Colloque des 7 et 8 juin 2012 à Lille Le contexte, les enjeux et les priorités du contrôle interne des universités, du point de vue du CBCM Colloque des 7 et 8 juin 2012 à Lille Service du Contrôle Budgétaire et Comptable ministériel

Le plan de l’intervention Quelques éléments du CICF des universités Les dettes et créances réciproques La revue de la qualité comptable

Quelques éléments du CICF des universités Le contrôle interne budgétaire La liquidation de la paie

Quelques éléments du CICF des universités Le contrôle interne budgétaire des universités Ses objectifs Garantir la soutenabilité budgétaire annuelle et l’absence de reports de charges « anormaux » Garantir la qualité de la comptabilité budgétaire Au niveau du programme Au niveau des universités dans le cadre du décret GBCP

Quelques éléments du CICF des universités Le contrôle interne budgétaire des universités Ses moyens Un contrôle budgétaire efficace dans chaque université Une surveillance plus poussée par les recteurs Un appui accru des DRFiP et CBR portant notamment sur les emplois et la masse salariale La mise en place d’outils permettant aux universités de se situer en termes de ratios financiers

Quelques éléments du CICF des universités La liquidation de la paie C’est un enjeu financier majeur car, après l’accession à l’autonomie, les charges de personnel représentent en moyenne 80 % des charges de fonctionnement. Un processus sensible Très complexe Imbrication d’aspects sociaux, législatifs et financiers Statuts très différents des personnels Grande diversité des opérations comptables Recensement et évaluation des provisions : pour risques, pour litiges,… Charges à payer (CAP) : centralisation des informations en provenance des structures mutualisées… Produits à recevoir (PAR) : mises à disposition, transactions,…

Quelques éléments du CICF des universités La liquidation de la paie Des manquements récurrents dans le recensement des charges calculées un périmètre insuffisant : congés non pris, allocation de retour à l’emploi (ARE), … absence d’exhaustivité des opérations : rappels de salaire, primes, … dans la valorisation des CAP et provisions quantification du compte épargne temps (CET) : pas assez de remontées des composantes et des structures administratives, … CAP sur heures supplémentaires : recensements défaillants…

Quelques éléments du CICF des universités La liquidation de la paie Des clarifications réglementaires Avancées doctrinales du CNoCP en matière de passifs sociaux : précisions sur la règle de rattachement à l’exercice sur la nature de la distinction entre CAP et provisions sur la date de mise en œuvre : 2013 avec possibilité d’anticipation

Quelques éléments du CICF des universités La liquidation de la paie Les progrès attendus de la part du contrôle interne Meilleure documentation de l’organisation et du fonctionnement Définition précise de l’articulation des différents acteurs : organigrammes fonctionnels… Harmonisation de la formalisation des procédures : fiches de procédure normées… Amélioration des contrôles Sur les bases déclarées aux organismes sociaux : détermination d’échantillons… Sur les situations statutaires des agents : sondages aléatoires mensuels… Sur l’exploitation des données émanant des DDFiP : documenter et justifier les écarts éventuels… Rapprocher DADS/Paie/Comptabilité de la paie

Quelques éléments du CICF des universités La liquidation de la paie Les progrès attendus de la part du contrôle interne Perfectionner la traçabilité de la piste d’audit Formaliser les activités de contrôles : émargements, visas… Améliorer la justification de certaines opérations : dans le dossier de clôture, dans la traçabilité des reversements des cotisations sociales….

Les dettes et créances réciproques Le point de la situation à la fin de l’exercice 2011 Les obligations du comptable et la clarification des notions de notification et d’arrêté attributif de subvention

Les dettes et créances réciproques Le point de la situation à la fin de l’exercice 2011 Les établissements concernés Le chantier de corroboration des dettes et créances Etat/EPSCP a porté sur 107 établissements les plus représentatifs 70 établissements ont répondu, 37 n’ont pas répondu (dont 29 universités) 4 types d’écart ont été constatés Des écarts non significatifs relatifs à des créances d’EPSCP sur d’autres ministères que le MESR Des écarts sur opérations avec le MESR hors CPER (572 314 euros pour 10 établissements liés à des frais CNU et de personnel MAD)

Les dettes et créances réciproques Le point de la situation à la fin de l’exercice 2011 Des écarts sur remboursement des heures défiscalisées (9,9 M€ pour 38 établissements) Des écarts liés à des PAR ou des RAR sur CPER 13 établissements signalent des créances pour un total de 16,4 M€ La situation s’améliore par rapport à 2010 où l’on avait constaté un total de 37 M€ de créances Les créances restantes sont anciennes pour 10 établissements (antérieures à 2010) et leur encaissement est problématique Les restes à recouvrer concernent des titres de recette émis sur la base de notifications de subvention (ou d’AE) et non pas d’arrêtés d’attribution de crédits de paiement (CP)

Les dettes et créances réciproques Les obligations du comptable et la clarification des notions de notification et d’arrêté attributif de subvention Le comptable ne doit prendre en charge que des produits certains, au risque de voir augmenter les produits non recouvrés et non recouvrables. La notification d’une subvention est un acte de programmation qui permet de construire le budget prévisionnel ou de le modifier : elle ne doit pas donner lieu à l’émission d’un titre de recettes dans la comptabilité de l’université. Seul, l’arrêté attributif de subvention (ou une convention) engage juridiquement l’Etat et peut donner lieu à l’émission d’un titre de recettes. Le CBCM veillera à la clarification de ces notions dans la prochaine circulaire budgétaire relative aux opérateurs.

La revue de la qualité comptable Le dispositif actuel Les possibilités d’évolution

La revue de la qualité comptable Le dispositif actuel La procédure Les fichiers contenant les comptes financiers (CF) sont transmis par les agents comptables à la DGFiP qui les soumet à des grilles de détection automatique d’anomalies Le résultat de ces détections est transmis au CBCM avec une balance sommaire Le CBCM adresse des questionnements personnalisés à l’agent comptable à l’appui du résultat des détections automatiques Cette opération est réalisée pour : Les fichiers provisoires (F5) avant la confection définitive du CF Les fichiers définitifs (F6) après l’approbation du CF

La revue de la qualité comptable Le dispositif actuel Les résultats obtenus en 2011 6 établissements ont été volontaires, dont 4 qui ont suivi le processus jusqu’au bout 38 anomalies ont été signalées par le CBCM après l’examen du fichier 5 46 anomalies ont été signalées par le CBCM après l’examen du fichier 6 A la suite du dialogue avec le CBCM, 14 corrections ont été apportées par les agents comptables dans leurs CF

La revue de la qualité comptable Les possibilités d’évolution Pour les CF 2011 6 nouvelles universités se sont portées volontaires pour tester le dispositif Les échanges ont eu lieu sur la base du fichier 5 entre ces établissements et le CBCM Les échanges sur le contenu des fichiers 6 sont en cours Le CBCM a constaté une amélioration significative des CF des établissements qui se prêtent à l’expérimentation pour la 2e année consécutive Pour les CF ultérieurs Il est envisagé de transmettre les listes d’anomalies à toutes les universités Le choix serait laissé à ceux qui le souhaite de dialoguer « entre comptables publics » avec le CBCM sur les anomalies détectées