Dynamiser les réseaux documentaires Les outils du partage documentaire en réseau Présentation express : nom, GIP, doc. Objet présentation

1 – Gestion documentaire : de la production au réseau Les outils du partage documentaire en réseau 1 – Gestion documentaire : de la production au réseau Fonctions variées et interopérabilité 2 – Introduction à deux outils de gestion documentaire collaboratifs Zotero et PMB 1 : théorique. Définir ce qu’est la gestion doc + principes pr travailler en réseau 3 : projet mené par le GIP : illustration de constitution d’un réseau documentaire 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Constats, enjeux et objectifs 21/01/2014

1 – Gestion documentaire : de la production au réseau Fonctions variées et interopérabilité

1 – Gestion documentaire : des fonctions variées Les outils du partage documentaire en réseau 1 – Gestion documentaire : des fonctions variées Gestion de références bibliographiques Documentation Les objectifs Identifier Identifier Décrire le contenu Localiser Références bibliographiques Bibliographies Notices bibliographiques Catalogues Les « produits documentaires » Présentation shématique de deux pratiques distinctes (de la plus « basique » à la plus élaborée) : la gestion de références bibliographiques et la documentation. En réalité, la frontière n’est pas si stricte, les pratiques documentaires se positionnent entre ces deux représentations. 21/01/2014

1 – Gestion documentaire : des fonctions variées Les outils du partage documentaire en réseau 1 – Gestion documentaire : des fonctions variées La structuration de l’information Gestion de références bibliographiques Différents types de classement : Chronologique Alphabétique Thématique Recherche simple Documentation Structure relationnelle Indexation thématique fine Recherche avancée et multi-critères Navigation hypertexte Structuration relationnelle = on relie ensemble différentes informations (auteurs – documents) (collection – documents) etc… Indexation thématique = on relie les documents à des concepts sous forme de mots-clés, catégories 21/01/2014

1 – L’interopérabilité de la gestion documentaire Les outils du partage documentaire en réseau 1 – L’interopérabilité de la gestion documentaire Parler la même langue … bibliographique Principe Format informatique + Format bibliographique Norme/standard Protocole = Interopérabilité UniMarc + ISBD AFNOR Z44-050 Z39.50 = Intégration de notices XML + Dublin Core (DC) ISO 15836 Moissonage OAI-PMH = Récolte de notices Jusqu’ici on a parlé de gestion documentaire à l’échelle d’une structure. Comment faire pour partager cette gestion ? Exemple 1 : format et protocole propre aux bibliothèques, utilisé depuis informatisation des catalogues. Description de ressource rigoureuse, précise et détaillée Exemple 2 : Exemple d’un modèle plus récent et plus générique (en terme de type de ressource) + peut s’articuler avec d’autres modèles. Contexte général de structuration de l’information grâce aux métadonnées, « web de données » : description de ressources biblio sur le même plan que les données de la recherche, ou des modèles de descriptions et relations de personnes. => Documents / données / personnes etc… 21/01/2014

1 – L’interopérabilité de la gestion documentaire Les outils du partage documentaire en réseau 1 – L’interopérabilité de la gestion documentaire Parler la même langue … bibliographique A retenir : Formats et protocoles standards permettent le partage en réseau Ils sont pris en charge par les logiciels documentaires Important -> bien définir ses besoins au départ pour choisir l’outil le plus adéquat : gestion interne ET travail en réseau 21/01/2014

2 – Introduction à deux outils de gestion documentaire collaboratifs Zotero : module de gestion de références bibliographiques PMB : SIGB (système intégré de gestion de bibliothèque)

2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Les outils du partage documentaire en réseau 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Zotero : Un petit outil pleins de ressources De quoi s’agit-il ? Module complémentaire du navigateur Mozilla Firefox (également compatible Safari et Chrome) ou en version « standalone » (programme indépendant) A quoi sert-il? Enregistrer et ordonner des références Partager des références en réseau Citer des références Par exemple … Au démarrage d’une étude : constituer d’une bibliographie Au fil d’une veille : mettre de côté des références Très simple à installer et à utiliser Exemple : au démarage d’une étude, on réalise un recherche bilio. On peut stocker et partager les références avec Zotero. Utile également pour mettre de côté des références au cours d’une veille (classement et annotation) 21/01/2014

2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Les outils du partage documentaire en réseau 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Zotero : Un module intégré au navigateur

2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Les outils du partage documentaire en réseau 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Zotero : Trois volets de travail 1er volet Bibliothèque/ « collection ». organisation en arborescence : « collections » peuvent contenir des ss-collections etc… [représentées sous forme de dossiers]. Attention : bien réfléchir à cette répartition pour s’y retrouver, surtout quand les collections s’étoffent. 2ème volet Vue d’une collection : liste des références + affichage et tri paramétrable (titre, date, etc.) 3ème volet Détail d’une référence : informations bibliographiques + quelques éléments de description de contenu 21/01/2014

2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Les outils du partage documentaire en réseau 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Zotero : Ajouter une référence Nombreux types de documents représentés Possibilité de joindre : lien URL, capture de page, PDF, note, … Enregistrement manuel ou automatique sur de nombreux sites : Types de doc : article, livre, thèse, brevet, carte, podcast, … 21/01/2014

Attention : la qualité des informations enregistrées de façon automatique dépend de la qualité des métadonnées liées au document. Parfois erreurs, ou absence

2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Les outils du partage documentaire en réseau 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Zotero : Partager en réseau Création de « bibliothèques de groupe » : Export/import possibles (différents formats) : Module de citation automatique pour traitement de texte (nombreux styles disponibles) Utilisation du serveur Zotero gratuite avec un espace de stockage limité Serveur « maison » demande des compétences ++ en informatique serveur/réseau 21/01/2014

2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Les outils du partage documentaire en réseau 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Zotero : Exploiter les collections A retenir : Zotero = collecte, organisation et exploitation de références en réseau Possibilité d’enrichir les références : résumé, mots-clés, notes, lien vers le document intégral Cependant, peu adapté pour une politique de diffusion documentaire Gratuit, libre et open-source http://www.zotero.org/support/fr/installation Zotero : très bon compromis pour faire une gestion documentaire « basique », mais bien organisée. Outil relativement intuitif, qui ne nécessite pas de compétences particulières en documentation. Par contre, usage limité à ses propres utilisateurs, pas adapté pour proposer l’accès à un public. Pour cela, il faut un SIGB, par exemple PMB ! 21/01/2014

2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Les outils du partage documentaire en réseau 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs PMB : logiciel documentaire aux multiples facettes De quoi s’agit-il ? « SIGB » = Système intégré de gestion de bibliothèque Utilisation monoposte ou en réseau (installation sur un serveur) Différents modules de gestion pour répondre aux besoins de gestion documentaire (catalogage, circulation, administration,…) PMB logiciel très riche (ex : même utiliser en bibliothèque municipale). On ne va pas rentrer dans les détails. Focus sur les fonctionnalité de catalogage = enregistrer les documents. 21/01/2014

2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Les outils du partage documentaire en réseau 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs PMB : logiciel documentaire aux multiples facettes Le catalogue = ensemble de « fiches de renseignements » Notices Documents Informations bibliographiques (titre, auteur, date,…) Description de contenu (résumé, mots-clés,…) Informations de gestion Notices Autorités Auteurs Editeurs Collections Catégories du thésaurus Liens relationnels 21/01/2014

Exemple de notice Document à remplir pour enregistrer une nouvelle ref Informations bibliographiques : titres, auteurs

Suite info biblio : éditions, collections, description matérielle du document

Description de contenu : résumé, notes, mots-clés, catégories

Possibilité d’ajouter un lien URL ou directement le document intégral si on l’a

Informations de gestion

Exemple Notice autorité auteur

2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Les outils du partage documentaire en réseau 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Le thésaurus dans PMB Thésaurus = répertoire structuré de termes descripteurs (pour décrire le(s) sujet(s) d’un document) Import de thésaurus existant Construction et évolution au fur et à mesure dans le module de catalogage (autorités catégories) Utilisation de plusieurs thésaurus en parallèle Un thésaurus permet d’attribuer des catégories à un documents pour en décrire le(s) sujet(s). On parle d’indexation matière ou sujet… 21/01/2014

2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Les outils du partage documentaire en réseau 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Autour du catalogue de PMB Recherche avancée (tous types de critères combinés) Les « paniers » : regroupement de notices, modifications en masse OPAC (online public access catalog) Web services (interrogation du catalogue par des logiciels / applications externes) Interopérabilité : nombreux formats et protocoles d’échange normalisés 21/01/2014

2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Les outils du partage documentaire en réseau 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs PMB : logiciel documentaire aux multiples facettes Les autres modules de PMB Circulation : lecteurs, prêts-retours, réservation,… Commandes et abonnements Statistiques et indicateurs DSI (diffusion sélective de l’information) 21/01/2014

2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs Les outils du partage documentaire en réseau 2 – Outils de gestion documentaire collaboratifs PMB : logiciel documentaire aux multiples facettes A retenir : PMB = logiciel documentaire très complet pour tous les aspects de gestion d’un fonds documentaire Gratuit, libre et open-source : http://www.sigb.net/ Une communauté d’utilisateurs très active : Liste de diffusion PMB-User : http://lists.pmbservices.fr/cgi- bin/mailman/listinfo/pmb-user Site perso d’une utilisatrice, très bien documenté : http://amcubat.be/docpmb/ Important : requiert un minimum de connaissances/compétences en documentation 21/01/2014

3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Constats, enjeux et objectifs

3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Les outils du partage documentaire en réseau 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études La documentation experte environnementale en Bretagne Quelques constats Défaut de capitalisation : études non exploitées au-delà de leur réalisation, inconnues des autres acteurs Défaut de centralisation : études dispersées Défaut d’accessibilité : études à disposition d’un public restreint 21/01/2014

3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Les outils du partage documentaire en réseau 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Les enjeux et objectifs Constituer un réseau documentaire pour l’information environnementale en Bretagne Disposer d’un catalogue documentaire de référence au niveau régional Dresser un inventaire de la répartition des connaissances environnementales en Bretagne Contribuer aux projets d’échelle plus large : Tout sur l’environnement 21/01/2014

3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Les outils du partage documentaire en réseau 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Les ressources documentaires référencées Documentation niveau expert : littérature d’ «Information Scientifique et Technique » : thèses, articles, actes de colloque,… littérature « grise » : rapports, études, diagnostics, … Thématique vaste : l’information environnementale Couverture géographique : Bretagne, à différentes échelles de territoire (de la commune à la région) Aujourd’hui : plus de 5000 références 21/01/2014

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3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Les outils du partage documentaire en réseau 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Les difficultés rencontrées Un réseau d’acteurs hétérogène Structures différentes : collectivités territoriales services de l’Etat associations dépôts institutionnels d’archives ouvertes éditeurs scientifiques … Fonds documentaires différents : documents papier documents numériques production interne documentation externe Objectifs et missions différents : production diffusion conservation 21/01/2014

3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Les outils du partage documentaire en réseau 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Les difficultés rencontrées Fortes disparités dans les pratiques documentaires Mise à disposition ou non de moyens: professionnel de la documentation centre de ressources outil dédié Formats et protocoles différents : normalisés (ISBD, …) spécifiques à la structure Référencements différents : inventaires catalogues pas de référencement 21/01/2014

3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Les outils du partage documentaire en réseau 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Les difficultés rencontrées Collecter les informations Repérer les gisements de documentation Aujourd’hui dans le géocatalogue : majorité des références issues des dépôts d’archives ouverts (HAL, DocumentationEauFrance) Difficulté de référencement de la « littérature grise » et de la documentation qui ne relève pas du monde de la recherche Gérer les doublons 21/01/2014

Help marine !

3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Les outils du partage documentaire en réseau 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Les difficultés rencontrées Uniformiser et structurer Identification des documents peu de difficultés Description du contenu, indexation: relative au fonds, aux besoins, au(x) public(s) notices récupérées doivent être adaptées systématiquement Localisation : problème d’instabilité des liens pour les documents en ligne parfois localisation multiple 21/01/2014

3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Les outils du partage documentaire en réseau 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Les modes de contribution au géocatalogue Pour contribuer ponctuellement : Saisie directement dans notre base PMB : profil catalogueur propre à chaque partenaire processus de validation des notices Formulaire disponible sur le géocatalogue en ligne Pour un import massif : Fichiers aux formats bibliographiques : Marc, Dublin Core, RIS, … Interrogation de bases à distance dépôts d’archives ouvertes catalogues de bibliothèques Bientôt un connecteur vers les collections Zotero Fichier Excel 21/01/2014

3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Les outils du partage documentaire en réseau 3 – Le réseau documentaire du géocatalogue des études Le géocatalogue des études A retenir : Des impératifs Définir les modes d’échange adaptés à chaque structure Faire de la documentation une mission à part entière Des bénéfices Visibilité de chaque partenaire Mutualisation du travail Capitalisation des connaissances 21/01/2014

Dynamiser les réseaux documentaires Les outils du partage documentaire en réseau Dynamiser les réseaux documentaires Quelques liens… Pour participer au réseau du géocatalogue : Géocatalogue des études environnementales en Bretagne : http://etudes.bretagne-environnement.org/ armelle.ramond@bretagne-environnement.org Du côté des réseaux professionnels : Association des professionnels de l’information et de la documentation : http://www.adbs.fr/ 21/01/2014