PRESENTATION DE LA VERSION 5.10 Jeudi 5 janvier 2012

Programme Matinée 09h00-09h30 Introduction 09h30-10h15 Réforme de la demande () 10H15-10h30 Suivi d’opération / Plannings () 10h30-10h45 Besoins en financement () 10h45-11h05 Pause 11h05-11h35 Statistiques attributions () 11h35-12h00 Alimentation en masse des dossiers techniques () Après-midi 14h00-14h25 Evolutions des règles () 14h25-14h55 Gestion des contrats () 14h55-15h15 Espace locataire - Mes réclamations () 15h15-15h30 Pause 15h30-16h00 Site internet () 16h00-16h30 Autres améliorations () 16h30-16h40 Annonces 5.20 ()

Réforme de la demande

Réforme de la demande : SNE (Imm) Envois et réceptions Résolution erreur sur date de dépôt (mémorisation date au format UTC) Remontée des erreurs au niveau de la demande LAD LAD modification et LAD renouvellement Message de confirmation avant mise à jour d’un tiers Gestion des demandes Filtre collectif / individuel : prise en compte des demandes sans préférence

Réforme de la demande : SNE (Imm) Dispatching Une seule demande (réceptionnée ou en erreur) par numéro unique = dernière modification Filtre sur le code état Filtre sur le nom du demandeur Possibilité d’imprimer la fiche A4 pour une demande intégrée Omission des demandes reçues en fonction du guichet enregistreur Message de confirmation avant mise à jour d’un tiers existant

Réforme de la demande : SNE (Imm) Dispatching Possibilité de mise à jour de la demande sans mise à jour du dossier client Possibilité de modifier une demande dispatchée Divers Moteur automatique d’envoi et de réception Fiabilisation de l’envoi des fichiers XML Purge des fichiers XML envoyés et réceptionnés de plus de 2 mois

Réforme de la demande : SNE Saisie de la demande Libellé motif particulier de la demande rendu facultatif lorsque = autre motif LAD Possibilité de supprimer un tiers du foyer demandeur () Envoi au serveur Demandeur résidant à l’étranger : envoi du code 99999 dans le code postal et la commune

Réforme de la demande : SNE Dispatching Information : numéro unique connu Filtre par nom demandeur (commence par) () Suppression de la notion de guichet destinataire Affichage de la date et heure de la dernière réception pour une demande () Ajout d’un bouton « correction des erreurs » : enchaînement automatique des écrans de modification Intégration d’une demande dispatchée comme une demande LAD ()

Réforme de la demande : Rhône (FCR) et Isère (ETOIL) Fichier pivot XML proche du format national (6 zones supplémentaires) Différences Protocole d’échanges Interface cliente interactive synchrone (Web Services). Mécanisme de reprise et de synchronisation Deux méthodes obligatoires pour le dispatching : méthode liste (Web Services) méthode lot (connexion FTP) Acquittement des demandes reçues par dispatch Autorisation de modification uniquement sur des demandes synchronisées (n° de version)

Réforme de la demande : Rhône (FCR) et Isère (ETOIL) La gestion d’une demande FCR-Etoil : nouvelles options à partir de la gestion des demandes ARAVIS () Le principe est de créer ou modifier la demande sur le FCR ou Etoil puis, de l’intégrer ensuite dans ARAVIS En résumé Les nouveaux écrans ARAVIS utilisent prioritairement la base de données du serveur Rhône ou Isère

Réforme de la demande : Rhône (FCR) et Isère (ETOIL) Etapes obligatoires : recherche de la demande sur le serveur () récupération de la demande provenant du serveur (si existante) saisie des demandeurs et des informations propres à la demande pour création ou mise à jour () envoi de la demande saisie au serveur pour création ou mise à jour ou renouvellement ou radiation () réponse du serveur avec les erreurs éventuelles (à traiter) intégration de la demande dans ARAVIS pour une création ou mise à jour () () saisie des informations complémentaires de la demande ARAVIS ()

Suivi d’opération / Plannings

Suivi d’opération Gestion des dépenses Maîtrise d’ouvrage Edition des certificats de paiement : montant de caution édité paramétrable () choix d’éditer des périodes sans montant et mémoire () Maîtrise d’ouvrage Filtre des programmes tranches : n° ANRU état programme ARAVIS ()

Suivi d’opération Gestion des plannings Gestion des prospects fonciers Contrôle de suppression d’une tâche de la nomenclature Historique des modifications successives des tâches ()() Affichage et impression diagramme de Gantt () Gestion des prospects fonciers Gestion des plannings () Gestion des dates et alertes ()

Besoins en financement

Besoins en financement Echéancier des futurs versements de financement Objectif Etalement des financements prévisionnels Principe de calcul : calcul du reste prévu non réalisé (en tenant compte des réalisations des financements) application du pourcentage renseigné au niveau de chaque tâche future Lien financement prévisionnel–planning () Résultats : échéancier des besoins de financement par mois (Excel) ()

Statistiques attributions

Enquêtes attribution des logements locatifs sociaux Paramètres Convention de réservation Attribution de logement () () () Objectif des accords collectifs Demandes Résultat enquête () () 1 an 1 département (ventilation par commune possible)

Alimentation en masse des dossiers techniques

Alimentation en masse des dossiers techniques P O R T IFS Base de données AS400 CSV ()

Alimentation en masse des dossiers techniques P A RA M E T R G Environnement Paramètre Dossiers techniques Colonnes - Info dossier technique - Valeur par défaut ()

Alimentation en masse des dossiers techniques EGR A O Ajout Type : Dossiers techniques ()

Alimentation en masse des dossiers techniques ANNULATION Type : Dossiers techniques Suppression Dossiers techniques Suppression Intégration

Alimentation en masse des dossiers techniques CLOTURE Libération espace disque Plus de traitement possible

Evolutions des règles

Evolution des règles Copie paramétrée d’une règle () Copie de règle + modification en masse Modification en masse () Modification des informations du fournisseur Modification des dates Base documentaire () Pour les règles Pour les règles/fournisseurs 26

Gestion des contrats

Gestion des contrats Définition Ce module permet de suivre les contrats : d’entretien courant de consommations Un contrat d’exploitation peut faire référence à un marché

Gestion des contrats Il permet : de recenser et gérer les contrats existants (négociation, reconduction) d’aider à la saisie des facturations répétitives déjà pré-remplies (échéancier) de contrôler les écarts entre l’échéance prévue et la facture d’établir des engagements budgétaires par le biais des commandes de recevoir des factures par échanges de données informatisées

Gestion des contrats () REGLES REGLES - FRS LIGNES REGLES - Catégorie, Famille - Reconduction - Dates REGLES - FRS - N°, Dates validité - Fournisseur - Type pièce - Annuel O/N LIGNES REGLES Critères comptables / analytiques Montants – Méthode TVA Type ligne (Prestation métiers multiples) Révision (Formule possible) - Dates validité VENTILATIONS METIER Tantièmes - Montants - Quote-part ()

Gestion des contrats () REGLES REGLES - FRS ECHEANCES INDICES - Catégorie, Famille - Reconduction - Dates REGLES - FRS - N°, Dates validité - Fournisseur - Type pièce Annuel O/N ECHEANCES Acompte / Solde Dates – État – Quote-part Date recherche indice Totaux Factures Commandes () INDICES - Dates (valeur, parution) - Valeur COMPLEMENTS - Poste de charge - Contrôle écarts hors révision - N° compteur général LIGNES REGLES Critères comptables / analytiques Montants – Méthode TVA - Type ligne (Prestation métiers multiples) Révision (Formule possible) - Dates validité VENTILATIONS METIERS Tantièmes - Montants - Quote-part

RELEVES DE CONSOMMATION Gestion des contrats REGLES - Catégorie, Famille - Reconduction - Dates REGLES - FRS - N°, Dates validité - Fournisseur - Type pièce Annuel O/N ECHEANCES Acompte / Solde Dates – État – Quote-part Date recherche indice Totaux Factures Commandes INDICES - Dates (valeur, parution) - Valeur COMPLEMENTS - Poste de charge - Contrôle écarts hors révision - N° compteur général LIGNES REGLES Critères comptables / analytiques Montants – Méthode TVA - Type ligne (Prestation métiers multiples) Révision (Formule possible) - Dates validité VENTILATIONS METIERS Tantièmes - Montants - Quote-part RELEVES DE CONSOMMATION - Classe / Type - Dates validité - Valeurs index COMPTEUR GENERAL - Dates gestion - Fluide - Numéros TRANCHE D’INDEX - Numéro - Dates validité

RELEVES DE CONSOMMATION Gestion des contrats REGLES - Catégorie, Famille - Reconduction - Dates ACG-400 Transposition REGLES - FRS - N°, Dates validité - Fournisseur - Type pièce Annuel O/N ECHEANCES Acompte / Solde Dates – État – Quote-part Date recherche indice Totaux Factures Commandes INDICES - Dates (valeur, parution) - Valeur COMPLEMENTS - Poste de charge - Contrôle écarts hors révision - N° compteur général LIGNES REGLES Critères comptables / analytiques Montants – Méthode TVA - Type ligne (Prestation métiers multiples) Révision (Formule possible) - Dates validité VENTILATIONS METIERS Tantièmes - Montants - Quote-part RELEVES DE CONSOMMATION - Classe / Type - Dates validité - Valeurs index COMPTEUR GENERAL - Dates gestion - Fluide - Numéros TRANCHE D’INDEX - Numéro - Dates validité

Gestion des contrats Saisie d’une facture sur contrat Après sélection du contrat : la meilleure échéance est proposée automatiquement selon le paramétrage général sélection d’échéances supplémentaires possible Informations modifiables avant proposition : état de l’échéance (solde) montants (HT – TTC – arrondis – quantités – PU) révision (date de recherche d’indice – coefficient) index d’un nouveau relevé ()

Gestion des contrats Contrôle non bloquant : Création automatique : écarts sur solde – acompte hors révision Création automatique : relevé de consommation (lien avec la ligne de facture) ventilations métier à la ligne de facture ventilations montant en fonction du type de ligne La facture proposée peut être modifiée ou complétée avant validation

Gestion de contrats Compteurs généraux Utilisation d’une base unique des compteurs généraux avec le module des charges Après avoir défini et lié un compteur général à une ligne de contrat d’exploitation, il est possible : d’enregistrer les relevés liés à chaque tranche d’index (changement, périodiques…) de lier le relevé de consommation d’une tranche d’index à une ligne de facture lors de sa création 36

Gestion des contrats EDI factures récupération des factures sous forme d’un fichier (format.CSV) de la part d’un fournisseur pour intégration dans le module des pièces ARAVIS fichiers traités pour la V5.10 (dessin d’enregistrement fixe) : DALKIA, EDF étude nécessaire à chaque nouvelle mise en production pour chaque prestataire et chaque adhérent constitution du contrat en fonction des données transmises 37

... 3 1 2 2 Gestion des contrats Cycle des factures EDI Factures ARAVIS EDF ... DALKIA Phase GENERATIONÉtape TRANSFERT 3 1 Factures traduites Factures enrichies Phase INTÉGRATION 2 2 Phase GENERATION Étape CONTRÔLE () Phase GENERATION Étape CONTRÔLE Phase GENERATION Étape CONTRÔLE () 38

Gestion des contrats Synthèse des fonctionnalités existantes Règle : reconduction copie commentaire base documentaire (+) Règle fournisseur : n° de contrat EDI montants annuels ou pluriannuels (+) méthode d’arrondi des révisions (+) bureautique (+) modification en masse (+)

Gestion des contrats Ligne de règle : filtre multicritères (+) type de pièce (+) copies Ligne de règle : type de calcul (montant, PU et quantité) (+) critères comptables / analytiques n° de ligne EDI TVA ou selon l’âge du patrimoine (paramètre général) (+) révision (méthode / indices / date de référence des prix) ventilations métier (tantième – montant – quote-part) type de ligne (métier – prestation multiples) (+) copie

Gestion des contrats Échéancier : Avenant (+) : pluriannuel (+) révision sur l’échéance (type / date recherche d’indice), notion de solde (+) totaux factures et commandes liées aide à la constitution : répétition / modification en masse(+) Avenant (+) : révision d’origine de la règle (mêmes informations) échantillon de l’échéancier d’origine de la règle (mêmes informations) quote-part de l’échéancier modifiable

Gestion des contrats Compteurs généraux : Commande (+) : définition unique entre les contrats d’exploitation et les charges (+) relevés d’index par tranche d’index lien avec la ligne de règle lien du relevé avec la ligne de facture (tranche d’index unique) Commande (+) : génération automatique des commandes d’un fournisseur / d’un type de règle / d’une règle traitement des nouvelles échéances ou remplacement des commandes non facturées (mise à jour révision)

Gestion de contrats Facture : proposition de la meilleure échéance (+) sélection d’une échéance supplémentaire (+) quantité proposée (ligne de règle) PU déduit lien avec la commande de l’échéance (solde manuel de la commande) (+) révision du montant si ligne révisable et échéance d’origine révisable (+) coefficient unique selon la méthode de révision de la ligne de règle re-calcul (selon date) ou modification directe du coefficient de révision TVA selon l’âge du patrimoine au dernier jour de l’échéance (+)

Gestion de contrats montants accessibles avant proposition (HT – TTC – quantité – PU) ventilation automatique aux montants selon la définition du type de ligne (+) ventilation métier automatique à la ligne de facture modification possible de la facture résultante (montants / ajout de lignes) (+) contrôle d’écart prévisionnel / réel acomptes, soldes contrôle sur marché des montants pluriannuels hors révision (+)

Espace locataire Mes réclamations

Espace locataire - Mes réclamations Consultation des affaires issues de la GRC () Mes réclamations : les réclamations de l’internaute les réclamations en tant que tiers impliqué Les réclamations de mon patrimoine du local jusqu’au groupe Les travaux liés aux affaires du patrimoine Dans la GRC, on indique que le locataire est un internaute

Espace locataire - Mes réclamations Liste des affaires (de la plus récente à la moins récente) () N°, date de l’affaire Description et localisation de l’affaire Etat et motif de solde si soldée Consultation du détail d’une affaire Descriptif de l’affaire Actions () relances, rendez-vous, commentaires Travaux ()

Espace locataire – Mes réclamations Paramétrages - Engine Nouvelle tâche de type synchro pour l’alimentation des réclamations Paramétrages - Espace Admin Affichage des colonnes O/N () Intitulés de zones Paramétrages - Aravis Paramétrage général () Qualifications des affaires, types de pièces, commentaires autorisés ()

Espace locataire – Divers Mail des réclamations Motif de réclamation paramétrable L’e-mail du contact dans l’organisme dépend du motif Inscription des locataires avec nom composé Comparaison du nom dans Aravis et du nom dans l’espace locataire après suppression des caractères spéciaux, des blancs et des tirets

Site internet

Site internet () Organisme Equipe projet Outil Réalisation Bourg Habitat Equipe projet Mme Thévenard (Bourg Habitat) M. Meillon (ACG) M. Dubois (ACG) Outil EZpublish (CMS et Framework) Réalisation Début 01/06/2011- mise en production 15/10/2011

Autres améliorations

Autres améliorations Gestion des pièces () Gestion budgétaire () Comptabilité générale () Auxiliaire clients ()

Autres améliorations Clients et contrats () Tarifs () Facturation () Charges locatives () SLS GRC

Gestion des pièces Edition des bons de commande Envoi par fax / mail et édition papier Mise à jour des coordonnées Gestion des droits () Les grilles tarifaires Gestion des droits Mise à jour automatique des affectations Nombre de décimales dans le calcul des montants ()

Gestion des pièces Gestion des commandes entretien Affichage du récupérable () Gestion des factures stocks Initialisation et contrôle du service destinataire

Gestion budgétaire Duplication du budget à l’identique Désactivation en masse () Préparation du budget Lancement de la mise à jour des lignes budgétaires Suppression des lignes budgétaires Suppression à l’ouverture du budget ()

Comptabilité générale Consultation des comptes () Affichage du compte le plus proche Affichage du compte suivant Initialisation de la date de fin de période Consultation d’un compte tenu en auxiliaire fournisseur Edition du grand livre Edition d’un compte tenu en auxiliaire fournisseur

Auxiliaire client Provisions pour créances douteuses Facturation Calcul par comptabilité Automatisation des écritures () Facturation Lettrage des EVF sur la dette

Clients et contrats Arbre de recherche () Le courrier divers Recherche d’un tiers dans l’historique Date d’entrée pour les associations Tiers visibles en recherche de base Le courrier divers Entrée fictive et départ fictif () Personne physique ou morale Autres critères ()

Tarifs Modification du décompte d’un patrimoine Calcul du tarif loyer () Mémorisation de l’origine de la modification () Mise à jour prix unitaire Mise à jour montant Mise à jour prix unitaire limitée au maxi Suppression décompte…

Facturation Changement d’affectation des locaux mineurs () EVF d’absorption de dettes pour des EVF autres que régularisation () Pré-facturation Nouvelles phases : () génération EVF absorption de dette calcul des factures plans sans facturation

Charges locatives / SLS / GRC Suivi des dépenses () SLS Locataires en départ ou dédit validé () Montant prochaine facturation Calcul des catégories de ménage et revenus imposables GRC Intégration de la bureautique Open Office

Annonces 5.20

Annonces 5.20 PPS Espace locataire : paiement caisse d’épargne Statistiques DIS accueil et gestion sociale Alimentation en masse des valeurs techniques Gestion du 408

Annonces 5.20 Règlementaire Compléments Remise en ordre des loyers Indicateurs CUS Réforme de la demande : saisie de la demande complétude de la demande Compléments Compléments dans l’auxiliaire clients Compléments dans les contrats Finalisation EDI facture dans les contrats

ECRANS

Arbre de recherche

Entrée et départ fictif

Autres critères

Calcul du tarif

Mémorisation origine modif

Changement d’affectation

Nouvelles phases

EVF D’absorption

Suivi des dépenses

SLS

Calcul catégorie de ménage

Droits coordonnées

Grille tarifaire

Commande entretien

Prospects fonciers

Consultation des comptes

Automatisation des écritures

Postes budgétaires

Préparation

Paramètrage auxiliaire clients

Modifier Affaire – E1

Mes réclamations - Liste E2

Mes réclamations – détails Actions E3

Mes réclamations – détails Travaux E4

Mes réclamations Paramétrages ARAVIS géneral E5

Distribution des qualifications autorisées pour l’espace locataire – E6

Distribution des commentaires autorisés – E7

Distribution des types de pièces pour l’espace locataire – E8

Mes réclamations – E9

Demande de logement LAD

Dispatching

Dispatch dernière réception

Traitement dispatch avec contrat

Dispatching différences contractants

FCR icônes

FCR contrôle existence

FCR modifications

FCR envoi

FCR création dans ARAVIS

FCR mise à jour dans ARAVIS

FCR navigateur

Suivi d’opération : caution

Suivi d’opération : édition montants nuls et mémoire

Suivi d’opération : filtre programme

Suivi d’opération : planning création

Suivi d’opération : planning historique 1

Suivi d’opération : planning historique 2

Suivi d’opération : planning historique 3

Suivi d’opération : planning Gantt 1

Suivi d’opération : planning Gantt 2

Suivi d’opération : planning besoin de financement1

Suivi d’opération : planning besoin de financement 2

Suivi d’opération : planning besoin de financement 4

Suivi d’opération : planning besoin de financement 3

Suivi d’opération : planning besoin de financement 5

Suivi d’opération : planning besoin de financement 6

Copie de règle paramétrée 124

Modification en masse 125

Modification en masse dates 126

Base documentaire 127

Base documentaire détail 128

Commentaire 129

Statistiques accords collectifs 130

Statistiques accords collectifs 2 131

Statistiques Paramètre 1 132

Statistiques Paramètre 2 133

Statistiques Paramètre 3 134

Statistique Attribution 1

Statistique Report

Masse Import

Masse Paramètre

Masse Intégration

Masse intégration

Contrat Règle Frs

Contrats Echéancier

Contrats Facture 1

Contrat Facture 2

Contrat EDI 1

Contrat EDI 2

Contrat EDI 3