Le cycle de vie d’un projet européen Virgínia Branco Chargée d’affaires européennes Service du partenariat et de la Valorisation CNRS- Délégation IdF-Sud

De la conception à la réalisation d’un projet Si le projet est accepté Évaluation (experts) en 1 ou deux 2 Phases ou étapes (Two-Stage »; « two-step)

Les textes de référence Programme Cadre Règles de participation Programme spécifique Coopération Personnes Capacités Idées Convention de subvention (Draft) Programme de travail (critères d’évaluation) Accord de consortium Appels à propositions

L’appel à proposition Pour chaque appel : La fiche synthétique de présentation de l'appel (« call fiche ») Le programme de travail (« work programme ») Les guides des proposants (« guide for applicants ») par régime de financement (ou type de projet) d'autres documents annexes (brochure de présentation du 7 ème PCRD, textes officiels…)

Documents pré-contractuels La déclaration d’intention ( engagement des partenaires auprès de la CE confirmant leur intention de s’impliquer dans le projet) Letter of Understanding (LoU) et Memorandum of Understanding (MoU) Le site de la DAJ : http://www.sg.cnrs.fr/daj/europe/Le-7epcrd/pcrd7.htm

MoU / LoU Différences Le MoU est plus développé que le LoU Le MoU est multilatéral : signé par chacun des participants ainsi que par le Coordonnateur Le LoU est unilatéral : chaque participant signe un LoU et le renvoie au coordonnateur Le choix entre ces deux documents sera fait en opportunité en fonction de plusieurs facteurs (importance des projets, des participants, enjeux scientifiques, informations échangées…) : Le CNRS conseille le MoU

Rédaction de la proposition PARTIE A (informations administratives et financières): A1 : titre / acronyme / durée / résumé A2 : informations administratives sur les participants A3 : budget par types d’activité coûts éligibles = coûts directs + coûts indirects réels ou forfaitaires Respect des taux de financement différents selon le régime de financement imposé

Rédaction de la proposition PARTIE B : B1 : Qualité scientifique et technique (env. 20p) - objectifs à atteindre - état de l’art - méthode et plan de travail B2 : Mise en œuvre (env. 20 p) - structure de management et organisation du projet - présentation de chaque partenaire : apport dans projet - consortium dans son ensemble - ressources financières, humaines… B3 : Impact potentiel (env. 10 p) - impact du projet (cf programme de travail) - perspectives du projet (valorisation, dissémination…)

Budget Calculer selon : Les types d’activité (Recherche, démonstration, management, autres) Les catégories de dépenses : - coûts de personnel (permanent et CDD) - équipement (amortissement) - consommables et frais de mission - autres coûts (sous-Traitance, certificats d’audit…)

La soumission et l’évaluation - avant la deadline (possibilité de modifier la proposition avant la deadline) - par Electronic Proposal Submission System (EPSS) - proposition complète Évaluation – 3 Critères (Coopération, Capacités): (1) Qualité scientifique et/ou technologique, (2) Mise en œuvre du projet, (3) impact - Le nombre d’étapes d’évaluation (1 ou 2) est spécifié dans l’Appel - experts indépendants choisis dans liste d’experts (différents domaines) Pour s’inscrire : https://cordis.europa.eu/emmfp7/ - passer le seuil requis pour chaque critère (3/5) et le seuil pour la note globale (10/15) - évaluation individuelle puis collective - envoi du résumé du rapport d’évaluation par la CE (Evaluation Summary Report (ESR)

Projet retenu : phase de négociation

La négociation Deux négociations à mener en parallèle : Avec la CE sur les commentaires du rapport d’évaluation (ESR) Avec les partenaires pour fixer les règles internes au consortium Documents contractuels : Les formulaires de négociation : Grant Preparation Forms (GPF, anciens CPF)  Engagement officiel de l’établissement

Du projet au contrat 1) Négociations avec la CE → Convention de subvention (Grant agreement) qui fixe : - composition du Consortium - Date de début de projet (Start date) et sa durée - Périodes de Reporting - Clauses financières (montant, paiements…) - Clauses spéciales (clause 10, ancienne clause 23) - Coordonnées de la CE et du coordinateur - Loi applicable Signature Form A – Accession to the grant agreement (Adhésion individuelle de chaque participant à la Convention)

Du projet au contrat 2) Négociations entre les partenaires → Accord de Consortium - Régit l’organisation interne du consortium (gouvernance…) - Définit les principes relatifs à la répartition de la contribution financière de la Commission - Définit les règles relatives à la diffusion et à la valorisation des résultats et les règles de Propriété Intellectuelle - Définit le règlement des différends

Mise en œuvre du projet Selon le type de projet et la durée -> plusieurs Périodes de Reporting (Reporting Periods) fixées à l’avance. Justification des coûts et versements effectués Correspondent à des étapes de réalisation (livrables : scientifiques, rapports d’activité et de management, justificatifs financiers) Évaluation de l’avancée du projet => réajustements éventuels (programme de travail, répartition budgétaire…) A fournir 60 jours après la fin de la période de Reporting.

Periodic Project Reporting (en attente de validation pour le FP7) Rapports à fournir pour chaque période (Coordinateur) Periodic report : vue d’ensemble des activités réalisées (livrables), analyse et justification des écarts éventuels par rapport aux objectifs fixés dans l’Annexe I Justification financière consolidée pour l’ensemble des participants : Summary Financial report (Coordinateur) Form C par participant + certificats d’audit Transfère des fonds de la CE après approbation de ces rapports et des livrables

Project Reporting Final (en attente de validation pour le FP7) Rapports finaux : Rapport final consolidé pour l’ensemble du projet (résultats, conclusions, impact socio-économique) Report on the distribution of the Community’s contribution (Rapport relatif à la répartition de la contribution communautaire entre les participants - Coordinateur: 30 jours après Payement final par la CE) Audits possibles jusqu’à 5 ans après la fin du projet.

Le Service Partenariat et Valorisation Responsable de service Anne-Céline LAMBALLE Secrétariat / Assistante RSPV Catherine LELOUER spv@dr4.cnrs.fr Tél.01 69 82 32 89 Chargées d’Affaires & IPE (Ingénieur Projet Européens) - Projets à coordination CNRS-IdF-Sud Virgínia BRANCO & Virginie ROBIN (IPE) Virginia.branco@dr4.cnrs.fr Virginie.Robin@dr4.cnrs.fr Tél. 01 69 82 32 63 Tél. 01 69 82 32 62 - Projets CNRS simple participant Tania DI GIOIA : tania.digioia@dr4.cnrs.fr Marie-France GERARD : Marie-France.gerard@dr4.cnrs.fr Nadjillah CHERKAOUI-PERE : Nadjillah-cherkaoui.pere@dr4.cnrs.fr Corinne BOISMAIN : corinne.boismain@dr4.cnrs.fr

Les missions du SPV Conseiller et assister les laboratoires en matière contractuelle Diffuser toute information se rapportant aux procédures d’aide à la recherche (national, Europe et international). Projets européens: aide au montage, à la négociation, contractualisation, suivi administratif, juridique et financier, reporting. Conseiller et assister les laboratoires dans la protection de leurs résultats de la recherche Contribuer à la détection des résultats valorisables Accompagner le transfert des résultats valorisables et accompagner le transfert des résultats vers le monde socio-économique

Quelques sites utiles CNRS- IdF-Sud http://www.dr4.cnrs.fr/spv/europe_7pcrd Appels à propositions - Publication par la CE au JOCE ou sur Internet http://cordis.europa.eu/fp7/dc/index.cfm?fuseaction=UserSite.FP7CallsPage CORDIS http://cordis.europa.eu/fp7/capacities.htm Et aussi le CLORA (Club des Organismes de Recherche Associés ) Inscrivez-vous http://www.clora.net/public/membres/inscription.html