Journée annuelle des centres régionaux du Sudoc-PS– 19 mai 2011

 Annonce par un message à la liste de discussion le 31 mars  Mise à disposition de conventions sur le site de l’ABES  Deux cas de figure différents: ◦ Un « modèle » général ◦ Une convention tripartite pour les Entrées secondaires

 Mise à jour d’un modèle proposé aux CR et devenu obsolète  Conception de documents utilisables par les responsables CR dans la gestion de leur réseau  Meilleure prise en compte de la spécificité du statut d’Entrée secondaire

 Modèle proposé aux centres régionaux pour la formalisation du partenariat avec les structures documentaires participant au réseau  Deux signataires : ◦ L’Université hébergeant le Centre régional ◦ La structure de tutelle de l’établissement de rattachement de la structure documentaire  Peut être repris et adapté aux exigences locales ◦ Par exemple, lettre d’accord entre structures relevant de la même tutelle

 Rappel des conditions de la participation au réseau ◦ Accessibilité des collections (quelle qu’en soit la forme) ◦ Incitation à la participation au PEB ◦ Identification de la structure documentaire dans le RCR ◦ Communication des informations utiles au signalement des collections  Rappel du rôle du responsable du Centre régional ◦ Cf. fiche de fonction proposée par l’ABES

 Rôle du responsable du Centre régional  Mais… une nouveauté : la possibilité de mettre en place des transferts réguliers entre le Sudoc et le système local de la structure documentaire ◦ En lien direct avec l’ABES  Mention de la cession de données nécessitant une convention particulière

 La propriété du catalogue Sudoc ◦ L’ABES est bénéficiaire de l’ensemble des droits (auteur ; producteur de base de données) ◦ Engagement de la structure documentaire à reconnaître et respecter ces droits  Les usages autorisés des notices de publications en série ◦ Par le CR : usages autorisés dans la convention Sudoc « type » ◦ Par la structure documentaire : usages réduits (mise en ligne en format non professionnel)

 Clause d’arbitrage  Durée de la convention ◦ 3 ans par année civile : choix homogène de l’ABES pour ses conventions ◦ Adaptable aux conditions locales

 Initiée et signée par l’ABES ◦ Installation du logiciel de catalogage dans la structure documentaire  Applicable à partir du 01/04/2011 ◦ Pour les nouvelles ES : envoi de la convention par l’ABES dès installation logiciel ◦ Pour les ES déjà en fonctionnement : mises à jour d’ici janvier 2012

 Mêmes conditions que pour la convention « générale »  Mais une condition supplémentaire : habilitation des personnels ◦ Respect des formats, normes et pratiques du Sudoc ◦ Formation à l’utilisation du logiciel

 Rappel du rôle « général »  Insistance sur deux points (liés à article précédent) ◦ Responsabilité dans l’installation du logiciel dans la structure documentaire ◦ Formation (et tutorat) des personnels qui utiliseront le logiciel

 Usages autorisés plus nombreux pour la structure documentaire ◦ Consultation notices du catalogue ◦ Copie et modification des notices de publications en série ◦ Mise en ligne notices dans format non professionnel

 Article supplémentaire par rapport à la convention « générale »  Détaille l’usage des logiciels fournis par l’ABES ◦ WinIBW décrit dans annexe ◦ Comprend toutes les clauses d’usage des logiciels  Raison pour laquelle l’ABES est aussi signataire de la convention

 Durée non aménageable (gestion des conventions par l’ABES)  Trois signataires à la convention ◦ L’ABES représentée par son directeur ◦ L’Université hébergeant le Centre régional ◦ L’organisme de tutelle de la structure documentaire

 Gérée, rédigée et envoyée par l’ABES  Trois exemplaires signés du directeur de l’ABES envoyés à l’établissement hébergeant le CR pour : ◦ Signature par l’Université hébergeant le CR ◦ Envoi des exemplaires à la structure documentaire  La structure documentaire : ◦ Fait signer les trois exemplaires à sa tutelle ◦ Conserve un exemplaire ◦ Retourne deux exemplaires au CR  Le Centre régional : ◦ Conserve un exemplaire ◦ Retourne un exemplaire à l’ABES