Présentation – Formation PROSPER – FORMANET Lundi 11 juin 2012 introduction – le SI de la Direction Formation Continue DEFC/EL

Programme de la journée Matin Le SI de la Direction de la Formation Continue Le SI et ses composantes La chaîne de traitement « marché » Les liens ReperNet – AppelNet – Prosper - Formanet L’importance d’une saisie correcte dans AppelNet / Prosper et Formanet La structure d’une offre de formation Les données d’un marché L’application PROSPER Après midi Les principes fonctionnels de FORMANET

Système d’Information de la DEFC outils DSI-Région + Portail d’accès externe SICORRA Repérage sept 2009 Portail d’accès interne SI DEFC été 2007 Infocentre FORMCONT FormaNet avril 2009 PROSPER fin 2005 janv 2011 Outils RRA (Safir-Notes SIS Finance) AppelNet ReperNet 2005 sept 2009 sept 2009 SubNet fin 2012 ? courant 2012 ? appli en 2007 CARED CTEF sept / oct 2009 Base Conv. Indiv. Base Rému. (ASP) Base AFPA EL – 03/09/2010

Le système d’information de la DEFC – avec zoom sur partie Marchés CTEF Réseaux prescripteurs Organismes de Formation PRAO Opérateurs externes (ASP / Pôle Emploi / AGEFIPH / …) Extra net ( portail SICORRA) Recensement des besoins Traitmt Subv. Appel d’Offres Indicateurs Éditions Suivi et Paiements Conception / Préparation REPERNET APPELNET FORMANET dépôt-instr-vote -paiements SUBNET Extranet CARED Extranet CTEF Des structures Identification et sites Saisie des offres Instruction + prescriptions Infos sessions Relevés d’heures Facturation Mandatement Suivi / Édition Contrôle PROSPER Référentiels internes Région Rhône Alpes FINANCES Outils Comptables de la Région Rhône Alpes PILOTAGE Pilotage de dispositifs Pilotage mesures transverses FSE / CTEF / Budgets Autres Directions SCHEMA BLOC DU SYSTEME D’INFORMATION DE LA DEFC – Traitement des marchés

La chaîne de traitement des marchés Repernet Appelnet Prosper Formanet

Extranet d’identification des partenaires de la DFC Repernet Extranet d’identification des partenaires de la DFC

L’identification de la structure dans REPERNET, c’est la possibilité : - d’identifier : Le siège social de la structure (SIRET, cat. juridique, nom, adresse, correspondants, fonctions, habilitations à signer,…) l’établissement gestionnaire (si besoin) (= dir. régionale, service format°..) les établissements secondaires, sites et annexes de déposer : pièces juridiques scannées + comptes annuels Remarque : un établissemt secondaire = SIRET (14 chiffres) différents du siège, SIRENE (9 premiers chiffres) identique Les données de REPERNET sont utilisées dans toutes les applications DEFC Une identification erronée dans ReperNet = un dossier établi au nom d’une structure non-conforme Risque de documents sans valeurs parce qu’établis à un nom erroné Communication avec la structure pénalisée si coordonnées erronées Risque de travail et d’instruction inutile si le dossier est non-conforme

Repernet REPERNET est désormais utiliser pour identifier tous les partenaires de la DEFC. Ceux qui interviennent en marché. Ceux qui interviennent en subvention. L’application demande donc de préciser si la recherche porte sur une structure intervenant dans l’un ou dans l’autre des cas et de choisir l’application correspondante. La structure peut être présente dans l’un des cas ou dans les 2. Les informations d’identification de la structure seront les mêmes dans les 2 cas. Le niveau d’informations attendues selon les cas est différent (plus détaillé pour les structures intervenant en marché de formation.

Repernet – les informations d’une structure L’entité est systématiquement identifiée au nom et à l’adresse du siège social Avec possibilité d’identifier un « établissement gestionnaire » (direction régionale, département formation, etc.) Et d’identifier les correspondants principaux pour le siège et pour l’étab. gestionnaire

Repernet – les informations des sites d’une structure Le bandeau en haut rappelle toujours l’identité de la structure concernée (siège) Peuvent figurer ici les établissements secondaires de la structure (avec SIRET) et les sites, antennes, annexes de la structure. N’ont pas à être répertoriés les locaux provisoires, loués, prêtés, ou n’étant aucunement concernés par des activités avec la Région. Une loupe permet d’accéder aux informations détaillées du site concerné (adresse, locaux, moyens matériels, humains, etc…)

Demande d’Accès à une nouvelle des données si création d’un compte REPERNET – identification de tous les partenaires DEFC Demande d’Accès à une nouvelle Application Module « Repérage » Portail SICORRA Saisie d’un identifiant et mot de passe Création compte ou ouverture de droits d’accès à une nouvelle application Transfert des données si création d’un compte ReperNet Informations juridiques et d’identification communes Informations spécifiques distincts Informations spécifiques distincts Niv. de validat°repérage distincts Niv. de validat°repérage distincts SubNet AppelNet FormaNet

Déposer ses pièces juridiques dans REPERNET

Déposer ses pièces juridiques dans REPERNET

Appelnet Extranet de saisie des offres de formation par les organismes de formation et d’instruction des candidatures et offres par la DEFC en vue de l’élaboration des programmations

Qu’est-ce que APPELNET ? Un outil de type extranet accessible à toute structure souhaitant proposer une offre en réponse à un appel d’offre, adapté à la structure des offres de formation « Rhône-alpes »et permettant aux services d’instruire les candidatures, les offres, de négocier certaines d’entre elles et de finaliser les choix Une dématérialisation partielle de l’appel d’offres puisque l’application ne comporte pas de « coffre fort » et de signature électronique. L’accès est sécurisé, l’offre est invisible par la région jusqu’à la fin de la consultation. L’envoi de l’offre à la Région par l’organisme se fait par courrier ou via la plateforme des marchés publics de la Région dans une enveloppe électronique avec signature électronique. L’établissement d’un formulaire de réponse paramétrable et adaptable à chaque consultation (personnalisation des questions, des rubriques, des items d’instruction, de leurs pondération. Une instruction formalisée avec un accès partagé avec les autres commanditaires et les agents en ERA. Une collecte des données descriptives des offres pour une diffusion simplifié de l’information sur l’offre via le PRAO et surtout via l’application de traitement dématérialisée des prescriptions (PROSPER).

Les données d’une offre Consultation Les données d’une offre Caractéristiques attendues : Niveau Certifications Localisations Type de prestation 1 Lot(s) n 1 Mandataire Ss traitant(s) n 1 n 1 1 Titulaire Membres (co traitants) Ss traitant(s) intitulé « générique » de lot 1 n n 1 1 Offre(s) Intitulé = intitulé « générique » du lot Prestataires 1 n n Parcours 1 localisations 1 n 1 n 1 Caractéristiques proposées : Niveau Certification Localisations Type de prestation 1 parcours = 1 à n couple(s) prestataire - localisation n Parcours Prestataire localisation 1 n 1 1 modules Prestataire n = site du titulaire ou site des co traitants membres du groupement

Une saisie de données fiable très importante dans APPELNET Les données de l’offre AppelNet sont transférées dans PROSPER et dans FormaNet Elles sont à l’origine de ce que l’on peut voir dans les 2 applications Les éléments importants à saisir dans AppelNet sont donc : Les localisations et prestataires associées À chaque localisation possible de réalisation doit être rattaché le prestataire devant intervenir sur cette localisation. Ce prestataire sera le titulaire, un de ses co-traitants ou un des sites de l’un ou de l’autre. Ils doivent être indiqués dans AppelNet et sélectionnés dans la liste des sites issus de ReperNet. Le prestataire doit donc être enregistré dans ReperNet. Les parcours et leurs caractéristiques Chaque parcours doit avoir un intitulé compréhensible. Si la même prestation se fait sur plusieurs localisations, un seul parcours doit être créé avec plusieurs localisations possibles. C’est le « couple » « localisation-prestataire » qui sera sélectionné comme lieu de réalisation du parcours dans AppelNet qui permettra, dans PROSPER et FormaNet, d’inscrire le stagiaire en précisant chez quel prestataire il est en formation.

Une offre dans AppelNet – page désignation - Notion de titulaire et de représentant légal L’offre est établie au nom du siège social Le représentant l’égal est sélectionné dans une liste de représentant légaux issue de REPERNET Le choix du nom du représentant rapatrie le nom de « l’établissement signataire » de l’acte d’engagement. Le responsable de l’offre = l’interlocuteur à contacter en cas de précisions nécessaires

Il est important de préciser les localisations de réalisation et les prestataires qui interviennent. Saisir une localisation et lui rattacher le prestataires devant intervenir à cet endroit. Sélectionner un site dans la liste issue de REPERNET – elle comprend les sites du titulaire et du co-traitant Sélectionner le site à l’aide du crayon pour rapatrier les données (l’identifiant informatique du site sera également rapatrié dans APPELNET et sera ensuite utilisé par FORMANET pour afficher les information sur le prestataire) AppelNet – page désignation - saisie par les OF des localisat°et prestataires

AppelNet – page désignation Création du parcours L’intitulé doit être clair et compréhensible Il se retrouvera dans FORMANET et sur le site du PRAO en intitulé de formation consultable par les demandeurs d’emploi et prescripteurs. Si la formation est réalisable sur plusieurs localisations, ne créer qu’un seul parcours mais sélectionner plusieurs couples « prestataire / localisation ». Ces informations seront transférées et utilisées dans FormaNet.

APPELNET – Côté DEFC - consultation Candidature Page « Parcours/Actions » Offre

Un transfert des actions retenues vers Prosper et Formanet Une fois le vote de la programmation par la CAO et la Commission Permanente, il y a génération des marchés Envoi des données dans PROSPER Envoi des données dans FORMANET Les actions sont visibles dans PROSPER une fois le marché notifié (AR reçu) Pour une reconduction, possibilité d’affichage des marchés reconduits dans PROSPER avant la date anniversaire (date de reconduction) mais création de session possible si date de début prévisionnel postérieure à la date de reconduction. Attention : Possibilité de créer des sessions dans PROSPER avant établissement d’un bon de commande dans Formanet. Or, impossibilité de démarrer une action sans Bon de commande !!! Penser à créer un bon de commande dans Formanet avant le démarrage de l’action Veiller à la cohérence entre les places ouvertes et la capacité du marché