Comment généraliser la dématérialisation dans les cabinets ?

SOMMAIRE Qu’est-ce que la dématérialisation ? Pourquoi dématérialiser ? Comment généraliser la dématérialisation ? Conclusion / débat

Qu’est-ce que la dématérialisation ? Transfert en support numérique des documents papiers et gestion des flux numériques (entrants et sortants) Gestion des documents numériques (GED) LA définition de base c’est : la transformation de supports d’informations matériels en des fichiers informatiques, mais notre définition va beaucoup plus loin puisque nous englobons également toute la gestion et la restitution de ces fichiers

Transfert en support numérique des documents papiers et gestion des flux numériques (entrants et sortants) Documents bureautiques (word, excel…) Connecteurs Reconnaissance de caractères Acquisition = scanner, factures électroniques, pdf, documents bureautiques, courriers électroniques, éditions comptables de nos logiciels de production. Cabinet Web GED Clients, Tiers

Gestion des documents numériques (GED) La GED permet : De récupérer les flux numériques De les organiser De les sécuriser De les archiver De les restituer et les partager

Pourquoi dématérialiser ? Malgré nous la plupart des flux sont en train de se dématérialiser (EDI, signature électronique, facture électronique, mails, Internet…) Cette généralisation entrainera forcément une automatisation de ce qui constitue notre mission de base : la saisie Pour continuer à maitriser les flux (aujourd’hui papiers demain numériques) la généralisation de la dématérialisation est indispensable

Pourquoi dématérialiser ? Cela permet également : une meilleure organisation interne par la mise en place de procédures Une centralisation de l’information Une sécurisation des données

Comment généraliser la dématérialisation ? Création d’un cahier des charges Agrément de prestataires Communication / déploiement dans les cabinets

Création d’un cahier des charges Il devra contenir : Les procédures à mettre en place au sein du cabinet Les fonctionnalités minimums requises pour la GED Les fonctionnalités minimums requises pour nos logiciels de productions Un planning d’intervention Un budget

Les procédures à mettre en place au sein du cabinet Comment on numérise ? Le client / le collaborateur / les 2 ? Comment on intègre les pièces dans la GED ? Quels pièces sont intégrées ? Définir une structure de dossier Qui gère les droits d’accès ? Qui créé les dossiers ? Quels documents sont ouverts aux clients ou restent internes au cabinet ?

Les procédures à mettre en place au sein du cabinet Exemple de structure de dossier

GED : les pré-requis Reconnaissance de caractères Indexation et moteur de recherche « full text » Gestion complexe des droits d’accès Intégration de tous types de fichiers Moteur d’impression de la GED à partir d’autres applications Enregistrement direct dans la GED à partir des principaux outils bureautiques et de nos logiciels de production Accès en ASP

Logiciels de production : les pré-requis Boutons de raccourcis pour un accès direct aux documents du dossier en-cours dans la GED Indexer l’écriture à la pièce comptable située dans la GED Enregistrement / impression direct des documents dans la GED

Planning d’intervention Il faut compter minimum 6 mois d’intervention pour un déploiement complet de la GED. Les étapes indispensables : Créer un groupe de travail « dématérialisation » en y intégrant au moins 1 collaborateur Faire la sélection des prestataires (GED, Prod, consulting) Rédiger le guide des procédures Installer et paramétrer les logiciels Former les collaborateurs Alimenter la GED S’assurer que les procédures sont bien respectées

Budget Un budget global devra être mise en place intégrant : Le coût du matériel (scanner, serveur GED…) Le coût des logiciels (GED , connecteurs …) Le coût des consultants Les temps passés en interne

Agrément des prestataires Pour être agréés les prestataires devront signer une charte précisant qu’ils s’engagent à : Respecter le cahier des charges prédéfini Appliquer des tarifs négociés « ECF » Respecter des délais d’intervention restreints en cas de panne

Agrément des prestataires Nous avons identifié 3 types de prestataires : Les éditeurs de logiciels (GED, production, bureautique…) Les vendeurs de matériel (Scanners, serveurs …) Les consultants pour l’accompagnement dans la mise en place de la dématérialisation

Communication / déploiement dans les cabinets Si cette proposition vous intéresse, nous pouvons mettre en place un groupe de travail afin de rédiger : Le cahier des charges La charte des partenaires A l’issu de ce travail, il faudrait qu’un ou deux cabinets soient prêts à tester l’offre et ensuite nous lancerons une campagne de communication auprès de la profession pour promouvoir cette offre.

CONCLUSION La dématérialisation de nos cabinets partielle ou totale à moyen terme est indispensable pour la survie de notre profession. Plusieurs questions se posent : Quel niveau de dématérialisation ? La valeur juridique des documents électronique ? Comment archiver les fichiers EDI ? Comment archiver les documents signés numériquement ? Pour répondre à toutes ces questions et beaucoup d’autres PLACE AU DEBAT