Vers plus d’intégration Un dossier patient intègre production de soins et données administratives Dossier partagé Interopérabilité Appariement possible Processus et automatisation De l’organisation maîtrisée vers l’automatisation du workflow Le système d’information (circuit papier et système informatique) supporte un workflow EtatdesRéformes-GMSIH-HIT2008

Dans la continuité Lancement du projet "définition de l'architecture fonctionnelle cible de la facturation dans les établissements MCO publics et privés" pour : Détailler et modéliser le processus de facturation Définir une cible d'architecture du SI à atteindre (cartographie des services fonctionnels) Identifier les services fonctionnels disponibles en externe Evaluer une trajectoire de migration Groupe de travail établissements + instances nationales Groupe de travail spécifique éditeurs Publication prévue en septembre 2008 EtatdesRéformes-GMSIH-HIT2008

Les processus modélisés Entrée : Pré-admettre le patient dans l'ES Admettre le patient dans l'ES Soins : Accueillir le patient dans l’unité clinique/médico-technique Produire des actes cliniques/médico-techniques Gérer la sortie du patient de l’unité clinique/médico-technique Sortie : Gérer la sortie du patient de l’ES Facturation/contrepartie : Produire les factures Transmettre les factures Gérer les retours Obtenir les contreparties Gérer les informations de venue (suivis, contrôles et validations) Au total : 10 diagrammes, 135 activités (avec détail des tâches/rôles/données/points de complexité et bonnes pratiques) EtatdesRéformes-GMSIH-HIT2008