Système Automatisé de Gestion des Heures d’Enseignement Présentation générale

Rappel historique 2001 : Application créée par l’IUFM de Toulouse 2008 : Intégration de l’IUFM à l’UTM – Cahier des charges 2008 - 2013 : Réécriture de l’application, évolutions constantes 2009 - 2011 : Généralisation progressive à toutes les composantes de l’UTM 2011 - 2013 : Contrôles et validations externes : AERES, IGAENR, CRC, CAC, ... 2011 - 2013 : Déploiement de Saghe au Cnam de Paris 2013 - 2015 : Déploiement de Saghe à l’UT1 Capitole et l’IEP de Toulouse 2014 - 2017 : Déploiement de Saghe à l’Université de Toulon

Les objectifs Une démarche collective impliquant tous les acteurs Un outil et une procédure simples, construits sur mesure Procédure de gestion des heures commune à toutes les composantes Meilleur service rendu à l’usager : par l’ENT, suivi du service, des HC, validation de la fiche de service, etc. Respect des obligations réglementaires (certification du service fait) Meilleure efficacité du paiement des HC Mesurer l’écart entre prévisionnel et réalisé Outils de pilotage pour les composantes et la Direction

Couverture fonctionnelle L’attribution des enveloppes de charge d’enseignement La répartition et la gestion de la charge par formation et formateur Le paiement des heures complémentaires Le suivi budgétaire et la certification des comptes 4

Principes généraux Gestion des heures d’enseignement : domaine de gestion à part entière au croisement des formations et des formateurs. Gestion des heures d’enseignement et pas seulement des HC. Enveloppes de Charge d’enseignement et pas d’HC. Gestion organisée en 4 parties, avec droits spécifiques attribués aux acteurs responsables de chacune. Saisie des heures par formations, avec suivi et contrôle simultanés formations-formateurs.

Organisation Générale  Gestion des formateurs - DRH-DPE  Gestion des PF - DEEP Formateurs Organismes Conventionnés Format. établ. sous conv. Affectés Extérieurs Quotas (h ETD) Plans de formation F1 ……..…FN …………........ ….……………. ……………… UFR ……. Dept ……. - Ens. Présentiel Licence L1 UE 1 UE 2 ……. L2 - Ens. à distance - Plan licence - Référentiel EC ………… 4 500 h 1 800 h 150 h 100 h ….. … h … h  Paiement des HC et suivi budgétaire - DRH- Pôle SMCG  Saisie des heures - Composantes pédagogiques Total Heures statutaires > 0 = 0 = 0 = 0 Plafond Souple Dur Dur - HC = Total - HS

Les 4 parties (1/2) Les plans de formation : DEEP avec VP Moyens, VP CEVU Description des formations : Formation initiale (Apogée), form. cont., plan licence, référentiel des EC, conventions, etc. Gestion de la charge d’enseignement par formation (Quotas). Les formateurs : DRH-DPE Suivi statutaire des formateurs (Harpège) : heures statutaires, plafonds, congés maladie, maternité, etc. Suivi réglementaire du recrutement et des dossiers d’HC. Suivi des conventions. Lien avec Winpaie, prises en charge.

Les 4 parties (2/2) La saisie des heures: Composantes pédagogiques Prévisionnel, réalisé. Contrôles et blocages automatisés. Suivi des services et des enveloppes (Tableaux de bord). Suivi des dossiers d’HC. Validation des heures réalisées (service fait). Suivi de la validation des fiches de service. Le paiement des heures complémentaires : DRH - Paye Vérification des heures payables, suivi lien Winpaie. Constitution des lots de paiement, envoi DRFIP, validation retour DRFIP. Suivi budgétaire, certification des comptes.

Le cycle de vie des heures Date 1 Date 2 Date 3 Date 4 Fiches de service prévisionnel Heures pré-certifiées et certifiées Fiches de service Réalisé Heures prévisionnelles Heures réalisées HC Payables (composantes dans Saghe) (composantes dans Saghe) (signature élect. par les enseignants depuis l’ENT + Dir niv. 3 et 2 dans Saghe) (Dir. niv.3 et 2 dans Saghe) (signature élect. par les enseignants depuis l’ENT + Dir niv. 3 et 2 dans Saghe)

L’intégration au système d’information 1/2 ENT Bdd Saghe Visualisation fiche, détails des heures, recevabilité, suivi du paiement Saghe Authentification Intégration des données Winpaie Détection d’incohérences Flux de données LDAP Harpège Apogée CELCAT … Winpaie

L’intégration au système d’information 2/2 Base Winpaie Base Harpège Base Apogée Annuaire LDAP Etc. … SADE * Module de synchronisation (planifiée / déclenchée) BDD MySQL   Base tampon Saghe Winpaie Harpège Apogée LDAP …   * SADE : Synchronisation Automatisée des Données Etablissement   Serveur d’application Saghe Utilisateurs de Saghe