Power Formation DP / Resp BU

Le Programme Introduction Consultation des fiches collaborateurs Gestion des clients Gestion des projets Saisie des activités Mise à jour du projet Echange de collaborateur Achats Rapports Conclusion < pause déjeuner < pause

Le Programme Introduction Consultation des fiches collaborateurs Gestion des clients Gestion des projets Saisie des activités Mise à jour du projet Echange de collaborateur Achats Rapports Conclusion Introduction

Professionnaliser notre système de gestion en nous dotant d’un ERP intégrant toutes les dimensions de la gestion des projets Disposer d’un outil qui nous permette d’avoir une bonne visibilité de notre activité et de nos performances Mieux suivre et gérer nos projets Améliorer nos délais de facturation et de recouvrement. Pourquoi ce projet ? Cela passe par le remplacement des outils jusqu’à présent développés en interne (Timesheet, BD_GEST, fiche projet, congé, feuille de notes de frais,…) Introduction

Paye (SAGE) Compta (SAGE) POWER Export des écritures comptables : -Facturation client -Notes de frais -Factures fournisseurs (Achat) -… Infos RH collaborateur : - Coordonnées - Salaire Export : Périodes de congés Introduction Le SI B&D cible

Projet Planif, conso, plan de facturation Structure de POWER ClientEntité CEP Note de frais CRA Soumis à cycle de validation Devis BC Clients et Fournisseurs Factures Clients et Fournisseurs Le projet BC : Bon de Commande Ordre de Frais

Projet Planif, conso, plan de facturation Structure de POWER ClientEntité CEP Note de frais CRA Soumis à cycle de validation Devis BC Clients et Fournisseurs Factures Clients et Fournisseurs Introduction

B&D Division 1 BU 1-1 Entité 1 – Entité 1 – BU1 - 2 Entité 1 – Division 2 BU Entité 2 – Entité primaire : entité qui supporte le coût du collaborateur Entité secondaire : périmètre d’accès (domaine de responsabilité) Introduction Rattachements des collaborateurs à la hiérarchie opérationnelle

Le Programme Introduction Consultation des fiches collaborateurs Gestion des clients Gestion des projets Saisie des activités Mise à jour du projet Echange de collaborateur Achats Rapports Conclusion Consultation des fiches collaborateurs

Ergonomie des écrans Présentation de la page d’accueil Personnalisation de la page d’accueil Personnalisation générale de l’application Widget d’accès rapides aux fonctions, validations,…

Zone personnalisée de l’application Onglet de navigation des éléments composant la fonctionnalité choisie Présentation d’un écran « standard » Boutons d’actions liés à la fonctionnalité choisie Menu d’accès aux fonctionnalités de l’application Ergonomie des écrans

La gestion de la fiche des collaborateurs internes relève de la RH Création Mise à jour Certaines mises à jour seront cependant à réaliser par un Resp BU. En particulier : Le Rôle dans POWER, qui détermine les droits de chaque utilisateur Le Responsable Hiérarchique qui aura un rôle de valideur pour certains circuits de validation (comme congés ou CRA) Consultation des fiches collaborateur Fiches collaborateurs Interface avec Sage

Gestion des projets 1.Consulter une fiche collaborateur 2.Visualiser les zones d’actions possibles Exercice 1 : Consultation d’une fiche collab Environnement de test :

Le Programme Introduction Consultation des fiches collaborateurs Gestion des clients Gestion des projets Saisie des activités Mise à jour du projet Echange de collaborateur Achats Rapports Conclusion Gestion des clients

Les fiches clients sont créées et gérées par les CDG Les données sont consultables Les contacts liés à un client peuvent être saisis par les DP et les Resp BU Gestion des clients Accès : Tiers / Contact client

Le Programme Introduction Consultation des fiches collaborateurs Gestion des clients Gestion des projets Saisie des activités Mise à jour du projet Echange de collaborateur Achats Rapports Conclusion Gestion des projets

La fiche projet Gestion des projets = CP avancé = DP = CDG = Autres collaborateurs Affecter et Planifier 5 Missionner des ressources Planifier des ressources Démarrer le projet Gérer les Ordres de Frais 6 Créer un ordre de frais Valider un ordre de frais =CP Mise à Jour d’un projet 8 Saisir un reste à faire Modifier le CEP Saisir les CRA / frais 7 Saisir un CRA Valider un CRA Saisir une note de frais Valider une note de frais Générer un devis 2 Gérer la Sous-Traitance 4 Créer un Frs, un contact Frs Créer une demande de prêt, de ST Interne ou externe Plan de facturation 3 Créer un plan de facturat. Création du projet 1 Créer une fiche projet Créer un CEP

La fiche projet (fiche identité projet) reprend les données de type « entête » d’un projet Créée par le Directeur de Projet ou le CP avancé, elle indique : Le nom du projet Le client Le mode de facturation (forfait, régie,…) Le nom du chef de projet et du directeur de projet Le mode de gestion des frais … La fiche projet Gestion des projets

1.Créer une fiche projet Exercice 2 : Création d’une fiche projet Afin de mettre en pratique les différentes étapes de création de projet, nous allons nous baser sur une fiche projet d’exemple. Il s’agit d’un projet au forfait avec une enveloppe de jour et l’achat/revente de licences. Sur ce projet, nous vous demanderons de vous affectez en tant que Chef de projet et de prendre deux autres collaborateurs. Référez-vous à la fiche projet pour connaître le jeu de valeur de l’exercice

Le CEP correspond au découpage opérationnel du projet Il est composé de 3 niveaux de découpage obligatoires. Il contient les chiffres du projet : Du budget à la production (recettes, dépenses, marges), Dans différentes situations du projet (devis, commande, ouvert à la saisie des temps et des NDF,...). Phase (s) Activité (s) Ligne (s) -Temps - Achat - Frais Gestion des projets La construction du CEP

Exemple de CEP : Phase Activité Ligne (Temps) Activité Ligne (Temps) Activité Ligne (Temps) Activité Ligne (Achat) Ligne (frais) Projet Phase Gestion des projets

Le CEP étant défini, il est nécessaire de générer et de valider un devis Il ne s’agit que d’une nécessité technique permettant le passage du CEP dans l’état Actualisé Générer un devis Gestion des projets

Compte d’ExPloitation Envisagé Chiffrage Initial Photo des devis +avenants ActualiséPrévisionnelEngagéRéelRéaliséRéel Projet  Phase  Activité Temps Frais Achat Temps validé collab Frais validé collab Achats saisis Temps validés Resp Frais validés Resp Fact. Fournisseur Recette DépenseRecette Dépense RecetteDépenseRecetteDépense Réalisé + Reste à Faire Devis + Avenants Dépense Génération + Validation Devis Fact. Client Echéancier / plan de fact. Commandes client Commandes Fournisseurs Fact. Fournisseur Gestion des projets

1.Constituer le CEP du projet : Créer la phase Ajouter l’achat de licences 2.Générer le devis Exercice 3 : Saisir un CEP Référez-vous à la fiche projet pour connaître le jeu de valeur de l’exercice

Un plan de facturation (échéancier) peut être défini pour les projets au forfait. Plusieurs méthodes de saisie sont disponibles : Un montant fixe à des échéances précises Un % de la cde total (ou d’une phase de la cde), à des échéances précises … Créer un plan de facturation Gestion des projets

1.Saisir l’échéancier de paiement : Exercice 4: Saisir un plan de facturation Référez-vous à la fiche projet pour connaître le jeu de valeur de l’exercice

Le CEP étant à l’état Actualisé, il devient possible de : Missionner les collaborateurs : Les collaborateurs sont alors affectés au projet - Ils peuvent saisir Temps et Frais sur ce projet Planifier les collaborateurs : Une répartition dans le temps de la charge de travail est attachée à chaque collaborateur -Modifie la disponibilité des collaborateurs Les collaborateurs étant planifiés, il est ensuite nécessaire de « Démarrer les lignes » pour permettre l’imputation sur le projet Missionner et planifier des ressources Gestion des projets Bien vérifier que la planification est réalisée depuis l’état Actualisé

Gestion des projets 1.Missionner les collaborateurs 2.Planifier les collaborateurs 3.Démarrer les lignes Exercice 5 : Planification des collaborateurs

Il est possible d’accéder aux projets que l’on ne gère pas directement : Un DP a un accès en visualisation aux quantités recette et quantités dépense (sans notion de budget) Un Resp BU a un accès total aux projets non gérés Accès aux projets non gérés Gestion des projets

Penser à signer les feuilles de présence Distribuer les feuilles d’évaluation pour pouvoir les rendre en fin de séances. Administratif de la formation

Le Programme Introduction Consultation des fiches collaborateurs Gestion des clients Gestion des projets Saisie des activités Mise à jour du projet Echange de collaborateur Achats Rapports Conclusion Saisie des activités

Le processus de gestion des congés Saisie des activités Une demande de congés peut être modifiée. Cependant, si elle a déjà fait l'objet d’une Validation, une Dévalidation sera nécessaire pour saisir la modification Les demande de congés à valider sont notifiées sur la page d’accueil Les CRA sont pré- alimentés

Saisie des activités 1.Saisir une demande de congés 2.Valider la demande de congés Exercice 6 : Gérer des demandes de congés

Le processus de gestion des CRA Saisie des activités Les temps saisis alimentent le CEP Engagé Les temps saisis alimentent le CEP Réalisé Un CRA peut être modifié tant que la clôture mensuelle n’est pas réalisée. Cependant, s’il a déjà fait l'objet d’une Validation, une Dévalidation sera nécessaire pour saisir la modification

Chaque semaine tous les collaborateurs auront à saisir leur CRA Dans le CRA de chaque collaborateur : Les projets sur lesquels un collaborateur est missionné sont proposés (via un menu déroulant en tête de ligne) Les congés sont positionnés (quel que soit le statut de validation de la demande) Les jours fériés pré-positionnés La saisie d’un CRA Saisie des activités Si un collaborateur ne retrouve pas son projet, il est probable que les lignes du CEP sur lequel il doit imputer son temps n’aient pas été démarrés

Une fois saisi, le CRA du collaborateur subit une double validation : Par le(s) CP(s) des projets concernés -Si plusieurs CP sont concernés par un CRA, chacun valide sa partie (cf : exemple ci-dessous) Par le Responsable du collaborateur La validation d’un CRA Saisie des activités CP 1 CP 2 Exemple de validation de CRA en cas de multi CP :

Une fois la clôture mensuelle réalisée, les CRA ne sont plus modifiables La validation d’un CRA Saisie des activités En cas d’erreur, il est nécessaire de dévalider le CRA pour pouvoir le modifier. Le cycle de validation reprend ensuite Les CRA à valider sont notifiés sur la page d’accueil Astuce : utilisez la barre de navigation pour passer au collaborateur suivant si plusieurs feuille de temps sont à valider

Saisie des activités 1.Saisir un CRA 2.Valider le CRA Exercice 7 : Gestion des CRA

Le processus de gestion des frais Saisie des activités Les frais saisis alimentent le CEP Engagé Les frais saisis alimentent le CEP Réalisé Le frais peuvent être modifiés tant que la clôture mensuelle n’est pas réalisée. Cependant, s’ils ont déjà fait l'objet d’une Validation, une Dévalidation sera nécessaire pour saisir la modification

L’Ordre De Frais est un préalable nécessaire à la saisie de tout frais rattaché à un projet Un ODF est défini : Pour un collaborateur Pour un projet Pour une période La saisie d’un ODF Saisie des activités Pour pouvoir créer un ODF, le collaborateur doit préalablement être missionné sur le projet concerné

L’Ordre de Frais suit le circuit de validation suivant : A l’issue de ce circuit, l’ODF est utilisable pour la saisie des NDF La validation d’un ODF Saisie des activités Tant que la validation collaborateur n’est pas donné, l’ODF n’est pas utilisable dans la saisie des NDF Saisie de l’ODF Validation de l’ ODF Validation Collab

Saisie des activités 1.Créer un Ordre de Frais pour l’un des collaborateurs planifiés sur votre projet Exercice 8 : Création d’un ODF

A tout moment, un collaborateur pourra ajouter une ligne de frais sur sa note de frais mensuelle 2 méthodes de saisie de frais sont possibles : Via la feuille de temps Via le menu spécifique de saisie des frais La gestion des frais Saisie des activités Ne pas oublier d’imprimer la feuille de frais et de la joindre aux justificatifs Les frais non imputables à un projet client seront rattachés à un projet interne fictif, l’ordre de mission n’étant alors pas obligatoire

Saisie des activités 1.Saisir des frais au réel 2.Valider les frais Exercice 9 : Gestion des Frais

Le Programme Introduction Consultation des fiches collaborateurs Gestion des clients Gestion des projets Saisie des activités Mise à jour du projet Echange de collaborateur Achats Rapports Conclusion Mise à jour du projet

La mise à jour du projet consiste à modifier le CEP, dans 2 cas de figure essentiellement : Saisir un reste à faire Apporter une modification contractuelle (gestion des avenants, ajouts de lignes d’achats ou de frais,…) alors que le devis est déjà validé Contexte Mise à jour du projet

L’objectif de la saisie du Reste A Faire est de réviser les charges du projet Cette action peut s’envisager à 2 niveaux : Mise à jour d’un projet via le CEP Mise à jour d’un projet via l’écran de planification Il est possible de contrôler les RAF sur tous les projets via le rapport de suivi de projet Saisir un reste à faire Mise à jour du projet

Via le CEP : Le CEP est dans l’état Actualisé Il est alors possible de revoir les quantités sur chaque ligne de production Saisir un reste à faire Mise à jour du projet

Via l’écran de planification: Il est alors possible de revoir les quantités sur chaque ligne de production dans la colonne A faire Saisir un reste à faire Mise à jour du projet

Via le Suivi de projets : Contrôler les restes à faire Mise à jour du projet Les RAF étant ajustés, il est possible de simuler l’impact de cette saisie sur le dépassement, l’avancement et le taux de planification, puis de valider ou non ces modifications

1.Actualiser le RAF sur votre projet 2.Consulter les RAF via le rapport de Suivi des projets Exercice 10 : Saisir un RAF Mise à jour du projet

Il peut s’avérer nécessaire de modifier un compte d’exploitation pour : Ajouter une phase Gérer un avenant Ajouter un budget de frais Ajouter des achats Dans ce cas, il est nécessaire de : Modifier un CEP Mise à jour du projet Reprendre l’état Envisagé du CEP Effectuer la modification Relancer la génération / validation du devis

1.Ajouter une ligne de frais devisés associés → Ne pas oublier de valider le devis Exercice 12 : Modifier les CEP Mise à jour du projet

Le Programme Introduction Consultation des fiches collaborateurs Gestion des clients Gestion des projets Saisie des activités Mise à jour du projet Echange de collaborateur Achats Rapports Conclusion Echange de collaborateurs

On distingue 3 types d’échange de collaborateurs : Prêt de collaborateurs -Concerne un échange de collaborateur au sein d’une même entité juridique (financière) Sous-traitance interne -Concerne un échange de collaborateur entre 2 entités juridiques (financières) différentes Sous-traitance externe -Permet de gérer l’utilisation d’un collaborateur externe (freelance, prestataire,…) Principes Echange de collaborateurs Bien que les 2 options d’échange interne coexistent dans POWER, le système définira de lui-même la nature réelle de l’échange

Ces types d’échanges concernent les collaborateurs au sein de B &D POWER distingue ces deux cas par une règle de refacturation différente entre les entités financières concernées Cas du prêt au sein d’une même entité financière : -Pas de refacturation Cas de la sous-traitance interne (entre 2 entités financières différentes) : -Refacturation à un coût négocié en amont Une fois la dernière validation actée, le collaborateur est disponible pour la planification du projet Prêt et sous-traitance interne Echange de collaborateurs Négociation Hors POWER Déclaration de l’échange par le manager d’origine Validation par le Resp BU d’origine Validation par le manager destinataire BU

Pour une sous-traitance externe : La ressource externe concernée doit préalablement être créée par les achats. Une fois la dernière validation actée, le collaborateur est disponible pour la planification du projet Sous-traitance externe Echange de collaborateurs Création d’un Fournisseur Création d’un contact Création d’une ressource externe Création de la demande de ST Ext Validation de la demande BU Création de la ressource externe dans POWER

Le Programme Introduction Consultation des fiches collaborateurs Gestion des clients Gestion des projets Saisie des activités Mise à jour du projet Echange de collaborateur Achats Rapports Conclusion Achat

La gestion des achats relève de la compétence des Achats Il est cependant possible de visualiser dans POWER les commandes et les factures fournisseurs liées à un projet Visualisation des achats Achats

Le Programme Introduction Consultation des fiches collaborateurs Gestion des clients Gestion des projets Saisie des activités Mise à jour du projet Echange de collaborateur Achats Rapports Conclusion Rapports

Les rapports sont disponibles à plusieurs endroits de POWER : Dans les menus des fonctions de l’application -Ex: Projet > Suivie de projet  Choix de la vue souhaitée Dans le menu Rapport spécifiquement -Ex : Rapports > Temps Ressource  Choix du niveau de restitution Quelques rapports parmi les plus significatifs Rapports

Le Programme Introduction Consultation des fiches collaborateurs Gestion des clients Gestion des projets Saisie des activités Mise à jour du projet Echange de collaborateur Achats Rapports Conclusion

 Saisir et valider son CRA toutes les semaines  Valider son CRA complet en fin de mois (à J-3)  Saisir et valider ses congés (au fil de l’eau)  Valider ses ordres de frais pour AR (dans son workflow)  Saisir et valider ses notes de frais (au fil de l’eau) Le Collaborateur En cas de difficulté le collaborateur peut s’adresser à son référent Power. Responsabilités dans Power Indépendamment des tâches et responsabilités inhérentes à sa fonction, le collaborateur doit dans Power :

 Valider les CRA imputés sur les projets dont il est « chef de Projet » (J-1)  Valider les demandes de congés qui apparaissent dans son Workflow (Responsable dans la fiche collaborateur de Power) Le Chef de Projet (CP) En cas de difficulté le chef de projet peut s’adresser à son référent Power. Le chef de projet est un collaborateur (cf. responsabilités du collaborateur dans Power). Indépendamment des tâches et responsabilités inhérentes à sa fonction, le collaborateur déclaré chef de projet dans la fiche projet doit dans Power : Responsabilités dans Power

 Créer les fiches projet (à partir du rôle de DP seulement) Rappel : le CP+ peut-être déclaré comme DP dans la fiche. Mais il ne peut pas créer un projet)  Gérer le plan de facturation : Créer le plan de facturation Maintenir l’échéancier (report ou validation au fil de l’eau )  Déclarer les échanges (prêt, sous-traitance interne ou externe)  Missionner et planifier les collaborateurs  Saisir les ordres de frais  Valider les notes de frais pour les projets qu’il dirige  Saisir les Reste à Faire (J+1) Le Directeur de projet (forfaits) En cas de difficulté le chef de projet peut s’adresser à son référent Power. Le directeur de projet est un collaborateur (cf. responsabilités du collaborateur dans Power). Indépendamment des tâches et responsabilités inhérentes à sa fonction, le collaborateur déclaré directeur de projet dans la fiche projet doit dans Power : Responsabilités dans Power

 Valider les congés de son Workflow (au fil de l’eau)  Valider les notes de frais de son Workflow (au fil de l’eau)  Valider les déclarations d’échange (si origine)  Valider l’ensemble des CRA de son Workflow (j+1)  Gérer les prêts qui le concernent  Réaliser les revues de Reste à Faire ou Cut-Off Responsable dans la fiche collaborateur de Power  Donner le GO à la gestion pour la clôture  S’assurer du respect du calendrier de fin de mois (communication auprès des collaborateurs de la BU) Responsable de BU En cas de difficulté le responsable de BU peut s’adresser à son référent Power. Le responsable de BU est un collaborateur (cf. responsabilités du collaborateur dans Power). Indépendamment des tâches et responsabilités inhérentes à sa fonction, il doit dans Power : Responsabilités dans Power

 Valider les demandes de congés de son Workflow avant la RH (au fil de l’eau)  Valider les CRA de son Workflow après les CP (au fil de l’eau) Responsable Hiérarchique En cas de difficulté le responsable hiérarchique peut s’adresser à son référent Power. Le responsable hiérarchique est un collaborateur (cf. responsabilités du collaborateur dans Power). Indépendamment des autres responsabilités dans Power, le collaborateur déclaré responsable dans la fiche collaborateur est appelé à intervenir dans les Workflows suivants : Responsabilités dans Power

Le déploiement du projet Le démarrage : Zoom prévisionnel sur janvier 2012 Fermeture définitive de Timesheet Chargement du cut off de décembre 2011 Missionnement des collab pour saisie des CRA Saisie des CRA dans POWER S1 / S2 / S3 04/01 17/01 23/01 S3 04/01 : Fermeture définitive de Timesheet et fin de saisie de décembre /01 : Chargement du cut off de décembre 2011 en prod S3 : Missionnement des collaborateurs sur les projets pour ouverture de la saisie des CRA 23 /01 : Saisie des CRA pour S1 / S2 / S3 Conclusion

L’accompagnement sur le projet La documentation disponible en ligne Les supports de formation Les modes opératoires : fiches décrivant pas à pas, l’utilisation des fonctionnalités Les processus : Définis, par fonctionnalité, qui fait quoi et à quel moment Autres documents : Macro-process de la gestion d’un projet Les différents états du CEP Représentation schématique des fonctionnalités Conclusion

Avez-vous des questions ? Conclusion