RAPPORT D’AUDIT INTERNE D’UNE COMPOSANTE CONCLUSIONS GENERALES

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1 RAPPORT D’AUDIT INTERNE D’UNE COMPOSANTE CONCLUSIONS GENERALES
FE 007 A COMPOSANTE AUDITEE : DATE DE L’AUDIT : COMPOSITION DE L’EQUIPE D’AUDIT : OBJECTIF(S) DE L’AUDIT : Evaluer le niveau de conformité d’application du système qualité selon la norme ISO 9001:2000 CONSTAT QUANTITATIF CONCLUSIONS GENERALES ECARTS POINTS SENSIBLES PISTES DE PROGRES Non maîtrise Maîtrise Maturité POINT SENSIBLE POINT FORT PISTE DE PROGRES Non audité Non audité

2 RAPPORT D’AUDIT INTERNE
FE 007 A Règles de cotation SAMI : point fort = 10 points / piste d’amélioration = 8 points / point sensible = 4 points / écart = 0 points Écart : Non respect d’une exigence prescrite (par le système, le référentiel ISO, la réglementation) qui génère un risque majeur (juridique, économique, notoriété …) MODE DE TRAITEMENT => ACTION CORRECTRICE & CORRECTIVE Point sensible : Non respect d’une exigence prescrite (par le système, le référentiel ISO, la réglementation) qui génère un risque potentiel (juridique, économique, notoriété …) MODE DE TRAITEMENT => ACTION PREVENTIVE Piste d’amélioration : Maîtrise de l’activité audité, cependant les règles pratiques actuelles peuvent être optimisées dans le but d’accroître l’efficacité voir l’efficience du système. MODE DE TRAITEMENT => ACTION D’AMELIORATION Point fort : Maîtrise de l’activité audité, les règles pratiques sont optimisées en terme ressources

3 RAPPORT D’AUDIT INTERNE
FE 007 A TABLEAU DE BORD DE SUIVI DES ACTIONS SUITE A L’AUDIT Type d’actions Constat d’audit Nature des actions correctrices Causes Nature des actions correctives Responsable Résultats obtenus Action corrective

4 RAPPORT D’AUDIT INTERNE
FE 007 A TABLEAU DE BORD DE SUIVI DES ACTIONS SUITE A L’AUDIT Type d’actions Constat d’audit Risques encourus Causes Nature des actions Responsable Résultats obtenus Action préventive

5 RAPPORT D’AUDIT INTERNE
FE 007 A TABLEAU DE BORD DE SUIVI DES ACTIONS SUITE A L’AUDIT Type d’actions Constat d’audit Risques encourus Causes Nature des actions Responsable Résultats obtenus Action d’amélioration

6 RAPPORT D’AUDIT INTERNE
FE 007 A SCENARIO DE L’AUDIT D’UNE COMPOSANTE Thèmes audités PREVOIR Organisation de la composante Organisation de la qualité au sein de la composante Gestion de la documentation qualité Responsable et assistant(e)s pédagogique Conduite d’activités Tenue des dossiers apprentis / entreprises REALISER Déroulement de la prestation Contractualisation Diplôme Contact Client Suivi de la formation gestion des remontées d’informations Suivi Réclamations VERIFIER AGIR Amélioration continue

7 RAPPORT D’AUDIT INTERNE AUDIT DU SYSTEME / PHASE : PREVOIR
FE 007 A § du référentiel QUESTIONNEMENT CONSTAT D’AUDIT COTATION S 10 A 8 M 4 I AUDIT DU SYSTEME / PHASE : PREVOIR 5.1 Comment sont planifiées les relations entre la composante et le CFA IURC? (convention CFA IURC – Université / composante universitaire) 5 Comment est organisé la composante – Qui Fait Quoi au sein de la composante? (vérifiez que l’ensemble du personnel est situé sur l’organigramme de la composante à partir de l’organigramme) 5. Comment les orientations générales et les objectifs qualité du CFAIURC vous ont-ils été communiqués? (réunion pédagogique CFA – sensibilisation à la qualité) 5.3 Quelles sont les orientations qualité du CFA –IURC. (Politique et objectifs qualité) Comment le personnel a-t-il connaissance du niveau de performances qualité de la composante ? (affichage du tableau de bord – réunion qualité …) 6.1 Quelles sont les ressources – moyens (humains, matériels, organisationnels) mises en œuvre , par le CFAIURC qui contribuent à l’atteinte des objectifs qualité ? (organigramme, plan de formation du personnel) 4.2 5.5.3 Comment vous assurez vous que les documents qualité en votre possession sont au bon niveau ? (vérifier auprès de la personne de la conformité des documents qualité en vigueur, indice de révision, mode d’approbation, facilité d’accès , accessibilité à la base documentaire…) Quelles sont les règles de conservation des documents ? (Procédure de gestion des enregistrements, conservation / matrices inclues dans les processus) 7

8 RAPPORT D’AUDIT INTERNE
FE 007 A § du référentiel QUESTIONNEMENT CONSTAT D’AUDIT COTATION S 10 A 8 M 4 I AUDIT DU SYSTEME / PHASE : REALISER – METTRE A DISPOSITION LES RESSOURCES 6.1 Comment montez-vous les budgets? Maquette pédagogique des formations Historique comptable PR Procédure d’élaboration du budget Comment sont établis les comptes financiers? 6.3 7.4 Comment sont gérés les investissements matériels? Devis Demande de mise à disposition de matériel Demande d’investissement Liste des demandes d’investissement Convention de mise à disposition – Autocollant CFAIURC PR Procédure de demande d’investissement Comment sont gérés la maintenance et la réparation des matériels mis à disposition 6.4 Quelles sont les logiciels et applications informatiques à votre disposition Apogée – Intranet CFA IURC – Pack Office 8

9 RAPPORT D’AUDIT INTERNE
FE 007 A § du référentiel QUESTIONNEMENT CONSTAT D’AUDIT COTATION S 10 A 8 M 4 I AUDIT DU SYSTEME / PHASE : REALISER – ANALYSE DE LA DEMANDE - CONTRACTUALISATION 7.2 Comment enregistrer vous la demande initiale du client ? Apprentis DP 013 – Recrutement des apprentis Pré-inscription sur les site régionaux universitaire Dossier de candidature Comment enregistrez-vous la demande initiale du client ? Entreprises DP 013 – Prospection des entreprises Comment communiquez-vous auprès des entreprises et des futurs apprentis DP 013 – Recrutement des apprentis et prospection des entreprises Réunions d’informations, TRE, salons, portes ouvertes Comment évaluez-vous la possibilité pour l’entreprise de recevoir un apprentis DP 013 – Contractualisation et rupture Dossier de candidature - CV du maître d’apprentissage – Fiches Mission Comment gérez-vous les ruptures de contrat Résiliation du contrat d’apprentissage Vérifier la composition du dossier Apprentis (Check-list CFA-IURC complète)

10 RAPPORT D’AUDIT INTERNE
FE 007 A § du référentiel QUESTIONNEMENT CONSTAT D’AUDIT COTATION S 10 A 8 M 4 I AUDIT DU SYSTEME / PHASE : REALISER – VOLET ADMINISTRATIF ET PEDAGOGIQUE 7.5 Comment suivez-vous les relations entre l’apprentis et l’entreprise pendant la formation? DP 013 – Contractualisation et rupture /veille administrative entreprise Réunion de coordination avec les maîtres d’apprentissage Livret d’apprentissage et de liaison Visite Tuteur CFA en entreprise Comment assurez-vous l’organisation au quotidien de la formation ? DP 013 veille pédagogique apprentis Gestion des absences Gestion des emplois du temps Organisation des contrôles, des jury – saisie des notes Coordination de visites ou déplacements étudiants Quelles actions menez-vous en cas d’incohérence entre les résultats obtenus et les objectifs à atteindre pour l’obtention du diplôme Quelles actions menez vous en cas d’absence d’un apprenti ? Demande de justificatif Bilan des absences et remontée au CFA IURC Comment assurez vous la vérification de l’adéquation de la mission et des tâches réalisées au référentiel»? DP 013 veille pédagogique entreprise Cohérence théorique/pratique Livret d’apprentissage et de liaison: Bilan des activités en entreprise Fiches navettes – fiches bilan d’évaluation (livret d’apprentissage) - Compte rendu de mission et de réalisation des tâches Quelles actions menez-vous en cas d’incohérence les missions effectivement réalisées et les objectifs de la formation Comment sont gérées les résultats des apprentis DP 013 Inscription pédagogique APOGEE, DIEGO

11 RAPPORT D’AUDIT INTERNE
FE 007 A § du référentiel QUESTIONNEMENT CONSTAT D’AUDIT COTATION S 10 A 8 M 4 I AUDIT DU SYSTEME / PHASE : VERIFIER 8.2.4 Qu’ est-ce qu’une formation conforme pour l’apprenti ou l’entreprise? Respect des calendrier d’alternance Respect des volumes horaires Respect des visites planifiées Bon déroulement des jurys 8.3 Comment gérez vous une non-conformité pour une formation en apprentissage 7.2.3 Comment enregistrez vous une réclamation client ? DP 050 Manager la qualité – FE 060 Réclamation client Mode d’identification du client et du motif de la réclamation (fiche de réclamation) Comment et sous quel délai intervenez vous auprès du client pour lui proposer une solution d’attente ? Délai maximum de 3 jours ouvrés Quelles sont les actions mise en œuvre pour traiter la réclamation du client ? Voir la nature des actions prises 4.1 De quelle manière informez vous la Direction des réclamations clients de votre composante ? (retour du questionnaire au niveau de l’agence) AUDIT DU SYSTEME / PHASE : AGIR 8.5 A partir de quel moment mettez vous en place une action corrective / préventive ? DP 050 Manager la qualité – FE 055 Action préventive – FE056 Action Corrective FE061 Tableau de bord de gestion des actions Comment traitez vous un plan d ‘actions correctives et préventives ? Examen d’une fiche d’action