Organisation Lean Manufacturing Lean Office GROUPE LEGRAND Spécialiste mondial des produits et systèmes pour installations électriques et réseaux d’information Organisation Lean Manufacturing Lean Office

Lean Office : La démarche Lean Office est plus récente. GROUPE LEGRAND Spécialiste mondial des produits et systèmes pour installations électriques et réseaux d’information Lean Office : La démarche Lean Office est plus récente. Des exemples Lean Office dans le périmètre industriel se sont avérés de suite très encourageants (organisation de la qualité, de la gestion de production,…) Aujourd’hui nous déployons la démarche sur l’ensemble du périmètre de l’entreprise (comptabilité, ressources humaines,…).

GROUPE LEGRAND Spécialiste mondial des produits et systèmes pour installations électriques et réseaux d’information Lean Office : Cette démarche s’appuie sur d’une part l’instauration d’outil de mesure , et d’autre part, sur des pratiques standardisées optimisées en terme de gaspillage. En voici un exemple, petit en terme de périmètre mais très démonstratif en terme de résultats

GROUPE LEGRAND Spécialiste mondial des produits et systèmes pour installations électriques et réseaux d’information Lean Office : Sujet : Aujourd’hui, 2 chefs de projet assurent la traduction de 1500 documents représentant 1 500 000 mots par an. Cette activité représentant 70% de leur temps, consiste à gérer des sous-traitants et à corriger les traductions. CK de 3 AM + 1,5 jour pour l’animateur.

OBJECTIFS Objectifs de la Semaine Kaizen : Optimiser le déroulement du flux le plus courant afin de permettre de recentrer l'activité sur des tâches à plus forte valeur ajoutée Instaurer un indicateur de taux de service Chantier 5S bureau

ANALYSE DU FLUX TRADUCTION EN SOUS-TRAITANCE

Chaque document traduit en sous-traitance est revu en interne IDEE N°1 : Thème Problème Action corrective Résultat Traduction en sous-traitance Chaque document traduit en sous-traitance est vérifié en interne Création de 3 niveaux (Basique, Soigné, Sensible) afin d’adapter le niveau de prestation Basique : aucune vérification Soigné : contrôle ciblé Sensible : relecture fine et intégrale   AVANT LE KAIZEN APRES LE KAIZEN Chaque document traduit en sous-traitance est revu en interne (sauf langues non maîtrisées) Le demandeur choisira un niveau de prestation lors de la demande. Pas de relecture interne en mode basique Niveau de prestation souhaité : Basique (coût indice base 100) Soignée (coût indice base 125) Sensible (Ex: Publication ext., contrat …) (coût indice base 150)

AVANT LE KAIZEN APRES LE KAIZEN IDEE N°2 : Thème Problème Action corrective Résultat Traduction (interne et externe) Traitement administratif des dossiers faisant intervenir des saisies en doublon, et suivi incom-plet des dates-clefs Création d’une nouvelle base Notes Gain de temps sur le traitement administratif, et suivi plus complet   AVANT LE KAIZEN APRES LE KAIZEN Une base Notes existe, mais est insuffisante : Création d’une nouvelle base Notes sécurisée, plus ergonomique, avec des menus déroulants et des choix "dynamiques"… …avec émission facilitée (semi-automatique) de mails pour les cas les plus courants, vers les sous-traitants et vers les clients… …et avec la présence de dates permettant de suivre l’avancement du dossier et de générer un taux de service.

AVANT LE KAIZEN APRES LE KAIZEN IDEE N°3 : Thème Problème Action corrective Résultat Traduction (interne et externe)  Le demandeur omet des informations nécessaires pour le traduction Dans la base Notes, rendre les champs nécessaires obligatoires Bon du premier coup, Gain de Temps   AVANT LE KAIZEN APRES LE KAIZEN Le demandeur envoie par e-mail sa demande avec le document attaché; mais souvent il faut le recontacter pour compléter la demande (critères-clefs manquants : délai, CDA…) Le demandeur complètera la base Notes avec des champs obligatoires.

AVANT LE KAIZEN APRES LE KAIZEN IDEE N°4 : Thème Problème Action corrective Résultat Traduction en sous-traitance  Le sous-traitant nous rappelle pour des éclaircissements sur des sigles ou abréviations, ou sur du jargon Legrand… Rédaction d’un lexique de base pour transmission aux sous-traitants - Moindre perturbation du service interne - La traduction revient plus vite chez Legrand - Plus grande homogénéité AVANT LE KAIZEN APRES LE KAIZEN   Absence d'un lexique standard pour tous les fournisseurs, donc réponses au cas par cas à leurs questions Grâce au lexique partagé, garantie d'homogénéité sur un certain vocabulaire "cœur de métier" (produits, fonctions & services Legrand…) ; En outre, plus de flexibilité dans le choix du fournisseur

AVANT LE KAIZEN APRES LE KAIZEN IDEE N°5 : Thème Problème Action corrective Résultat Traduction en sous-traitance Qualité inégale des traductions sous-traitées, absence de capitalisation sur les modifs apportées en interne Renvoyer chaque document corrigé au sous-traitant et l'archiver ("avant / après") dans la base Capitalisation permettant de fiabiliser et de suivre la qualité de nos sous-traitants   AVANT LE KAIZEN APRES LE KAIZEN Chaque document traduit et revu en interne (niveaux soigné et sensible) sera renvoyé si nécessaire au sous-traitant avec modifications apparentes. Cela permettra au sous-traitant d’avoir un retour sur la qualité de sa prestation. Lors de rencontres avec les sous-traitants, cela permettra de traiter de façon plus ciblée l’aspect qualité de la prestation (nombre de cas contestés, "erreurs" récurrentes…). L’objectif est de faire évoluer la prestation de nos sous-traitants en qualité. Retour aléatoire aux sous-traitants en cas de non-qualité, faute de temps => capitalisation insuffisante, boucle Qualité non bouclée

APRES LE KAIZEN IDEE N°6 : Thème Problème Action corrective Résultat Suivi des coûts Temps de traitement mensuel des réimputations Tableau bâti à partir de la nouvelle base Notes Gain de temps   APRES LE KAIZEN Gain : environ 1 jour par mois pour le responsable du service

AVANT LE KAIZEN Thème Problème Action corrective Résultat Chantier 5S De nombreux dossiers papier conservés, pas de tri régulier dans les archives Elimination après tri Voir photo page suivante   AVANT LE KAIZEN

APRES LE KAIZEN Thème Problème Action corrective Résultat Chantier 5S De nombreux dossiers papier conservés, pas de tri régulier dans les archives Elimination après tri Voir photo   APRES LE KAIZEN Une seconde vague 5S sera nécessaire.

Résultats du Chantier KAIZEN FICHE OBJECTIFS Réduire les gaspillages : Réalisation Temps de traitement administratif des dossiers : réduit de moitié sur 80% des cas Temps de relecture sur dossier basique : éliminé, donc gain de 100% sur 35% des cas Temps de gestion budgétaire : gain = 1j par mois Instaurer un indicateur de taux de service : 100% Qualité : capitalisation améliorée (lexique, retour d’info, entretien d’évaluation annuel) Chantier 5S (2nde phase nécessaire) : 50%

Conclusions sur l’exemple Lean Office: GROUPE LEGRAND Spécialiste mondial des produits et systèmes pour installations électriques et réseaux d’information Conclusions sur l’exemple Lean Office: A travers cet exemple, nous avons pu montrer comment l’approche industrielle s’applique dans les bureaux: Mise en œuvre d’indicateurs de performance, mise en œuvre de standards optimisés (Mudas),

Conclusions Générales sur la démarche Lean: GROUPE LEGRAND Spécialiste mondial des produits et systèmes pour installations électriques et réseaux d’information Conclusions Générales sur la démarche Lean: Le concept de VALEUR ,entendu comme « ce que le client est prêt à payer », est suffisamment simple pour être compris par tous et surtout très mobilisateur car focalisé sur le client. La méthodologie donne comme référence : La SIMPLICITE de pensée, La RAPIDITE d’action,