PROJET MULTIMEDIA FLORENCE CAUHÉPÉ Business communication - Bachelor - Semestre de printemps 2014 PROJET MULTIMEDIA FLORENCE CAUHÉPÉ

projet multimedia gestion de priojet (suite) Cours du 10 avril 2014 projet multimedia gestion de priojet (suite)

Plan Maîtriser la planification: délais et incertitudes I. Méthode de résolution de problèmes 1. Détecter la nature du problème; le diagnostic 2. Réagir et corriger, le plan d’action II. Les écarts 1. Résoudre les écarts 2. Réaffecter une charge de travail 3. Allouer des ressources supplémentaires 4. La logique du projet doit-elle être aménagée? III. Maîtriser le budget - Situation budgétaire nominale - Maîtriser la distribution du budget dans le temps IV. L’avancement physique du projet V. Justifications du projet Conclusion et consignes pour la suite

I. Méthode de résolution de problèmes Un problème est un écart entre le prévu et le constaté dans une perspective client Une relation directe existe avec le PDCA. En effet, le problème résulte d’un écart entre la prévision dans la phase plan et le constat dans la phase check Il faut identifier le problème

I.1. Détecter quelle est la nature du problème Technique Humaine Industrielle Juridique Commerciale

Les questions à se poser Comment en est-on arrivé là? Pourquoi un tel retard? Quels sont les scénarios de sortie? Comment optimiser le projet?

I.2. Réagir et corriger Mettre en place un plan d’action collectif et pertinent par: 1. phase de diagnostic -Un diagnostic en utilisant les 5 pourquoi ou les QQOQCP + Combien -Le benchmarking -Les analyses SWOT -Les retours d’expérience 2. conception du plan d’action - Se mettre d’accord sur les priorités - Répartir les responsabilités et les tâches - Etablir les délais

II. Les écarts La gestion d’un projet consiste à comparer l’état d’avancement nominal à l’état d’avancement réel Un écart est une différence entre ce qui devrait être (avancement nominal) et entre ce qui est réellement (avancement réel) L’avancement nominal est déterminé par le planning de référence L’avancement réel est déterminé par: - le constat synchronisé de ce qui est fait et de ce qui ne l’est pas - les estimations à achèvement par les différents contributeurs impliqués dans les travaux en cours - le recalcul à achèvement de l’ensemble du planning du projet

II.1. Résoudre un écart d’exécution Identifier la cause de l’écart = identifier le problème d’exécution qui vient d’apparaître Recherche de solutions possibles Identifier ou faire identifier un plan d’action pour revenir à la normale du projet (représenté par le planning de référence) Piloter ou faire piloter la mise en œuvre du plan d’action Déclencher les actions correctives Vérifier l’amélioration / la détérioration de l’écart constaté

Si l’écart d’exécution se détériore Le plan d’action a été mal mis en œuvre, il faut reprendre les modalités d’exécution Le plan d’action n’est pas le bon, il faut le repenser ou le corriger Le diagnostic était incorrect Le problème initial a évolué ou un nouveau problème est survenu

II.2. Savoir réaffecter une charge de travail Vérifier la capacité d’utilisation allouée au départ par le contributeur Pour chaque contributeur, la répartition de ses charges de travail dans le plan de disponibilité est appelée le «plan de charges» Il faut donc revoir le plan de charges des contributeurs C’est le 1er échelon de la flexibilité du chef de projet

II.3. Des ressources supplémentaires peuvent-elles être allouées? La redistribution des charges de travail peut parfois consister à optimiser l’utilisation des contributeurs à l’intérieur de leurs disponibilités L’identification de périodes de surcharge permet de justifier les demandes d’allocations supplémentaires de contributeurs pour le projet L’allocation des contributeurs au projet (ou l’extension de l’allocation d’un contributeur) est effectuée par les départements ou les services qui gèrent les moyens matériels et humains

La demande de moyens supplémentaires La négociation de moyens supplémentaires (ressources humaines) est le 2ème échelon de flexibilité du chef de projet dans le pilotage de projet

II.4.La logique du projet doit-elle être aménagée ? Le 3ème échelon de flexibilité du chef de projet est le réaménagement de la logique ( =la chaîne / l’enchaînement entre les éléments de travail) du projet Le réaménagement de la logique du projet consiste à paralléliser certains travaux, initialement prévus en séquence

La définition du livrable peut-elle être modifiée ? Si les trois premières flexibilités n’ont pas permis de rétablir la situation, il reste alors à redéfinir le périmètre du projet, c’est-à-dire revoir à la baisse le projet (et donc de supprimer des tâches) C’est la méthode du triangle du pilotage de projet

Le triangle de pilotage Périmètre Budget Délai Budget

III. Maîtriser le budget; la situation budgétaire nominale La situation budgétaire nominale est le montant qui aurait dû être dépensé à la date du point d’avancement De même que la planification du projet aboutit au planning de référence, qui indique à chaque point d’avancement quelle est la différence entre l’avancement nominal et l’avancement réel, la dépense nominale représente ce qui devrait avoir été dépensé si le projet suit parfaitement sa référence (sa feuille de route, sa trajectoire)

Savoir reconnaître la distribution du budget dans le temps Le budget nominal est figuré sous la forme d’une courbe en S La courbe des dépenses; ou combien a déjà été dépensé sur le projet ?

IV. L’avancement physique du projet Pour l’essentiel, l’avancement physique est un pourcentage 0 % : le projet n’est pas commencé 100% : le projet est terminé -Entre 0% et 100% : le projet est en cours Il existe deux critères qui permettent de déterminer un avancement physique: - les quantités (pourcentage entre le nombre de fenêtres posées par rapport au nombre total de fenêtres qui doit être posé dans le projet) - les étapes d’un processus décrit par un pourcentage

V. Justifications du projet En cours de projet, on se pose deux questions: La justification économique du projet est-elle toujours assurée? La justification stratégique est-elle toujours confirmée? Le projet est un investissement auquel est appliqué la raisonnement économique de tout investissement. La différence essentielle entre un projet et un autre investissement est que ds le projet le temps( qui peut être long ) sépare la commande ou le début du projet d’avec la livraison à la fin : un projet est un achat sur plan…. Le raisonnement économique qui fonde la décision de lancement du projet est remis à jour périodiquement, lors de chaque point de direction du projet: Si la décision devait être prise maintenant ds les conditions présentes serait-elle tjs positive? en toute rigueur, un projet dt le modèle éco n’est pas bon ne devrait pas être lancé et de même, un projet dt les indicateurs économiques se dégradent devrait être arrêté. La justification stratégique est-elle toujours confirmée? C’est une analyse multicritère de la satisfaction par le projet des différentes composantes de la stratégie du maître d’ouvrage. Il est fréquent que la valeur d’1 projet soit + de participer à une stratégie que de générer directement et spécifiquement un accroissement de recettes ou une diminution des dépenses. L’alignement stratégique du projet est la mesure de la participation du projet à une stratégie globale

Quel serait le coût de réorientation du projet? Le fondement de la direction de projet est d’évaluer des options Dans le principe, la poursuite d’un projet à l’identique ne génère pas de coût supplémentaire par rapport à ceux constatés par le pilotage du projet Toutes les autres options modifient le budget de référence et le planning de référence du projet

Conclusion Les différentes mesures de l’état d’avancement réel du projet sont essentielles dans un bon pilotage (délais + budget) Elles permettent de constater les écarts, de les corriger ou de modifier le livrable du projet, mais elles doivent surtout permettre d’anticiper les problèmes

Présentation de l’avancement de votre projet Diagramme de Gantt ou de flux Y a-t-il des écarts par rapport à votre planning de référence ?

Consignes pour la suite 1. M’envoyez par email vos diagrammes présentés ce jour à: florence.cauhepe@unifr.ch 2. M’adresser par email tous vos contenus rédactionnels (l’édito, les deux articles, et les deux brèves + textes pour l’agenda) jusqu’au jeudi 1er mai 12h 3. Envoyez à M. Diaz votre plan de tournage, si demandé 4. Me tenir informée de tout problème et/ou de toute difficulté rencontrés Les rdv planifiés, les dates, combien de temps, date de tournage etc

Taille des articles La taille des articles est approximativement de un à deux feuillets Rappel: un feuillet = 25 lignes de 60 signes = 1500 signes L’éditorial est court: 6 lignes maximum