Le questionnaire en 100 points Outils d'analyse des risques

Sommaire Présentation de l’outil p.1 Le questionnaire en 100 points p.5 Traiter les réponses et exploiter l’analyse p.16

Le Questionnaire en 100 points ? A quoi sert le Questionnaire / 100 points ? A identifier quels risques sont certains, faibles ou nuls pour votre projet A bâtir le profil de risques à partir duquel pourra être élaboré le programme de changement du projet et ses plans d'action A aider à réaliser les arbitrages et les choix stratégiques Quand utiliser le Questionnaire / 100 points ? Au démarrage du projet A la fin de chaque phase, en sélectionnant les questions marquées d'une * Comment le remplir ? Il doit être rempli par le chef de projet. Avec les commentaires pour compléter les réponses, il faut compter environ 2 et 3 heures. Il peut guider les entretiens complémentaires avec les acteurs-clés. Il peut être rempli, en partie ou en totalité en comité de pilotage, pour faire partager l'évaluation des risques du projet.

Le Questionnaire / 100 points comprend 10 sections Chaque section comprend 10 questions : La réponse à une question donne de 1 à 10 points. Plus il y a de points, plus le projet comporte de risques à maîtriser Les caractéristiques du projet Le contexte de l‘établissement. Le fonctionnement du management Le leadership du changement Les alliés du projet Les contributions au projet Les attitudes des utilisateurs Les ressources du projet Le travail en projet L'histoire des projets dans l’établissement Aucun risque ! 100 points Risques maximum ! 1000 points ! Les questions sont formulées négativement puisqu'il s'agit d'identifier les risques

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Section 1: les caractéristiques du projet Points 1.a Le projet dispose d'un des plus gros budgets que l‘établissement ait jamais mis pour un SI Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1.b Le choix de l’établissement s’est porté sur un logiciel du marché ou le développement d’un outil spécifique? 5 logiciel 10 développement 1.c Combien de services seront concernés ? 1 ou peu 7 Plusieurs 10 Tous 1 1.d Dans les services, combien de métiers seront impliqués? 1 6 2 10 3 et + 1.e L’établissement a-elle déjà mis en place un projet de cet ampleur? 1 Plusieurs modules 6 Un module dans 1 service non 10 1.f Le choix du logiciel est difficile et suscite beaucoup de points de vue différents Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1.g Le planning du projet est déterminé par une échéance inamovible Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1.h Le planning du projet est très serré Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1.i L'ambition en terme de conduite du changement (changer les processus/ s’adapter aux processus existants) du projet n'est pas encore tranchée Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1.j L'option choisie ou probable est : 5 S’adapter 10 Changer 1. Les chiffres porposés sont à moduler en fonction de la taille de . TOTAL

Section 2 : le contexte de l'établissement Points 2.a L'établissement est plutôt dans une période de réduction des coûts et de manque de moyens Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 2.b D'importants changements (fusion, restructuration, réaménagement architectural) sont très probables pendant la durée du projet Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 2.c Il y a d'autres projets en cours qui peuvent avoir un impact sur le choix de la solution technique Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 2.d Il y a d'autres projets en cours qui peuvent mobiliser les ressources dont vous aurez besoin pour le projet Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 2.e Il y a d'autres projets en cours qui peuvent détourner l’encadrement des priorités de votre projet Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 2.f Il y a d'autres projets en cours qui peuvent nécessité l’implication des personnels de l'établissement Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 2.g Votre projet n'est pas central pour la stratégie de l'établissement Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 2.h Il est difficile d'expliquer à tous comment votre projet va contribuer au projet d’établissement Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 2.i L'établissement est parmi les premiers à mettre en place un tel outil Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 2.j L’outil a vocation a être utilisé par les partenaires extérieurs de l’établissement (établissements partenaires, médecins du réseau) N/A 2 Faux 10 Vrai TOTAL

Section 3 : le fonctionnement du management Points 3.a Les processus de décision sont souvent lents et difficiles, certaines décisions ne sont jamais prises Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 3.b Il arrive qu'une fois la décision prise, les ou des encadrants la remettent en question Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 3.c Les encadrants des services se préoccupent plus de leur périmètre que des processus transversaux Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 3.d Les encadrants n'ont pas vraiment développé de bonnes manières de travailler ensemble Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 3.e En général, les encadrants sont plus "autonomistes" que "disciplinés" Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 3.f La culture d'établissement fait que les encadrants sont d'abord focalisés sur le court terme Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 3.g Rares sont les encadrants qui ont un PC sur leur bureau et s'en servent quotidiennement Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 3.h Le système d'information est le cadet de leurs soucis et ils ne voient pas en quoi l'organisation devrait s'y adapter Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 3.i Les encadrants n’ont pas une vision de l’outil et de son intérêt Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 Oui et une partie du bonus y sera liée 4 Oui mais sans bonus 5 Peut-être 10 Non 3.j La contribution au succès du projet va être inscrite dans les objectifs annuels des encadrants 1. Le management concerne les encadrants de toutes les fonctions impactées de près ou de loin par le projet. Si des différences importantes existent entre catégories de encadrants, mettre 2 croix dans l'échelle et marquer les fourchettes de points. TOTAL

Section 4: le leadership du changement Points 4.a Les encadrants ont tendance à penser qu'il suffit de dire pour que cela soit fait Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 4.b Dans l'ensemble, les encadrants obtiennent de leurs équipes ce qui doit être fait par : 3 La conviction 6 La négociation 8 L'impo- sition 10 Ont du mal à l'obtenir 4.c Les encadrants sont plus souvent dans leur bureau ou en réunion, ils sont peu proches du terrain Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 4.d Globalement, les encadrants n'aiment pas beaucoup s'engager fermement Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 4.e Les encadrants n'ont pas l'habitude de s'engager publiquement pour qu'une chose réussisse Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 4.f Les encadrants n'ont pas encore acquis les méthodes de conduite du changement Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 4.g Le management intermédiaire a subi beaucoup de changements, il est aujourd'hui fragilisé Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 4.h L'information aux équipes sur ce qui se passe dans l'établissement n'est pas une priorité pour les encadrants Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 4.i La communication en cascade n'est pas encore bien implantée et les encadrants ne relaient pas toujours très bien les messages à leurs équipes Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 4.j Les encadrants hésitent à donner leurs bonnes ressources pour un projet Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 TOTAL

Section 5: les alliés du projet Recenser les contributeurs au projet : Les placer sur la carte ci-dessous en fonction du type d'efforts qu'ils semblent aujourd'hui prêts à fournir pour le projet Compter les points : dans chaque case, multiplier le nombre de points (en haut à droite) avec le nombre de personnes qui y sont situées, additionner l'ensemble des points diviser par le nombre de personnes Efforts en faveur du projet 10 20 50 3 40 70 90 2 60 80 100 1 -1 -2 -3 Efforts contre le projet 1 = Passifs 2 = Prêts à contribuer 3 = Feront tout pour que le projet réussisse -1 = Indifférents -2 = Critiques -3 = Opposés à tout ou partie du projet TOTAL

Section 6: les contributions au projet (utilisateurs-clés, informaticiens, ...) Points 6.a Dans l'établissement, ce sont toujours les mêmes qu'on sollicite pour les projets Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 6.b Il n'y a pas vraiment dans l'établissement les compétences en matière de systèmes nécessaires au projet Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 6.c Le directeur de l’établissement n’est pas impliqué dans le projet Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 6.d Les membres du département informatiques ne sont pas motivés par le projet Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 6.e Les encadrants hiérarchiques des contributeurs souhaiteront limiter au maximum le temps qu'ils donneront au projet Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 6.f A part une surcharge de travail, les contributeurs n'auront pas grand chose à gagner à contribuer Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 6.g Les utilisateurs-clés vont avoir tendance à raisonner en cheminée et à défendre l'intérêt de leur fonction Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 6.h Les utilisateurs-clés vont avoir tendance à vouloir reproduire les systèmes existants et à multiplier les demandes de développements spécifiques Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 6.i Ce qui aura été conçu par les utilisateurs-clés sera remis en question par leur hiérarchie Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 6.j Pour diverses raisons, le projet ne pourra pas vraiment compter sur les services communication / formation / personnel / ressources humaines Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 TOTAL

Section 7: les attitudes des utilisateurs Points 7.a Le climat interne dans l'établissement est aujourd'hui : Très bon Bon Moyen Mauvais 1 3 8 10 7.b L'inquiétude quant à l'emploi est : 1 Faible 5 Moyenne 8 Forte 10 Très forte 7.c Les relations avec les partenaires sociaux ne sont pas bonnes Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 7.d Globalement, les salariés s'estiment mal informés de ce qui se passe dans l'établissement Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 7.e Globalement, les salariés se plaignent qu'on leur impose des changements sans les faire participer Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 7.f Les salariés sont saturés de changements Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 7.g Dans le passé, il y a eu des mauvaises expériences qui ont mis les salariés sur la défensive vis-à-vis des projets Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 7.h C'est un établissement où les rumeurs vont bon train Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 7.i Certains utilisateurs finaux n'ont aujourd'hui aucune pratique des PC Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 7.j La plupart des utilisateurs finaux n'ont pas une très bonne image des systèmes d'information, qui sont vécus plutôt comme une contrainte Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 TOTAL

Section 8 : les ressources du projet Points 8.a Combien de membres au maximum l'équipe projet pourra-elle compter ? 3 Plus de 6 6 Entre 3 et 6 10 < 3 Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 8.b L'équipe ne pourra réunir toutes les compétences nécessaires au projet 8.c Il sera difficile d'avoir une équipe-projet représentant toutes les fonctions concernées Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 Oui 5 Certains seulement 10 Non 8.d Les membres de l'équipe-projet seront-ils rattachés hiérarchiquement au chef de projet ? 8.e Les membres de l'équipe-projet seront-ils détachés à plein temps à partir de la phase de déploiement ? 1 Oui 5 Certains seulement 10 Non 8.f Une partie de leur rémunération (bonus, primes) pourra-t-elle être liée à la réussite du projet ? 1 Oui 5 Peut-être 10 Non 8.g Participer à un projet n'est pas réellement reconnu dans l'établissement Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 8.h Les membres de l'équipe-projet ne sont pas du tout assurés de leurs perspectives de carrière à l'issue du projet Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 8.i Si un membre de l'équipe-projet ne donne pas satisfaction, il sera difficile de le remplacer Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 8.j Il faudra déployer beaucoup d'efforts pour convaincre certains de rejoindre l'équipe-projet Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 TOTAL

Section 9 : le travail en projet Points 9.a La majorité des membres de l'équipe-projet n'a pas d'expérience de travail en projet Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 9.b La plupart des membres de l'équipe-projet auront beaucoup de mal a dégager du temps pour le projet Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 9.c La plupart des membres de l'équipe-projet n'ont jamais travaillé ensemble Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 9.d Dans l'établissement, le travail en groupe n'est pas vraiment une habitude Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 9.e Etant donné la culture de l'établissement, ils auront des difficultés à supporter l'incertitude du travail en projet Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 9.f Pour la plupart des membres, la relation avec les utilisateurs sera une nouveauté Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 9.g L'équipe-projet aura du mal à dire "non" à des demandes de développements spécifiques Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 9.h Dans l'établissement, on est toujours meilleur pour débusquer les problèmes que pour proposer des solutions Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 9.i Les « référents" ont plus été choisis pour leurs compétences informatiques que pour leurs compétences managériales Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 9.j .Pour le chef de projet, c'est le premier projet de cette ampleur qu'il dirige Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 TOTAL

Section 10 : l'histoire des projets dans l'établissement Points 10.a Plusieurs projets ont laissé de mauvais souvenirs dans l'établissement Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10.b Les projets liés aux systèmes d'information ont souvent dérapé en termes de délais Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10.c Des projets ont été abandonnés en cours de route, parce que les priorités avaient changé Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10.d L'expérience des précédents projets n'a pas été formellement capitalisée Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10.e Il y a rarement des contrats clairs entre la Direction et les chefs de projet Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10.f Dans l'établissement, les gens tendent à se positionner plutôt par rapport à l'image du chef de projet que par rapport au fond Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10.g Le volet conduite du changement (communication, formation, soutien, ...) a souvent été bâclée Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10.h Les efforts n'ont pas été maintenus pour enraciner les résultats et ils ont eu tendance à s'émousser Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10. i Les consultants ayant contribué aux projets passés sont perçus comme n'ayant pas apporté une forte valeur ajoutée Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 10. j Compte tenu de l'histoire des projets dans l'établissement, beaucoup pensent que votre projet ne va pas réussir Faux Vrai 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 TOTAL

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Traiter les réponses au Questionnaire / 100 points Le profil des risques DECOMPTE DES POINTS 1. Caractéristiques du projet 2. Le contexte 3. Le fonctionnement du management 4. Le leadership du changement 5. Les alliés du projet 6. Les contributions 7. Les attitudes des utilisateurs 8. Les ressources du projet 9. Le travail en projet 10. L'histoire des projets Total

Un exemple d’analyse de projet 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 A l’issu du processus d’évaluation, les résultats sont : 1. Les caractéristiques du projet = 80 2.Le contexte = 60 3.Le fonctionnement du management = 41 4.Le leadership du changement = 42 5.Les alliés du projet = 81 6.Les contributions = 38 7.Les attitudes des utilisateurs = 51 8.Les ressources du projet = 49 9.Le travail en projet = 51 10.L'histoire des projets = 69 Ce diagramme montre que les risques majeurs du projet évalué sont : Les caractéristiques du projet : le projet est très ambitieux au regard des projets menés par le passé dans l’établissement L’histoire des projets : les anciens projets SI ont laissé de mauvais souvenirs dans l’établissement. Il faudra redresser l’image de la DSI et prouver sa capacité à mener un projet structurant Les alliés du projet : les personnels de l’établissement sont plutôt critiques et méfiants vis à vis des projets SI. Il sera nécessaire de communiquer au plus tôt sur les réussites et les avancées du projet.

Analyser les réponses au Questionnaire / 100 points PLAN D'ACTION Utiliser le profil de risques pour passer à l'action SECURISER Le positionnement du projet 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 PLAN D'ACTION et l'efficacité de l'équipe-projet Le management du projet PLAN D'ACTION FIABILISER Le management IMPLIQUER ET GUIDER METTRE SOUS CONTROLE Les perceptions des utilisateurs PLAN D'ACTION

Analyser les réponses au Questionnaire / 100 points Utiliser les profils de risques réalisés par plusieurs personnes pour affiner l'analyse sur les écarts de perception les plus importants Confronter les points de vue sur la section  analyse plus pertinente partage de l'évaluation des risques

Analyser les réponses au Questionnaire / 100 points Comparer le profil de risques établi au démarrage et celui réalisé en fin de phase afin de mesurer l'efficacité des actions mises en œuvre et adapter les plans d'action pour la suite 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Profil de risques Démarrage du projet 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Profil de risques Déploiement Zones d'action critiques : les ressources du projet les alliés du projet Revoir les plans d'action : formation de l'équipe projet (à muscler) lobbying management (à réduire)