LA CENTRALE DE MARCHES 22/05/ Document protégé par les droits d'auteur 15/05/2014

La centrale de marchés 2  Objectifs : conclure des marchés ou des accords-cadres pour les pouvoirs organisateurs d’enseignement catholique ou de centres PMS libres.  Valeur ajoutée pour les PO  Professionnaliser la fonction d’achat – rapport qualité/prix  Dégager du temps dans les établissements  Dégager des ressources financières

I. Rôle de la centrale de marchés 3 o Des accords-cadres pour d’autres pouvoirs adjudicateurs o Le respect de la législation des marchés publics o Une coordination des marchés sans qu’il y ait substitution dans la responsabilité finale d’achat o Une connaissance des besoins pour négocier le juste prix et le juste niveau de service o Un pouvoir de négociation en cas de manquements à l’exécution du contrat o Un réseau d’expertises par marché o Une sélection des marchés à négocier

III. Les critères de priorisation 4 8 critères établis pour définir les marchés à prioriser 1. Le % d’écoles concernées par le marché 2. La valeur globale des achats 3. Les économies d’échelle attendues 4. La fréquence des commandes 5. La complexité technique du marché 6. Les achats demandant une réflexion pédagogique commune au réseau 7. La facilité de mise en place par la centrale de marché 8. Le nombre d’établissements ayant demandés du support sur ce marché

Marchés priorisés Marchés possibles o photocopieurs o papier o électricité o gaz o mazout o fournitures scolaires o catalogues o livres scolaires o service de nettoyage o restauration scolaire o telecom o équipements informatiques o Etc. 5 II. Le planning

IV. Accord-cadre photocopieurs Accord cadre :  première étape : rédaction du CSC  procédure classique d’appel d’offre ouvert avec publicité européenne  critères objectifs du marché, tels que la qualité, le prix, la quantité, la valeur technique et le service.  attribution du marché à un soumissionnaire  Durée de l’accord-cadre de 3 ans, renouvelable 1 fois sans passer par une nouvelle procédure.  Durée du contrat de location des machines de 5 ans ou de leasing en 7 ans  Estimation d’un marché de 210 machines/an [marché significatif qui représente probablement 50% du potentiel] – soit un marché de 3,5 MM€ 6

IV. Accord-cadre photocopieurs (suite) Accord cadre :  Spécificités du CSC  Prix fixes pendant 5 ans  5 catégories de copieurs et options  Délai d’intervention de max 4h ou 6h  Taux de disponibilité des machines >97%  Pénalités de retard entre 20 et 75€/jour  Accès par cartes magnétiques permettant les paramétrages  Option de commande du logiciel de gestion des comptes  Obligations envers la centrale de marché (reporting, actions correctives…)  Obligations envers les écoles (reprises de contrats, représentant unique…)  Sessions de formations au moment de l’installation, et pour l’installation du logiciel  Impression à distance 7

V. Accord-cadre papier  Spécificités du CSC  procédure classique d’appel d’offre ouvert avec publicité européenne  Durée de l’accord-cadre de 1 an, renouvelable 3 fois sans passer par une nouvelle procédure.  Estimation d’un marché de 600 palettes/an [volume très approximatif en fonction du nombre d’écoles participantes] – soit un marché de 300M€  Prix fixes pendant 1 an  3 catégories de papier A4  A3 et couleur  Délai de commande 48h  Labélisé Eco responsable- Le papier doit provenir de sources légales et de forêts gérées durablement (Eu Label, FSC, PEFSC)  Procédure de test effectués dans 4 écoles 8

VI. Le marché de l’énergie 9 Bonne négociation = bonne connaissance des profils utilisateurs Courrier aux président de PO le 9 mai dernier Application extranet pour récolter les données auprès des établissements  Codes EAN, nom des fournisseurs, durée de contrat, factures …  Analyse des consommations par compteur Mise en place des profils énergétiques et rédaction du CSC Consultance d’un expert en énergie  pour analyser les profils énergétiques  Définir les clauses techniques du CSC  Simuler les formules de prix dont nous pourrons bénéficier Communication aux écoles participantes des simulations et des clauses du CSC Lancement du marché avec les écoles ayant mandatés la centrale de marchés pour l’exécution du marché

VII. Campagne d’adhésion 10 Adhésion à la centrale de marché: mars 2014 Aujourd’hui 300 PO adhérents Courrier d’informations A l’attention des président(e)s de PO A l’attention des direct(eurs/rices) Contenu internet mis en ligne sous les services du SeGEC Formulaire d’adhésion à remplir par le président de PO Activation d’une page extranet / centrale de marché pour le président de PO et les responsables dans les établissements qu’il aura désignés Contenu extranet en développement incluant le détail des marchés, les actions à mener, le planning, les informations à fournir etc.

VIII. Plateforme 11 Rôle: assurer une communication entre les écoles et la CM ET entre les écoles et les fournisseurs sélectionnés Phase 1: utilisation des outils existants (internet et extranet) Phase 2: mise en place d’une plateforme de commandes qui permettrait aux écoles de commander en ligne des fournitures négociées par la centrale de marchés  Ouvrir des marchés de catalogues Contenu: Bons de commande vers les fournisseurs sélectionnés Les besoins Les statistiques achats et comparatifs de profils de consommations entre écoles

VIII. Accès aux marchés 12 Publication sur extranet des produits/prix négociés par fournisseur Liberté de participer à un marché de la centrale Pas d’engagement préalable (sauf l’énergie) Décision à prendre au niveau du PO Bons de commande prêt à l’emploi Statistiques achats sur base des commandes Analyse des consommations pour optimiser les pratiques Création de groupes de travail pour les prochains marchés  Avis aux candidats: fournitures scolaires, fournitures de bureau et cantines scolaires

13 Questions Discussion Suggestions