lintegration vue de différents angles Atlas dans les pays en crise

Page 2 Les Modules intégrées dAtlas Les processus du travail Schéma opérationnel intégré Agenda

Page 3 Le système ancien et le système Atlas IMIS FIM WINFOAS PFMS HYPERION UPStAR MRF BRIO RBMS HRMS CONDAT FINEX RCA SUN SAP RST LSJPF BOITE DOUTILS TIC PAM APERTURE REALITY MILLENIUM Pour aller dici SUBVENTIONS/ PRIX PROJETS CONTROLE DES ENGAGEMENTS CREANCES COMPTES CREDITEURS GRAND LIVRE ACHATS/ PATRIMOINE RESSOURCES HUMAINES/ TRAITEMENTS & SALAIRES CONTRATS/ FACTURATION La simplification grâce à l integration l integration À là:

Page 4 SUBVENTIONS/ PRIX PROJETS CONTROLE DES ENGAGEMENTS (KK) CREANCES COMPTES CREDITEURS GRAND LIVRE ACHATS/ BIENS Subventions autorisées Budgets liés aux projets RESSOURCES HUMAINES/ TRAITEMENTS & SALAIRES Contributions pour le projet Traitement & salaires & dépenses liées aux achats & aux biens Grèvements Bons de Commande Vérification budgétaire des dépenses liées aux achats & aux Biens Interface des dépenses liées aux traitements & salaires Vérification des grèvements Revenu Traitement & salaires Dépenses liées aux achats & aux biens CONTRATS/ FACTURATION Echéancier des paiements Factures Les Modules dAtlas

Page 5 Les Modules intégrées dAtlas Les processus du travail Schéma opérationnel intégré Agenda

Page 6 Les résultats 2. La gestion des projets 2. La gestion des projets 1. La Stratégie & la planification axées sur les résultats 1. La Stratégie & la planification axées sur les résultats 7. La gestion du renforcement des capacités 6. La gestion des partenariats 5. La gestion des contrats, des biens, & des achats 3. La gestion des ressources financières 4. La gestion des ressources humaines Les processus du travail clés

Page 7 1. La stratégie & la planificication axées sur les résultats 1.1. Développer la planification stratégique Résumé Ce processus traite de la planification stratégique au plus haut niveau, à travers le MYFF ainsi que le Budget biennal, jusquaux comptes- rendu et lévaluation des résultats (système de récapitulatif de suivi & le rapport annuel axé sur les résultats). La planification stratégique comprend la préparation du SRF/MRF au niveau du bureau de pays et au siège, aussi bien que les programmes au niveau international, régional, et national. Résumé Ce processus traite de la planification stratégique au plus haut niveau, à travers le MYFF ainsi que le Budget biennal, jusquaux comptes- rendu et lévaluation des résultats (système de récapitulatif de suivi & le rapport annuel axé sur les résultats). La planification stratégique comprend la préparation du SRF/MRF au niveau du bureau de pays et au siège, aussi bien que les programmes au niveau international, régional, et national Développer la planification stratégique pour chaque BU 1.2. Développer la planification stratégique pour chaque BU 1.3. Mettre en place et suivre les plans stratégiques pour les différents BUs 1.3. Mettre en place et suivre les plans stratégiques pour les différents BUs 1.5. Evaluer les résultats (évaluation & audit) 1.4. Donner un compte-rendu des résultats & de la performance 1.4. Donner un compte-rendu des résultats & de la performance La stratégie & la planificication axées sur les résultats

Page 8 2. La gestion des projets 2.1. Elaboration du Project Résumé Ce processus traite de la gamme dactivités qui ont été structurées pour quun certain résultat devienne une réalité, appelé projet et géré à travers la portée (scope), léchéancier, et les ressources. Le rendement (Output) concernant les résultats de développement et celui pour les résultats de gestion sont structurés à travers ce processus. Résumé Ce processus traite de la gamme dactivités qui ont été structurées pour quun certain résultat devienne une réalité, appelé projet et géré à travers la portée (scope), léchéancier, et les ressources. Le rendement (Output) concernant les résultats de développement et celui pour les résultats de gestion sont structurés à travers ce processus Financement du Project 2.3. Activer le projet 2.4. Gestion et suivi du projet 2.5. Finalisation du projet La gestion des projets 2.6. Evaluation du projet

Page 9 3. La gestion des ressources financières 3.1. Gérer les contributions Résumé Ce processus traite des éléments clés relatifs à la gestion des ressources financières du PNUD, dans un contexte de plus en plus fréquent où le PNUD reçoit des fonds de plusieurs sources. Cela comprend des activités visant à regarder de près le revenu généré par les contributions à la source et au moment de lallocation du revenu. En outre, les activités concernant linscription de tout décaissement effectué par les bureaux de pays et le siège en font partie. Le processus comprend le bon financement des bureaux de pays, la gestion des liquidités grâce aux investissements, ainsi que la gestion et lanalyse des risques liées aux taux de change et aux taux dintérêt. Résumé Ce processus traite des éléments clés relatifs à la gestion des ressources financières du PNUD, dans un contexte de plus en plus fréquent où le PNUD reçoit des fonds de plusieurs sources. Cela comprend des activités visant à regarder de près le revenu généré par les contributions à la source et au moment de lallocation du revenu. En outre, les activités concernant linscription de tout décaissement effectué par les bureaux de pays et le siège en font partie. Le processus comprend le bon financement des bureaux de pays, la gestion des liquidités grâce aux investissements, ainsi que la gestion et lanalyse des risques liées aux taux de change et aux taux dintérêt Gérer les paiements 3.3. Gérer les liquidités, les investissements, & les risques financiers 3.3. Gérer les liquidités, les investissements, & les risques financiers 3.4. Analyser et donner un compte-rendu des rapports financiers 3.4. Analyser et donner un compte-rendu des rapports financiers 3.5. Effectuer des audits financiers 3.6. Approuver un poste La gestion des ressources financières

Page La gestion des ressources humaines 4.1. La gestion des postes vacants Résumé Ce processus traite de lélaboration et de la gestion dune stratégie globale relative aux ressources humaines, basée sur les objectifs du PNUD et les résultats souhaités, lidentification et le développement des compétences nécessaires pour atteindre les dits objectifs, lembauche et la rétention du personnel, la gestion des contrats et dun système dévaluation des performances. Résumé Ce processus traite de lélaboration et de la gestion dune stratégie globale relative aux ressources humaines, basée sur les objectifs du PNUD et les résultats souhaités, lidentification et le développement des compétences nécessaires pour atteindre les dits objectifs, lembauche et la rétention du personnel, la gestion des contrats et dun système dévaluation des performances Embaucher 4.3. La gestion des talents & de la performance 4.4. La getion de lapprentissage 4.5. La gestion de carrière 4.6. La gestion des événements professionnels 4.7. La gestion des événements personnels 4.8. La séparation 4.9. Traitement & salaires La gestion des ressources humaines

Page La gestion des contrats, des biens, & des achats 5.1. Initiative dachat Résumé Ce processus comprend,et au niveau du bureau de pays et au niveau du siège, les systèmes relatifs à lachat des biens et des services. Il couvre toute la gamme des demandes dachats, quelles soient simples ou complexes, à linterne ou à travers les projets et les agences. Le traitement des bons de commande comprend tout le processus des achats (cest- à-dire la préparation des demandes de prix, des appels doffre, de la sélection des fournisseurs, étc.). De plus, par rapport au bureau de pays, cela comprend linscription des actifs immobilisés ainsi que de létat de leur disposition via un transfert ou une vente. Résumé Ce processus comprend,et au niveau du bureau de pays et au niveau du siège, les systèmes relatifs à lachat des biens et des services. Il couvre toute la gamme des demandes dachats, quelles soient simples ou complexes, à linterne ou à travers les projets et les agences. Le traitement des bons de commande comprend tout le processus des achats (cest- à-dire la préparation des demandes de prix, des appels doffre, de la sélection des fournisseurs, étc.). De plus, par rapport au bureau de pays, cela comprend linscription des actifs immobilisés ainsi que de létat de leur disposition via un transfert ou une vente Préparer et traiter le bon de commande 5.3. Recevoir les biens & les services 5.4. Payer la facture 5.6. La gestion du patrimoine/des biens 5.5. La gestion des fournisseurs La gestion des contrats, des biens, & des achats

Page La gestion du partenariat 6.1. Créér des réseaux avec différents partenaires 6.1. Créér des réseaux avec différents partenaires Résumé Ce processus comprend, et au niveau du bureau de pays et au niveau du siège, des systèmes visant à mettre en valeur les partenariats stratégiques du PNUD et à renforcer sa capacité à mobiliser des ressources. Cela va de lidentification des opportunités; du développement de nouveaux partenariats, de la diffusion des meilleures pratiques, de la formalisation des accords aux comptes-rendu. Pour ne citer que quelques-uns des partenaires, ce sont les divers agences onusiennes, les donateurs, les Gouvernements, le CSO et le secteur privé. Résumé Ce processus comprend, et au niveau du bureau de pays et au niveau du siège, des systèmes visant à mettre en valeur les partenariats stratégiques du PNUD et à renforcer sa capacité à mobiliser des ressources. Cela va de lidentification des opportunités; du développement de nouveaux partenariats, de la diffusion des meilleures pratiques, de la formalisation des accords aux comptes-rendu. Pour ne citer que quelques-uns des partenaires, ce sont les divers agences onusiennes, les donateurs, les Gouvernements, le CSO et le secteur privé Mettre en place le partenariat 6.3. Mobiliser les Ressources nécessaires 6.4. Préparer & signer des accords 6.5. Faire le suivi et en donner un compte-rendu aux partenaires 6.5. Faire le suivi et en donner un compte-rendu aux partenaires La gestion du partenariat

Page La gestion du renforcement des capacités 7.1. Générer des informations de base Résumé Ce processus décrit la façon dont linformation est utilisée pour mieux planifier, mieux gérer le rendement et les résultats. Ce processus suppose quil y aura une combinaison de personnes et de processus informatiques afin de faire en sorte que les connaissances personnelles deviennent des connaissances organisationnelles afin de mieux affronter les changements éventuels. Résumé Ce processus décrit la façon dont linformation est utilisée pour mieux planifier, mieux gérer le rendement et les résultats. Ce processus suppose quil y aura une combinaison de personnes et de processus informatiques afin de faire en sorte que les connaissances personnelles deviennent des connaissances organisationnelles afin de mieux affronter les changements éventuels Analyser la situation du pays 7.3. Codifier linformation 7.4. Gérer les connaissances 7.5. Diffuser et faire partager linformation La gestion du renforcement des capacités

Page 14 Le but principal de la formation Le but principal de la formation sera de se concentrer sur quatre des sept processus de travail clés: –La gestion des projets –La gestion des ressources financières –La gestion des ressources humaines –La gestion des contrats, des biens & des achats Le point essentiel à retenir sera celui des points dintégration / relais entre ces processus Voyons maintenant la question de lintégration de ces quatre processus de travail

Page 15 Les Modules intégrées dAtlas Les processus du travail Schéma opérationnel intégré Agenda

Page 16 Couloir dactivités Swimlane: une Définition Swimlanes sont utilisés pour indiquer qui est responsable dun certain processus ou dune certaine activité Dans la plupart des cas, swimlanes sont assignés aux différents services, aux groupes au sein de ces services,aux individus,ou bien aux applications, aux systèmes informatiques ou aux bases de données Dans des cas exceptionnels, swimlanes peut représenter des régions géographiques Les processus, les sous-processus ou bien les activités qui font partie dun swimlane sont à la charge de lentité nommé sur ce swimlane particulier

Page 17 Initiative dachat Recevoir & accepter les biens ou services Recevoir & accepter les biens ou services Gestion paiements Gestion et suivi du projet Schéma opérationnel intégré: un exemple de Swimlanes (1/2) Préparer & traiter le bon de commande Préparer & traiter le bon de commande Faire la demande dachat Créer initiative Vérification budget Approuver initiative Sélectionner fournisseur Sélectionner fournisseur Approuver BdC Transmission du bon de commande Transmission du bon de commande Vérification des biens reçus Vérification des biens reçus Comm. autorisation de paiement Comm. autorisation de paiement Créer la facture Effectuer paiement Vérification budget Projets Les finances Ressources HumainesLes Achats

Page 18 Embaucher Gestion et suivi du projet Demande création dun poste Schéma opérationnel intégré: un exemple de Swimlanes (2/2) Gestion postes vacants Traitement & salaires Approuver un poste Demande de recrutement Créer le poste Comm. details de poste Comm. Info. sur les candidats Comm. sélection candidat Approbation poste Lancer le programme Initiative dembauche Faire une annonce Saisir candidatures Embaucher candidat Projets Les finances Ressources HumainesLes Achats

Page 19 Schéma opérationnel intégré Gestion et suivi du projet Activer le projet Finalisation du Projet Financement du projet Elaboration du projet Gérer les contributions Gérer les contributions Gérer liquidités Investissements & risques financiers Gérer liquidités Investissements & risques financiers Gestion des événements personnels Gestion des événements personnels Gestion des événements professionnels Gestion des événements professionnels Séparation Gérer les talents & la performance Gérer les talents & la performance Gérer lapprentissage Gérer lapprentissage Gestion de la carrière Gestion postes vacants Embaucher Préparer & traiter le bon de commande Préparer & traiter le bon de commande Recevoir & accepter les biens ou services Recevoir & accepter les biens ou services Gestion du patrimoine Initiative dachat Initiative dachat Gestion paiements Effectuer audits financiers Effectuer audits financiers Projets Les finances Ressources HumainesLes Achats Analyser & fournir un compte-rendu des Rapports financiers Analyser & fournir un compte-rendu des Rapports financiers Gestion des fournisseurs Traitement & salaires Traitement & salaires Approuver un poste Approuver un poste Evaluation du projet

Page 20 Des questions – réponses sur le schéma opérationnel intégré Quand on regarde le schéma opérationnel intégré, quest-ce qui vous frappe le plus? Quelle incidence par rapport à nos méthodes de travail une fois quAtlas sera lancé? Il apparaît quil y a un toujours un sous-processus de travail qui déclenche pratiquement tous les autres sous- processus du travail. Tout ce que nous faisons sera basé sur un projet, aucune différence ne sera faite entre les projets de gestion et les projets de développement.

Page 21 Des questions – réponses sur le schéma opérationnel intégré Pourquoi ce schéma opérationnel intégré est-il important? Quest-ce que cela mapporte? Le schéma opérationnel intégré peut être utilisé comme une feuille de route. Il vous dira où vous en êtes et où vous vous dirigez en termes du processus de travail dans lensemble. Jetez un coup doeil au schéma opérationnel intégré chaque fois que vous aurez à éxécuter un étape dans le processus pour pouvoir déterminer votre position et où vous voulez aller