LES FORMALITÉS RELATIVES À L’ADJUDICATION DES CONTRATS MUNICIPAUX ET LA RÉDACTION DES DOCUMENTS NÉCESSAIRES PRÉSENTÉE PAR Me Mario Paul-Hus Le 11 juin 2009

Les catégories de contrats municipaux Ceux conclus de gré à gré: Ceux de moins de 25 000 $; Contrats concernant les actes exclusifs des professionnels suivants: dentistes, infirmiers, médecins, médecins-vétérinaires, pharmaciens; Contrat dont l’objet est la fourniture de matériel ou de matériaux ou la fourniture de services pour laquelle un tarif est fixé ou approuvé par le gouvernement du Canada ou du Québec ou par un de ses ministres ou organismes; Contrats dont l’objet est la fourniture de matériel ou de matériaux et qui est conclu avec une municipalité; Contrats dont l’objet est la fourniture de services de camionnage en vrac et qui est conclu par l’intermédiaire du titulaire d’un permis de courtage délivré en vertu de la Loi sur les transport; Contrats conclus en vertu du pouvoir d’urgence du maire dans des cas de force majeure lorsque la santé ou la vie de la population peuvent être en danger ou les équipements municipaux peuvent être gravement détériorés; 2

Les catégories de contrats municipaux Ceux conclus de gré à gré: Contrats dont l’objet est la fourniture de biens meubles ou de services reliés au domaine artistique ou culturel ou la fourniture d’abonnements ou de logiciels destinés à des fins éducatives Contrats conclus par les présidents d’élections municipales en période électorale en cas de situation exceptionnelle Contrats conclus avec des professionnels requis lors d’un recours devant un tribunal, un organisme ou une personne exerçant des fonctions judiciaires ou quasi judiciaires Contrats liés à l’adaptation ou à la modification de plans et devis ou de surveillance des travaux et accordés au concepteur de ces plans et devis, lorsque ce dernier a été choisi par voie de soumissions Contrat dont l’objet découle de l’utilisation d’un logiciel ou d’un progiciel et vise certaines fins déterminées Contrats visant la fourniture d’espaces médias, exclusivement pour des campagnes de publicité ou de promotion. 3

Les catégories de contrats municipaux Ceux assujettis à des règles particulières:

Rédaction du document d’appel d’offres Principes généraux : Le document d’appel d’offres peut varier en complexité en fonction du fait qu’il soit par invitation écrite par opposition à un appel d’offres public. Le document d’appel d’offres doit comporter les composantes obligatoires en vertu des lois municipales ou du règlement (ex: mécanisme d’évaluation ou de pondération des soumissions). On doit toujours s’interroger sur les conséquences financières éventuelles d’introduire une clause inhabituelle dans un document d’appel d’offres.

La rédaction du document d’appel d’offres Le document d’appel d’offres devenant avec le formulaire de soumission et la résolution municipale le contrat, il doit être rédigé avec précaution. Trop souvent, les documents d’appel d’offres sont conçus à partir d’un devis de construction, ce qui le rend inadéquat à titre de contrat. Une rédaction adéquate des documents d’appel d’offres permet une bonne gestion du contrat, assure des prix qui correspondent aux besoins exprimés et limite substantiellement les risques de litiges.

La rédaction du document d’appel d’offres Le document d’appel d’offres est rédigé au présent, sauf les cas où une clause justifie l’emploi du futur, et on doit s’efforcer d’employer les mots dans leur sens courant.

La rédaction du document d’appel d’offres Les définitions peuvent élargir ou restreindre le sens courant d’un terme ou d’une expression, éviter les ambiguïtés et les répétitions. Les articles du document d’appel d’offres portent des titres et les obligations sont regroupées dans un ordre logique. La numérotation des articles doit être uniforme. Les références au numéro des articles du document d’appel d’offres est faite avec prudence. L’objet du contrat à intervenir doit être décrit de façon concise et claire.

La rédaction du document d’appel d’offres La durée du contrat à venir et les clauses relatives aux délais doivent permettre facilement la computation du temps. On doit assurer que les clauses relatives aux défauts, aux garanties, aux assurances, aux recours et à la résiliation ou à la résolution du contrat forment un tout cohérent et qui permettent distinctement leur exercice. Il est préférable de recourir à des annexes pour les documents accessoires à l’exécution des obligations.

Le document d’appel d’offres L’avis public L’avis public s ’applique dans le cas des contrats comportant une dépense de 100 000$ et plus et qui sont assujettis à la procédure d’appel d’offres public dans un journal ou dans un système électronique. L’avis comporte: l’objet du contrat, la date et le lieu où le document d’appel d’offres est disponible, les frais applicables pour obtenir le document, la date limite et le lieu prévu pour le dépôt des soumissions, les garanties et les qualifications exigées, l’heure et le lieu prévus pour l’ouverture en public des soumissions,

Le document d’appel d’offres L’avis public l’application ou non d’un système d’évaluation ou non d’un système d’évaluation et de pondération des soumissions, la personne désignée pour obtenir des informations additionnelles, la clause à l’effet que la municipalité ne s’engage pas à accepter quelque soumission que ce soit, la date de l’avis et le nom et la fonction de la personne qui le donne. L’avis comporte un délai minimal de 8 jours ou de 15 jours dans le cas de la procédure d’appel d’offres dans un système électronique pour le dépôt et l’ouverture en public des soumissions.

Le document d’appel d’offres Les instructions aux soumissionnaires Il s’agit d’un ensemble de clauses destinées aux soumissionnaires dans le but de leur indiquer les règles à suivre dans la confection de leur soumission. Dans l’éventualité où un système d’évaluation et de pondération des offres est utilisé, les instructions aux soumissionaire viennent souvent préciser les critères d’évaluation des soumissions, la façon de les noter et la méthode visant la pondération des notes dans le but d’atteindre la note finale.

Les documents de qualification Contenu : Comporte un formulaire de demande de qualification ou d’homologation semblable à un formulaire de soumission. Une liste des documents à retourner. Un cahier de qualification ou d’homologation demandant au soumissionnaire de détailler son expérience, les qualités de sa firme ou de son produit. Le cahier doit être joint au formulaire de demande au moment de sa transmission.

Les documents de qualification Contenu: Le document doit comporter une description des critères de qualification ou d’homologation, la grille d’évaluation de ces critères comportant note et pondération et peut inclure la composition du comité d ’évaluation. Le document doit établir le seuil de qualification ou d’homologation en précisant la note minimale nécessaire à une qualification ou à une homologation.

Les documents de qualification Principes : Les firmes ayant obtenu au moins la note minimale de qualification ou d’homologation sont les seules à pouvoir se procurer le document d’appel d ’offres et participer au processus. Le document d’appel d’offres peut, dans ce cas, ne comporter que le prix comme critère de discrimination parmi les soumissionnaires conformes à moins que la loi n’exige l’utilisation à ce niveau d’un système d’évaluation et de pondération des soumissions.

Les documents de qualification Principes : La qualification et l’homologation limite le nombre de soumissionnaires autorisés à présenter une soumission ce qui peut provoquer une flambée du coût du contrat. Rien n’empêche cependant la municipalité de négocier à la baisse le coût du contrat avec le plus bas soumissionnaire conforme s’il est le seul à avoir produit une soumission. Les critères de sélection La Grille d’évaluation Le comité de sélection Le rôle du conseil municipal

Le document d’appel de propositions Remarques générales Avis public Document d’appel de propositions Rôle du conseil municipal: Adjudication négociation