R& Mise en œuvre du projet: administration des ressources financières Formulaires de DRF DRF – formulaire 100 Note: Numérotation séquentielle sans tenir compte de la procédure de décaissement; Toutes les sections doivent être remplies. Les DRF doivent refléter la dénomination et l’adresse complètes de la banque et du numéro de compte du bénéficiaire, y compris la banque correspondante, au besoin. Formulaire de la DRF Feuilles récapitulatives Formulaire ECD Registre de contrats Etat de rapprochement du compte spécial Fiche de contrôle du projet Fiche de contrôle du FIDA R& 1 111

R& Mise en œuvre : Administration des ressources financières Feuilles récapitulatives Formulaire 101 (compte spécial, paiement direct et remboursement): Pour les dépenses non éligibles suivant l'ECD (état certifié de dépenses) : les justificatifs doivent y être joints. Formulaire 102 (compte spécial et remboursement au Gouvernement): Formulaire prescrit pour les dépenses éligibles suivant l’ECD: la soumission de justificatifs n’est pas requise (mais doit être gardée par l’UGP et présentée lors des missions de supervision). Le formulaire d’ECD doit être signé par le représentant autorisé. R& 2 112

& Mise en œuvre : Administration des ressources financières Justificatifs (1) Pour les dépenses éligibles suivant la procédure ECD: Formulaire ECD 102 rempli et signé (justificatif non nécessaire) Pour les dépenses non éligibles sous ECD et les paiements directs à l’entreprise, au fournisseur ou au consultant: Formulaire 101 rempli + copie des documents suivants, selon cas: Facture (ou lettre de demande, état) certifiée; Contrat (pour le premier acompte) et fiche de suivi des contrats Bon de commande; Garantie bancaire, pour le paiement anticipé; Bon de livraison des biens; Certification de l’achèvement des travaux (travaux publics); Rapport du consultant, au besoin, pour réaliser le paiement final. & 3 113

& Mise en œuvre : Administration des ressources financières Justificatifs (2) Réapprovisionnement dans le CS (ou désigné) Formulaire ECD 102 rempli et signé; Feuilles récapitulatives 101 avec les justificatifs; Etat de rapprochement du compte avec copie du RIB Engagement spécial Copie de la lettre de crédit; Copie du contrat. Toutes les DRF, sans tenir compte de la procédure de décaissement Fiche de contrôle de la DRF remplie et signée; Répartition synthétique par catégories; Copie de l’avis de non objection du CPM. & 4 114

& Mise en œuvre : Administration des ressources financières Avis de paiement du FIDA Il contient: Le numéro de la demande de retrait; La date de valeur du paiement; L’équivalent en USD; L’équivalent en DTS; Les catégories concernées. Environ 6-7 semaines sont nécessaires entre l’envoi de la DRF et la réception de l’avis de paiement. & 5 115

B Mise en œuvre : Administration des ressources financières Etats certifiés des dépenses (ECD) - 1 Sont acceptables: Pour les paiements éligibles de faibles montants, exemple: Frais de fonctionnement; Formations, indemnités Quand la documentation est volumineuse Pour les contrats n’atteignant pas le seuil ECD et ne nécessitant pas de justificatifs. Se transmettent: Un formulaire ECD pour chaque catégorie /sous-catégorie Texte de certification et 3 signatures nécessaires B 6 116