CONGRÈS DE L ’ASSOCIATION DES DIRECTEURS MUNICIPAUX DU QUÉBEC « RESPONSABILITÉ EXTRA-CONTRACTUELLE MUNICIPALE ET LES SOURCES D’UNE TELLE RESPONSABILITÉ » Québec, le 18 mai 2006

SECTION 1 LES INTERVENANTS AU SEIN DU CONSEIL

LE CAS DU MAIRE 1.1 Le maire est le chef de l’administration municipale et à ce titre, il voit au bon fonctionnement de la municipalité (article 52 L.C.V. et article 142 C.M.). 1.2 Le maire préside les séances du conseil (article 328 L.C.V. et 161 C.M.).

LE CAS DU MAIRE 1.3 Il peut convoquer une séance spéciale du conseil (article 323 et 152 C.M.). 1.4 Contrairement aux conseillers municipaux, le maire n’est pas obligé de voter mais s’il vote, il n’a pas un vote prépondérant. 1.5 Le maire est responsable de maintenir l’ordre et le décorum aux séances du conseil; il peut d’ailleurs ordonner l’expulsion de toute personne qui en trouble l’ordre (article 322 L.C.V. et 159 C.M.).

LE CAS DU MAIRE 1.6 Le maire est tenu de lire au conseil toute circulaire ou communication adressée par le ministre des Affaires municipales si celui-ci l’ordonne (article 54 L.C.V. et 142.5 C.M.). 1.7 Les procès-verbaux sont signés par le maire (article 333 L.C.V. et 203 C.M.).

LE CAS DU MAIRE 1.8 Il n’existe aucun droit de veto quant à l’adoption des procès-verbaux; le droit de veto du maire porte sur les règlements et résolutions adoptés par le conseil ainsi que les obligations et contrats (article 53 L.C.V. et 142 C.M.). 1.9 Le maire suppléant a tous les pouvoirs du maire dont son droit de veto (article 116 Code municipal).

LE CAS DU MAIRE 1.10 Selon le Code municipal, le maire peut être nommé membre des divers comités du conseil (article 82). 1.11 On ne peut, par règlement de régie interne, tenter d’isoler et neutraliser les pouvoirs du maire. 1.12 Un maire ne jouit pas d’une immunité de poursuite lorsqu’il abuse de ses pouvoirs ou de son autorité de premier responsable de l’administration municipale.

LE CAS DU MAIRE 1.13 Le maire jouit d’un certain nombre de pouvoirs en cas d’urgence (article 573.2 L.C.V. et 937 C.M.). 1.14 En cas d’incendie, le maire est autorisé à ordonner la démolition de tout bâtiment, maison et clôture lorsque la chose est nécessaire pour arrêter le progrès du feu (412 (42) L.C.V.) et (613 (13) C.M.)

LE CAS DU CONSEILLER MUNICIPAL 2.1 Les devoirs du conseil municipal sont les suivants : - Veiller à l’administration de la municipalité. - Assister aux assemblées du conseil. - Voter aux assemblées du conseil, sauf si le conseiller a un intérêt personnel. - Siéger, s’il y a lieu, à un ou des comités ou commissions du conseil. - Assumer le rôle de maire suppléant.

LE CAS DU CONSEILLER MUNICIPAL 2.2 Le pouvoir d’un conseiller municipal ne s’exerce qu’en collégialité, en assemblée publique du conseil municipal.

SECTION 2 - LES SÉANCES PRÉPARATOIRES DU CONSEIL 3.1 Les caucus des élus ou les séances préparatoires ne sont pas des séances ou des sessions prévues par la loi. 3.2 Les caucus ou comités pléniers contrairement aux séances du conseil ne sont pas publics. 3.3 Les règles de conflit d ’intérêts ne s ’appliquent pas au caucus.

SECTION 3 - LES SORTES DE SÉANCES, LEUR CONVOCATION ET LA CONFECTION DE L ’ORDRE DU JOUR 4.1 Les municipalités peuvent faire des règlements pour leur régie interne et le maintien de l’ordre durant leurs séances (article 331 L.C.V. et 491(2) C.M.). 4.2 Le Code municipal utilise plutôt le terme “ session du conseil ” (articles 143 à 164). 4.3 La loi distingue deux sortes de séances : les séances ordinaires ou générales (régulières) et les séances spéciales.

SECTION 3 - LES SORTES DE SÉANCES, LEUR CONVOCATION ET LA CONFECTION DE L ’ORDRE DU JOUR 4.4 Le terme “ séance ou session ” employé seul comprend ces deux sortes de réunion (article 6, par. 5 L.C.V. et article 25, par. 14 C.M.). 4.5 Les sessions ordinaires ou générales d’une municipalité locale ont lieu le 1er lundi de chaque mois à moins qu’il n’en soit autrement réglé par le conseil. 4.6 Lors d’une séance générale, tout sujet d’intérêt public peut être soulevé par un membre du conseil.

SECTION 3 - LES SORTES DE SÉANCES, LEUR CONVOCATION ET LA CONFECTION DE L ’ORDRE DU JOUR 4.7 L’ordre du jour d’une telle séance ne peut servir qu’à établir l’ordre dans lequel les sujets seront discutés et ne peut servir à en limiter le nombre. 4.8 Les séances spéciales se font sur convocation, soit par le maire ou deux conseillers ou le secrétaire-trésorier dans les municipalités locales régies par le conseil municipal (article 152 C.M.). 4.9 Une séance spéciale peut avoir lieu à tout moment que le conseil juge à propos, même un jour férié puisque l’interdiction de siéger un jour de fête ne vaut que pour une séance ordinaire (article 323 L.C.V., article 152 C.M.).

SECTION 3 - LES SORTES DE SÉANCES, LEUR CONVOCATION ET LA CONFECTION DE L ’ORDRE DU JOUR 4.10 Lors d’une séance spéciale, on ne peut discuter que des affaires mentionnées dans l’avis de convocation, sauf si tous les membres du conseil sont présents et consentent unanimement à modifier l’ordre du jour (article 325 L.C.V., article 153 C.M.). 4.11 Les résolutions, adoptées en l’absence d’un membre du conseil, qui ne portent pas sur des sujets mentionnés dans l’avis de convocation d’une assemblée spéciale sont nulles.

SECTION 3 - LES SORTES DE SÉANCES, LEUR CONVOCATION ET LA CONFECTION DE L ’ORDRE DU JOUR 4.12 S’il appert que l’avis de convocation d’une assemblée spéciale n’a pas été signifiée à tous les membres absents, la session doit être close à l’instant sous peine de nullité de toute procédure et adoptée. 4.13 Si à une séance spéciale ou générale, les affaires soumises n’ont pu être expédiées en entier, le conseil peut ajourner aussi souvent qu’il est nécessaire pour la considération des affaires inachevées, sans qu’il ne soit nécessaire de donner avis de ces ajournements (article 326 L.C.V. et 154 C.M.).

SECTION 3 - LES SORTES DE SÉANCES, LEUR CONVOCATION ET LA CONFECTION DE L ’ORDRE DU JOUR 4.14 Le fait qu’une réunion ait débuté environ une heure plus tard que prévu à la résolution d’ajournement ne peut entraîner l’annulation d’un règlement. 4.15 Une réunion d’ajournement constitue une séance subséquente de la session du conseil au sens de l’article 445 du Code municipal. 4.16 D’autre part, si au début d’une séance il n’y a pas quorum, une heure après constatation du défaut de quorum, la séance peut être ajournée (article 155 C.M.).

SECTION 3 - LES SORTES DE SÉANCES, LEUR CONVOCATION ET LA CONFECTION DE L ’ORDRE DU JOUR 4.17 Le conseil tient ses séances à un endroit sur le territoire de la municipalité fixé par résolution qui peut être changée quand le conseil le juge à propos (articles 318 et 145, alinéa 1) C.M.). 4.18 Même si le public est invité à assister aux séances du conseil, la loi n’oblige pas le conseil à distribuer aux contribuables une copie de l’ordre du jour et des documents préparés par les fonctionnaires municipaux à l’intention des élus (article 322 L.C.V. et 149 C.M.).

SECTION 3 - LES SORTES DE SÉANCES, LEUR CONVOCATION ET LA CONFECTION DE L ’ORDRE DU JOUR 4.19 Quant aux fonctionnaires, notamment le greffier ou le secrétaire-trésorier, ils doivent faire preuve de réserve et éviter de s’immiscer dans les délibérations publiques du conseil municipal à moins d’être invités à y participer.

SECTION 4 - QUORUM ET ABSENCES AUX ASSEMBLÉES 5.1 Le quorum du conseil d’une municipalité locale est composé de la majorité de ses membres (article 147). 5.2 Le maire doit être compté parmi les membres du conseil aux fins du quorum (article 64 L.C.V. et 2510 C.M.). 5.3 Le quorum, c’est le nombre minimum de membres présents, exigé pour qu’une assemblée puisse valablement délibérer et prendre une décision.

SECTION 4 - QUORUM ET ABSENCES AUX ASSEMBLÉES 5.4 Le quorum d’une municipalité locale est constitué de la majorité des membres du conseil et ce chiffre, qui est fixe, est une condition préalable à la tenue d’une séance publique du conseil. 5.5 Le maire et les conseillers municipaux sont-ils obligés d’assister aux séances du conseil?

SECTION 4 - QUORUM ET ABSENCES AUX ASSEMBLÉES 5.6 Un maire s’est adressé au tribunal afin qu’il soit ordonné à quatre conseillers dissidents d’assister et de demeurer aux assemblées du conseil en nombre suffisant pour assurer le quorum. La cour reconnaît qu’il n’existe aucune obligation d’assister aux séances du conseil puisqu’il s’agissait, dans ce cas, d’un différend de nature politique.

SECTION 4 - QUORUM ET ABSENCES AUX ASSEMBLÉES 5.7 Si un élu municipal peut refuser d’assister aux séances du conseil, son boycottage peut, toutefois, dans certains cas, entraîner des conséquences fâcheuses pour lui car un membre du conseil qui manque les séances du conseil pendant 90 jours consécutifs peut être déchu de son poste (article 320 L.E.R.M.).

SECTION 4 - QUORUM ET ABSENCES AUX ASSEMBLÉES 5.8 Le membre du conseil qui fait défaut de participer aux séances du conseil pendant 90 jours consécutifs, doit assister à la première séance qui suit cette période de 90 jours sinon son mandat prend fin à la clôture de cette séance. 5.9 Une interprétation plus généreuse précise que le délai de 90 jours se compute à partir du premier défaut d’assister à une séance du conseil.

SECTION 4 - QUORUM ET ABSENCES AUX ASSEMBLÉES 5.10 Lorsque le délai de 90 jours expire un dimanche, il est prolongé au jour non férié suivant, soit au lundi. 5.11 Le conseil municipal peut, à certaines conditions, empêcher la fin du mandat de l’élu municipal qui a manqué les séances pendant 90 jours consécutifs. 5.12 Un délai de grâce de 30 jours peut être accordé si son défaut de siéger est dû à une impossibilité en fait d’assister aux séances.

SECTION 4 - QUORUM ET ABSENCES AUX ASSEMBLÉES 5.13 Le conseil municipal peut décider que le défaut de siéger n’entraîne pas la fin du mandat s’il est dû à un motif sérieux et hors du contrôle du membre et qu’il ne cause aucun préjudice aux citoyens de la municipalité. 5.14 Lorsque le secrétaire-trésorier se rend compte de la fin du mandat d’un membre du conseil en raison de son défaut d’assister aux séances du conseil, il doit en aviser le plus tôt possible la Commission municipale du Québec (article 320 L.E.R.M.).

SECTION 5 - LE DROIT D ’INTERVENTION, L ’IMMUNITÉ, LE VOTE ET LES CONFLITS D ’INTÉRÊTS 6.1 La majorité des membres présents au séance du conseil décident des questions et matières qui y sont soumises, excepté dans le cas où les règles du conseil ou une disposition de la loi exigent un plus grand nombre de voix concordantes (article 329 L.C.V. et 160 C.M.). 6.2 Quant les voix sont également partagées, la décision est considérée comme rendue dans la négative (article 328 (2) L.C.V. et 161 C.M.).

SECTION 5 - LE DROIT D ’INTERVENTION, L ’IMMUNITÉ, LE VOTE ET LES CONFLITS D ’INTÉRÊTS 6.3 Les motifs pour lesquels un élu donne un vote favorable ou défavorable ne sont pas nécessairement ceux du conseil municipal. C’est à partir du texte tel que rédigé que l’on doit rechercher l’intention du conseil plutôt qu’à partir des témoignages des membres du conseil municipal. On ne peut assigner devant un tribunal un maire et des conseillers pour leur demander de préciser leur intention au moment où ils ont adopté tel règlement.

SECTION 5 - LE DROIT D ’INTERVENTION, L ’IMMUNITÉ, LE VOTE ET LES CONFLITS D ’INTÉRÊTS 6.4 Il n’est pas nécessaire que les membres du conseil discutent pendant un certain temps avant de prendre la décision et de voter. 6.5 Il existe une présomption que le vote est fait de bonne foi et dans un but approprié. 6.6 Les conseillers municipaux ne peuvent s’abstenir de voter à moins d’être en conflit d’intérêts.

SECTION 5 - LE DROIT D ’INTERVENTION, L ’IMMUNITÉ, LE VOTE ET LES CONFLITS D ’INTÉRÊTS 6.7 Le maire ou le conseiller qui président une séance du conseil n’ont pas l’obligation de voter. En matière de traitement des élus, on exige que le maire participe à la décision du conseil. 6.8 Si ces derniers votent, il n’y a pas de voix prépondérante. 6.9 Si la majorité des membres du conseil municipal d’une municipalité régie par le Code municipal a un intérêt personnel dans une question, celle-ci est référée au conseil de la municipalité régionale de comté (article 163 C.M.).

SECTION 5 - LE DROIT D ’INTERVENTION, L ’IMMUNITÉ, LE VOTE ET LES CONFLITS D ’INTÉRÊTS 6.10 Le conseil décide des questions qui lui sont soumises à la majorité des membres présents, excepté dans les cas où la loi exige un plus grand nombre de voix concordantes (articles 329 L.C.V. et 160 C.M.). 6.11 Dans certains cas, la loi exige plus qu’une majorité simple; la majorité absolue des membres du conseil fait en sorte que si le conseil est composé de 7 membres, il faut 4 voix pour former la majorité absolue.

SECTION 5 - LE DROIT D ’INTERVENTION, L ’IMMUNITÉ, LE VOTE ET LES CONFLITS D ’INTÉRÊTS 6.12 Le Code municipal précise que tout vote doit se donner de vive voix et sur réquisition, les votes sont inscrits au livre des délibérations (article 164 (2) C.M.). 6.13 La loi ne prévoit pas de vote secret à moins d’une disposition explicite à ce sujet. Par exemple, s’il s’agit de combler une vacance au poste de maire survenue dans les 12 mois qui précèdent la prochaine élection régulière à ce poste (article 336 L.E.R.M.).

SECTION 5 - LE DROIT D ’INTERVENTION, L ’IMMUNITÉ, LE VOTE ET LES CONFLITS D ’INTÉRÊTS 6.14 Faire un signe de tête ne constitue pas un vote. 6.15 Un membre du conseil doit s’abstenir de participer aux délibérations et de voter ou même de tenter d’influencer le vote sur une question dans laquelle il a directement ou indirectement un intérêt pécuniaire particulier (article 361 L.E.R.M.).

SECTION 5 - LE DROIT D ’INTERVENTION, L ’IMMUNITÉ, LE VOTE ET LES CONFLITS D ’INTÉRÊTS 6.16 Des élus qui votent pour mandater un avocat pour le défendre contre un recours en diffamation ne sont pas en conflit d’intérêts. 6.17 L’élu n’est pas obligé de s’abstenir de voter dans les cas où l’intérêt est tellement minime qu’il ne peut raisonnablement être influencé par lui.

SECTION 5 - LE DROIT D ’INTERVENTION, L ’IMMUNITÉ, LE VOTE ET LES CONFLITS D ’INTÉRÊTS 6.18 Les membres d’un conseil municipal ne sont pas des mandataires ni des employés de la municipalité car ils occupent une charge. 6.19 Un élu municipal bénéficie d’une immunité relative dans l’exécution de ses fonctions, ce qui le met, moyennant certains conditions, à l’abri de certaines poursuites.

SECTION 6 - LE MAINTIEN DE L ’ORDRE, LE DÉCORUM ET LA RÉGIE INTERNE 7.1 Les séances du conseil sont publiques (article 322 L.C.V. et 149 (2) C.M.). 7.2 Il est donc interdit de décréter le huis clos lors d’une séance ou d’une session du conseil municipal. 7.3 Même si les séances du conseil sont publiques, il ne faut pas penser qu’elles sont des assemblées publiques où n’importe qui peut prendre la parole lorsqu’il le désire.

SECTION 6 - LE MAINTIEN DE L ’ORDRE, LE DÉCORUM ET LA RÉGIE INTERNE 7.4 C’est le président du conseil, soit habituellement le maire, qui voit au maintien de l’ordre et du décorum (article 332 L.C.V., article 159 C.M.) et qui décide si des questions d’ordre, sous réserve du droit d’appel au conseil. 7.5 Le maire ou le président de l’assemblée peut également ordonner l’expulsion, avec la force nécessaire, de toute personne qui trouble l’ordre lors des séances du conseil.

SECTION 6 - LE MAINTIEN DE L ’ORDRE, LE DÉCORUM ET LA RÉGIE INTERNE 7.6 La nécessité de maintenir l’ordre et le décorum ne doit pas être rendue de façon à brimer le droit d’un conseiller de représenter adéquatement les électeurs, et à l’empêcher d’exprimer librement, d’une façon polie, toute opinion, même celle pouvant déplaire au maire ou aux membres de la majorité du conseil municipal. 7.7 Les pouvoirs du maire ou du président d’assemblée à l’égard du maintien de l’ordre et du décorum ont reconnu le pouvoir de refuser que l’on enregistre les débats du conseil sur un magnétophone.

SECTION 7 - LA PÉRIODE DE QUESTIONS 8.1 Une séance du conseil doit comprendre une période au cours de laquelle les personnes présentes peuvent poser des questions orales aux membres du conseil (article 322 L.C.V. et 150 C.M.). 8.2 Le conseil peut adopter un règlement pour prescrire la durée de la période des questions, le moment où elle a lieu et la procédure à suivre pour poser une question.

SECTION 7 - LA PÉRIODE DE QUESTIONS 8.3 Le président de la séance conserve, pendant la période des questions, ses pouvoirs pour assurer l’ordre et le bon déroulement de la réunion mais il ne peut se prévaloir de ses pouvoirs pour limiter les droits des citoyens reconnus par la loi ou les soumettre à sa discrétion.

SECTION 8 - LES RÈGLES D ’ACCÈS AUX DOCUMENTS SOUMIS AU CONSEIL ET À CEUX PRÉPARÉS AVANT OU SUITE À UNE ASSEMBLÉE 9.1 Les procès-verbaux des assemblées du conseil ainsi que des séances préparatoires constituent des documents accessibles au sens de la Loi sur l’accès. 9.2 Le droit d’accès d’un maire est plus généreux que celui d’un membre du conseil vu le rôle qu’il joue au niveau de la surveillance et de son poste de chef exécutif de l’administration municipale.

SECTION 8 - LES RÈGLES D ’ACCÈS AUX DOCUMENTS SOUMIS AU CONSEIL ET À CEUX PRÉPARÉS AVANT OU SUITE À UNE ASSEMBLÉE 9.3 Le Code municipal conférant un droit d’accès plus généreux que la Loi d’accès à l’égard des documents contenus dans les archives de la municipalité limite la possibilité d’invoquer des restrictions au droit d’accès.