Découvrez pourquoi 50.000 experts utilisent le logiciel Mise en place d’un dispositif de contrôle interne chez Saft Batteries Courbevoie La défense Le 15 mars 2011 Frédéric Casadei Directeur Dynasec France Tél : 01 70 92 37 12 Email : fcasadei@easy2comply.com

Dynasec International & Dynasec France La société Holding Dynasec est l’éditeur de la solution Easy2comply. Créée en 2004, la Holding Dynasec assure le marketing mondial, le développement et le support de niveau 3 pour le produit Easy2comply. Dynasec France est le distributeur de cette solution, pour la région Francophone, incluant la France, le Belux, la Suisse, le Canada, le Maghreb, et l’Afrique Francophone. 14 distributeurs et filiales assurent la commercialisation et le support en Angleterre, Pays Bas, Portugal, Israël, Etats Unis, Mexique, Afrique du Sud, Australie, Espagne, Turquie, Allemagne, Italie, Pologne et France. Dynasec France, tour Egée, 9/11 allée de l’Arche, 92671 Courbevoie la défense cedex

Références 160 300 50.000 Clients Projets Utilisateurs

Thématiques abordées par le produit Cartographie des processus et du plan de contrôle Référentiel / Organisation Opérationnels Risques Contrôle interne SOX Risque Réputation BCM, Audit Evaluation et suivi des risques Pilotage Rapports et Tableaux de bord ISO27001, Cobit Sécurité de l’info. Conformité & Spécifique La solution Easy2comply offre un référentiel global à toute l’application, permettant une réelle standardisation des processus, des risques et des contrôles sur l’ensemble des unités et structures de l’entreprise. Chaque module fonctionnel est spécialisé dans un domaine particulier et aborde chaque sujet spécifiquement. Il est néanmoins possible de répercuter des résultats d’un module à un autre par exemple pour consolider des résultats de contrôles. Un ensemble de tableaux de bord dynamiques permet un pilotage global et détaillé grâce aux fonction de zoom.

Couverture fonctionnelle du produit Cartographie des processus et du plan de contrôle Référentiel / Organisation Contrôles et suivi des risques Plan d’action Alertes Indicateurs clés de risque Incidents, Gestion documentaire Evaluation et suivi des risques Pilotage Rapports et Tableaux de bord Dans chacun des modules, les fonctions transverses permettent de : Cartographier les risques, et les évaluer; Effectuer les contrôles, instruire, commenter, documenter et évaluer; Gérer les ressources et plans d’actions Alerter en cas de situation particulière; Rapporter, annoter, enregistrer, justifier, documenter; ET SURTOUT … PARTAGER L’INFORMATION, LA RENDRE DISPONIBLE A TOUS CEUX QUI EN ONT BESOIN !

Contenu de la proposition Contexte Le groupe SAFT Batteries met actuellement en place un plan de contrôle sur environ une trentaine d’unités fonctionnelles couvrant plusieurs pays. Aujourd’hui, le contrôleur groupe à le choix entre mettre en place un dispositif classique à base de questionnaires sur tableurs à remplir dans chaque filiale, puis à consolider manuellement en central, et un vrai système d’information, sécurisé, historisé, partagé par toute « l’équipe de contrôleurs centraux et régionaux ». La société Dynasec édite et commercialise le logiciel Easy2comply. Ce logiciel couvre tous les besoins en matière de gestion des risques, de suivi du contrôle interne, de gestion de conformité et de suivi réglementaire (Sox et normes ISO). Ce logiciel est proposé comme un service (mode Saas) avec une tarification adaptée, pour une mise en route et un déploiement rapide et léger, sans besoin d’infrastructure sur site. Intuitif, flexible et évolutif, il est rapidement pris en main par les équipes de contrôles. Des pack d’assistance, de prise en main, et de formation (en nos locaux ou via webex) permettent une mise en place et un déploiement très rapide.

Contenu de la proposition Avantages et inconvénients comparés des solutions Solution 1, sur base de tableurs: Avantages : Coût logiciel et infrastructure réduit et préexistant, quasiment aucune formation. Inconvénients : génère du travail en central (retraitement, consolidation, fusion à refaire à chaque campagne), standardisation difficile (saisie incontrôlable), aucun audit possible, pas de justification ou pièce jointe. En fait, l’expérience montre que cette solution légère et séduisante a priori mettra en situation délicate le contrôleur central au premier audit sur un point litigieux ou anormal. De plus, il est impossible de faire progresser le dispositif sans tout recommencer, ni de constituer un historique utilisable. Solution 2, Easy2comply, solution de gestion de risques et contrôle interne: Avantages : Easy2comply est un système d’information (pérennisation des données), proposé en mode Saas (partagé par toutes les filiales sans nécessiter un projet informatique d’envergure), permet la mise en place d’une méthodologie groupe (référentiel), gère les pièces jointes (justifications), consolide et trie les résultats, offre une visibilité globale (tableaux de bord) et une traçabilité totale (estampille sur toute les données). Inconvénients : dans le contexte Saft, il sera sous utilisée au début (la partie « risques » partiellement utile au début), plus couteuse, nécessite un effort de formalisation initial. Choisir un vrai système d’information dès le début permet de capitaliser, de progresser et l’effort consenti au début est récupéré dès la 2nde campagne.

Contenu de la proposition Périmètre fonctionnel Cette proposition porte sur le module « Risk Management » démontré en présentation. Le périmètre inclut le référentiel, la possibilité de créer un nombre illimité de structures organisationnelles, de sous structures, de processus, de sous processus, de risques et de contrôles. Toutes les fonctions « pratiques » démontrées lors de la présentation font partie du périmètre : manipulation des objets par « drag & drop », contrôles actifs/passifs, création de questionnaires, gestion des accès par rôles, possibilité de masquer certaines données, de renommer les champs, de personnaliser les tables de valeurs, … Versions: Le logiciel est proposé en 3 versions: Standard: offre découverte, sans gestion des accès et de confidentialité, ni base incidents, ni plan d’action, ni alertes, limitée à 5 utilisateurs. Professionnel : offre Standard + gestion des accès et confidentialité, et plan d’action, limitée à 10 utilisateurs. Entreprise : offre fonctionnellement complète, avec base incident, alertes, nombre d’utilisateurs jusqu’à 100 et plus.

Projet d’accompagnement Projet type Structure organisationnelle Autres fonctions: Risques clés, Base incidents… Lancement projet Cartographie des risques Plan de contrôle Editions, Tableaux de bord Confidentialité Customisation Reprise des données Installation & Tests Formation Projet SAFT ½ ½ 1 ½ 2.5 Objectifs de l’assistance: transfert de compétence, formation, mise en route. Contenu de l’assistance : Lancement : réunion de mise au point des objectifs et allocation des ressources et formation équipe projet; Customisation, plan de contrôle, confidentialité : assistance et conseil au paramétrage optimal; Formation : Formation de l’administrateur et par webex, présentation et formation des utilisateurs distants. Charge globale: Assistance et formation : 5 jours Pack Setup Durée 2 / 4 semaines selon votre disponibilité

Eléments financiers Offre de service : Services associés: Nous vous proposons l’accès à l’édition PROFESSIONNEL. Ce service inclut: La licence du logiciel pour 10 utilisateurs, La maintenance du logiciel, c’est-à-dire les nouvelles versions et leur mise à disposition, Le support c’est-à-dire la hot line téléphone et email, et l’installation de la mise à jour des versions, L’hébergement matériel, réseau, backup et sécurisation chez un hébergeur certifié ISO27001. Ce service est proposé au prix de 1.750€ HT par mois. Nous étendons cette version à 30 utilisateurs. Le prix catalogue de l’extension du nombre d’utilisateurs est de 70€ HT par mois et par utilisateur, soit 1.400€ HT par mois. Cette extension vous est offerte, compte tenu du faible taux d’utilisation annoncé du logiciel. De plus, pour vous permettre d’essayer la solution en toute sérénité, nous proposons 1 mois gratuit. Pendant ou à l’issue de cette période d’essai, il vous est possible de mettre fin au contrat, sans pénalité ni préavis. Le prix final de notre proposition est donc de 1.750€ HT par mois pour les 30 utilisateurs, payable soit trimestriellement, soit annuellement. Services associés: Le projet d’accompagnement (5 jours) et la pack Setup de l’application sont proposé forfaitairement au prix de 7.000 € HT. Validité de l’offre : Cette proposition est valable 3 mois à compté du 15 mars 2011.