D. MISE EN OEUVRE DU PROJET (suite) Mission de supervision 111 111 111

Mise en œuvre : La mission de supervision Organisation de la supervision Planification annuelle de la supervision par le CPM CPM: Revoit ses projets et leurs besoins en supervision dans le contexte du Cadre des résultats du COSOP; Revue annuelle du portefeuille du FIDA: Met en exergue les questions majeures de supervision pour chaque projet mis en œuvre dans le pays; Quantifier et réunir le temps et les ressources nécessaires à la supervision des projets, dans son ensemble; 4. Compétences minimum requises: techniques et financières. Quelques consultants peuvent faire preuve sur les 2 (ex: anciens directeurs de projets). Les besoins en autres compétences changent au fil du temps. 112 112 112

Mise en œuvre : La mission de supervision Objectifs N’est pas un exercice de police Est une visite périodique de projet pour: S’assurer que le projet est mis en œuvre avec efficacité et efficience, et produit un IMPACT; S’assurer que les objectifs du projet sont atteints (et s’ils sont toujours valides) Identifier ensemble les problèmes et décider ensemble des mesures correctives/ajustements; Appui à la mise en œuvre: former et renforcer les capacités du personnel du projet. 113 113 113

Mise en œuvre : La mission de supervision Qui est impliqué? Le Comité de gestion du programme-pays (CPMT), le CPM et les partenaires du projet (institutions nationales concernées, UCP, opérateurs partenaires, groupes cibles) dans la revue/examen de l’exécution du projet et dans la formulation des ajustements Importance de l’écoute et de l’attention portée à la sensibilité culturelle 114 114 114

Mise en œuvre : La mission de supervision Avant la mission: le rôle du CPM (1) SE PREPARER A L’AVANCE! 50% effectué avant de se rendre sur le terrain. Deux missions de supervision par année Planifier les missions avant le début de l’année: Composition de la mission liée aux volets & problèmes du projet; Dirigeant de la mission, types de personnalité et équipes; Coordination/collaboration avec les autres partenaires financiers, le ministère des finances; Programme & calendrier de la mission, consultants et le projet. Préparer les TDR prenant en compte les volets à superviser et les problèmes à résoudre; R& 115 115 115

Mise en œuvre : La mission de supervision Avant la mission: le rôle du CPM (2) Plan de préparation Planification Préparation technique Agenda Arrivée-Briefing Visite de terrain Réunions techniques Revue administrative et financière Debriefing & Feedback Aide Mémoire, PSR Rapport de supervision Lettre de gestion Préparation logistique - transmission TDR et recrutement des consultants + envoi des documents clés aux consultants - demande d’agenda au projet - confirmation des dates de la mission - logistique de terrain - notification des institutions clé/tutelle, du projet, du PNUD. Préparation du dossier de mission: TDRs, documents clés, état des décaissements et informations actualisées préparées par le projet en vue de la mission R& 116 116 116 116

Mise en œuvre : La mission de supervision Le rôle du projet (1): avant la mission Préparer et envoyer au CPM, au moins une semaine avant l’arrivée de la mission, les informations suivantes: PTBA (avec tableau extrants physiques & indicateurs impact) et PPM actualisé; Rapports sur les activités et les résultats par composante; Etat de mise en œuvre des recommandations précédentes; Tableau des dispositions de l’AF nécessitant une action; Agenda provisoire de la mission (séances de travail au projet, rencontres avec les Ministères et partenaires impliqués dans la mise en œuvre, visites de terrain, logistique de terrain) Tableau des décaissements (compo, catégories et financiers); 117 117

Mise en œuvre : La mission de supervision Le rôle du projet (2): avant la mission (suite) Préparer et envoyer au CPM, au moins une semaine avant l’arrivée de la mission, les informations suivantes: Remboursement dans le CS ou compte désigné; Etat de conformité aux recommandations de l’audit; Première ébauche des annexes du rapport de supervision; Autre documentation pertinente pour la mission à venir. L’UCP et ses opérateurs partenaires préparent une présentation PPT succincte sur l’état d’avancement du projet par composante, les difficultés rencontrées et les aspects demandant une attention particulière. Les présentations sont discutées dès l’arrivée de la mission. 118 118 118

Mise en œuvre : La mission de supervision Avant la mission: le rôle du CPM (3): Agenda de terrain Le CPM demande au projet une ébauche de programme de mission, planifiée autour de 3 activités: Revue technique; Revue administrative, financière et de gestion; Revue de passation des marchés. Programme indicatif 1. Briefing en capitale et visites Ministères 1 jour 2. Visites sur le terrain (selon projet) 4 – 6 jours 3. Réunions techniques 2 jours 4. Préparation de l’Aide-mémoire 2 jours 5. Débriefing auprès des institutions clés 1 jour 6. Finalisation de la rédaction, sur le terrain 2-4 jours TOTAL: 12-14 jours 119 119 119

Mise en œuvre : La mission de supervision Sur le terrain : le rôle du CPM Le CPM participe à la mission et coordonne, en étroite coopération avec le directeur /coordonateur du projet: Le travail de l’équipe de la mission; Les rencontres avec le gouvernement, le projet, les opérateurs, les groupes cibles; La préparation de l’aide-mémoire et du rapport de supervision. Aide à résoudre les problèmes techniques et du personnel. R& 120 120 120

Mise en œuvre : La mission de supervision Sur le terrain : le rôle du projet Le projet facilite le bon déroulement de la mission et y participe pleinement (au siège du projet comme lors des visites de terrain): Organisation de la logistique de terrain (accommodation, véhicules, visas pour l’équipe de supervision, etc.); Prises de rendez-vous avec le gouvernement, les opérateurs, les groupes cibles (et prévision de la traduction sur le terrain); Appui au travail de l’équipe de supervision (transmission d’informations, appui à la rédaction de l’aide mémoire, etc.). R& 121 121 121 121

Mise en œuvre : La mission de supervision Suivi de l’exécution et reporting (A envoyer AVANT la mission de supervision) Suggestion de format et de contenu: (1/4 ou ½ an) (Mettre l’accent sur ce qui est positif!) Objectif et description du projet Résumé de la situation Rapport détaillé L’évolution du projet; Sources et utilisation des fonds; Rapprochement du CS; Suivi des outputs; Passation des Marchés. 122 122 122

Mise en œuvre : La mission de supervision Arrivée de la mission et briefing dans la capitale du pays Discussions sur les questions importantes et la présentation PPT préparée par le projet Répartition des volets & revue responsabilités des consultants; Revue/révision du programme provisoire (travaux, visites, etc.) Etat d’exécution des activités & résultats au regard du PTBA; Date de la restitution aux institutions clés. Briefing auprès des institutions clés (y compris le ministère de l’économie et du plan) et des cofinanciers du projet. Aspects sécuritaires, notamment pour les déplacements. R& 123 123

R& Mise en œuvre : La mission de supervision Visites sur le terrain Objectif: Revue des forces, faiblesses, améliorations requises: A la stratégie générale du projet et ses objectifs A l’état d’exécution des activités, des résultats et de l’IMPACT. Procédures et programmation: Visites: sites à problème & sites à résultats positifs; Réunions: population, agents techniques & opérateurs; Comparer les conclusions des rapports d’activités avec la situation sur le terrain; Encourager les échanges interactifs sur l’impact, les contraintes et les solutions; Encourager les bénéficiaires à parler: Eviter que le projet ou les opérateurs ne parlent à la place des bénéficiaires. R& 124 124

R& Mise en œuvre : La mission de supervision Réunions techniques Réunion individuelle avec le projet et les opérateurs partenaires, avec prise en compte les leçons tirées des visites sur le terrain; Identifier & documenter les extrants et les faiblesses de chaque volet; Proposer ensemble des améliorations & un calendrier de mise en œuvre des recommandations; Chaque consultant prépare des paragraphes synthétiques et une annexe technique pour l’AM. Le chef de mission consolide l’AM. R& 125 125

Mise en œuvre : La mission de supervision Revue administrative, financière & comptable (1) Planification Préparation technique Agenda Arrivée-Briefing Visite de terrain Réunions techniques Revue administrative et financière Debriefing & Feedback Aide Mémoire, PSR Rapport de supervision Lettre de gestion Revue de la structure organisationnelle et du système de gestion (mise en œuvre, Problèmes et difficultés) Manuel de procédures administratives financières et comptables, Manuel de gestion des fonds de développement à la base/manuel des opérations du projet Système d’information de gestion financière et comptable Gestion décentralisée du projet, le cas échéant; Organisation et adéquation des moyens R& 126 126

Mise en œuvre : La mission de supervision Revue administrative, financière & comptable (2) Gestion administrative : Revue du processus de passation des marchés et de contractualisation Revue à posteriori de passation des marchés Revue du PPM, des fiches de suivi des contrats, du registre des contrats (tous éléments devant accompagner le contrat) Revue des tableaux de contrôle de l’exécution physique et financière des contrats Gestion des actifs immobilisés: Inventaire des actifs immobilisés (inventaire de clôture au 31/12 est un élément du bilan), codification & étiquetage; Listes d’inventaires par bureau/local; Contrôle des véhicules: carnet de bord, carburant, etc. Assurance des actifs: véhicules et locaux. R& 127 127

Mise en œuvre : La mission de supervision Revue administrative, financière & comptable (3) Gestion du personnel: Effectif du personnel; Mouvement de personnel: démissions, licenciements; Grille des salaires; Assurance médicale du personnel; Frais de mission; Evaluation annuelle du personnel; Renforcement des capacités & formations. Gestion du budget: Revue de l’exécution du PTBA en cours; Revue de l’exécution consolidée des PTBA; Appréciation du taux d’exécution moyen par rapport à l’indicateur de performance d’exécution du PTBA R& 128 128

Mise en œuvre : La mission de supervision Revue administrative, financière & comptable (3) Gestion financière pour revoir: Performance de la mobilisation des fonds (registre des DRF/DPD) Performance financière par bailleur et composante Décaissement des fonds du don (Tableau 3C, DTS) Reconstitution du CS ou désigné et revue des ECD; Etat des fonds de contrepartie & contribution des bénéficiaires. Mise en œuvre des fonds de développement à la base Gestion comptable: Pratique comptable régulière: revue états synthétiques mensuels; Revue du fonctionnement du compte spécial et des états de rapprochement bancaires; Analyse des comptes; Tenue des documents comptables et classement; Calendrier de clôture annuelle des comptes, élaboration de l’audit. Revue de conformité avec l’AF R& 129 129

BR Mise en œuvre : La mission de supervision Audit Suivi du rapport d’audit lors des missions de supervision: Vérifier la qualité du système comptable et des contrôles internes; Vérifier ponctuellement de la documentation relative aux états certifiés de dépenses (ECD); Vérifier la passation des marchés qui ne sont pas soumis à priori à une revue/examen; Vérifier le respect des recommandations de l’audit. BR 130 130 130

C’est sur le terrain qu’il faut investir, Mise en œuvre : La mission de supervision Inspiration C’est sur le terrain qu’il faut investir, C’est là où se trouve la meilleure information. Les rapports et les chiffres ne peuvent pas tout dire Des faiblesses du projet et de ses réussites. Lors de la visite sur le terrain, vous serez amené Là où il y a le succès, mais ……. S’assurer de voir aussi là où il n’a pas du progrès... Et s’ils veulent vous amener à visiter 100 sites du projet….. Soyez fort …… Et réduisez le nombre à cinq! BR 131 131 131

Mise en œuvre : La mission de supervision Debriefing et feedback Conclusion de la mission avec l’équipe de supervision pour: Partager l’évaluation globale de la mise en œuvre du projet; Procéder à la revue des résultats et des contraintes ainsi que les améliorations requises pour chaque volet; Vérifier la pertinence globale des recommandations. Le chef de la mission intègre les contributions individuelles à l’aide-mémoire et au rapport de supervision; Revue détaillée de l’aide-mémoire du projet avec la direction/les experts techniques du projet pour des clarifications ou commentaires, et des amendements au besoin. Feedback auprès des institutions clés: ministère des finances, ministères techniques, co-financiers, équipe du projet, opérateurs clés. 132 132

Mise en œuvre : La mission de supervision Aide Mémoire (format standardisé) Planification Préparation technique Agenda Arrivée-Briefing Visite de terrain Réunions techniques Revue administrative et financière Debriefing & Feedback Aide Mémoire, PSR Rapport de supervision Lettre de gestion Synthétise les résultats de la mission – base pour les discussions de fin de mission; Examine en détail les questions pour lesquelles un accord a été trouvé ou doit l’être; Doit être donner avec suffisamment de temps afin que l’autre partie puisse le lire avant la restitution, et obtenir après leurs réactions; Destinataires: les ministères clés, le personnel du projet, les partenaires, la direction du FIDA; Contenu: Texte principal succinct et précis: Donne un aperçu de l’état des actions convenues, des priorités et des recommandations. 133 133

Mise en œuvre : La mission de supervision Le rapport de supervision (format standardisé) (1) L’Aide Mémoire et ses annexes constituent le rapport de supervision. Le format est également standardisé. L’Aide mémoire (9-12 pages) Introduction Evaluation générale de la mise en œuvre Extrants et résultats Evolution de la mise en œuvre du projet Aspects fiduciaires Durabilité Autres Conclusion Rester succinct & précis pour que l’Aide- mémoire soit lu et que la restitution soit sur une discussion de fond 134 134

Mise en œuvre : La mission de supervision Le rapport de supervision (format standardisé) (2) Les appendices et annexes: synthèse de l’état et les caractéristiques du projet Synthèse de l’état et les caractéristiques du projet Synthèse des actions à mener et des calendriers convenus; Performance financière par bailleur, catégorie et composante; Respect des conventions et de l’AF; Évolution physique au regard du PTBA, surtout indicateurs SYGRI Cadre logique mis à jour (évolution par rapport aux cibles) Gestion des savoirs: apprentissage et innovation Annexe I : Rapport technique Annexe II : Complémentaires, demandées par la mission La Lettre de la Direction: Envoyée aux autorités par le Directeur de la Division. Synthétise les principales actions à prendre. 135 135

Mise en œuvre : La mission de supervision Finalisation de la mission Recommandation pour atténuer le stress : Rester sur le terrain pendant un jour ou deux pour finaliser la rédaction de la totalité du rapport. Finaliser le rapport de supervision de la mission en respectant le format du FIDA (diapo précédente); Préparer la lettre de recommandations (2 pages); Résumer l’état d’exécution et l’impact du programme Mettre l’accent sur les principales contraintes et les recommandations du FIDA/de la mission. 1 à 2 semaines après le retour de la mission (au maximum): envoyer la lettre au Ministre et le rapport de la mission aux institutions clés avec copie au bénéficiaire du prêt/don, au PNUD, au projet et autres. 136 136