Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations Volet pédagogique Veille pédagogique apprentis Gestion des emplois du temps et des absences Veille pédagogique entreprise Suivi du cadre de mission Inscription aux modules Inscription pédagogique Apogée Documentation Recrutement apprentis Candidats Documentation Prospection des entreprises Vie des contrats Couple - apprentis Entreprises Entreprises Contractualisation Et gestion des ruptures Coordination Volet administratif Gestion statistiques YMAG IPA Veille administrative apprentis Visites - Indemnités Veille administrative entreprise Visites - Indemnités Gestion Budgets

Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations Activité Résultats attendus des activités Pilote Indicateurs de pilotage Objectifs Fréquence de suivi Vie des contrats Contrat conforme aux exigences réglementaires Secrétaire administrative Nombre de refus de contrats pour des raisons administratives Mensuelle Volet pédagogique Mariage durable apprenti / entreprise Secrétaire pédagogique Taux de candidats diplômés ayant suivi le cursus en apprentissage au sein d’une entreprise unique (0 rupture) > 97% Annuelle Taux de satisfaction entreprise 80% Taux de satisfaction apprenti Volet administratif Gérer les absences des apprentis Secrétaire administrative Nombre de réclamations relatif aux absences Gérer les indemnités client Nombre de réclamations relatif aux indemnités Gérer les statistiques régionales et académiques Nombre de réclamations relatif aux statistiques Réalisation des formations Former des étudiants dont les compétences sont validées par le diplôme universitaire et reconnues par les entreprises Directeur CFAIURFC Taux de réussite au diplôme au moins égal en taux en formation initiale classique Supérieur ou égal Taux de placement (6mois après la formation) - de 10% en recherche d’emploi Taux de remplissage des formations > 5 les 2 Premières années 75% (de la base maximale C. Régional)

Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique Activité : Prospection des entreprises Prospection Entreprises Contractualisation Rupture Identification du maître d’apprentissage (*) et de la mission de l’apprenti Profil du maître d’apprentissage Mission Réunion d’information entreprise Guide entreprise Guide du contrat FE062 Dossier de réunion Recherche d’établissements candidats Communication sur l’apprentissage et les formations FE040 Dossier de communication Entreprises Guide entreprise Guide du contrat Ecoute Entreprises Mailing + Courriers d’accompagnements + Phoning Documentation Note (*) : le maitre(s) d’apprentissage(s) dispose(nt) d’un diplôme au moins équivalent à celui préparé par l’apprenti et/ou d’une expérience suffisante

Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats Activité : Recrutement des entreprises TACHES RESPONSABILITE 1 Recherche d’établissements (publics ou privés) candidats à l’accueil d’un apprentis : - Suite à la demande d’un responsable pédagogique – Analyse de la demande – Choix du ou des modes de communication (annonce / parution – mailing (e-mailing) / phoning – invitation – réunion d’information – Pages internet dédiées entreprise). Mise en œuvre de ce mode de communication. Responsable Communication Entreprise 1bis En relation avec le responsable pédagogique, organisation des réunions avec les entreprises intéressées. Présentation du CFA, présentation de la formation concernée (partie pédagogique / partie pratique), échange, remise de l’ensemble des documents (guide apprenti, guide entreprise, contrat d’apprentissage, offre de formation…). 2 Identification de la mission du futur apprenti au sein de l’entreprise, validation de cette mission au regard de la formation choisie, au regard de la formation et de l’expérience du maître d’apprentissage. Responsable Pédagogique PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENT CRITERES D’ACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME Dossier de communication FE040 Dossier de communication Complètement rempli Responsable communication entreprise Correction et re-contrôle Les éléments nécessaires à la bonne réalisation de la réunion FE 62 – Dossier de réunion Conforme aux éléments planifiés Mission FE030 Livret d’apprentissage et de liaison (Fiche mission) Adéquation avec le référentiel et les compétences à développer Responsable pédagogique Retour vers l’entreprise et renégociation de la mission ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEES DOCUMENTS ASSOCIES Journaux internes de syndicats professionnels (UDEL – MEDEF…)

Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats Activité : Recrutement des apprentis Recrutement apprentis Préinscription Sites Régionaux universitaires (Internet ou papier) Dossier de candidature complet (dossier + pièces jointes) Réception des dossiers de candidature Vérification de la conformité du dossier Candidats Courrier de convocation Courrier de refus FE062 Dossier de réunion Réunion d’information (Organisation et conduite) Sélection pédagogique (admis – liste d’attente – refus) Courrier de refus Listes Admis, Admissibles Candidats convoqués Candidats Documentation Présentation TRE Entrée en formation FE044 Fiche profil apprentis - Fiche diplômes - Offre de formation, FE021 Gestion des recrutements FE043 Fiche suivi candidat Dossier de candidature complet (dossier + pièces jointes) Contractualisation Rupture

Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats Activité : Recrutement des apprentis TACHES RESPONSABILITE 12 Vérification administrative, contrôle des pièces jointes : Diplôme requis ou relevés de notes de l’année précédente si attente de décision, Copie des diplômes, Curriculum vitae, lettre de motivation, âge, et nationalité Saisie de données sur tableau Excel (au moins diplôme souhaité, type de bac obtenu, moyenne au diplôme, département de résidence,…) Secrétaire pédagogique 3 Réunions d’information : Information sur la formation et sur l’apprentissage, conduite des entretiens Sélection pédagogique : la sélection pédagogique est du ressort du responsable pédagogique Responsable pédagogique Personnel enseignant 4 Entrée en formation : Un apprenti qui a un profil cohérent avec la réglementation et qui dispose d’une entreprise est automatiquement inscrit (liste principale) ; les candidats sur liste principale sans entreprise peuvent assister au cours, ils disposent de 3 mois pour trouver une entreprise; les candidats sur liste secondaire peuvent intégrer les cours dès qu’ils trouvent une entreprise, tant que le quota de la formation n’a pas été atteint et/ou qu’un courrier de refus n’a pas été envoyé. PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENT CRITERES D’ACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME 1 Dossier de candidature et pièces jointes - Tableau Excel (liste Admis, admissibles, refusés) Age Diplômes requis Nationalité Secrétaire pédagogique Courrier de refus ou de demande d’information complémentaires Capacité à pouvoir suivre l’enseignement tout en conduisant une carrière professionnelle FE044 Fiche profil apprentis Profil cohérent avec la formation, l’apprentissage et le métier recherché Liste refusé / Liste complémentaire Le candidat dispose de son entreprise Contrat Contrat signé Secrétaire et responsable pédagogique Suivi au moins hebdomadaire de la recherche de l’apprenti Mise à jour de la « fiche de suivi  » ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEES DOCUMENTS ASSOCIES Vidéo projecteur, Présentation TRE Code du travail - Site Service publique FE043 Fiche suivi candidat

Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats Activité: Contractualisations et ruptures Contractualisation Rupture Pédagogie Apprentis Dossier de candidature complet (dossier + pièces jointes) Contrat ex1  Entreprise FE030 Livret d’apprentissage et de liaison Contrat ex2  Apprenti Contrat ex3  Organisme de tutelle (CCI – DDTEFP) Diplômes requis Contractualisation et envoi du contrat (*) Réunion de coordination avec les maîtres d’apprentissage Copie dossier  dossier administratif apprenti Contrat d’apprentissage RH Candidats Gestion des ruptures FE033 Résiliation du contrat d’apprentissage Entreprises Résiliation du contrat d’apprentissage FE030 Fiche Mission (Livret d’apprentissage et de liaison) Recrutement Entreprises Note (*) : le contrat est demandé par l’entreprise auprès de l’organisme consulaire, lorsque l’organisme d’accueil est une administration, la demande se fait auprès de la DDTEFP. Lors de la contractualisation, le contrat est envoyé à l’organisme consulaire pour enregistrement (idem lors de la rupture).

Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats Activité : Contractualisation et rupture TACHES RESPONSABILITE 1 Contrat de droit privé A) : l’entreprise fait la demande de contrat auprès de la chambre consulaire dont elle dépend. L’entreprise le complète et le renvoie au CFAIURC. Si le dossier est complet le CFA l’envoi directement à la chambre consulaire, sinon, sinon elle le renvoi à l’entreprise afin qu’elle complète le dossier. Dans ce dernier cas, l’entreprise renvoi le dossier complet à la CCI B) Identification par le CFA des dates de début et de fin de formation, volume horaire par année, identification du code diplôme, du UAI du CFA et apposition du tampon CFA-IURC apportant la marque de la conformité des données CFA Le CFA IURC retourne le contrat à la chambre consulaire ou à l’entreprise si le dossier n’est pas complet. C) La chambre consulaire enregistre le contrat et renvoie 1 ex à la Direction du travail, 1 ex à l’entreprise, 1 ex à l’apprenti et 1 copie au CFA. Secrétaire administrative Ou Assistante Pédagogique 1 Bis Contrat de droit public : A) : l’organisme public fait la demande de contrat auprès de son administration du tutelle, le complète et le renvoie à son administration de tutelle qui le vérifie (contenu et pièces jointes et critères d’agrément du maitre d’apprentissage) et le renvoie au CFA IURC. Le CFA IURC retourne le contrat à l’administration de tutelle. C) L’administration de tutelle enregistre le contrat et renvoie les 6 exemplaires : - 1 au CFA - IURC Ou Assistante pédagogique 2 Rupture : Le document « résiliation de contrat » (6 exemplaires) est envoyé à l’entreprise, il est signé d’un commun accord entre l’entreprise et l’apprenti, et renvoyé à la chambre consulaire ou à l’administration de tutelle. La rupture est enregistrée dans YMAG Ce document est nécessaire pour permettre la signature d’un nouveau contrat par l’apprenti, lui permettant de continuer sa formation. Lorsque la rupture ne se fait pas d’un commun accord, la décision dépend du tribunal des prud’hommes. Si un nouveau contrat ne peut pas être signé dans les meilleurs délais, l’apprenti doit cesser sa participation aux cours dans le groupe d’apprentis (un basculement en cycle initial classique peut être étudié avec le responsable de formation). 3 Réunion de coordination ou réunion des maîtres d’apprentissage: Elle est de la responsabilité de la composante. Cependant, elle peut s’effectuer en partenariat avec le CFAIURC (accompagnement par une Responsable Communication). Cette réunion à lieu tous les ans au début de la formation universitaire. En revanche, une réunion de formation des maîtres d’apprentissage est toujours en cours de développement Responsable pédagogique

Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – Vie des contrats Activité : Contractualisation et rupture PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENT CRITERES D’ACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME 1 Les éléments renseignés par le CFA sont cohérents avec les données du diplôme Contrat d’apprentissage Conforme aux exigences du diplôme La date de fin de contrat est postérieure à la date de soutenance du mémoire Secrétaire administrative Retour vers l’entreprise, et la chambre consulaire pour décision d’action 1 bis Retour vers l’organisme et l’administration de tutelle pour décision d’action 2 Renseignement des exigences YMAG YMAG 100% des champs sont complétés Correction 3 Réunion de coordination annuelle effectuée Compte-rendu de réunion Une réunion par composante/formation Universitaire Responsable Pédagogique Planification d’une réunion au plus vite ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEES DOCUMENTS ASSOCIES Accès YMAG Droit du Travail : L 117 et suivants

Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif Activité : Gestion statistique et de données Admin Statistiques Opportunité YMAG paramétré et fonctionnel (mise à jour logiciel) FE005 Dossier d’opportunité Courrier ministère - rectorat Paramétrage YMAG 1 Mailing CCI Contractualisation 2 Saisie des apprentis et des informations liées au contrat Effectifs mensuels du 15/10 au 15/01 FE034 Fiche de renseignement apprentis Liste apprentis D.E.V.E. – S.E.V.E. Direction (service) des études et de la vie étudiante YMAG Contrat d’apprentissage Enquête 51 Pédagogie Inscription Questionnaire rectorat Liasse statistique vierge 3 Codification Mailing et lettre de rappel Questionnaires IPA remplis Liste des étudiants de dernière année Suivi professionnel apprentis (6 mois après fin d’étude) Paramétrage YMAG : Selon le menu du logiciel : Année – Intitulés Formations / année – dates des examens – codes résultats aux examens - Code diplôme – code formation – calendrier d’alternance – codes régions - codes communes – codes absences – Montants forfaits Km… Collecte analyse Sphinx Liasse statistique remplie

Secrétaire administrative Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif Activité : Gestion statistique TACHES RESPONSABILITE 1 Paramétrage d’YMAG : Identifier tous les éléments relatifs aux formations (codes), plannings, résultats de l’année N-1, les groupes, … Secrétaire administrative 2 Etape 1 : Saisie des résultats (admis / refusé) des étudiants au diplôme de l’année N-1 Au vu des décisions du jury de l’année N-1 : basculement des étudiants années N-1 en année N Etape 2 : Saisie des nouveaux inscrits : Saisie des informations liées au contrat CFA – Entreprise – Données personnelles de l’étudiant ; la saisie des étudiants n’est effectuée que lorsque le contrat est signé. Pour les étudiants qui ne sont pas en 1ere année, les paramétrages sont automatiquement rappelés, vérifier et corriger les informations si nécessaire. Edition de requêtes « effectifs » au 15 du mois (octobre / novembre / décembre et janvier). Le résultat de la requête est envoyé par Email à la région. Enquête 51 – statistiques relatives à 100% des données, réalisée au 15 janvier, le fichier résultant est envoyé à la région Versements SEVE (Tours) – DEVE (Orléans) : Une validation du nombre d’apprentis inscrits dans les bases CIELL et APOGEE par rapport à YMAG permet le payement des droits d’inscription. Ces droits sont versés directement à l’agence comptable de chaque université qui les reverse au sein de chaque composante. 3 Statistiques IPA : Le rectorat envoi au CFA IURC : Un questionnaire par étudiant, accompagné d’une d’une lettre type(double exemplaire : original et relance). Un livret « procédure » destiné au CFA a) Codifier chaque questionnaire (formation, cursus, code diplôme) et attribuer un N° de questionnaire. Envoi des questionnaires aux étudiants fin de cycle N-1. b) Suivi professionnel: Après la date d’échéance, envoi des questionnaires de relances pour les étudiants n’ayant pas répondus, pour les retours NPAI : adresse erronée. Saisie des retours et envoi des rappels, remplissage des « liasses » demandées chaque année par le rectorat c) Collecte et analyse: Saisie des résultats dans Sphinx et édition des données pour le CFA –IURC, ces chiffres sont présentés en mai à l’ensemble des responsables pédagogique et aux membres du bureau de l’association.

Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif Activité : Gestion statistique PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENT CRITERES D’ACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME 1 Paramétrage YMAG Sans objet Données d’impression écran conformes aux paramètres à saisir Secrétaire administratif Correction immédiate Pas de correction possible : informer l’administrateur de la base (assistance) 2 Saisie des données Validation des données Données conformes au cursus, contrat d’apprentissage et fiche de renseignement apprenti Secrétaire administratif Données conformes au PV de réussite 2 bis Edition des requêtes YMAG Effectifs - 51 YMAG Fichiers « accusé d’envoi YMAG » Réémission 4 Nombre de retours Sphinx Réponse dans les délais aux courriers initiaux Secrétaire administrative Émission de la lettre de rappel ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEES DOCUMENTS ASSOCIES Accès YMAG, accès SPHINX Loi n°51-711 relative à l’obligation de réalisation et de réponse à l’enquête sur l’insertion dans la vie active. Courriers d’accompagnement

Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif Activité : veille administrative « apprentis » Admin apprentis Pédagogie Apprentis Fichier récapitulatif absences (Excel) Saisie YMAG des absences YMAG YMAG Information aux entreprises Courrier d’informations Entreprises Validation des présences pour le versement des ICF (indemnités compensatrices forfaitaires) Présences validées Document régional Statistiques Calcul des indemnités KM Versement des indemnités Km Indemnités versées Requête YMAG Apprentis RIB apprentis (Dossier de candidature) PR 013-1Procédure forfait de transport apprentis

Secrétaire administrative Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif Activité : veille administrative « apprentis » TACHES RESPONSABILITE 1 Saisie des informations relatives aux absences transmises par les secrétariats pédagogique : (Filière, année, Nom, créneau horaire de l’absence, motif, pièce jointe justificative) Secrétaire administrative 2 Information aux entreprises : mailing aux entreprises en fin de session et/ou au moins une fois par mois pour les sessions inférieures à 1 mois. Un double du courrier est conservé dans le dossier Etudiant. 3 Validation des présences et versement des ICF aux entreprises : Connexion sur les sites régionaux des entreprises (1 site par région dédié) ou renseignement de la liasse papier pour les régions ne fonctionnant pas en télétravail. Validation des présences et éventuellement de l’accord du Directeur du CFA si les absences dépassent le nombre d’heure autorisé. Note : Les ICF sont versées aux entreprise par les régions selon les éléments attestés. Le respect des exigences des régions conditionne la rapidité du versement aux entreprises (CF Dossier « Fonctionnement Région ») 4 Calcul des indemnités Km versées aux apprentis : Elles sont générées par YMAG au regard des informations saisies précédemment, et extraites sous Excel (requête) 5 Les RIB des apprentis sont saisis informatiquement dans le logiciel de virement. (Cresus) Versement des indemnités Km aux apprentis : Elles sont versées normalement semestriellement (4/10 – 6/10) en janvier et juillet Comptable

Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif Activité : veille administrative « apprentis » PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENT CRITERES D’ACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME 1 Données complètes et justifiées Saisie YMAG Absences justifiées : certificats médicaux, arrêt de travail, certificats de décès, convocation administrative officielle Secrétaire administrative Demande d’information complémentaire à la secrétaire pédagogique 2 Requête « absence » Double du courrier dossier Etudiant Volume horaire indiqué sur le courrier conforme au nombre d’absences justifiées et injustifiées Correction de la base Ymag et réédition du courrier 3 Droit automatique aux ICF pour les entreprises d’accueil Site régional ou liasse papier Nombre d’heures de présence par rapport au nombre minimal de présence autorisé Décision prise par le Directeur du CFA 4 Vérification des montants en fonction des périodes d’absences Sans objet Les défalcations des indemnités sont bien liées à des périodes d’absences. Correction du montant ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEES DOCUMENTS ASSOCIES Dossier « Fonctionnement région »

Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif Activité : veille administrative « entreprise » Admin Entreprise Opportunité FE005 Dossier d’opportunité FE030 Livret d’apprentissage et de liaison FE014 Attestation de visite en entreprise Engagement de visite réalisé Vérification comptable de l’engagement du CFA (nombre de visite) Fiches navettes Fiches bilan d’évaluation Apprentis - Entreprises Projets de CFA-Visites en entreprises Bilan des visites réalisées Informations Régions Subvention du Conseil régional au CFA Subvention versée Budget PR 012-2 Procédure comptable Note : Les comptables des composantes ont ouvert une ligne budgétaire par formation

Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat administratif Activité : veille administrative « entreprise » TACHES RESPONSABILITE 1 2 Une copie de la page « Fiche d’évaluation » du livret d’apprentissage est demandée aux secrétariats pédagogiques. Une synthèse est effectuée et transmise au conseil régional. Responsable Administrative et Financière 3 Le Conseil Régional effectue le virement après vérification des montants, cette subvention vient couvrir en partie le temps et les kilomètres réalisés par les tuteurs universitaires Conseil Régional PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENT CRITERES D’ACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME Engagement de visite CFA – IURC vis-à-vis des entreprises et Conseil Régional Fichier de synthèse Au moins une visite annuelle et par apprenti Courrier au responsable pédagogique, copie tuteur universitaire ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEES DOCUMENTS ASSOCIES

Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique Activité : Inscription pédagogique Pédagogie Inscription Procédure interne de paramétrage Apogée FE005 Dossier d’opportunité (maquette pédagogique) Saisie de la structure d’enseignement APOGEE Support d’aide Apogée APOGEE Ouverture renouvellement FE006 Règlement du diplôme (dossier ministère) Saisie des modalités de collecte et règles de calcul Vérification des Algorithmes Apogée paramétré pour la formation Procédure de collecte DIEGO Apogée paramétré pour la formation Inscription pédagogique Inscription administrative (Apogée) Apprentis Apprentis APOGEE Note : l’inscription administrative est du ressort du service de la scolarité de la composante

Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique Activité : Inscription pédagogique TACHES RESPONSABILITE 1 Saisie de la structure d’enseignement dans le logiciel APOGEE : ensemble des éléments pédagogiques constituant le diplôme. (Version d’étape (diplôme), unité d’enseignement (cycle initial, apprentissage), éléments constitutifs (matières), semestres (répartitions par semestre) Secrétaire pédagogique 2 Saisie des modalités de collecte : à chaque élément pédagogique et en fonction de celui-ci : indication des éléments attendus (note, barème, coefficient, mention, points de jury, crédits, règles de calcul), Saisie des règles de calcul (UE, semestres et années) : modalités de calcul des moyennes et des règles de résultats (critères d’admission) 3 Inscription pédagogique : Rappeler les étudiants inscrits administrativement et faire le lien avec la version d’étape/unité d’enseignement. La saisie de notes pour un étudiant n’est possible qu’après son inscription pédagogique. Vérifier et modifier si nécessaire le maquettage des éditions (Relevés de notes, PV de délibération) PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENT CRITERES D’ACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME Conformité de la structure d’enseignement Impression de la structure (Diego) Conforme au dossier d’habilitation et/ou au règlement du diplôme Double visa Responsable pédagogique Correction des saisies Conformité des modalités de collecte Impression de l’édition des modalités de collecte (Diego) Règles de calcul Test de moyenne (Test Apogée) Maquettage Sans objet Conformité des résultats chiffrés (notes, moyennes, résultats finaux) Correction des modalités de collecte et/ou de saisie Lisibilité Correction de la mise en page et réimpression ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEES DOCUMENTS ASSOCIES Accès DIEGO

Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique Activité : veille pédagogique « apprentis » Pédagogie Apprentis FE032 Convention de mise à disposition des salles Planning annuel FE020 Planning d’alternance FE005 Dossier d’opportunité Gestion des plannings Pour 1 module : 1 enseignant + 1 salle +1 place/apprenti + Equipements requis Gestion des emplois du temps Copies corrigées Pour 1 devoir: 1 surveillant + 1 salle +1 place/apprenti + Equipements requis Organisation des contrôles Saisie des notes des apprentis Attestation de réussite au diplôme (scolarité) FE042 PV de réussite au diplôme préparé Apogée Relevé de note PR013-2 Procédure de gestion des états de présence des apprentis Gestion des absences Admin apprentis Fichier récapitulatif absences justifiées / injustifiées FE031 Feuille d’émargement Justificatifs Pédagogie Entreprise Coordination de visites ou déplacements étudiants FE005 Dossier d’opportunité Progression pédagogique Réservations / billets…

Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique Activité : veille pédagogique « apprentis » TACHES RESPONSABILITE 1 Gestion des planning pour l’année (planning d’alternance pour l’année considérée) : L’élaboration des plannings est structurée par le responsable pédagogique, elle est mise en forme par la secrétaire pédagogique. Support : Excel Responsable pédagogique Secrétaire pédagogique 2 Le responsable pédagogique établit les emplois du temps pour l’année : Respect des volumes horaires par matière et par semestre – maquette pédagogique Disponibilité des enseignants et des intervenants – Interrogation de chaque enseignant Disponibilité des salles et matériels – planning des salles attribuées au CFA-IURC et si nécessaire, consultation des secrétaires pédagogiques des autres département Note 1 : Lorsque des formations sont communes apprentissage et cycle initial, les emplois du temps sont établis par le responsable des emplois du temps du département Note 2 : les modifications des emplois du temps sont gérée par les secrétaires pédagogique en respectant les exigences ci-dessus 3 Organisation des contrôles (en fonction des particularités de la formation – contrôle continu, trimestriels, semestriels…): - Les dates balisées sont fixées dans le planning annuel (journées bloquées). Les intervenants qui n’ont pas réalisés de contrôle sur leurs temps d’enseignement demandent de leur réserver une plage horaire (durée – conditions de contrôle…). Recrutement d’un surveillant pour la date concernée Reproduction des sujets Préparation de la salle, des copies, des brouillons, de la feuille d’émargement (absences) Collecte des copies et mise à disposition aux professeurs pour corrections (envoi recommandé ou remise en main-propre) 4 Saisie des notes : à réception des copies corrigées, saisie des notes dans Apogée. Classement des copies par formation et par année. 5 Gestion des absences : Un livret hebdomadaire (cahier d’émargement) est établi. Il est confié à un apprenti « délégué » (voir écoute client) . Il est émargé à chaque cours par les étudiants et l’intervenant. En fin de semaine, comptabilisation des absences justifiées et injustifiées sur tableau Excel (Procédure d’absence), et envoie du récapitulatif à la secrétaire administrative et au responsable pédagogique 6 Coordination des visites ou déplacements : a la demande du responsable pédagogique, assurer l’organisation logistique (autocar – train, heures de départs / arrivées / transferts …) assurer la modification des emplois du temps (respect des volumes planifiés) Accompagner le groupe lorsque des rencontres clients sont rendues possibles par le déplacement (« intra-formation » : meilleur connaissance des objectifs et de la formation considérée, ou « extra-formation » : contact avec de nouveaux clients potentiels (salons…) (CF processus salon)

Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique Activité : veille pédagogique « apprentis » PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENT CRITERES D’ACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME 1 Le planning est-il cohérent avec la filière professionnelle Edition approuvée Dossier d’habilitation Responsable pédagogique Correction du planning 2 L’emploi du temps est-il cohérent avec la maquette pédagogique ? Maquette pédagogique 1 enseignant/surveillant + 1 salle +1 place/apprenti + Équipements requis Correction de l’emploi du temps 6 Cohérence des emplois du temps modifiés Emploi du temps modifié Conformité volume à volume par rapport à l’édition initiale / Sans impact sur la planification des contrôles Secrétaire pédagogique Reprise de l’emploi du temps 3 Présence des étudiant et rendu de copies FE031 Cahier d’émargement 1 étudiant – 1 visa – 1 copie Surveillant Planification des rattrapages pour les absents excusés Non excusé : 0 - zéro 4 Les notes saisies dans Apogée sont conformes Impression des notes (tableau de délibération) Pointage par rapport aux notes fournies par les enseignants Correction et réédition du tableau de délibération 5 Justification des absences Fichier Excel Conforme à la procédure de gestion des absences Absence injustifiée Gestion des absences en déplacement Présent ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEES DOCUMENTS ASSOCIES APOGEE, EXCEL, La gestion des exigences relative au respect des ERP est de la responsabilité de la composante universitaire d’accueil. Planning, cahier d’émargement, emploi du temps

Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique Activité : veille pédagogique « entreprise » Pédagogie Entreprise Compte rendu de mission et de réalisation de tâches Apprentis - Entreprises Fiches navettes FE030 Livret d’apprentissage et de liaison Enseignants : tuteur CFA Mission Vérification de l’adéquation de la mission et des tâches réalisées au référentiel Mission en phase avec le référentiel Mission en phase avec les attentes de l’entreprise Compréhension mutuelle Apprentis / Entreprise Pédagogie Apprentis Opportunité FE005 Dossier d’opportunité Mission Engagement de visite réalisé Bilan des activités en entreprise Enseignants : tuteur CFA FE030 Livret d’apprentissage et de liaison Apprentis - Entreprises Fiches bilan d’évaluation

Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations – secrétariat pédagogique Activité : veille pédagogique « entreprise » TACHES RESPONSABILITE 1 Le nombre de visite est défini par le Responsable pédagogique lors de la création du livret de liaison et d’apprentissage. Une fiche bilan est insérée par visite planifiée. L’enseignant Tuteur CFA renseigne, lors de la visite, la fiche bilan. Tuteur CFA 2 Le nombre de session en entreprise détermine le nombre de fiches navettes. Dans le cas de sessions extrêmement rapprochée, une fiche navette mensuelle est établie. Elle est renseignée par le maitre d’apprentissage et l’apprenti, puis validée par le Tuteur CFA et/ou le responsable pédagogique. et/ou Responsable pédagogique 3 Vérification de l’adéquation de la mission et des tâches réalisées au référentiel. PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENT CRITERES D’ACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME Nombre de visite Fiche Bilan (Livret de liaison et d’apprentissage) Cohérent avec le cadre du diplôme Responsable Pédagogique Déclenchement des visites nécessaires 23 Cohérence Missions réalisées en entreprise / Cadre du diplôme Fiches navettes + Contact pris avec l’apprentis et l’entreprise pour vérifier les éléments Si non efficace : visite provoquée du Tuteur CFA en entreprise Directeur CFA-IURC Si non efficace, le dossier est transmis à la DDTEFP et SAIA (service académique de l’inspection de l’apprentissage). ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEES DOCUMENTS ASSOCIES

Fonction responsable du classement Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations Matrice de gestion des enregistrements Référence Titre Fonction responsable du classement Dossier Accessibilité Mode de protection Lieu de conservation Durée de conservation Mode d’élimination FE020 Planning d’alternance Secrétaire pédagogique -- Armoire et/ou informatique Bureau CFAIURC ORLEANs 2 ans Broyage formatage FE021 Gestion des recrutements Bureau CFAIURC Tours 1 an Broyage et/ou Formatage FE030 Livret d’apprentissage et de liaison Bureau CFAIURC ORLEANS ou TOURS Sans objet: propriété de l’apprenti Sans objet FE031 Cahier d’émargement Secrétaire administrative Secrétaire administrative et pédagogique Broyage FE034 Fiche de renseignement apprenti Sans limitation de durée FE063 Relevé d’absences Le Dossier ministère d’habilitation ainsi que le Dossier ministère de renouvellement sont maîtrisés dans le processus DP011 Gestion des projets d’ouvertures.

Fonction responsable du classement Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations Matrice de gestion des enregistrements Référence Titre Fonction responsable du classement Dossier Accessibilité Mode de protection Lieu de conservation Durée de conservation Mode d’élimination FE043 Fiche suivi candidat Secrétaire pédagogique -- Armoire et/ou informatique Bureau CFA IURC Tours ou Orléans Non conservé après la première alternance en entreprise Formatage FE044 Fiche profil apprentis Dossier apprentis Secrétaire administrative et pédagogique 5 ans Broyage FE062 Dossier de réunion Responsable communication (entreprise et/ou apprentis) Responsable communication Armoire 2 ans - Guide de l’entreprise Responsable de communication Informatique Sans objet après le terme de la formation en cours Guide du contrat Contrat d’apprentissage CV et diplômes de l’apprentis

Fonction responsable du classement Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations Matrice de gestion des enregistrements Référence Titre Fonction responsable du classement Dossier Accessibilité Mode de protection Lieu de conservation Durée de conservation Mode d’élimination - Courrier de convocation Secrétaire pédagogique -- Armoire et/ou informatique Bureau CFAIURC ORLEANs 5 ans Broyage Courrier de refus Courrier d’information aux entreprises (absences) Dossier de l’apprentis Dossier étudiant Secrétariat de la composante universitaire Fichier de synthèse des évaluations en entreprise Responsable administratif et financier Informatique Login Mot de passe Bureau comptable Orléans 2 ans Formatage FE 030 Livret d’apprentissage et de liaison Fiches navettes Conservé par l’apprenti Sans Objet Sans objet à la fin de la formation: conservé par l’apprenti Sans objet Fiche mission Copie informatique FE002 Fichier Apprenti Fiches bilan d’évaluation Dossier Comptable de la formation Armoire Bureau CFAIURC ORLEANS service Comptable Sans limitation de durée XXX Copies Par Formation / Par Epreuve Etudiant Secrétariat CFA Année N Archives de la composantes pour les années précédentes Par Epreuve, envoi de 3 copies (Bonne note – moyenne – mauvaise) aux archives nationales --- Les autres copies sont détruites

Fonction responsable du classement Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Réalisation des prestations Matrice de gestion des enregistrements Référence Titre Fonction responsable du classement Dossier Accessibilité Mode de protection Lieu de conservation Durée de conservation Mode d’élimination FE009 Feuille d’émargement Secrétaire pédagogique -- Armoire Composante Universitaire 2 ans Broyage FE002 Fichier de suivi des apprentis Informatique Formatage Document extérieur Convention de mise à disposition des salles Secrétaire administrative Secrétaire administrative et pédagogique Armoire et/ou Informatique Bureau CFAIURC Tours Broyage et/ ou Formatage Résiliation du contrat Armoire et/ou informatique Bureau CFA IURC Tours ou Orléans 5 ans Broyage formatage