MISE EN OEUVRE D ’UN SYSTEME DE GESTION INDUSTRIELLE

SOMMAIRE 1 - PRÉLIMINAIRES 2 – LA STRUCTURATION DU PROJET 3 - LES ÉTAPES CLEFS 3.1 - PLANIFICATION DU PROJET 3.2 – CONSTITUTION DE L’EQUIPE PROJET 3.3 – ANALYSE OPERATIONNELLE 3.4 – TRANSFERT DES DONNEES 3.5 – PARAMETRAGE – CONFIGURATION 3.6 –PROTOTYPAGE – MAQUETTAGE 2

SOMMAIRE 3.7 – LIAISONS EXTERNES 3.8 – AUTO APPRENTISSAGE 3.9 – MODIFICATIONS - SPECIFIQUES 3.10 – FORMATION DES UTILISATEURS 3.11 – REDACTION DU MANUEL UTILISATEUR 3.12 –MISE EN PRODUCTION 3.13 – DEPLOIEMENT DE LA SOLUTION 3

1 - PRÉLIMINAIRES

QUELS SYSTEMES D’INFORMATIONS ET POUR QUELS TYPES D’ENTREPRISES QUELLE STRATEGIE ? 1 - PRÉLIMINAIRES QUELLE ORGANISATION ? QUELLE TYPOLOGIE DE PRODUCTION ? QUELLE STRUCTURE DU SYSTEME D’INFORMATIONS ? 5

L’INFORMATIQUE, LA FINALITE ? METTRE EN PLACE L’INFORMATIQUE POUR L’INFORMATIQUE ? ? 1 - PRÉLIMINAIRES OU METTRE EN PLACE L’INFORMATIQUE AU SERVICE DE L’ORGANISATION ? 6

« L’ORGANISATION », DANS QUEL BUT ? Elle clarifie le rôle de chacun au sein de l’entreprise. Elle assure une meilleure performance de l’entreprise. Elle est le support de la stratégie industrielle de l’entreprise. 1 - PRÉLIMINAIRES Elle induit la profitabilité de l’entreprise. Elle contribue à satisfaire le client. 7

LA « PÊCHE » AUX CLIENTS ???? GPAO ERP (PGI) SCM MES 1 - PRÉLIMINAIRES 8

LE PROJET DE L ’ENTREPRISE 1 - PRÉLIMINAIRES Stratégie de l’entreprise. Implication de la Direction. Définir clairement les objectifs attendus. Rester « humble » par rapport aux ressources disponibles en interne. Désigner le chef de projet en interne. Définir l’équipe projet interne composée de « responsables de fonction ». 9

LES CONDITIONS DE REUSSITE (1) ENVIRONNEMENT DE L’ENTREPRISE 1/3 EQUIPE PROJET INTERNE 1 - PRÉLIMINAIRES 1/3 FORMATION PARAMETRAGE MAQUETTAGE 1/3 PROGICIEL 10

LES CONDITIONS DE REUSSITE (2) ENVIRONNEMENT DE L’ENTREPRISE C O N S E I L G T D U R 1/3 EQUIPE PROJET INTERNE FORMATION PARAMETRAGE MAQUETTAGE PROGICIEL 1 - PRÉLIMINAIRES 11

CULTURE PROJET DANS L’ENTREPRISE 1 - PRÉLIMINAIRES Une culture projet dans l’entreprise Le projet repose sur Un chef de projet (disponible !) Une mission décrite Un planning Des moyens humains Un budget Un mode de contrôle 12

L’IMPLICATION DE LA DIRECTION 1 - PRÉLIMINAIRES Une implication de la Direction La direction qui soutien le projet et stimule le changement elle annonce le projet elle nomme clairement le chef de projet elle donne les moyens elle co-anime le comité de pilotage elle montre « l’exemple » elle communique, avec le chef de projet, sur le projet 13

UN DELAI REALISTE Un délai réaliste 1 - PRÉLIMINAIRES UN DELAI QUI TIENT COMPTE DE LA DISPONIBILITE - du(es) chef(s) de projet - des participants - du(es) consultant(s) 1 - PRÉLIMINAIRES Un délai réaliste EN VUE DE D’EFFECTUER - le paramétrage (configuration) - la mise en service de chaque module - le chargement des données (saisie et/ou migration) - la formation - les rendez-vous imposés (réunions, bilan, …) 14

LES MOYENS LOGISTIQUES 1 - PRÉLIMINAIRES LES MOYENS LOGISTIQUES ILS DOIVENT ÊTRE LES SUIVANTS : - salle de réunion - matériels informatiques - progiciel(s) retenu(s) - supports pédagogiques 15

2 – STRUCTURATION DU PROJET

ORGANISATION DU PROJET Stratégie d ’entreprise Besoins de l ’entreprise Environnement de l ’entreprise Plan de développement Analyse du risque 1 Organisation Ressources Humaines 2 2 - STRUCTURATION DU PROJET Contrôle et Pilotage Tableaux de Bord Réunions 4 Qui ? Planification Quoi ? Comment ? 3 17

LE DEROULEMENT DE LA MISE EN OEUVRE MESURES D ' AVANCEMENT D U P R O J E T PLAN ' ASSURANCE QUAL I TE L AN DE COMMUN I CAT I ON I NTERNE DEFINITION ET STRUCTURATION DES DONNEES TECHNIQUES FORMATION DES CHEFS DE PROJETS CONSTITUTION DES DONNEES CLIENTS DES DONNEES FOURNISSEURS PARAMETRAGE 2 - STRUCTURATION DU PROJET TEST SUR UNE « MAQUETTE » ASSISTANCE TECHNIQUE «UTILISATEURS» PROTOTYPAGE FORMATION DES UTILISATEURS DEPLOIEMENT DE LA SOLUTION BILAN 18

2 - STRUCTURATION DU PROJET MODES DE MANAGEMENT 2 - STRUCTURATION DU PROJET DÉMARCHE PARTICIPATIVE DÉMARCHE SEMI-DIRECTIVE Équipe projet Constitution de groupes de travail Task force 19

2 - STRUCTURATION DU PROJET TYPES DE PROGICIEL 2 - STRUCTURATION DU PROJET PARAMÉTRABLE NON PARAMÉTRABLE Adaptabilité du progiciel Typologies et modes de gestion Rigidité du progiciel Typologies et modes de gestion 20

MODES DE MANAGEMENT / TYPE DE PROGICIEL 2 - STRUCTURATION DU PROJET TYPES DE PROGICIEL PARAMÉTRABLE NON PARAMÉTRABLE 1 2 DÉMARCHE PARTICIPATIVE MANAGEMENT MODES DE 3 4 DÉMARCHE SEMI-DIRECTIVE 21

DÉMARCHE PARTICIPATIVE ET PROGICIEL PARAMÉTRABLE 1 DÉMARCHE PARTICIPATIVE ET PROGICIEL PARAMÉTRABLE 2 - STRUCTURATION DU PROJET - PARAMETRAGE A LA TYPOLOGIE DE L’ENTREPRISE ET AUX REGLES DE GESTION - EXCLURE SI POSSIBLE LES DEVELOPPEMENTS SPECIFIQUES - PREVOIR DES ADAPTATIONS ORGANISATIONNELLES POUR ENTRER DANS LA SOLUTION STANDARD - LE PROTOTYPAGE ET LA REDACTION DES PROCEDURES GENERALES SONT ETABLIS PAR LE GROUPE DE PILOTAGE - LES PROCEDURES DETAILLEES SONT ETABLIES PAR LES UTILISATEURS (SOUS LA RESPONSABILITE DU CHEF DE PROJET) - LES DROITS D’ACCES A L’INFORMATION SONT ASSEZ OUVERTS 22

DÉMARCHE PARTICIPATIVE ET PROGICIEL NON PARAMÉTRABLE 2 DÉMARCHE PARTICIPATIVE ET PROGICIEL NON PARAMÉTRABLE 2 - STRUCTURATION DU PROJET ATTENTION LE PROGICIEL DOIT COUVRIR LA TYPOLOGIE DE L’ENTREPRISE 23

DÉMARCHE SEMI-DIRECTIVE ET PROGICIEL PARAMÉTRABLE 3 DÉMARCHE SEMI-DIRECTIVE ET PROGICIEL PARAMÉTRABLE - PARAMETRAGE A LA TYPOLOGIE DE L’ENTREPRISE ET AUX REGLES DE GESTION - EXCLURE SI POSSIBLE LES DEVELOPPEMENTS SPECIFIQUES - PREVOIR DES ADAPTATIONS ORGANISATIONNELLES POUR ENTRER DANS LA SOLUTION STANDARD - LES PROCEDURES GENERALES ET DETAILLEES SONT ETABLIES PAR LE GROUPE DE PILOTAGE - LE GROUPE DE PILOTAGE EST RESTREINT, ET N’INCLUT PAS FORCEMENT DES OPERATIONNELS - L’ORGANISATION DE L’ENTREPRISE EST IMPOSEE PAR LE GROUPE DE PILOTAGE (AVEC L’APPROBATION DE LA DIRECTION) - LES DROITS D’ACCES SONT TRES REGLEMENTES 2 - STRUCTURATION DU PROJET 24

DÉMARCHE SEMI-DIRECTIVE ET PROGICIEL NON PARAMÉTRABLE 4 DÉMARCHE SEMI-DIRECTIVE ET PROGICIEL NON PARAMÉTRABLE 2 - STRUCTURATION DU PROJET CETTE APPROCHE PEU CONDUIRE A DES DEVELOPPEMENTS SPECIFIQUES 25

3 – LES ETAPES DU PROJET

LES ÉTAPES CLEFS DE LA MISE EN OEUVRE 1 PLANIFICATION DU PROJET 2 CONSTITUTION DE L ’EQUIPE PROJET 13 DEPLOIEMENT DE LA SOLUTION 7 LIAISONS EXTERNES 6 PARAMETRAGE CONFIGURATION 3 ANALYSE OPERATIONNELLE 4 TRANSFERT DES DONNEES 5 PROTOTYPAGE MAQUETTAGE 12 MISE EN PRODUCTION 11 REDACTION DU MANUEL UTILISATEUR 10 FORMATION DES UTILISATEURS 8 AUTO APPRENTISSAGE 9 MODIFICATIONS SPECIFIQUES 3 - LES ETAPES DU PROJET 27

PLANIFICATION DU PROJET (1/4) Identifier les étapes séquentielles et les étapes concourantes. 3 - LES ETAPES CLEFS 28

PLANIFICATION DU PROJET (2/4) 1 PLANIFICATION DU PROJET PLANIFICATION DU PROJET (2/4) 3 - LES ETAPES CLEFS 29

PLANIFICATION DU PROJET (3/4) 1 PLANIFICATION DU PROJET PLANIFICATION DU PROJET (3/4) 3 - LES ETAPES CLEFS 30

PLANIFICATION DU PROJET (4/4) 1 PLANIFICATION DU PROJET PLANIFICATION DU PROJET (4/4) 3 - LES ETAPES CLEFS 31

CONSTITUTION DE L ’ÉQUIPE PROJET 2 CONSTITUTION DE L ’EQUIPE PROJET CONSTITUTION DE L ’ÉQUIPE PROJET Le « sponsor » : La Direction Générale 3 - LES ETAPES CLEFS Le Comité de Pilotage : La Direction Générale Les responsables des domaines fonctionnels couverts Le Chef de projet : Un responsable fonctionnel ayant une vision transversale de l’entreprise 32

ANALYSE OPÉRATIONNELLE 3 ANALYSE OPERATIONNELLE ANALYSE OPÉRATIONNELLE 3 - LES ETAPES CLEFS Il s’agit d’analyser le fonctionnement, l’organisation de l’entreprise, avant l’intégration et le déploiement de progiciels. Cette étape ne doit pas être réalisée par l’offreur de solutions informatiques. 33

ANALYSE OPÉRATIONNELLE 3 ANALYSE OPERATIONNELLE ANALYSE OPÉRATIONNELLE Un concept issu de la systémique. Un processus 3 - LES ETAPES CLEFS Système considéré Entité 2 relation relation Entité 1 Entité 4 relation relation relation Entité n entrants sortants La modélisation « entités/relations » dans une logique séquentielle de transformation de l’objet porté par le flux. 34

ANALYSE OPÉRATIONNELLE 3 ANALYSE OPERATIONNELLE ANALYSE OPÉRATIONNELLE Entités (activités) et relations amont-aval 3 - LES ETAPES CLEFS Activités Transformation Décision Cde clients Francs Entrants Flux d ’informations Flux de matières Produits Finis Sortants 35

ANALYSE OPÉRATIONNELLE 3 ANALYSE OPERATIONNELLE ANALYSE OPÉRATIONNELLE Enregistrer commande Planifier Préparer Monter Expédier Activités constituant un des principaux processus Processus concept et représentation Exemple simplifié Valeur appréciée par le client Le produit de qualité 3 - LES ETAPES CLEFS Les moyens nécessaires pour exercer les activités Les fonctions ou activités « supports » 36

ANALYSE OPÉRATIONNELLE 3 ANALYSE OPERATIONNELLE ANALYSE OPÉRATIONNELLE Regarder l’entreprise par ses processus 3 - LES ETAPES CLEFS Décision N Processus décisionnel Décision E1 Décision E2 Voir la subsidiarité et la transversalité liens Décision a Décision b Décision x Activité 1 Activité 2 Activité 3 Activité n Client Ex : un processus de production 37

ANALYSE OPÉRATIONNELLE 3 ANALYSE OPERATIONNELLE ANALYSE OPÉRATIONNELLE LA STRUCTURE DE CODIFICATION 3 - LES ETAPES CLEFS LES FOURNISSEURS LES CLIENTS 38

ANALYSE OPÉRATIONNELLE 3 ANALYSE OPERATIONNELLE ANALYSE OPÉRATIONNELLE LA STRUCTURE DE CODIFICATION 3 - LES ETAPES CLEFS LES OUTILLAGES LES ARTICLES 39

ANALYSE OPÉRATIONNELLE 3 ANALYSE OPERATIONNELLE ANALYSE OPÉRATIONNELLE LA STRUCTURE DE CODIFICATION 3.3 - ANALYSE OPERATIONNELLE LES MACHINES LES OPÉRATEURS ELLE EST L’AFFAIRE DE TOUS ! 40

3.4 – RECUPERATION DES DONNEES TRANSFERT DES DONNEES TRANSFERT DES DONNÉES QUELS TYPES DE DONNÉES A TRANSFÉRER ? 3.4 – RECUPERATION DES DONNEES Les fournisseurs Les clients Les articles Les nomenclatures Les gammes L’en-cours et l’historique 41

TRANSFERT DES DONNÉES COMMENT EFFECTUER LE TRANSFERT DES DONNÉES ? 4 TRANSFERT DES DONNEES TRANSFERT DES DONNÉES COMMENT EFFECTUER LE TRANSFERT DES DONNÉES ? LES « MOULINETTES »  Fichier au format TXT, CSV, XLS 3.4 – RECUPERATION DES DONNEES RETRAITEMENT DANS EXCEL  IMPORTATION DANS LA BASE DE DONNÉES DU PROGICIEL 42

3.4 – RECUPERATION DES DONNEES TRANSFERT DES DONNEES TRANSFERT DES DONNÉES COMMENT VALIDER LE TRANSFERT DES DONNÉES ? - Jeu de test, - Vérification de la cohérence des données transférées, - Vérification du transfert « Cellules » vers « Champs ». 3.4 – RECUPERATION DES DONNEES 43

PARAMÉTRAGE - CONFIGURATION 5 PARAMETRAGE CONFIGURATION PARAMÉTRAGE - CONFIGURATION 3.5 - PARAMETRAGE-CONFIGURATION LES PARAMETRES GENERAUX Paramètres société (raison sociale, adresse, SIREN, …) Création des groupes utilisateurs (login, mot de passe, droits d’accès) LES PARAMETRES LOCAUX - Paramètres de gestion par familles d’articles et articles CONSIGNER PAR ECRIT LES DIFFERENTS PARAMETRAGES 44

PARAMÉTRAGE - CONFIGURATION 5 PARAMETRAGE CONFIGURATION PARAMÉTRAGE - CONFIGURATION 3.5 - PARAMETRAGE-CONFIGURATION PARAMETRAGE GENERAL DE L’ENTREPRISE : - IDENTITE DE L’ENTREPRISE - MULTI-SITES - MULTI-SOCIETE - MULTI-LANGUES - MULTI-DEVISES - MODES D’INCREMENTATION DES DIFFERENTS COMPTEURS (N° DE COMMANDE, N° D’OF, …) 45

PARAMÉTRAGE - CONFIGURATION 5 PARAMETRAGE CONFIGURATION PARAMÉTRAGE - CONFIGURATION 3.5 - PARAMETRAGE-CONFIGURATION PARAMETRAGE LOCAL : - LES TYPES DE MODES DE GESTION (a l’affaire, à la commande, sur stock) - LES CENTRES DE FRAIS - LES TYPES DE COUTS RETENUS - CLASSIFICATION DES FAMILLES D’ARTICLES 46

PROTOTYPAGE - MAQUETTAGE 6 PROTOTYPAGE MAQUETTAGE PROTOTYPAGE - MAQUETTAGE Maquettage de l’ensemble des documents utilisés (en interne et en externe) par l’entreprise 3.6 - PROTOTYPAGE-MAQUETTAGE Devis Techniques Devis Commerciaux Demande d’Achats Commande d’Achats Ordres de Fabrication Fiche suiveuse Liste à servir Factures … 47

PROTOTYPAGE - MAQUETTAGE 6 PROTOTYPAGE MAQUETTAGE PROTOTYPAGE - MAQUETTAGE LE PROTOTYPAGE A POUR OBJECTIF DE VALIDER LES PRINCIPAUX PROCESSUS DE L’ENTREPRISE AVEC LE FONCTIONNEMENT DU PROGICIEL RETENU 3.6 - PROTOTYPAGE-MAQUETTAGE LE PROTOTYPAGE NECESSITE UN SCENARIO INCLUANT LES DONNEES ET LES PROCESSUS. LES ETAPES DU PROTOTYPAGE SONT : - LA SIMULATION DE L’EXPLOITATION DE GESTION SELON LES SCENARIOS DEFINIS, - LA VALIDATION DU PARAMETRAGE UTILISE, - L’UTILISATION MAXIMALE DU PROGICIEL (L’ECRITURE DES PROCEDURES GENERALES, LA DEFINITION DES SECURITES ET DES RESPONSABILITES, …), - LA DEFINITION DES REPRISES D’INFORMATIONS, - LA DEFINITION DES EVENTUELLES INTERFACES AVEC LES AUTRES PROGICIELS, - LE RECENSEMENT DES BESOINS SPECIFIQUES. 48

PROTOTYPAGE - MAQUETTAGE 6 PROTOTYPAGE MAQUETTAGE PROTOTYPAGE - MAQUETTAGE Le maquettage des documents est réalisé à l’aide d’outils tels que : 3.6 - PROTOTYPAGE-MAQUETTAGE Crystal Report Impromtpu Business Objects Générateurs d’état « propriétaire » … 49

LIAISONS EXTERNES D.A.O. C.A.O COMPTABILITE PAIE S.G.D.T. 7 LIAISONS EXTERNES LIAISONS EXTERNES LIAISON DE TYPE « UNIDIRECTIONNELLE » OU « BI-DIRECTIONNELLE » VERS D’AUTRES APPLICATIONS INFORMATIQUES 3.7 - LIAISONS EXTERNES D.A.O. C.A.O COMPTABILITE PAIE S.G.D.T. 50

FORMATION PAR AUTO-APPRENTISSAGE 8 AUTO APPRENTISSAGE FORMATION PAR AUTO-APPRENTISSAGE Le(s) Chef(s) de Projet doivent s’auto-former à la quasi-totalité des fonctionnalités du(es) progiciel(s). 3.8 – AUTO-APPRENTISSAGE MOYENS UTILISES : Documentations techniques, Manuel d’auto-formation, CD-ROM du(es) progiciel(s), Base de Données de Test 51

MODIFICATIONS SPÉCIFIQUES 9 MODIFICATIONS SPECIFIQUES MODIFICATIONS SPÉCIFIQUES PARAMETRAGE INTERFACAGE DEVELOPPEMENTS DEPLOIEMENT COMPOSANTES DU PROJET 3.9 - MODIFICATIONS SPECIFIQUES FONCTIONNEMENT ET ORGANISATION DE L’ENTREPRISE BESOINS NON COUVERTS PAR LES PROGICIELS BESOINS COUVERTS EXISTANTS A REPRENDRE 52

MODIFICATIONS SPÉCIFIQUES 9 MODIFICATIONS SPECIFIQUES MODIFICATIONS SPÉCIFIQUES Ensemble de développements informatiques permettant de pallier aux besoins non couverts par les progiciels. 3.9 - MODIFICATIONS SPECIFIQUES ACCORDER UNE ATTENTION PARTICULIERE : Au « bien fondé » des développements / solutions d’organisation, Vérifier la portabilité des développements par rapport aux évolutions du progiciel, Aux coûts inhérents aux développements, Prévoir le recettage des développements, A la reprise des données (lié à l’ajout de tables) lors des évolution mineures des progiciels, A la pérennité des développements lors des évolutions majeures des progiciels. 53

FORMATION DES UTILISATEURS 10 FORMATION DES UTILISATEURS FORMATION DES UTILISATEURS De 3 à 15 jours 3.10 - FORMATION DES UTILISATEURS LA FORMATION DU CHEF DE PROJET EN INSTITUT De 6 à 50 jours LA FORMATION DES UTILISATEURS EN ENTREPRISE 54

RÉDACTION DU MANUEL UTILISATEUR 11 REDACTION DU MANUEL UTILISATEUR RÉDACTION DU MANUEL UTILISATEUR Manuel décrivant, fonction par fonction, l’utilisation quotidienne des progiciels. La rédaction du manuel doit être confiée à des « key-users ». Fonction Commerciale Fonction Achats 3.11 - MANUEL UTILISATEUR LE MANUEL UTILISATEUR PEUT ÊTRE : UN SUPPORT PAPIER, UN FICHIER INFORMATIQUE, UNE PERSONNALISATION DU MANUEL EN LIGNE DE L’EDITEUR. 55

12 MISE EN PRODUCTION MISE EN PRODUCTION Semi-déploiement de progiciels (par lots) à quelques personnes de chaque service (« key-users »). 3.12 - MISE EN PRODUCTION Commercial Achats Comptabilité Etudes-production 56

DÉPLOIEMENT DE LA SOLUTION 13 DEPLOIEMENT DE LA SOLUTION DÉPLOIEMENT DE LA SOLUTION Mise en œuvre de la solution (partielle et/ou globale) auprès de tous les utilisateurs de l’entreprise. PARTIELLE : Déploiemennt fonction par fonctions, GLOBALE SUR UN CHANTIER PILOTE: Pour une typologie de production, Pour une famille de produits, Pour une affaire en particulier. VALIDATION ET GENERALISATION DE LA SOLUTION 3.13 - DEPLOIEMENT DE LA SOLUTION La mission du Chef de projet ne s’arrête pas à ce stade … Il faut continuer en adoptant une démarche d’amélioration continue. 57