Partie II : REPRISE DE DONNEES TITRE 1

LA REPRISE DE DONNEES Présentation rapide des fonctionnalités de la V1.9 Présentation générale de la reprise de données La migration informatique TP de migration

Présentation des fonctionnalités Harpège V1.9

Le champ fonctionnel d’Harpège - V. 1.9 S T R U C T U R E S Individu Contractuels Fonctionnaires et assimilés Agent Contrat GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilité ITARF Carrière I M P L A N T O S Production d’arrêtés Production de contrats Position Modalités Congés Congés Modalités Occupation / Affectation L’enchaînement des fonctions incluses dans la version 1.9 : en premier lieu, la gestion des individus (toutes les personnes). une majeure partie de ces individus sont ensuite gérés en tant que : fonctionnaires (carrière, positions, congés, modalités de services...) contractuels (contrats, avenants, congés , modalités de services). en second lieu les emplois et les postes, qui sont enregistrés dans HARPEGE avec la mention de leur financement (Budget Etat et propre). Enfin, nœud de l'application, l’occupation et l’affectation (quelle personne est sur quel poste et où travaille-t-elle dans l’établissement). Des modules de gestion collective, utilisables lorsque toutes les données sont enregistrées : Listes électorales : édition des listes des personnels pour les différentes élections Promouvabilité Itarf : sortir les agents Itarf promouvables par corps et par grade L O C A U X Production des arrêtés Production des arrêtés Poste Emploi

Domaine individu L’individu est une personne qui participe ou a participé à l’activité de l’établissement, et sur laquelle il est souhaitable de connaître un minimum d’informations Remarque : les personnes connues uniquement comme individu sont dites «hébergées» Tout personnel de l’établissement est obligatoirement un individu Individus hébergés Agents avec une carrière Agents avec un contrat Exemple d’individus hébergés : chercheur du CNRS, chercheurs de l’INSERM, ... Ensemble des individus 40 20 21 5

De l’individu à l’agent L’agent (ou personnel) est un individu qui à un instant donné possède une carrière ou un contrat (ou les deux). AGENT est « le passage obligé » pour utiliser et associer les autres constituants de la gestion d’un dossier : carrière, contrat, congés... D’autres concepts sont associés à l’agent : la position (pour les fonctionnaires) l’occupation et l’affectation le bénéfice de modalités de service, de congés et d’absences ... 42

Le champ fonctionnel d’Harpège - V. 1.9 S T R U C T U R E S Individu Contractuels Fonctionnaires et assimilés Agent Contrat GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilité ITARF Carrière I M P L A N T O S Production d’arrêtés Production de contrats Position Modalités Congés Congés Modalités Occupation / Affectation L’enchaînement des fonctions incluses dans la version 1.9 : en premier lieu, la gestion des individus (toutes les personnes). une majeure partie de ces individus sont ensuite gérés en tant que : fonctionnaires (carrière, positions, congés, modalités de services...) contractuels (contrats, avenants, congés , modalités de services). en second lieu les emplois et les postes, qui sont enregistrés dans HARPEGE avec la mention de leur financement (Budget Etat et propre). Enfin, nœud de l'application, l’occupation et l’affectation (quelle personne est sur quel poste et où travaille-t-elle dans l’établissement). Des modules de gestion collective, utilisables lorsque toutes les données sont enregistrées : Listes électorales : édition des listes des personnels pour les différentes élections Promouvabilité Itarf : sortir les agents Itarf promouvables par corps et par grade L O C A U X Production des arrêtés Production des arrêtés Poste Emploi

Concepts de carrière Définitions Un type de population est un ensemble de corps formant une grande catégorie d'agents ex : les Enseignants-chercheurs, les ITARF, les ASU, les Hospitalo-universitaires... Une carrière est un ensemble d'éléments de carrière dans un même type de population ex : Une carrière d ’enseignant-chercheur : Assistant--> Maître de conf --> Prof Un élément de carrière est caractérisé par une date d'effet, un corps, un grade et un échelon (le cas échéant, un chevron) ex : au 01/03/1999 : Maître de conf. de 1è cl, 4è échelon A chaque changement de type de population, on enregistre une nouvelle carrière (voir notion de segment de carrière dans le Guide Utilisateur et dans le Glossaire). 45

Position statutaire Ces positions sont : Tout fonctionnaire est placé dans une des positions définies par le statut général des fonctionnaires. Ces positions sont : Activité, Détachement, Hors cadre, Disponibilité, Service national, Congé parental. Des confusions ou des abus de langage existent parfois sur les situations suivantes : - Le «congé parental» d’un contractuel correspond à un congé spécifique non titulaire, - Un contractuel en service national bénéficie d’un congé, - La «disponibilité pour convenances personnelles» d’un contractuel correspond à un congé spécifique non titulaire (congé pour convenances personnelles). - La «disponibilité pour convenances personnelles» d’un stagiaire correspond à un congé spécifique stagiaire (congé pour convenances personnelles). 49

Le champ fonctionnel d’Harpège - V. 1.9 S T R U C T U R E S Individu Contractuels Fonctionnaires et assimilés Agent Contrat GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilité ITARF Carrière I M P L A N T O S Production d’arrêtés Production de contrats Position Modalités Congés Congés Modalités Occupation / Affectation L’enchaînement des fonctions incluses dans la version 1.9 : en premier lieu, la gestion des individus (toutes les personnes). une majeure partie de ces individus sont ensuite gérés en tant que : fonctionnaires (carrière, positions, congés, modalités de services...) contractuels (contrats, avenants, congés , modalités de services). en second lieu les emplois et les postes, qui sont enregistrés dans HARPEGE avec la mention de leur financement (Budget Etat et propre). Enfin, nœud de l'application, l’occupation et l’affectation (quelle personne est sur quel poste et où travaille-t-elle dans l’établissement). Des modules de gestion collective, utilisables lorsque toutes les données sont enregistrées : Listes électorales : édition des listes des personnels pour les différentes élections Promouvabilité Itarf : sortir les agents Itarf promouvables par corps et par grade L O C A U X Production des arrêtés Production des arrêtés Poste Emploi

Domaine Contrat Le contrat traduit l’accord entre un agent et l’établissement, qui s’appuie sur un document descriptif des conditions d’exécution de l’engagement réciproque Distinction entre contrat et carrière : Contractuels Les notions de corps,grades, promotions,... ne s’appliquent pas Fonctionnaires et assimilés (type CNRS, contractuels d'administration) Situation statutaire et réglementaire (corps, grade, promotions,...) Agent Carrière Contrat Position Occupation / Affectation

Contrats et avenants Le contrat initial est enregistré sous l ’avenant n° 0 rattaché au contrat. Règles à retenir : La somme des quotités de recrutement sur une période ne peut pas dépasser 100 % (ou le plafond des 152 h/mois) Les périodes de 2 avenants successifs doivent être contiguës Pour chaque type de contrat existent des règles particulières (durée minimale ou maximale, renouvellement...) A chaque type de rémunération correspond une base spécifique 53

Le champ fonctionnel d’Harpège - V. 1.9 S T R U C T U R E S Individu Contractuels Fonctionnaires et assimilés Agent Contrat GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilité ITARF Carrière I M P L A N T O S Production d’arrêtés Production de contrats Position Modalités Congés Congés Modalités Occupation / Affectation L’enchaînement des fonctions incluses dans la version 1.9 : en premier lieu, la gestion des individus (toutes les personnes). une majeure partie de ces individus sont ensuite gérés en tant que : fonctionnaires (carrière, positions, congés, modalités de services...) contractuels (contrats, avenants, congés , modalités de services). en second lieu les emplois et les postes, qui sont enregistrés dans HARPEGE avec la mention de leur financement (Budget Etat et propre). Enfin, nœud de l'application, l’occupation et l’affectation (quelle personne est sur quel poste et où travaille-t-elle dans l’établissement). Des modules de gestion collective, utilisables lorsque toutes les données sont enregistrées : Listes électorales : édition des listes des personnels pour les différentes élections Promouvabilité Itarf : sortir les agents Itarf promouvables par corps et par grade L O C A U X Production des arrêtés Production des arrêtés Poste Emploi

Définitions “Emplois - Postes” Emploi : ressource mise à la disposition de l’établissement par l’administration centrale, qui lui permet de créer des postes et de rémunérer des personnes. Les emplois sont délégués au travers de “décisions de délégations” soit à l’établissement, soit à une structure de l’établissement (par exception). Poste : unité de gestion des emplois délégués et support de nomination d’une (ou de plusieurs) personne (s). Les postes sont financés soit sur : - le budget de l’état (emplois délégués ou rompus de temps partiel) - le budget propre de l’établissement

Domaine “Emplois - Postes” BUDGET ÉTAT BUDGET PROPRE Mise à jour du potentiel de l’établissement Enregistrement des délégations Création d’emplois sur rompus Création / Mise à jour des postes Création de postes permanents Création de postes temporaires Création de postes permanents Création de postes temporaires Attribution éventuelle des postes aux structures Différence entre localisation et attribution de poste : la localisation pemet à la structure attributaire de décider de prêter, et donc de localiser un poste pour une période. Localisation des postes dans les structures Occupation / Affectation 55

Définition d'occupation/affectation Établissement UFR A UFR B IUT Sce commun Le couple “poste-agent” est affecté à une (ou plusieurs) structure(s) Département A Département B Service 1 Service 2 Laboratoire X Laboratoire Y x % x % est affecté à Poste Occupation x % occupe Agent 62

Synthèse des liens Occupation est délégué à et donc appartient à Établissement UFR A UFR B IUT Sce commun Département A Département B Laboratoire X Laboratoire Y Service 1 Service 2 Emploi peut être attribué à finance peut être localisé dans x % x % 1 Affectation Principale pour l'agent Poste est affecté à Occupation x % occupe Agent 67

Le champ fonctionnel d’Harpège - V. 1.9 S T R U C T U R E S Individu Contractuels Fonctionnaires et assimilés Agent Contrat GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilité ITARF Carrière I M P L A N T O S Production d’arrêtés Production de contrats Position Modalités Congés Congés Modalités Occupation / Affectation L’enchaînement des fonctions incluses dans la version 1.9 : en premier lieu, la gestion des individus (toutes les personnes). une majeure partie de ces individus sont ensuite gérés en tant que : fonctionnaires (carrière, positions, congés, modalités de services...) contractuels (contrats, avenants, congés , modalités de services). en second lieu les emplois et les postes, qui sont enregistrés dans HARPEGE avec la mention de leur financement (Budget Etat et propre). Enfin, nœud de l'application, l’occupation et l’affectation (quelle personne est sur quel poste et où travaille-t-elle dans l’établissement). Des modules de gestion collective, utilisables lorsque toutes les données sont enregistrées : Listes électorales : édition des listes des personnels pour les différentes élections Promouvabilité Itarf : sortir les agents Itarf promouvables par corps et par grade L O C A U X Production des arrêtés Production des arrêtés Poste Emploi

Modalités de service / Congés Modalités de service : situation particulière pour l’agent, sur une période définie (date de fin obligatoire) durant laquelle : sa quotité de travail dans l’établissement est inférieure à 100%, son occupation n’est pas modifiée. Ex: Temps partiel, CPA, Mi-temps thérapeutique … Absence/Congé : période définie durant laquelle l’agent n’est pas à son poste de travail pour un motif autorisé pouvant avoir une incidence sur son occupation. Ex : congés sécurité sociale : COM, CLM, CLD, maternité … Ex autres congés : congés formation, CRCT ... Modalités de service : Temps partiel, CPA, MTT, MAD, Délégation (enseignants). Prolongation d ’activité (recul limite d ’âge, surnombre,maintien en fonction) Congés sécu : distinction entre congés titulaires et non titulaires. 69

Congés déconcentrés Gestion dynamique des congés et des éditions d’arrêtés pour les congés maladie et les congés maternité : - Nécessité de paramétrer le niveau de gestion déterminé par les mesures de déconcentration (chacun assorti des entêtes et visas appropriés) - Possibilité de produire différents types d’arrêtés selon le niveau gestion - Requalification automatique des Congés ordinaires par un CLM, - Gestion historique des congés avec reconsidération possible des périodes de rémunération .

Le champ fonctionnel d’Harpège - V. 1.9 S T R U C T U R E S Individu Contractuels Fonctionnaires et assimilés Agent Contrat GESTION COLLECTIVE Listes électorales Promouvabilité ITARF Carrière I M P L A N T O S Production d’arrêtés Production de contrats Position Modalités Congés Congés Modalités Occupation / Affectation L’enchaînement des fonctions incluses dans la version 1.9 : en premier lieu, la gestion des individus (toutes les personnes). une majeure partie de ces individus sont ensuite gérés en tant que : fonctionnaires (carrière, positions, congés, modalités de services...) contractuels (contrats, avenants, congés , modalités de services). en second lieu les emplois et les postes, qui sont enregistrés dans HARPEGE avec la mention de leur financement (Budget Etat et propre). Enfin, nœud de l'application, l’occupation et l’affectation (quelle personne est sur quel poste et où travaille-t-elle dans l’établissement). Des modules de gestion collective, utilisables lorsque toutes les données sont enregistrées : Listes électorales : édition des listes des personnels pour les différentes élections Promouvabilité Itarf : sortir les agents Itarf promouvables par corps et par grade L O C A U X Production des arrêtés Production des arrêtés Poste Emploi

Promouvabilités ITARF Une aide à la constitution des listes de promouvables ITARF, aux calculs d’anciennetés nécessaires à l’examen de ces promouvabilités, à l’édition des dossiers, etc. Fonctionnalités : La création et la consultation des circulaires ; Le calcul des listes ; Les modifications des listes ; L’édition de diverses listes de travail ; La saisie des propositions, et du classement le cas échéant, formulés par les structures ; La saisie du classement de l’établissement ; L’édition des dossiers des agents promouvables ; L’édition des propositions classées de l’établissement, pour transmission au ministre ; Le verrouillage des listes.

Listes Électorales L’outil Listes électorales permet d’éditer les listes électorales, par collège (et éventuellement par secteur électoral ), par composante élective ou par bureau de vote, pour : 12 types d’instances locales et professionnelles, faisant l’objet d’une réglementation nationale. d’éventuels types d’instances créés sur la base des statuts de l’établissement.

Les éditions Harpège

Les éditions Harpège Principe de fonctionnement Papier ou fichier .PRN Fichiers plats Exploitation des fichiers .PRN Exploitation des fichiers plats .LIS Les opérateurs Saisie des paramètres Fenêtre d’évaluation Liste des éditions Harpège

Les éditions courantes : papier et/ou PRN Choix dans un menu de l’item Editions Nom de l’édition Saisie de la liste de paramètres + date d’observation Annuler Editer : Evaluation de la sélection Aperçu (Affichage à l’écran) Impression du document Annuler Fermer Impression du document Impression papier Impression dans un fichier PRN Le processus général des toutes les éditions dans Harpège. Il s’agit d’une procédure standard : toutes les éditions fonctionnent de cette façon. Important : ne faut pas utiliser l’icône «Imprimante»; l’évaluation du nombre de réponses varie d’un domaine à l’autre. + Retour à l’écran de l’évaluation de la sélection Impression dans un fichier PRN Impression papier

Les éditions sur fichiers plats Choix dans un menu de l’item Editions Nom de l’édition Saisie de la liste de paramètres + date d’observation Annuler Editer : Evaluation de la sélection Aperçu (Affichage à l’écran) Impression du document Annuler Fermer Impression dans un fichier .lis (option pré-cochée)

Exploitation d ’un fichier .PRN Les fichiers .prn générés ne sont pas exploitables dans Word ou Excel, ces fichiers sont comparables à des fichiers postscript. Cette fonctionnalité est utile dans le cas où vous ne pouvez pas imprimer directement à partir du PC avec lequel l'édition à été lancée (l'imprimante n'est pas en réseau par exemple). Pour imprimer les fichiers .prn : 1/ capturer le port imprimante que vous voulez utiliser : - Choisir "Propriétés" - Dans l'onglet "Détails", cliquez sur le bouton "Capturer le port imprimante" et sélectionner le port et le chemin de votre imprimante. 2/ exécuter la commande suivante sous DOS : copy <nom du fichier> <port de l'imprimante> ou print <nom du fichier> <port de l'imprimante>

Exploitation d ’un fichier plat .LIS Les fichiers plats .LIS générés sont exploitables avec les outils bureautiques (Word, Excel …). Cette fonctionnalité a été développée pour donner plus de souplesse sur certaines éditions. Chaque établissement peut mettre en forme ces éditions selon les spécificités propres au site. Les fichiers .LIS sont enregistrés dans le répertoire mentionné par l ’utilisateur lors de la demande d ’édition.

Les opérateurs Si le paramètre est une date, la liste des opérateurs est limitée à >= et <=

Saisie de la liste des paramètres Définition d’un paramètre de sélection : un paramètre de sélection est composé obligatoirement d’un opérateur et d’une valeur Exemple : Liste des opérateurs : =, <, >, <=, >=, not=, absent, =fils, comme. Suivant le type de paramètre (date, structure, numéro de dossier, ...), la liste des opérateurs est réduite. Plusieurs lignes de paramètres de sélection sont autorisées. <= 01/01/1990 Opérateur Valeur Quelques commentaires sur les opérateurs : faire référence au manuel pour détailler la liste des valeurs; en particulier l’opérateur absent : à utiliser par exemple lorsque l’on recherche la liste des agents qui n’ont pas d’affectation.

La ligne de paramètres Définition d’une ligne de paramètres : un enregistrement est sélectionné s'il satisfait à toutes les conditions et paramètres saisis . Ex : condition 1 et condition 2 et ... Plusieurs lignes de paramètres de sélection sont autorisées. Dans ce cas , chaque enregistrement doit répondre soit aux conditions d'une ligne soit aux conditions d'une autre ligne. Ex : condition(s) ligne 1 ou condition(s) ligne 2 ou ...

Grille de sélection

Fenêtre d ’évaluation

Liste des éditions Domaine Individu Domaine Agents - Dossier individu - Etiquettes administratives (fichier plat) - Etiquettes personnelles (fichier plat) -Liste alphabétique des personnels établissement -Liste alphabétique par structure -Liste par structure et statut Domaine Agents - Dossier Agent et dossier complet Agent - Liste des numéros INSEE provisoires - Listes des titulaires (fonctionnaire) par âge - Liste par position : édition des fonctionnaires par position statutaire - Liste par population : édition des fonctionnaires par type de population (Itarf,Atos, Enseignants, etc.) - Historique Carrières et contrats pour un agent -Situation santé-sécu -occupation des postes par les agents

Liste des éditions (suite) Domaine Carrière - Bonification indiciaire : édition des bénéficiaires de bonification indiciaire - Etiquettes adresses administratives et personnelles - Edition du traitement de changement de chevron - Arrêtés pour les corps déconcentrés (catégories C ITRF) Domaine Contrat - Fin de contrat de travail : édition des agents en fin de contrat - Type de contrat de travail : édition des contrats par type de contrat - Arrêté de fin de contrat (fichier plat) - Etiquettes administratives (fichier plat) - Etiquettes personnelles (fichier plat) -Contrats enseignants relevant de l’établissement -Fichiers plats pour les autres contrats Domaine Position - Fichier relance position (fichier plat) - Relance position Domaine Modalités de service Temps partiel : - Liste des agents ATOS - Liste des agents ITARF -Liste des agents bibliothèques universitaire - Relance temps partiel (fichier plat)

Liste des éditions (suite) Domaine congés - arrêtés de COM déconcentrés - arrêtés de CMNT déconcentrés Emplois et postes -Etat d ’occupation des postes BE - Nombre d’emplois et postes par enveloppe - Potentiel des postes sur budget Etat - Potentiel des postes sur budget propre - Occupation des postes - Occupation-Affectation des postes - Historique localisation des postes - Historique Occupation-Affectation Pilotage - Consultation sur modalités-congés (choix impression ou fichier plat) - Liste des notes 2nd degré - Liste des notes ATOS - Liste des notes ITARF - Fiche notes ITARF Nomenclatures - Editions des nomenclatures nationales

Liste des éditions (suite et fin) Listes électorales -Edition des nomenclatures (bureaux de vote, collèges, composantes électives, instances, secteurs, sections électives, types d’exclusions) -Edition des listes : -Listes de référence, d’affichage, d’émargement -Fichier des électeurs (fichier plat) -Liste des agents exclus (édition et fichier plat) -Liste des électeurs sans bureau de vote -Liste des électeurs à multiple affectation Promouvabilités ITARF -Paramétrage des structures (édition de l ’arborescence des structures) -Liste des agents proposés (liste d’aptitude et tableau d’avancement) -Liste des agents promouvables par structure, par corps de promotion -Liste de tous les agents par corps de promotion. -Dossier agent (liste d’aptitude et tableau d’avancement) Structures -Arborescence structures

Rappel des 7 éléments du paramétrage (vus lors de la formation paramétrage début décembre) Le paramétrage d ’Harpège est constitué de 7 éléments qui doivent être traités dans l ’ordre suivant : Paramétrage de l ’établissement Création des utilisateurs Saisie des profils d ’habilitations Initialisation des nomenclatures locales Création des implantations / adresse et locaux Saisie des structures Paramétrage des congés et saisie des visas Administration Harpège Base : Connexion à l ’administration Utilisateur : HARP_ADM Harpège

Présentation générale de la reprise des données

Présentation générale de la reprise de données Objectif Organisation Pré-requis Diagnostic de l’existant Stratégie de reprise Planification Données concernées par la migration Outils de migration Cf guide de reprise de données = étude de cas (distribué lors des visites sur site conduite de projet)

Objectifs Disposer d’une base fiable et complète Pourquoi faire ? Base complète : elle permet de retracer toute la carrière des agents depuis le début de leur activité. Base fiable : exactitude des données, conformité par rapport à la réglementation, cohérence avec les règles de gestion Harpège Pourquoi faire ? Assurer la gestion individuelle et collective des agents. Fournir à l’établissement les données individuelles et agrégées nécessaires à sa gestion et à son pilotage. Avoir 1 seul outil de gestion

Organisation Équipe migration : Planning réalisé et communiqué 1 informaticien 1 fonctionnel contact permanent processus itératif Planning réalisé et communiqué Le fonctionnel a toute sa place notamment lors des études de rejets.

Pré-requis Réfléchir sur l’organisation dans Harpège (structures - implantations géographiques) Pour commencer une reprise des données, aussi bien manuelle qu’automatique, les données minimum à saisir dans la base HARPEGE sont : Les structures, au moins le niveau 1 Les utilisateurs Les habilitations Les nomenclatures locales Les implantations géographiques/locaux, au moins niveau 1 Tout dépend des objectifs de la migration. S’il a été décidé de : - migrer jusqu’aux occupation/affectation des agents, il faudra alors définir les structures, implantations géographiques et locaux jusqu’au niveau désiré - migrer jusqu’aux emploi/poste il faudra au moins descendre jusqu’aux structures d ’attribution - migrer l ’historique des carrière il n ’est alors pas utile d ’avoir défini les structures jusqu’à un niveau fin (le niveau 1 peut suffire). Attention : s'il n'y à pas de local principal affecté aux structures elles n'ont donc pas d'adresse administrative. De plus suivant le détail de migration (emploi/poste par exemple) il est gênant d'utiliser une structure qui n'a pas tous ses attributs de définis (au moins le local principal). Cf guide de paramétrage

Diagnostic de l’existant Les sources de données à partir des applications locales à partir des applications nationales (AGORA, POPPEE, …) Les étapes du diagnostic déterminer les catégories de personnels à migrer vérifier les concepts et nomenclatures locales avec Harpège étudier les modèles de données Les outils du diagnostic modèles de données locaux et Harpège nomenclatures locales et Harpège liste des champs obligatoires migration d’échantillons Le diagnostic, pourquoi ? Pour faire le bon choix entre reprise automatique, manuelle ou mixte. 1/ La source de données est l ’un des points essentiel du diagnostic. La fiabilité des données est déterminante dans la décision que vous prendrez. 2/ Les étapes : A/ Quels sont les agents concernés par la migration ? Tous ou certains types de population ? Tous les contrats ou juste certains ? Quels supports allez vous utiliser pour faire le diagnostic ? B/ Cette étape est la plus minutieuse, car il faut mettre en parallèle les données de l ’application locale avec celles d’Harpège. C/Cette analyse permet de définir si - les concepts sont globalement les mêmes. - les champs obligatoires d’Harpège pourront être renseignés grâce aux données de l ’application locale. - les nomenclatures utilisées sont transférables. 3/ Les outils : cette liste n ’est pas exhaustive.

Stratégie de reprise Définition des objectifs de reprise à partir : du diagnostic fait précédemment de choix de gestion et de pilotage de l’établissement de la volonté de mettre en œuvre le domaine gestion collective ... Stratégie et plan d’action définir les données à migrer avec quel détail (historique, en cours) établir un planning avec ses priorités Préparation de la reprise compléter les données dans la base locale établir les correspondances des nomenclatures entre la base locale et Harpège 1/ Quels sont les traitements que l’on souhaite pouvoir réaliser avec Harpège ? La réponse à cette question détermine en partie le détail de la reprise de données. 2/ Pour l ’historique il faut être vigilant sur : - la saisie du type d ’accès aux éléments de carrière qui détermine la prise en compte ou non de l ’élément lors du calcul d ’ancienneté. De plus, la plus part des positions (autres qu’Activité) et des congés (autres que congés parental) sont interruptifs dans le calcul des promouvabilités et ont un caractère exclusif pour les listes électorales. L ’encours : Saisir uniquement l ’élément de carrière courant. Cette stratégie ne permettra pas dans un premier temps d ’utiliser le module promouvable. Définir un planning précis avec les actions et les dates buttoirs, la migration Harpège est un sous projet de l ’implantation d ’Harpège

La reprise de données Facteurs de succès Mises en garde Contraintes Diagnostiquer précisément l’état de la base Définir clairement les objectifs : que veut-on reprendre, à quel rythme, etc... Mises en garde Sous-estimer la charge de travail - manque de moyens Ne pas se donner de limite dans le temps ou se donner des échéances irréalistes Contraintes Impossibilité de faire évoluer HARPEGE (patch, version supérieure) avant la fin de la migration Pas d’exploitation possible du produit tant que les données ne sont pas insérées 1/ Bien évaluer le rapport reprise automatique/ modification ou reprise manuelle. Par exemple : Suivant l ’état des données, on peut migrer les individus les agents et saisir la partie carrière. Bien planifier toutes les actions avec les responsables et moyens consacrés, organisation du travail (fermeture des services 2 jours par semaine …) 2/ Manque d ’organisation et de communication autour du projet de reprise de données. 3/ La phase de reprise de données doit être bien bornée pour pouvoir rapidement exploiter les données migrées et faire évoluer le produit

La reprise de données (suite) Recommandations Attention à la codification (% - _ ,) Attention aux minuscules / majuscules Attention aux doublons (annuaire téléphonique : tables individu_telephone, telephone)

Planification Installation version initiale Migration installation version initiale serveur installation outils de migration installation partie cliente installation base de formation Migration utilisation des outils de migration liés à la version initiale Passage site en exploitation mise à niveau de la version : passage de tous les patchs correctifs et nomenclatures. La formation des utilisateurs et le reprise des données peuvent et doivent se faire en parallèle pour préparer au mieux le passage en exploitation.

Données concernées par la migration S T R U C T U R E S Individu Fonctionnaires et assimilés Contractuels Agent Contrat Carrière I M P L A N T O S Position Modalités Congés Congés Modalités Occupation / Affectation L O C A U X Poste Emploi

Données concernées par la migration Tables de paramétrage Le batch ne traite pas les tables de paramétrage Il est indispensable de renseigner une partie du paramétrage avant d’entamer la reprise de données (établissements) Listes électorales / promouvabilités ITARF Les modules Listes électorales et Promouvabilités ITARF ne sont pas traitées par la migration le batch ne traite pas les tables de paramétrage de l’application, tel que cela a été souhaité par les sites eux-mêmes dans leur majorité. Le paramétrage est donc à saisir ou à charger dans les tables d’HARP_ADM. En cas de chargement des structures notamment, aucun contrôle fonctionnel ne peut être fait lors du chargement, ou après le chargement. Il est donc indispensable que les structures chargées soient rigoureusement contrôlées.Les tables concernées sont : PARAM_ETABISSEMENT ORGANISME_RECHERCHE ORG_MISSION ANNEE_UNIVERSITAIRE IMPLANTATION_GEO TELEPHONE STRUCTURE ADRESSE_ADMINISTRAT Ainsi que : LOCAUX LOC_AGENT LOC_CHERCHEUR LOCALISATION_STRUCTURE les tables de Listes Electorales les tables de promouvabilités ITARF   Important : Les modules Listes Electorales et Promouvabilités ITARF ne sont traitées par cette migration car il n’y a pas un grand intérêt à récupérer les résultats d’actes de gestion collectifs dans la mesure ou ces informations ne sont pas pertinentes pour les traitements futurs (d’autant que cela supposerait une grande cohérence entre le système source et HARPEGE, ce qui risque de ne pas se trouver souvent).

Données concernées par la migration IND_EAT (1,1) EMP_MOY (1,2) PST_IDBP (1,3) IND_STR (2,1) PER_AGT (2,2) PST_IDBE (2,3) CAR_ELEM (3,1) PER_PAS (3,2) PER_CTR (3,3) CAR_BIND (4,2) PER_POS (4,1) CGA_CMNT (4,3) CGA_CGM (4,4 CGA_NTIT (4,5) CGA_ACTR (4,6) CGA_AL3 (4,7) CGA_AL4 (4,8) CGA_AL5 (4,9) CGA_AL6 (4,10) PER_DEPA (5,2) PIL_NOTE (5,3) PER_TPS (5,4) OCAF_PER (5,1) CGA_MAD(6,1 CGA_LIMA (6,2) CGA_SURN (6,3) CGA_MTFC (6,4) CGA_COM (6,5) CGA_ACSE (6,6) CGA_CRCT (6,7) CGA_STAG (6,8) CGA_BONI (6,9) CGA_CPA (6,10) CGA_DELE (6,11) CGA_ADOP (6,12) CGA_FORM (6,13) CGA-MIDE (6,14) CGA_MATE (6,15) CGA_CLM (6,16) CGA_CLD (6,17) CGA_MTTH (6,18) CGA_FACT (6,19) AFF_SSOC (6,20) Migration DPATE

Outils de migration Principes de base : Appliquer sur les données migrées l’ensemble des règles de gestion d’Harpège Aucune altération du référentiel Harpège ne peut être envisagée, ni acceptée (tables, programmes, nomenclatures)

Outils de migration Toute la migration repose sur l’utilisateur Mig_test schéma identique à harp_adm activation des contraintes Remplir Mig_test procédures personnelles utilisateur DPATE (Agora, Popee Itarf, Popee Bibliothèque) automatisé : sqlloader + procédure Mig_test vers Harp_adm automatisé : livraison de procédures pl/sql

Outils de migration Données perso (GRH, GPU, …) Transfert personnel Schéma MIG_TEST Schéma HARP_ADM Mig_btch.sql (procédures pl/sql) AGORA, POPPEE Dpt_btch.sh (procédure) AGORA : Aide à la Gestion Optimisée des Ressources Atos GRH : Gestion des Ressources Humaines GPU : Gestion des Personnels d’Universités Chgt_tab.sh (sqlloader) Schéma DPATE

Outils de migration Installation de MIG_TEST Installation DPATE Création tablespace migration Création user mig_test Création schéma mig_test Installation DPATE Pré-requis : existance de mig_test Création user dpate Création schéma dpate Suppression des tablespaces et des users en fin de migration Indispensable pour passer les patchs en exploitation Dpate : 1°) install_dpate.sh création tablespace création user dpate création schéma dpate 2°) chgt_tab.sh : remplir les tables dpate par sqlloader 3°) dpt_btch.sh : insert into mig_test 4°) destruction user dpate Mig_test : 1°) install_mig.sh création tablespace migration création user mig_test création schéma mig_test 2°) insertion dans mig_test perso dpate 3°) activation / désactivation des contraintes 4°) mig_btch.sh : migration vers harp_adm 5°) mise à jour séquences 6°) destruction user mig_test

Outils de migration - sqlloader Enregistrements Fichier DATA (jess.xxx) Enregistrements non sélectionnés SQL*LOADER Lecture (xxx.ctl) Discard file (xxx.dsc) SQL*LOADER When clause Correction Compte rendu (xxx.log) Base de données dpate Enregistrements incorrects Bad file (xxx.bad)

Outils de migration - sqlloader Le fichier de contrôle (.ctl) LOAD DATA INFILE 'chrg_dpt/jess.aff' BADFILE 'chrg_dpt/aff.bad' DISCARDFILE 'chrg_dpt/aff.dsc' REPLACE INTO TABLE aff FIELDS TERMINATED BY '|' TRAILING NULLCOLS (AFFNUM INTEGER EXTERNAL , NUMIND INTEGER EXTERNAL , UAARNE CHAR , AFMICO CHAR , DATDEB DATE "DD/MM/YYYY" , DATFIN DATE "DD/MM/YYYY" , AFFANC CHAR NULLIF AFFANC=BLANKS, AFFDAN DATE "DD/MM/YYYY" NULLIF AFFDAN=BLANKS, AFFDIN DATE "DD/MM/YYYY" NULLIF AFFDIN=BLANKS, AFFINS CHAR NULLIF AFFINS=BLANKS)

Outils de migration sqlloader Le fichier DISCARD (.dsc) Uniquement alimenté par la clause when si elle existe Écrit dans le même format que le fichier DATA Le fichier BADFILE (.bad) Enregistrement incorrect au sens base de données Le fichier LOGFILE (.log) Nombre d ’enregistrements insérés Nombre d ’enregistrements ignorés Nombre d ’enregistrement en erreur Explications des erreurs et rejets