DIU de prise en charge multidisciplinaire du VIH GESTION DU MEDICAMENT DIU de prise en charge multidisciplinaire du VIH Bujumbura le 10 11 2010

Le cycle de gestion des médicaments Sélection Utilisation Appui à la Gestion Acquisition Distribution

Un circuit fonctionnel c’est: L’estimation des besoins ·        La planification des achats ·        Les achats ·        Les procédures de transit et de dédouanement standardisées ·        Le stockage ·        La distribution ·        La dispensation ·        Le suivi et le monitoring ·        L’information sur la distribution / consommation

Le cycle de distribution Achat de médicaments Formalités portuaires Rapports de consommation Réception et inspection Dispensation aux malades Contrôle du stock Livraison Stockage Demande de réapprovisionnement

Systèmes de distribution dans les secteurs public et privé

Le réseau de distribution (1) Géographique, démographique ou politique Conception du réseau Couverture Centralisé ou décentralisé Nombre de niveaux de stockage Système centrifuge ou centripète

Systèmes d’information Le réseau de distribution (2) Systèmes d’information Contrôle du stock et intervalles de réapprovisionnement Documents et procédures Recueil de données de consommation Flux d’informations

Le réseau de distribution (3) Pour accompagner ce réseau de distribution et ce circuit d’information, il faut aussi préserver un circuit financier. Sans circuit financier sécurisé, il n’y a pas de viabilité d’un circuit de distribution.

Analyse du délai d’approvisionnement Besoin d’un médicament dans une formation sanitaire Préparation de la commande Envoi de la commande au dépôt de district ou au dépôt régional Enregistrement de la commande par le gestionnaire du stock du dépôt Paiement du montant de la commande Regroupement des produits commandés Emballage des produits commandés Attente du transport Livraison par le dépôt Réception par l’acheteur Médicament reçu dans la formation sanitaire

Facteurs à prendre en compte pour le réapprovisionnement Consommation moyenne mensuelle (consommation ajustée tenant compte des ruptures de stock précédentes) Délai d’approvisionnement du fournisseur (délai de livraison contractuel, moyen ou estimé) Intervalle de réapprovisionnement (court ou long) Stock de sécurité (minimum ou maximum) Stock disponible (consommation attendue, péremption et pertes) Stock déjà commandé (produits déjà commandés non reçu) Quantité de commande en attente (minimum ou maximum) STOCK 18

Gestion des stocks Acquisition Distribution Stockage

Le contexte de la gestion de stock Demande : Dotation versus besoins ? Logistique : Centripète versus centrifuge ?

Le problème des stocks: une question d’équilibre

Cinq questions de base A quoi sert le stock ? Quels produits faut-il stocker ? Quelle valeur de stock faut-il avoir ? Quand faut-il réapprovisionner le stock ? Quelle quantité faut il commander ?

Quelques notions Stock de roulement Stock de sécurité Délai de réapprovisionnement Stock maximum Point de commande Quantités à commander

Modèle idéal de maîtrise des stocks Stock de Sécurité Q+S I S Q Stock de Roulement Stock Moyen Délai de réappro. Commande passée Livraison Temps en mois disponible

CIRCUIT DE DISTRIBUTION AO. International CAMEBU Hôpitaux DS DS DS CS CS CS

CIRCUIT FINANCIER Districts PROGRAMMES CAMEBU CS ETAT Hôpitaux Malade FOND MONDIAL ESTHER UNICEF FNUAP UNITAID DFID Banque mondiale….. ETAT CAMEBU CS Hôpitaux Malade Accès gratuit? Accès payant?

CIRCUIT D’INFORMATION Le circuit d’information statistique doit remonter la chaîne de distribution a la fois pour les commandes prévisionnelles, les statistiques d’épidémiologie et la pharmacovigilance.

Trois risques majeurs dans ce cycle de gestion

La tenue des documents de gestion   Pour pouvoir soigner les patients, de manière efficace, il faut savoir quels médicaments et produits de soins ou de laboratoire on a à sa disposition et en quelle quantité. Et il ne faut pas tomber « en panne » de certains produits, donc il faut savoir : · quelle est la consommation habituelle de chaque produit dans le temps · combien de temps il faut pour que les produits commandés arrivent. autrement dit, il faut savoir : ·        quand on doit commander, ·        ce qu’il faut commander et ·        quelle quantité il faut commander. Or ces renseignements ne peuvent être connus qu’à partir d’un enregistrement précis des entrées et sorties des médicaments et produits de soins.

Fiche de stock Chaque élément de la chaîne de distribution participe à une bonne gestion des stocks. Cela permet à chaque niveau d’éviter les ruptures de stock. La fiche de stock permet d’avoir des informations pour soi, mais aussi sert à faire remonter des données de consommation le long de la chaîne de distribution

Provenance ou Destination District sanitaire de : ................................................. Centre de santé de : ........................ FICHE DE STOCK Nom en générique : .................................................. Dosage : .......................................................... Présentation : .......................................................... Conditionnement : ............................................. Unité de sortie : ....................................................... Stock de sécurité : ............................................ Date Provenance ou Destination Entrée Sortie Stock Péremption Observation Signature et Nom  

La bonne tenu de la fiche de stock permet aussi de visualiser par écrit la consommation moyenne par produit. C’est ce chiffre qui vous permettra d’évaluer vos quantités à commander. Seul le cumul de vos demandes permettra ensuite au niveau central d’évaluer les besoins nationaux.

Estimation des besoins. L’économie joue un rôle clé dans les décisions liées à la santé. Les restrictions budgétaires dans ce secteur réduisent les ressources disponibles pour l’achat des médicaments et rendent indispensable une quantification aussi précise que possible des besoins. Il existe différentes techniques pour estimer les quantités de médicaments nécessaires et le montant des ressources correspondantes pour les acheter. La méthode de la “consommation” La méthode de la “morbidité” La méthode de la “consommation ajustée”

La méthode de la “Consommation” consiste à recenser tous les médicaments à acheter puis, en utilisant les données de la consommation passée, à calculer les besoins de chaque médicament (ajustements pour rupture de stock inclus). C’est cette méthode qui convient le mieux aux achats planifiés et périodiques. Il est facile de quantifier isolément des éléments à des périodes différentes si on possède des données fiables.

Comparaison des méthodes de quantification (1) Consommation Morbidité Consommation ajustée Niveau de service de soins Où l’appliquer Systèmes d’approvisionnement éprouvés Nouveaux programmes Comparaison par zone géographique Détermination du budget de médicaments Données Inventaires Besoins courants Coût unitaire Délai d’approvisionnement Fréquentation des formations sanitaires par la population Extrapolation des données de consommation connues appliquée aux données démographiques Utilisation par niveaux de service et type de formation sanitaire Coût moyen des produits par visite QUAN 5A

Comparaison des méthodes de quantification (2) Consommation Morbidité Consommation ajustée Niveau de service de soins Limites & pré requis Données de consommation fiables Données de fréquentation fiables Existence de protocoles thérapeutiques Comparaison pertinente des formations sanitaires de la morbidité des pratiques des traitement Variabilité de l’utilisation des formations sanitaires de leur fréquentation des protocoles thérapeutiques de l’efficacité des systèmes d’approvisionnement QUAN 5B

Onze points clés en quantification (1) Préparer un plan d’action Choisir une méthode centralisée ou décentralisée Utiliser une méthode de quantification manuelle ou informatisée Estimer le temps nécessaire pour quantifier Elaborer la liste des médicaments Approvisionner les réseaux de distribution QUAN 6B

Onze points critiques en matière de quantification (2) Prendre en compte les délais d’approvisionnement Anticiper les ajustements liés aux pertes (gaspillages, vols, etc.) et au développement des programmes Faire des vérifications croisées des estimations de quantités Estimer le coût total des achats Ajuster les quantités finales QUAN 6B

Le stockage des médicaments

MAINTENIR VOTRE LOCAL DE PHARMACIE PROPRE ET RANGE FACILITE LA GESTION DES PRODUITS

TOUJOURS CONNAÎTRE CE QUE VOUS AVEZ DANS VOTRE STOCK

ORGANISER VOTRE LOCAL DE PHARMACIE FACILITE VOTRE TRAVAIL DE GESTION!

Rangez les médicaments et les produits pharmaceutiques ayant une date de péremption selon la méthode du « premier périmé, premier sorti ».

Check-list pour la conservation des médicaments, suite ENTREPOT 8E

Check-list pour la conservation des médicaments ENTREPOT 8A

Check-list pour la conservation des médicaments, suite ENTREPOT 8B

Check-list pour la conservation des médicaments, suite ENTREPOT 8C

Check-list pour la conservation des médicaments, suite ENTREPOT 8D

Check-list pour la conservation des médicaments, suite Source: D’après : How to Assess Health Services Logistics with Particular Reference to Peripheral Health Facilities (Genève: OMS, 1985). ENTREPOT 8F

En conclusion La formation que vous aurez à mener a pour objectif premier d’avoir une approche la plus exacte possible des consommations du pays.

Pour cela, Il vous faudra insister sur l’utilisation de la liste des Médicaments essentiels. Faire comprendre la CMM Expliquer la chaîne de distribution et les délais d’approvisionnement. Insister sur les normes de stockage des médicaments.