Requêtes et reporting Contenu : Assistant pour requêtes Générateur de requête Add-on XL Reporter

Requêtes : objectifs du sujet À la fin de ce sujet, vous serez en mesure : de créer des requêtes à l'aide de l'assistant pour requêtes ou du générateur de requête.

Requêtes : scénario de gestion Le directeur général souhaite utiliser les différentes options de SAP Business One pour créer un système d'information complet pour lui-même et sa société. Le système d'information doit également permettre la création d'états ad-hoc.

Outils pour la création de requêtes Générateur de requête Assistant pour requêtes Une requête correspond à un état utilisateur qui lit directement les tables correspondantes de la base de données et affiche leurs données formatées via un langage de requête structuré (structured query language (SQL)). Deux outils sont disponibles pour la création des instructions SQL requises : Assistant pour requêtes Générateur de requête Les deux outils proposent les mêmes fonctions, mais il est possible de faire la distinction suivante : L'assistant de requête vous guide tout au long du processus de création de requête. Le système génère des instructions SQL en arrière-plan et les cache en permanence. Il n'est pas nécessaire que vous connaissiez SQL. Le générateur de requête dispose d'une interface conviviale sur écran unique de création d'instruction SQL. Le système affiche les commandes SQL afin que vous puissiez les traiter directement. Il est préférable de connaître le langage SQL.

Éléments d'une requête Sélection de tables et de leurs relations Sélection de zones Zones de table (adaptation des en-têtes, si nécessaire) Zones de calcul (sélection en-tête et formule) (facultatif) Définition du tri (facultatif) Sens (ordre croissant, décroissant) Séquence (1ère zone de tri, 2ème zone de tri, etc.) Définition du groupe (facultatif) Zones selon lesquelles les lignes sont regroupées Type de regroupement (total enregistrements, total enregistrements de données univoques, montant, moyenne, minimum, maximum) Définition des conditions (facultatif) Conditions fixes Variables Une requête, ou l'instruction SQL sous-jacente, peut contenir les éléments énumérés dans la figure. Dans un premier temps, vous sélectionnez les tables qui contiennent les zones à afficher dans votre requête. Si vous sélectionnez plusieurs tables pour une requête, vous devez généralement créer des relations entre elles à l'aide d'une zone permettant de lier les enregistrements de données. Par exemple, vous devez lier les tables des commandes client (ORDR) et les fiches des partenaires (OCRD) entre elles à l'aide du code partenaire. Dans la plupart des cas, le système trouve le lien approprié. Vous sélectionnez les zones dans les tables sélectionnées que vous voulez afficher dans le résultat de la requête. Vous pouvez ajouter des zones de calcul qui affichent le résultat de l'addition, la soustraction, la multiplication ou la division des deux zones. Le regroupement vous permet d'afficher des enregistrements de données qui présentent certaines zones communes dans une seule ligne. Pour ce faire, sélectionnez les zones pour les enregistrements de données regroupés. Spécifiez de quelle manière le système doit regrouper les zones restantes. Vous devez décider si le résultat du regroupement doit correspondre : au nombre d'enregistrements de données dans le groupe (total enregistrements) au nombre d'enregistrements de données uniques dans le groupe (total des enregistrements de données univoques) au total de la zone (montant) au minimum de la zone (minimum) au maximum de la zone (maximum) à la moyenne de la zone (moyenne) Vous pouvez définir des conditions fixes (telles que Type de partenaire = C) ou utiliser des variables dont le système a besoin lors de l'appel de la requête.

Informations sur les tables et zones utilisateur Afficher Informations système ->  Fiche partenaire Code Nom de table Nom de zone Barre d'état [... ... ... OCRD, CardCode] La barre d'état qui s'étend sur toute la bordure inférieure de la fenêtre principale de SAP Business One contient plusieurs zones de texte. La partie gauche est prévue pour afficher les statuts pertinents et importants ainsi que les informations de débogage concernant la fenêtre ouverte. Si vous sélectionnez Informations système dans le menu Afficher, vous pouvez visualiser les informations détaillées de toute zone donnée en passant le curseur dessus. Les informations s'affichent dans la partie gauche de la barre d'état. Les informations systèmes affichent la description de la zone utilisée dans la table et le nom de la table contenant la zone.

Exécution de la requête Assistant de requête 1 2 3 Assistant de requête Assistant de requête Assistant de requête Assistant de requête Introduction Sélection des tables Sélection des zones et séquences de tri Introduction 5 4 Assistant de requête Assistant de requête Exécution de la requête Assistant de requête terminé Conditions et liens Sélectionnez États -> Assistant de requête pour lancer l'assistant. L'assistant de requête vous guide dans les cinq étapes du processus de création de requête : La première étape propose une page d'introduction expliquant l'objectif de l'assistant de requête. Dans la deuxième étape, le système vous permet de sélectionner les tables sur lesquelles vous souhaitez baser votre requête. Les tables liées aux tables sélectionnées figurent dans la partie inférieure de l'écran. Vous pouvez les ajouter à votre sélection en double-cliquant dessus. Dans la troisième étape, sélectionnez les zones que vous souhaitez utiliser dans votre requête. Ces zones appartiennent aux tables précédemment sélectionnées. Vous pouvez également modifier les en-têtes de colonne et ajouter des zones de calcul qui additionnent, soustraient, divisent ou multiplient deux zones. Avec le type de tri vous spécifiez le sens de tri (croissant ou décroissant). La zone Tri indique au système en fonction de quelles zones les résultats de la requête doivent être triés. Enfin, vous définissez à ce niveau le regroupement des enregistrements de données, si nécessaire. Dans la quatrième étape, vous définissez les conditions de sélection d'un enregistrement de données. Vous pouvez également utiliser des variables qui doivent être saisies sous la forme [%0], [%1], etc. Le système détermine automatiquement les relations entre les tables sélectionnées. Vous pouvez modifier ces conditions, si nécessaire. Pour finir, l'instruction SQL automatiquement générée est affichée. Pour exécuter l'instruction, cliquez sur Terminer.

Générateur de requêtes Sélection de tables et de leurs relations Type de regroupement (saisie manuelle) Sélection de zones Zones de table via Glisser-Déplacer Zones de calcul manuelles Générateur de requêtes Conditions Variables Nom Description Sélection Égal à Supérieur à Inférieur à Supér. ou = à Infér. ou = à Différent de Comprend Ne compr. pas Commence par Finit par Est nul Est diff. de zéro DocNum Doctype Canceled Handwritten Printed DocStatus Invnt.Status Transfered ObjType DocDate DocDueDate CardCode CardName Address NumAtCard VatPercent VatSum VatSumFC N° document Type document Annulé Numérotation manuelle Imprimé Statut du document Statut entrepôt Reporter exercice Type d'objet Date comptable Date de valeur Code client/fournisseur Nom client/fournisseur Dest. facture N° ref. client/fournisseur Pourcentage de TVA Total TVA Total TVA (DE) De Où Trier par Grouper par Exécuter Fermer Conditions Sélectionnez États -> Générateur de requêtes pour lancer le générateur de requêtes. Le générateur de requêtes vous permet de créer une instruction SQL sur un seul écran. Vous pouvez indiquer les tables requises dans la colonne de gauche. Le système détermine automatiquement les relations entre les tables sélectionnées. Si vous sélectionnez une table utilisateur, vous devez ajouter des crochets au nom de la table utilisateur, par exemple SELECT * FROM [@<nom de table>] Les deuxième et troisième colonnes affichent les zones de la table sélectionnée et leurs descriptions. Vous pouvez sélectionner les zones requises en double-cliquant dessus. Vous devez ajouter des zones de calcul manuellement à l'aide des instructions SQL. Le cadre d'affichage de droite vous permet de compiler les conditions des enregistrements de données en sélectionnant Conditions. Double-cliquez sur les zones afin de sélectionner celles dont le système doit trier les enregistrements de données. Vous pouvez également indiquer les zones de regroupement ; toutefois, vous devez entrer le type de regroupement manuellement pour les zones sélectionnées. La syntaxe utilisée pour le regroupement est la suivante : Total des enregistrements : COUNT(zone) Total des enregistrements de données univoques : COUNT(DISTINCT zone) Montant SUM(zone) Minimum MIN(field) Maximum MAX(field) Average AVG(field) Définition du tri Zones à utiliser pour le regroupement Définition des conditions via le cadre d'affichage à droite

Exécution et gestion des requêtes Afficher/ masquer l'instruction SQL Requêtes Modifier l'instruction SQL CodeCarte NomCarte CodeGrpe Total C00001 C00002 C00003 C00006 Norbert Malles Sarl Henri Dupont Thomas Marie Mobilier & autres Exécution Annuler Annuler table Sauveg. Ouvrir Nelle exécution de la requête Après la création de la requête via l'un des deux outils, le système l'exécute. Vous pouvez également afficher le résultat sous forme de diagramme. Lorsque vous sauvegardez la requête, vous pouvez l'affecter à une catégorie. Chaque catégorie est affectée à un ou plusieurs groupes d'autorisations. Dans les autorisations utilisateur, vous pouvez définir si l'utilisateur est ou non autorisé à lancer et modifier les requêtes appartenant à un groupe d'autorisations défini. Les requêtes fournies par SAP se trouvent dans la catégorie Système. Sélectionnez Autres fonctions -> Requêtes -> Requêtes système -> <nom requête> pour exécuter une requête système. Sélectionnez Autres fonctions -> Requêtes -> Requêtes utilisateur -> <catég. requête> -> <nom requête> pour exécuter une requête utilisateur. Vous pouvez aussi lancer le gestionnaire des requêtes pour accéder à l'ensemble des requêtes disponibles. Sélectionnez Autres fonctions -> Requêtes -> Gestionnaire des requêtes pour lancer le gestionnaire des requêtes Lorsque vous avez sauvegardé et fermé la requête, vous ne pouvez la modifier qu'en modifiant l'instruction SQL. Affichage requête en diagramme Sauvegarde ds des catégories Ouverture d'une autre requête

Requêtes : résumé du sujet Vous êtes maintenant capable : de créer des requêtes à l'aide de l'assistant pour requêtes ou de l'interface de requête.

XL Reporter Contenu : Vue d'ensemble de XL Reporter Report Composer Report Designer Report Organizer

Composantes de XL Reporter Report Composer Report Designer Report Organizer Pour la création simple de requêtes et d'états Un outil de reporting avancé et flexible Administration des États XL Reporter vous propose de nombreuses fonctionnalités utiles au reporting standard et ad hoc. En fonction de vos besoins et de la complexité des états, vous avez la possibilité de travailler sur plusieurs niveaux. Vous trouverez ci-dessous une brève introduction aux composantes de XL Reporter. Report Composer vous permet de créer des requêtes sur les données dans votre système ERP. Report Composer offre des fonctionnalités d'analyse dynamique vous permettant ainsi d'avoir rapidement une agrégation des données flexible et de visualiser les multiples relations entre vos données. Cette composante vous permet d'effectuer une analyse descendante de vos données dans les différents systèmes de base, d'extraire les données requises et de les afficher puis de les organiser rapidement dans un état préliminaire en cliquant simplement quelques fois sur votre souris. Vous pouvez alors sauvegarder ou imprimer cet état préliminaire. Vous pouvez également le transférer dans le Report Designer pour continuer à travailler dessus. Report Designer est un outil de reporting très avancé et flexible qui vous permet de créer tout ce que vous souhaitez intégrer à un état. Report Designer vous permet de créer des définitions d'état qui sont exécutées en états finalisés dans Microsoft Excel. Lorsque vous créez la définition d'un état, vous utilisez l'interface de Microsoft Excel, qui vous est familière. Outre les fonctionnalités standard de Microsoft Excel, vous disposez de commandes personnalisées et de fonctionnalités spécialisées proposées par le Report Writer. Ces fonctionnalités spécifiques du Report Writer vous offrent un accès direct aux données stockées dans votre système ERP, ce qui vous donne ainsi la possibilité d'extraire n'importe quelles données de votre système sans avoir à saisir de formule compliquée. Le Report Organizer vous donne un aperçu de toutes les définitions d'état, de tous les états et livres d'états sauvegardés dans le système. Cette composante vous permet d'accéder, de gérer et de distribuer vos états. Elle vous permet également de créer de nouvelles définitions d'états, d'exécuter des états individuels, d'exporter et d'importer des états et définitions d'état ainsi que de définir des plannings pour des exécutions et distributions automatiques d'états par e-mail. En somme, le Report Organizer vous offre le moyen le plus simple de suivre et de gérer les processus de reporting dans toute votre entreprise.

Architecture technique Transfert de données / d'opérations SAP Business One XL Reporter Extraction de données / d'opérations Exploitation de données / d'opérations Base de données SAP Business One de la société XL Reporter est une application qui fonctionne en amont de votre système SAP Business One local. Votre société utilise le système SAP Business One et la base de données pour exploiter les données et/ou les opérations. Lorsque vous lancez une analyse descendante de vos données pour créer un état, XL Reporter utilise les tables et les données qui existent déjà dans votre système SAP Business One local et vous les présente dans Report Composer ou dans Report Designer en fonction de vos préférences. Vous devez d'abord vous connecter à la base de données sur laquelle vous souhaitez baser vos états. Sélectionnez Autres fonctions -> XL Reporter pour démarrer XL Reporter. Lorsque vous êtes connecté à la base de données, tout ce que vous définissez et produisez à l'aide de XL Reporter est sauvegardé dans celle-ci. Par exemple, les définitions d'état et les états que vous créez ne sont pas disponibles si vous vous connectez à une autre base de données.

Composantes de XL Reporter en interaction Sauvegarde de l'état exécuté Report Organizer Traitement de l'état Exécution de l'état Report Designer Microsoft Excel Exécution de l'état Report Composer Création de l'état Exécution de l'état Lorsque vous travaillez sur des états et des définitions d'état dans XL Reporter, vous pouvez passer d'une composante applicative à l'autre. Le graphique vous donne un aperçu des relations entre les composantes dont vous pouvez vous servir lorsque vous travaillez sur les états et sur les définitions d'état. De gauche à droite, le graphique s'explique de la manière suivante : À partir du Report Organiser, vous pouvez créer une définition d'état qui sera affichée et traitée dans Report Designer ; vous pouvez également exécuter une définition d'état existante pour obtenir un état finalisé dans Microsoft Excel. Vous pouvez aussi distribuer les états finalisés par e-mail. Avec Report Composer, vous pouvez effectuer des requêtes de données dans la base de donnée et les arranger dans un état préliminaire rapide. Cet état peut être converti en une définition d'état dans Report Designer si vous souhaitez approfondir le traitement ; vous pouvez également le convertir en un état finalisé dans Microsoft Excel. Il est également possible de l'imprimer. Dans Report Designer, la définition d'état peut être exécutée sous forme d'état finalisé dans Microsoft Excel. Les états finalisés de Microsoft Excel peuvent être sauvegardés sur disque, sauvegardés dans Report Organiser ou imprimés.

Report Composer : objectifs du sujet À la fin de ce sujet, vous serez en mesure : d'utiliser les fonctionnalités de Report Composer ; d'expliquer les dimensions, les dimensions light et les mesures ; de créer des états à l'aide de Report Composer ; de personnaliser les états créés à l'aide de Report Composer.

Vue d'ensemble de Report Composer Microsoft Excel Sauvegarde / chargement des vues de Report Composer Exécution et impression des états Création des états Report Designer Report Composer est un outil de reporting intuitif et convivial qui peut très souvent servir de point de départ pour la création d'états Microsoft Excel. Dans cette composante, vous pouvez créer des états très facilement dans tous les modules de SAP Business One à l'aide de la fonctionnalité glisser-déplacer. Il vous suffit de placer le pointeur sur les postes que vous souhaitez ajouter à l'état (comptes, services, produits ou montants par exemple), de les faire glisser dans la vue d'état puis de les regrouper de la façon dont vous souhaitez qu'ils apparaissent dans l'état. Vous pouvez donc réaliser des états très avancés sans pour autant avoir à connaître de formules compliquées ni à toucher le clavier. Report Composer peut également être utilisé très facilement pour faire des demandes de renseignements dans le système SAP Business One sous-jacent. En double-cliquant sur un chiffre (le solde d'un compte à une période donnée, par exemple), toutes les entrées sous-jacentes apparaissent automatiquement dans une fenêtre séparée dans laquelle vous pouvez ajouter et afficher des détails tels qu'un numéro de reçu, une date de facture ou de livraison, un numéro de document, des commentaires, etc. Lorsque vous avez configuré l'état avec les données que vous souhaitez afficher, vous pouvez le placer dans Microsoft Excel pour l'y présenter. Vous pouvez également convertir les données dans la composante Report Designer, où vous pouvez ajouter des fonctionnalités plus avancées et des calculs plus complexes, des diagrammes, etc.

Zones de données : dimensions, dimensions light et mesures Zones ou valeurs avec tables sous-jacentes Peuvent être utilisées pour grouper ou développer des données ou indiquer des sélections Dimensions light Valeurs d'opérations (ne peuvent être utilisées pour grouper/développer des données) Mesures Dans XL Reporter, les zones de données de la table des opérations de la base de donnés de votre système ERP sont regroupées en trois types de données : les dimensions, les mesures et les dimensions light. Dimensions Il s'agit de zones de données ou de valeurs d'une opération qui disposent d'une table sous-jacente dans la base de données. Par exemple, si vous avez une table d'opérations dans laquelle figure le nom d'un distributeur qui est aussi le nom d'une colonne ou d'une zone de la table, vous aurez certainement une table sous-jacente nommée Distributeurs contenant davantage d'informations sus le distributeur en question. Vous pourrez trouver aussi des dimensions du type : Comptes, Services, Produits, Fournisseurs, Salariés, Campagnes, Projets, etc. Mesures Les mesures correspondent aux valeurs d'opérations qui sont réellement impliquées et elle ne disposent d'aucune table leur appartenant. Les mesures habituelles peuvent être de type : Montant réel, Montant budget, Quantité de produit, Prix du produit, etc. Ne peuvent être utilisées pour grouper/développer des données dans un état ni indiquer des sélections. Dimensions light Lorsque vous définissez les données requises dans un état, vous ne pouvez ni grouper ni développer vos données par mesures. De même, dans Report Composer, vous ne pouvez spécifier de sélections d'après des mesures. Les dimensions light peuvent être utilisées pour grouper ou développer des données ou spécifier des sélections. Il peut s'agir par exemple de Numéro de journal ou de Date du reçu.

Premières étapes dans Report Composer 3. Sélection des tables pour l'état 1. Sélection des données par glisser-déplacer 4. Personnalisation de l'état 2. Mise à jour des données de l'état Vous trouverez ci-dessous une suggestion de procédure de création d'état dans Report Composer. 1.) Vous établissez tout d'abord le type de données sur lesquelles vous souhaitez baser l'état en sélectionnant les dimensions, mesures et dimensions light et en les faisant glisser dans l'état. 2.) Lorsque vous avez choisi les dimensions, mesures et dimensions light à intégrer dans l'état, les données sont copiées à partir de la base de données de votre système ERP et entrées dans les colonnes de l'état correspondantes. Il suffit pour cela d'un simple clic. 3.) Lorsque vous avez extrait les donnée de votre base de données et que vous les avez entrées dans l'état, vous pouvez voir que vous disposez de toutes les données de chaque colonne. Si vous souhaitez limiter la plage des données de votre état, vous pouvez le faire en définissant une sélection. 4.) Si vous disposez d'un état comprenant un contenu, vous pouvez vouloir apporter certaines corrections pour modifier ou améliorer la qualité de présentation. Vous pouvez faire de nombreuses modifications dans un état dans Report Composer. Vous pouvez par exemple ajouter ou supprimer des colonnes, regrouper par colonnes, afficher d'autres attributs de dimensions, modifier les couleurs, etc. Pour trier par type de données, cliquez sur l'en-tête de la colonne du type de données concerné. Pour passer de l'ordre croissant à l'ordre décroissant, cliquez de nouveau sur l'en-tête de la colonne. Pour pouvoir distinguer plus facilement les différents éléments de l'état dans Report Composer, vous pouvez modifier les couleurs d'arrière plan utilisées pour les différents postes, de même que les couleurs de police. Pour changer les couleurs, cliquez à l'aide du bouton droit de la souris dans une colonne et sélectionnez Couleurs dans le menu contextuel. Si vous double-cliquez sur la ligne d'un état, une fenêtre d'analyse descendante séparée s'ouvre et vous pouvez y voir les données sous-jacentes de la ligne sélectionnée.

Attributs de dimensions à afficher  Code du compte Niveau de compte Intitulé de compte Compte de caisse [O/N] Solde actuel Solde d'ouverture Clé du compte supérieur …  Afficher intitulé de compte Afficher code de compte Afficher le nom de toutes les dimensions Afficher le code de toutes les dimensions Afficher plus d'attributs Lorsque vous procédez à l'extraction de données dans votre base de données et que vous les entrez dans un état dans Report Composer, l'état affiche automatiquement l'attribut de dimension par défaut, généralement le Code, pour les dimensions extraites de la base de données. Par exemple, si vous demandez à voir une dimension nommée Comptes, vous obtiendrez les codes de compte lorsque les données seront extraites de la base de données et affichées dans l'état. Si d'autres attributs de dimensions sont enregistrés sur la dimension que vous sélectionnez, vous pouvez demander à voir uniquement ces attributs ou à voir ces attributs en même temps que l'attribut par défaut. Par exemple, si votre état présente des codes de comptes, vous avez aussi la possibilité d'afficher des attributs de dimension tels que les intitulés de compte, les groupes de compte, le code devise, etc. Vous avez plusieurs possibilités pour choisir les attributs de dimension : Vous pouvez ajouter une colonne contenant un autre attribut de dimension. Pour cela, cliquez à l'aide du bouton droit dans la colonne de dimension et sélectionnez Afficher plus d'attributs puis l'attribut de dimension que vous souhaitez inclure à l'état. Vous devez alors cliquer sur le bouton Mettre à jour pour mettre à jour votre état avec l'attribut sélectionné. Vous pouvez afficher le nom de chaque dimension. Cliquez alors à l'aide du bouton droit dans la colonne de la dimension et sélectionnez Afficher nom <dimension>. Vous pouvez afficher le code de chaque dimension. Cliquez alors à l'aide du bouton droit dans la colonne de la dimension et sélectionnez Afficher code <dimension>. Vous pouvez afficher le nom de toutes les dimensions de l'état. Cliquez alors à l'aide du bouton droit dans la colonne de la dimension et sélectionnez Afficher le nom de toutes les dimensions. Vous pouvez afficher le code de toutes les dimensions de l'état. Cliquez alors à l'aide du bouton droit dans la colonne de la dimension et sélectionnez Afficher le code de toutes les dimensions.

Regroupement vertical des données Totaux Dans Report Composer, les données peuvent être divisées en groupes en fonction des dimensions ou des dimensions light. Dans Report Composer, cliquez sur l'en-tête de la colonne de la dimension ou de la dimension light par laquelle vous souhaitez regrouper les données. Tout en maintenant le bouton de la souris, faites glisser l'en-tête de colonne sélectionnée dans la zone bleue située au dessus de l'état puis relâchez le bouton de la souris. Remarque : si vous souhaitez créer un sous-groupe au-dessous d'un groupe que vous avez déjà créé, répétez la procédure ci-dessus. Vous pouvez créer autant de sous-groupes que vous le souhaitez. Pour annuler le regroupement, faites glisser puis déplacez la zone de la zone bleue vers un emplacement de l'état. Si vous avez regroupé vos données verticalement par dimension ou dimension light, vous pouvez faire des totalisations de mesures, telles que les montants, dans l'état. Les sommes sont réalisées par le Report Writer et sont données sous formes de Totaux, qui correspondent à des totaux de sommes de mesures au sein d'un groupe de dimensions et sous forme de Montants totaux, qui correspondent aux total des totaux de chaque colonne. Cliquez à l'aide du bouton droit de la souris dans une colonne et sélectionnez Totaux dans le menu contextuel. Les totaux s'affichent au dessus de chaque groupe de dimension et le montant total de toutes les mesures de chaque colonne s'affiche sur la première ligne de l'ensemble de l'état. Pour supprimer les sommes, cliquez à l'aide du bouton droit de la souris dans une colonne et sélectionnez de nouveau Totaux dans le menu contextuel.

Développement horizontal des données Développement du centre de profit sous forme de colonne Les données d'une dimension ou dimension light spécifique peuvent être développées horizontalement dans plusieurs colonnes.   Dans Report Composer, cliquez sur l'en-tête de colonne que vous souhaitez développer. Cliquez à l'aide du bouton droit sur l'en-tête de la colonne voulue puis sélectionnez Développer <dimension> en colonne. L'en-tête de colonne sélectionné remonte ainsi d'un niveau et crée des sous-en-têtes pour les données extraites de la base de données pour cette dimension. Pour annuler le développement, cliquez à l'aide du bouton droit n'importe où dans l'état et sélectionnez Annuler développement <dimension>. L'en-tête de colonne revient dans sa position précédente et les données sont de nouveau présentées verticalement sur une colonne.

Report Designer: : objectifs du sujet À la fin de ce sujet, vous serez en mesure : d'utiliser les fonctionnalités de Report Designer ; d'utiliser l'Instant Report Builder pour effectuer une sélection de données statiques ; d'afficher les attributs et mesures à l'aide de l'éditeur de formule ; d'utiliser l'Advanced Report Builder pour effectuer une sélection de données dynamiques.

Accès à Report Designer Report Organizer Traitement de l'état Report Designer SAP Business One Démarrage de XL Reporter Report Composer Création de l'état Vous pouvez utiliser Report Designer soit pour créer des définitions d'états du début ou pour lancer des définitions d'états que vous avez créées à partir d'un état provenant de Report Composer. Pour créer une définition d'état du début, accédez à Report Organiser et créez une définition d'état vierge. Traitez-la pour démarrer Report Designer. Pour créer une définition d'état à partir d'un objet provenant de Report Composer, accédez à Report Composer, lancer l'état et sélectionnez Générer état. Le système vous demande de saisir le nom de la définition d'état ainsi qu'un dossier de Report Organiser dans lequel le système sauvegardera ensuite la définition d'état. Vous pouvez également affecter un modèle Microsoft Excel à la définition d'état pour donner à vos états une présentation cadrant parfaitement avec votre société. Vous pouvez utiliser un assistant dès les premières étapes de la création de la définition d'état pour que la définition soit la plus pointue possible.

Vue d'ensemble de Report Designer Menu et boutons Microsoft Excel Fonctionnalité Advanced Report Builder Travaillez dans une feuille Microsoft Excel normale et utilisez toutes les fonctionnalités Barre d'outils de Report Designer avec fonctionnalités supplémentaires Report Designer vous permet de créer des définitions d'états à l'aide de fonctionnalités plus avancées et de calculs, graphiques, etc. plus complexes. Vous pouvez également y approfondir les états que vous avez précédemment configurés dans Report Composer. Lorsque vous créez une définition d'état dans Report Designer, vous travaillez dans l'environnement Microsoft Excel, qui vous est familier, avec toutes les fonctionnalités standard qu'il propose. Mais en même temps, vous avez également accès aux fonctionnalités spécifiques de XL Reporter. Cette combinaison de fonctionnalités vous permet de créer tout ce que vous souhaitez voir figurer dans un état. La feuille de calcul Microsoft Excel et ses barres d'outils et boutons habituels se trouvent sur la droite et dans la partie supérieure. La fonctionnalité Advanced Report Builder se trouve sur la gauche. Elle vous propose les fonctionnalités avancées de XL Reporter. Une barre d'outils Report Designer séparée vous donne accès à d'autres fonctionnalités de XL Reporter. Lorsque vous avez créé une définition d'état dans Report Designer, vous pouvez l'exécuter pour en voir le résultat, à savoir un état finalisé (fichier .xsl) présenté dans Microsoft Excel. En fonction de vos spécifications, une définition d'état peut également vous donner un livre d'états qui comprend plusieurs états, chacun étant présenté dans une feuille de calcul séparée.

Sélection de données statiques avec Instant Report Builder 1. Activez Instant Report Builder 2. Sélectionnez la dimension 3. Sélectionnez les lignes ou colonnes, intégrez le nom 5. Glissez-déplacez les données sélectionnées vers Excel 4. Sélect. données Dans Instant Report Builder, vous pouvez voir les dimensions auxquelles vous avez actuellement accès dans la base de données de votre système ERP. Pour créer rapidement une définition d'état, vous pouvez sélectionner les fiches de base de données d'une dimension particulière et les faire glisser de Instant Report Builder vers votre définition d'état. Lorsque vous sélectionnez des fiches de base de données ainsi, vous pouvez afficher soit l'attribut de dimension par défaut, le code en général, soit un autre attribut, le nom la plupart du temps. Remarque : les données ainsi ajoutées à votre définition d'état sont statiques, c'est-à-dire que si vous exécutez la définition d'état ultérieurement, les modifications survenues dans votre base de données, telles que de nouveaux comptes, clients, etc., ne seront pas mises à jour dans l'état exécuté. Les mesures (les montants ou prix de produits par exemple) que vous souhaitez afficher pour les fiches de base de données sélectionnées seront elles, toutefois, mises à jour.

Éditeur de formule 1. Activez l'éditeur de formule 2. Sélectionnez la zone que vous souhaitez remplir 3. Double-cliquez sur la mesure ou l'attribut que vous souhaitez insérer Mesures L'éditeur de formule vous permet de spécifier les attributs de dimension et les mesures que vous souhaitez afficher dans l'état finalisé des données extraites de la base de données. 1.) Dans la barre d'outils de Report Designer, cliquez sur le bouton Éditeur de formule. Vous ouvrez ainsi la fenêtre Éditeur de formule. 2.) Dans la feuille de calcul de votre définition d'état, cliquez dans la cellule (se trouvant à l'intérieur de la sélection) dont vous souhaitez spécifier la mesure. 3.) Dans l'onglet Afficher de la fenêtre Éditeur de formule, vous pouvez voir la liste des mesures et attributs disponibles pour la cellule sélectionnée. Double-cliquez sur la mesure ou l'attribut que vous souhaitez voir pour la cellule sélectionnée. Fermez la fenêtre Éditeur de formule et exécutez votre définition d'état pour voir le résultat. Remarque : vous ne pouvez spécifier de mesure ou d'attribut pour une cellule qui a déjà une mesure. Dans le cas contraire, l'entrée existante sera remplacée par la nouvelle. Pour indiquer davantage de mesures ou d'attributs, gardez la fenêtre Éditeur de formule ouverte et répétez les étapes 2 et 3. Attributs

Sélection de données dynamiques avec Instant Report Builder 1. Sélectionnez la dimension et appuyez... 2. Sélectionnez les attributs à afficher dans le l'aperçu de dimension 4. Appliquez la sélection 3. Sélectionnez les attributs sur lesquels vous souhaitez baser votre sélection Dans Advanced Report Builder, vous pouvez définir les sélections dynamiques à l'origine des requêtes de certaines fiches de la base de données de votre système ERP. Les sélections ainsi ajoutées à votre définition d'état sont dynamiques, c'est-à-dire que si vous exécutez la définition d'état ultérieurement, les modifications survenues dans votre base de données, telles que de nouveaux comptes, clients, etc., seront mises à jour dans le nouvel état à chaque fois que la définition d'état sera exécutée. Le schéma indique comment définir une sélection de données dynamiques au niveau de l'état. 1.) Accédez à l'onglet État standard de la fenêtre Advanced Report Builder. Dans la liste des dimensions de la partie Sélections, accédez à la dimension sur laquelle vous souhaitez baser votre sélection et cliquez dans la colonne Sélection sur la droite du nom de la dimension. Cela vous donne le bouton de navigation suivant... Cliquez sur le bouton de navigation pour ouvrir la fenêtre Aperçu de la dimension. Sur l'onglet Liste de cette fenêtre, vous pouvez voir la liste des fiches de données auxquelles vous avez actuellement accès et qui existent actuellement dans la base de données pour la dimension sélectionnée. 2.) Cliquez sur le bouton Colonnes pour ajouter davantage d'attributs de dimension à la liste outre les attributs par défaut. 3.) Sélectionnez les attributs sur lesquels vous souhaitez baser votre sélection de fiches de données de dimensions dans la liste déroulante de la zone Attributs. La fenêtre d'aperçu de dimension affiche l'attribut sélectionné dans la première colonne. À partir de la liste, sélectionnez les données que vous souhaitez inclure à votre sélection. 4.) Appliquez la sélection à la définition d'état.

Groupes développés Groupe développé Sélection de ligne/colonne Sélectionnez l'attribut à grouper ou à classer Définition d'état État exécuté Utilisez l'éditeur de formule pour ajouter les totaux. Un groupe développé correspond à la répétition d'une sélection sur plusieurs lignes ou colonnes. Par exemple, au lieu de définir 10 sélections sur 10 lignes pour présenter une liste de 10 clients, vous pouvez effectuer une seule sélection (groupe développé) sur une ligne. Le groupe développé vous permet d'obtenir de la base de donnée chaque fiche qui satisfait aux critères de sélection. En comparaison, si vous créez une sélection « normale » (et non un groupe développé) avec les mêmes critères, une seule ligne ou colonne sera affichée dans l'état exécuté ; de même, seules la première fiche de donnée de la sélection et la somme totale des mesures (les montants) spécifiées pour la sélection seront visibles. Cliquez sur la colonne ou la ligne dans laquelle vous souhaitez démarrer le groupe développé. Vous ouvrez ainsi automatiquement l'onglet Colonne ou Ligne de la fenêtre Advanced Report Builder de gauche. Cliquez sur le bouton Groupe développé. Vous obtenez le symbole de groupe développé au-dessus de la feuille de calcul extraite affichée sur l'onglet. Vous pouvez étendre la définition de groupe développé à plusieurs lignes/colonnes en cliquant sur la bordure du symbole et en le faisant glisser. Définissez la sélection de données dynamiques dans la fenêtre Aperçu de la dimension. Cliquez sur le bouton Appliquer pour sauvegarder la sélection/le groupe développé dans la définition d'état. Les données d'un groupe développé sont automatiquement groupées en fonction de l'attribut de dimension par défaut de la sélection (généralement le code). À partir d'Advanced Report Builder, vous pouvez sélectionner un attribut de dimension spécifique que le système utilisera pour grouper les données dans un groupe développé. Pour inclure les totaux dans l'état (totaux de lignes, totaux de colonnes ou totaux croisés), vous devez utiliser les fonctions Total de l'éditeur de formule. Groupe développé Total : xxxxxxxx Sélection de ligne/colonne

Sélection de données à différents niveaux Cellule Val. défaut de l'état Ligne Colonne Vous disposez de plusieurs sélection dans un état ; elles peuvent être appliquées à différents niveaux. Par exemple, vous pouvez avoir une sélection qui s'applique à l'ensemble de l'état et, simultanément, une sélection qui s'applique à une seule cellule de l'état. Si ces deux sélections sont en conflit (si elle se rapportent à la même dimension par exemple), ce qui sera affiché dans l'état sera décidé par les règles d'héritage. Règles d'héritage : Les éléments d'une définition d'état forment une hiérarchie où la définition d'état dans son ensemble constitue le premier niveau, les lignes le second, les colonnes le troisième et les cellules le dernier. Ce principe d'héritage signifie que les sélections que vous définissez à un certain niveau de la hiérarchie de la définition de l'état sont héritées, c'est-à-dire utilisées par les niveaux inférieurs de la hiérarchie, à moins que vous ne définissiez des sélections spécifiques qui se rapportent à la même dimension de niveau inférieur. Lorsque vous avez défini des sélections (ou des groupes développés) dans une définition d'état, vous ne pouvez pas automatiquement voir dans quelle cellule, colonne ou ligne les sélections ont été faites. Afin de mieux voir où vous avez effectué des sélections dans la définition d'état, vous pouvez afficher des repères qui vous les indiqueront. Cette option est particulièrement utile dans les premières étapes de la définition de l'état, avant que l'état définitif n'ait été mis en forme. Dans la barre d'outils de Report Designer, cliquez sur le bouton Afficher repères de sélection. Vous pourrez alors voir les repères indiquant où se trouvent les groupes développés (lignes continues) et les sélections (lignes en pointillés). En outre, si vous déplacez le pointeur de la souris sur les repères de définitions, des info-bulles vous indiquent les critères qui ont été définis. Remarque : les sélections effectuées pour l'ensemble de l'état ne sont pas marquées dans la définition ; elles ne peuvent être vues que dans la zone Sélection entière de l'onglet État standard, fenêtre Advanced Report Builder.

Paramètres 2. Utilisez les paramètres dans la sélection 1. Définissez les paramètres Un paramètre est un facteur qui limite le résultat obtenu lors de l'exécution de votre définition d'état. Vous pouvez l'utiliser au lieu de valeurs fixes ; il ne donne aucune valeur avant que l'état ne soit exécuté. Vous pouvez ainsi créer une définition d'état pour les unités, périodes, services, etc. pour lesquels vous souhaitez obtenir le même type d'informations. Au lieu de créer une définition d'état pour chaque contexte (unité, période, service, etc.), vous pouvez définir une définition d'état à l'aide de paramètres pour ces éléments puis créer une sélection basée sur le paramètre. Lorsque vous exécutez ce type d'état, le système vous demande de renseigner les valeurs des paramètres. Avant d'être en mesure de faire une sélection pour un paramètre, vous devez définir le paramètre que vous souhaitez utiliser. Un paramètre est défini par plusieurs propriétés que vous indiquez lorsque vous créez le paramètre. Ces propriétés sont les suivantes : Nom, Catégorie, Type, Attribut, Valeur standard et Invite. La propriété Valeur standard est facultative mais les autres sont obligatoires. Lorsqu'un paramètre a été défini, vous pouvez définir une sélection en fonction de celui-ci. Dans la plupart des cas, la définition d'une sélection par paramètre se fera au niveau de l'état standard, mais elle est également possible à tout autre niveau. Vous pouvez indiquer un paramètre pour une sélection dans l'onglet Paramètres de la fenêtre Aperçu de la dimension. Les données que vous obtenez après exécution de l'état dépendent donc de la valeur de paramètre que vous avez spécifiée. Astuce : il est également possible, avec l'éditeur de formule, d'entrer le nom du paramètre dans l'état ; par exemple, vous pouvez entrer l'en-tête de la sélection que vous avez faite à l'aide du paramètre.

Report Organizer : objectifs du sujet À la fin de ce sujet, vous serez en mesure : d'utiliser les fonctionnalités de Report Organizer ; d'ajouter de nouveaux états dans le domaine États de SAP Business One ; de planifier des jobs d'états pour plusieurs utilisations.

Utilisation de Report Organizer Les dossiers gris sont fixes et représentent la structure de dossiers des états de SAP Business One. Définitions d'état Les livres d'états contiennent les états exécutés Les packages d'états font référence aux définitions d'états Les jobs d'états font référence aux packages d'états Le Report Organizer vous donne un aperçu de tous les états, livres d'états, définitions d'états, packages d'états et jobs d'états sauvegardés dans le système. À partir de cette composante, vous pouvez structurer vos propres archives de stockage pour les états individuels ou les livres d'états composés. Un livre d'états contient plusieurs états que le système ouvre dans un classeur Excel contenant plusieurs feuilles de calcul. Vous pouvez également créer des définitions d'état, exécuter des états individuels, importer et exporter des états et des définitions d'état, réunir des packages de définitions d'états et configurer des jobs d'états planifiés dans lesquels des packages de définitions d'états sont exécutés et, le cas échéant, distribués par votre messagerie. Toute tâche effectuée dans Report Organizer repose sur des dossiers rangés selon une arborescence hiérarchique similaire à l'Explorateur Windows. Une partie de la structure (les dossiers en gris clair) représente la structure de dossiers du domaine des états de SAP Business One. Vous pouvez ajouter de nouvelles définitions d'état dans ces dossiers. Accédez alors à SAP Business One et sélectionnez États -> Mettre à jour structure de XL Reporter pour que le système ajoute ces nouveaux états au menu États. Les états sont sauvegardés dans des livres d'états de Report Organizer et sont physiquement sauvegardés sous format *.xls (fichiers Microsoft Excel) dans la base de données SAP Business One. Les états peuvent être exportés et importés sous format Excel de ou vers les livres d'états. Lorsqu'ils s'ouvrent, les états s'affichent sous forme de feuilles de calcul Microsoft Excel. À partir de ce moment, ils peuvent également être sauvegardés sur le disque comme des fichiers Microsoft Excel normaux. Les définitions d'états sont sauvegardées dans des dossiers de Report Organizer et sont physiquement sauvegardés sous format *.xls (fichiers Microsoft Excel) dans la base de données SAP Business One. Les définitions d'état peuvent être exportés des dossiers sous format Microsoft Excel (*.xls) ou Report Object (*.ixr). Les définitions d'état de type Report Object peuvent également être importées dans des dossiers de Report Organizer.

Vue d'ensemble de Report Organizer Report Designer Microsoft Excel Traitement de l'état Planification des états Exécution de l'état Imp/Exp. d'états E-mail de l'état La composante Report Organizer représente l'explorateur de XL Reporter, dans lequel vous pouvez organiser tous les éléments liés aux applications. Dans une structure hiérarchique proche de l'Explorateur Windows, vous pouvez voir et gérer tous les fichiers, tels que les états, les livres d'états, les packages et les planifications d'exécution et de distribution des états. La plupart des tâches de XL Reporter peuvent être exécutées à partir de cette composante. La liste suivante comprend certaines des tâches qui peuvent être couramment exécutées : Création de définitions d'état avec Report Designer. Les définitions d'état sont des fichiers .xls qui indiquent au système quelles données extraire de la base de donnée et l'apparence que devra avoir l'état finalisé. Elles permettent de créer les états Microsoft Excel finalisés. Exécution des définitions d'états pour créer les états Microsoft Excel finalisés. Configuration de planifications pour l'exécution automatique des états. Configuration de planifications pour la distribution automatique des états et livres états.

Synchronisation des états dans SAP Business One avec les états de Report Organizer Les états des dossiers gris (fixes) dans Report Organizer peuvent être synchronisés avec les états du module Reporting de SAP Business One. Toute tâche effectuée dans Report Organizer repose sur des dossiers et livres d'états rangés selon une arborescence hiérarchique similaire à l'Explorateur Windows. Les dossiers gris de Report Organizer sont de dossiers fixes que vous ne pouvez ni déplacer, ni supprimer ni renommer. Ils représentent les dossiers du module Reporting de SAP Business One et ne peuvent contenir que des définitions d'état ou des livres d'états (et non des jobs ou des packages d'états). XL Reporter se présente avec un petit nombre de définitions d'état prédéfinies prêtes à l'emploi. Vous les reconnaîtrez grâce au préfixe « XL - » dans SAP Business One. Outre ces définitions d'états prédéfinies, vous pouvez créer et sauvegarder vos propres définitions d'état ainsi que vos livres d'états finalisés dans les dossiers fixes. Les livres d'états finalisés portent le préfixe « XLB - » dans SAP Business One. (Vous n'avez pas besoin d'ajouter de préfixe puisqu'il est ajouté par le programme.) Remarque : pour mettre à jour SAP Business One avec d'autres états ou livres d'états placés dans les dossiers fixes de Report Organizer, sélectionnez Fichier -> Mettre à jour Business One. Le module Reporting de SAP Business One sera alors synchronisé avec le contenu des dossiers fixes de Report Organizer. Cela vaut également si vous avez modifié ou supprimé un élément des dossiers fixes et que vous souhaitez que cela soit synchronisé dans SAP Business One. Remarque : pour être sûr de disposer des données les plus récentes dans Report Organizer, appuyez sur la touche F5 de votre clavier ou cliquez à l'aide du bouton droit dans la partie de droite et sélectionnez Mettre à jour. Après avoir mis à jour la structure de XL Reporter dans SAP Business One, les définitions d'état apparaissent également dans le menu principal et peuvent être exécutées à partir de cet endroit.

Packages d'états et jobs d'états Job d'état Définitions d'état Paramètres Planification Package d'état, (package financier, par exemple) Package d'état, (package ventes, par exemple) Archiv. ds livre d'états Sauveg. sur disque Envoyer par e-mail Impr. Pour créer et utiliser un job d'états, vous devez tout d'abord faire un ou plusieurs packages à l'aide des définitions d'état que vous souhaitez que le job exécute. Créez d'abord le package puis créez les liens du package vers les définitions d'état que vous souhaitez inclure. Remarque : dans un package, une définition d'état n'est pas la copie de la définition d'état originale ; elle représente simplement un lien. Cela signifie que toute modification de la définition d'état originale sera prise en compte lors de l'exécution du package. Si dans un package d'états, une définition d'état comprend un paramètre, vous pouvez indiquer une nouvelle valeur pour ce dernier ; celle-ci sera alors appliquée lors de l'exécution de la définition d'état dans le cadre du job. Dans les propriétés d'un job d'état, vous pouvez planifier l'exécution régulière, à une date et une heure données, du job d'état. Les jobs planifiés démarrent à chaque fois que vous démarrez votre ordinateur et sont exécutés en arrière-plan. Lorsque vous avez créé un job d'état dans Report Organizer, vous avez la possibilité d'indiquer la manière dont vous souhaitez que les états finalisés soient exploités. Vous pouvez archiver les états finalisés dans un livre d'états de Report Organizer. Vous pouvez les archiver sous forme de fichier Microsoft Excel normaux sur votre disque. Vous pouvez aussi distribuer les états finalisés par e-mail. Vous pouvez les imprimer.

XL Reporter : résumé Vous êtes maintenant capable : d'utiliser les fonctionnalités de XL Reporter ; de décrire les composantes de XL Reporter ; d'expliquer comment XL Reporter s'intègre à votre système SAP Business One ; d'expliquer comment les composantes de XL Reporter interagissent.