Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Gestion et suivi des projets d’ouvertures Ecoute Participation à l’habilitation.

Présentation au sujet: "Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Gestion et suivi des projets d’ouvertures Ecoute Participation à l’habilitation."— Transcription de la présentation:

1 Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Gestion et suivi des projets d’ouvertures Ecoute Participation à l’habilitation d’une formation en apprentissage Dossier Ministère Budgets Etablissement du dossier d’opportunité décision d’ouverture Dossier d’opportunité Référentiel Achats Conception et développement de documents d’informations Supports de communication Achats Matériel Communication sur salons RH Supports de communication Cahier contacts Ecoute DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage

2 Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Gestion et suivi des projets d’ouvertures Activité Résultats attendus des activités Pilote Indicateurs de pilotage Objectifs Fréquence de suivi PARTICIPATION À L’HABILITATION D’UNE FORMATION EN APPRENTISSAGE Formation habilitée par le ministère Directeur CFAIURC Taux de réussite des projets 100% Annuelle ETABLISSEMENT DU DOSSIER D’OPPORTUNITÉ DÉCISION D’OUVERTURE Ouverture d’une formation au sein d’une composante acceptée par la Région Taux d’acceptation par le conseil régional 10/24 demandes pour 2007 CONCEPTION ET DÉVELOPPEMENT DE DOCUMENTS D’INFORMATIONS Document contractuel répondant aux attentes des clients Responsable communication Entreprise Taux de conception de documents validés du premier coup Mensuel Responsable communication Apprentis COMMUNICATION SUR SALONS Diffuser les informations CFA vers les clients et récupérer des informations sur les clients Taux d’informations répondues dans le délai 1 semaine Responsable communication apprentis Taux d’informations répondues dans le délai cible DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage

3 Montage et validation initiale du dossier
Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Gestion et suivi des projets d’ouvertures Activité : Participation à la l’habilitation ou au renouvellement d’habilitation d’une formation en apprentissage Ecoute Habilitation Courriers d’entreprise Analyse des besoins Dossier ministère (Création / renouvellement) Réalisation Modalités de contrôle des connaissances Etude pédagogique Annexes descriptives - Statistiques N-1/N-4 - Dossiers Ministère précédents Fiche RNCP Dossier ministère: Statistiques (renouvellement) Contrat quadriennal Etude administrative Dossier Ministère Dossier RNCP Montage et validation initiale du dossier Fiche RNCP Dossier de création /renouvellement Statistiques des 4 années précédentes (cas du renouvellement) Opportunité Communication Cette activité est déclenchée par l’université et/ou le CFA IURC mais entièrement réalisée sous le pilotage du responsable pédagogique (Université). Le client est donc la composante universitaire qui valide le dossier avant envoi à la Commission Nationale de la Certification Professionnelle qui homologue ou non la formation. Cette activité est conduite par le Directeur du CFA IU RC et, de ce fait, ne nécessite pas de procédure. En cas d’homologation, c’est la composante universitaire qui est habilitée à délivrer le diplôme. DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage

4 Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Gestion et suivi des projets d’ouvertures Activité : Participation à la l’habilitation ou au renouvellement d’habilitation d’une formation en apprentissage Opportunité Recherche d’une composante universitaire Courrier Calendrier du projet Fiche d’intention Mailing - Carte d’apprentissage Revue des fiches d’intentions Fiches d’intentions complétées Budgets Volet pédagogique Volet socio-économique Volet moyens et ressources Préparation du dossier d’opportunité Dossier d’opportunité Courriers références Présentation du dossier au conseil Régional Accord oral puis écrit Documentation Dossier Ministère Communication Habilitation Élaboration des documents pédago-administratifs FE005 Dossier d’opportunité Volet socio-économique - Références d’entreprises - Références d’organisations prof. - Articles de presse - Identification des débouchés professionnels (métiers et effectifs potentiels) Enseignement Volet pédagogique - Référentiel - Calendrier d’alternance - Equipe pédagogique - Etude filière d’enseignement régionale Volet moyens et ressources - Budget prévisionnel - Moyens (locaux et équipements) - Programme d’encadrement des maitres d’apprentissage Réalisation des Prestations DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage

5 Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Gestion et suivi des projets d’ouvertures Activité : Conception et développement de documents d’informations Demande spécifique d’un responsable pédagogique Documentation FE040 Dossier de conception et développement de publications FE005 Dossier d’opportunité Documents années N-1 Revue documentaire Analyse des besoins et sélection du vecteur Opportunité Public cible - Vecteur Thèmes à aborder Formation existante Achats Dossier ministère Habilitation Nouvelle formation Rédaction du message Message Vérification du message Fond et forme / Exigences Demandes d’apprentis ou d’entreprises intéressées Capacité du prestataire à reproduire fond et forme Validation du bon à tirer et diffusion Salons FE024 Cahier contacts FE040 Dossier de conception et développement de publications Bon à tirer Autres publications : Publicités – encarts… Exemples de vecteurs externes : PQR (Presse quotidienne régionale) L’étudiant Studyrama Autres revues spécialisées Exemples de vecteurs internes : Site internet Mailing (SUIO - CIO-ANPE) Documents spécifiques Fiche diplôme Offre de formation Guide de l’entreprise Guide du contrat Guide de l’apprenti Listing adresse (mailing) Apprentis Entreprises Partenaires Publication à jour diffusée DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage

6 Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Gestion et suivi des projets d’ouvertures Activité : Communications – Salons Demande spécifique d’un responsable pédagogique Salons FE041 Dossier de salon Client ciblé : Apprentis Entreprises Résultats des salons précédents Salons Achats Sélection du salon Achat emplacement Cahier contacts FE041 Dossier de salon Préparation documentation Titres et quantités Documentation Documents spécifiques Fiche diplôme Offre de formation Guide de l’entreprise Guide du contrat Guide de l’apprenti Planification des participants Agenda horaire Présence stand et conférences Ecoute Dossier de salon Animation du stand FE024 Cahier de contacts Documentation RH Matériel Apprentis Entreprises Partenaires Exemples de salons Salon de l’étudiant Forum des métiers Portes ouvertes des composantes universitaires Printemps de l’apprentissage Journées de l’emploi … Note : lorsqu’un salon se produit avant la publication du dernier niveau de documentation, une documentation portant la mention « sous réserve de …» est réalisée, lors de la parution définitive, un mailing est réalisé sur la base du cahier de contact afin d’assurer l’information client. Publication à jour diffusée DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage

7 Fonction responsable du classement
Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Gestion et suivi des projets d’ouvertures Matrice de gestion des enregistrements Référence Titre Fonction responsable du classement Dossier Accessibilité Mode de protection Lieu de conservation Durée de conservation Mode d’élimination Document extérieur Dossier Ministère Directeur CFA IURC --- Secrétariat pédagogique Serveur Tours Sans limitation de durée Sans objet Fiche RNCP DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage

8 Fonction responsable du classement
Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Gestion et suivi des projets d’ouvertures Matrice de gestion des enregistrements Référence Titre Fonction responsable du classement Dossier Accessibilité Mode de protection Lieu de conservation Durée de conservation Mode d’élimination FE 039 Fiche d’intention Directeur CFA IURC --- Serveur CFA IURC Tours Sans limitation de durée Sans objet FE 005 Dossier d’opportunité Directeur Secrétariat pédagogique Tours ou Orléans En fonction de la composante universitaire Fiches d’intentions Directeur CFA IURC (Tours) Chargée de mission (0rléans) Armoire Bureau CFA Documents extérieurs Courriers de référence d’entreprise Document extérieur Accord ouverture Conseil Régional Les exigences relatives à la maîtrise du FE030 Livret d’apprentissage et de liaison sont définies dans le DP013 Réalisation des prestations. DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage

9 Fonction responsable du classement
Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Gestion et suivi des projets d’ouvertures Matrice de gestion des enregistrements Référence Titre Fonction responsable du classement Dossier Accessibilité Mode de protection Lieu de conservation Durée de conservation Mode d’élimination Sans objet Fiche diplôme Responsable communication Dossier formation / année Armoire et/ou informatique Bureau CFA IURC Tours 5 ans à compter de la validation Broyage Formatage Offre de formation Dossier communication / année Guide de l’entreprise Guide du contrat Guide de l’apprenti DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage

10 Fonction responsable du classement
Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Gestion et suivi des projets d’ouvertures Matrice de gestion des enregistrements Référence Titre Fonction responsable du classement Dossier Accessibilité Mode de protection Lieu de conservation Durée de conservation Mode d’élimination FE 040 Dossier de conception et de développement de publication Responsable communication --- Armoire et/ou informatique Bureau CFA IURC Tours 2 ans à compter de la validation Broyage Formatage Bon à tirer FE 024 Coordonnées contacts apprentis FE 041 Dossier de salon - Bon de commande Facture Plan d’implantation Dossier Technique DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage

11 Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Gestion et suivi des projets d’ouvertures : Activité : Établissement du dossier d’opportunité TACHES RESPONSABILITE 1 Recherche de la composante universitaire : rédaction du mailing et envoi aux composantes. Responsable communication Chargée de mission Directeur 2 Revue des fiches d’intentions : Les fiches d’intentions sont lues, d’éventuels développements sont demandés aux composantes. Les fiches sont envoyées à Tours pour compilation avec les fiches tourangelles et établissement d’une liste communiquée au bureau de l’association de gestion, au conseil d’administration du CFA IURC et après double validation au Conseil Régional et au Rectorat. 3 Préparation du dossier d’opportunité : Le document est transmis au responsable pédagogique qui prépare les éléments des trois volet du dossier d’opportunité. Des navettes sont établies avec le CFA IURC. Comptable 4 Présentation du dossier au conseil régional : Le Conseil Régional défini la date butoir de dépôt des dossiers. Envoi des dossiers au près du Conseil régional (3 exemplaires), et prise de rendez-vous. Le dépôt des dossiers est réalisé 8 jours avant le rendez-vous. L’argumentation est préparée en fonction de la connaissance de la carte d’apprentissage. 5 Établir les documents qui permettront de valider les engagements CFA pris dans le dossier d’ouverture Responsable pédagogique DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage

12 Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Gestion et suivi des projets d’ouvertures : Activité : Établissement du dossier d’opportunité PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENT CRITERES D’ACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME 1 Courrier présentant l’offre de formation Echéancier de l’ouverture Fiche d’intention vierge Visa sur le courrier Présentation de l’offre de formation Directeur Reprise du courrier et des pièces associées 2 Les fiches d’intentions sont-elles correctement renseignées? Liste de fiches d’intention déposées (tableur) Démonstration de la valeur ajoutée de l’alternance pour le diplôme par le responsable pédagogique Démonstration de l’engagement de la Direction de la composante Respect de la carte d’apprentissage Chargée de mission (Orléans) Directeur (Tours) Retour de la fiche auprès de la composante pour complément et aide à la rédaction Double validation de la part du Bureau et du Conseil d’administration du CFA IURC Compte rendu de réunion de bureau et de conseil d’administration Double accord Analyse des motifs explicités et retour vers la composante universitaire 3 Dossier d’opportunité Respect de la forme Conseil régional Approche alternance (nombre d’heures, rythme d’alternance) Lettres d’appuis Carnet de liaison Fiche d’aide à la décision pour la notation des mémoires Rencontre avec les responsables pédagogiques et les Directeurs de composante et mise à jour du dossier. 4 Acceptation du Conseil régional Immédiatement si refus direct ou à la réception de la nouvelle carte d’apprentissage Accord sur l’opportunité Retour la composante universitaire pour expliquer les motivations du Conseil Régional 5 Livret de liaison et d’apprentissage en phase avec les exigences de la formation Livret approuvé par la direction Chaque période d’alternance donne lieu à une fiche navette Reprise de la maquette du livret de liaison et d’apprentissage ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEES DOCUMENTS ASSOCIES Sans objet Respect des documents types Conseil Régional Dossiers ministère Courrier Conseil régional (accord ou refus) DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage

13 Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Gestion et suivi des projets d’ouvertures Activité : Conception et développement de documents d’informations TACHES RESPONSABILITE 1 Revue documentaire Analyse des besoins et sélection du vecteur : Recensement de l’ensemble des fiches existantes ayant un intérêt pour la présente rédaction. Identification des dossiers de construction (Dossier ministère et/ou dossier d’opportunité) Identification des exigences des partenaires. Responsable communication 2 Rédaction du message : Guides : Le message est établi en réunion de projet Fiche diplôme : Le message est établi à partir des données du dossier d’opportunité, habituellement, le responsable pédagogique établi le message. Chargée de Mission 3 Vérification du message : Le message est relu, vérifié en interne, et transmis au prestataire (selon le cas agence de communication, imprimeur, presse) qui établissent le bon à tirer. Responsable pédagogique 4 Validation du bon à tirer et diffusion : Relecture du bon à tirer, transmission au responsable pédagogique pour revue (fiches diplômes ou insertions spécifiques à un diplôme) et transmission au Directeur pour approbation. Directeur PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENT CRITERES D’ACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME - Check-list FE040 Dossier de conception et de développement de publication - Check-list complète Responsable de communication Reprise de l’étape et nouveau contrôle Forme : Charte graphique - Orthographe Fond : approbation du responsable pédagogique - Acceptation du responsable pédagogique Forme : harmonisation des document (déontologie) Fond : Intitulés / Noms des personnes coordonnées - Acceptation interne Capacité technique de l’imprimeur à respecter fond et forme Bon à Tirer Respect des exigences ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEES DOCUMENTS ASSOCIES Adobe Indesign Pack office - Dossiers ministère et opportunités Charte Graphique Logos (composantes et partenaires) DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage

14 Processus : Développement des formations en apprentissage Sous processus : Gestion et suivi des projets d’ouvertures - Activité : Communications – Salons et publications TACHES RESPONSABILITE 1 Sélection du salon : Achat emplacement : Les salons sont sélectionnés selon des critères régionaux, les thèmes abordés (salons lycéens, apprentissage, études supérieures…) Prise de contact avec les organisateurs de salons qui sont susceptible de répondre aux besoins du CFA IURC, achat de l’emplacement et demande des thèmes de conférence prévus. Responsable communication 2 Préparation de la documentation : Selon la durée du salon, la localisation ou le thème, les documents nécessaires sont identifiés ainsi que les quantités, les stands ou supports nécessaires (stand parapluie). 3 Planification des participants : établissement d’un planning de permanence sur le stand et sur les conférences dont le thème intéresse le CFA. Diffusion du planning auprès des personnels CFA IURC et des responsables pédagogiques. Des apprentis en cours de formation ou diplômés peuvent être contactés pour participer à l’animation. 4 Animation du stand Les documents d’informations des exposants concurrents sont rapportés. 1) Formation des apprentis et jeunes diplômés participants aux documents, aux méthodes et à l’animation. 2) Accueil des demandeurs d’information : Les coordonnées de tous demandeurs d’informations sont relevées (identification des âges, objectifs et niveaux d’études actuels) présentations de la formation considérée et de l’apprentissage. 3) Participation aux conférences : les informations transmises lors des conférences sont systématiquement complétées par la remise des documentations au stand. Participants de l’équipe (selon planning) PARAMETRES A CONTROLER ENREGISTREMENT CRITERES D’ACCEPTATION FONCTION ACTION SI NON CONFORME Intérêt du salon FE041 Dossier salon - Retour de l’année précédente Pas de participation à ce salon Bon de commande Budget Directeur Révision de l’emplacement et de la taille Planification des documents FE041 Dossier de salon Références Quantités Reprise du planning Planifications des autres ressources Planning de réservation du matériel Réservation Disponibilité Responsable communication (Tours) Chargée de mission (Orléans) Planning Chaque créneau horaire comporte au moins 2 personnes sur le stand Formation des participants extérieurs Présentation de la mission attendue Prise de connaissance des documents Sans objet Coordonnées des demandeurs Cahier de contact Tous les champs du tableau sont remplis Participant de l’équipe Demande de complément d’information au demandeur sur les coordonnées ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL NECESSAIRE EXIGENCES REGLEMENTAIRES ASSOCIEES DOCUMENTS ASSOCIES Matériel de présentation - Stand parapluie - Présentoir – Vidéoprojecteur – Portable - Télévision Nappes anti-feu (M1) Assurance des participants extérieurs (apprentis en cours d’apprentissage, salariés, personnels universitaires non CFA-IURC) Fiche diplôme - Offre de formation - Guide de l’entreprise Guide du contrat - Guide de l’apprenti DP011-B_Processus_de_developpement_des_formations_en_apprentissage