1 Réforme des processus démocratiques Consultations publiques 24, 30 avril et 1er mai 2008 Réforme des processus démocratiques Présentation publique Les citoyens au cœur de l’action ! Présentation publique du 1 er juin 2009 à 18 heures

2 En résumé Retour sur la consultation du 21 mai 2009 Basé sur le rapport de consultations émis en juin 2008, les élus ont retenu un grand nombre de recommandations formulées par le comité de citoyens. Les recommandations retenues ont été présentées le 21 mai dernier. Lors de cette rencontre, des commentaires et des questions ont été énoncés et nous revenons ce soir pour y répondre. Veuillez noter que l’adoption de la Réforme est repoussée au 6 juillet prochain. Le délai d’un mois permettra de formuler une politique claire et vulgarisée en fonction des commentaires émis. Finalement, une dernière présentation de cette politique aura lieu le 6 juillet à 18 heures, précédant le C.A.

3 Étape à venir Adoption par les élus lors du conseil d’arrondissement le 6 juillet prochain à 18 heures libellé final de la réforme démocratique

4 Questions et réponses QAvis publics : l’information devrait être vulgarisée afin de la rendre accessible à tous. RIl faut différencier les avis publics légaux des autres types d’avis émis par l’arrondissement. Dans le premier cas, l’ensemble des communications publiques externes est déjà vulgarisé, sous réserve des normes imposées par les lois et règlements en vigueur. Dans le second cas, la division du Protocole et des Relations publiques s’assure de vulgariser les avis. Q&R, suite de la rencontre du 21 juin 2009

5 Questions et réponses QIl faudrait donner la possibilité aux citoyens de poser plus d’une question et d’une sous-question lors de la période de questions du public du CA. RIl est proposé d’appliquer la même règle qui prévaut au Conseil municipal, soit un court préambule, une question et une sous-question par personne.

6 Questions et réponses QLe Règlement de Régie interne devra-t-il être modifié? Adapter l’échéancier en conséquence. RDans le document final qui sera adopté le 6 juillet prochain, l’ensemble des modifications nécessaires au règlement de régie interne y sera inclus. Par la suite, les avis de motion et les dossiers seront traités par le Conseil d’arrondissement.

7 Questions et réponses QStatuer sur la proposition suivante : rendre possible l’inscription par Internet à la période de questions du public du CA et aux périodes d’interventions prévues dans le cadre des consultations et des séances d’information publiques. RTous les élus statueront sur cette proposition avant le 6 juillet 2009.

8 Questions et réponses QNe prendre en considération, lors des séances du Conseil d’arrondissement, que les points spécifiés à l’ordre du jour, sauf si tous les membres présents consentent à prendre en considération une affaire nouvelle, une proposition d’emprunt non prévue ou une motion. RLors des séances régulières du Conseil d’arrondissement, étudier uniquement les points inscrits à l’ordre du jour. Toutefois, si tous les membres présents consentent à inscrire une affaire nouvelle, une proposition d’emprunt non prévue ou une motion, l’ordre du jour sera alors modifié. Cette pratique a déjà cours au Conseil municipal. Cette recommandation ne doit pas nuire au bon fonctionnement de l’arrondissement.

9 Questions et réponses QSpécifier les raisons pour lesquelles nous ne désirons pas donner suite à la recommandation de la consultante (mise en place d’un Bureau de citoyens). RTel qu’il sera recommandé le 6 juillet prochain par le Conseil d’arrondissement, le responsable de l’application de la Réforme démocratique, au niveau administratif, sera le Directeur de l’arrondissement. Celui-ci s’assurera que les Directions réalisent les objectifs de la réforme.

10 Questions et réponses QTenue de registres durant les semaines de vacances : spécifier notre position. RLes semaines de vacances correspondent aux vacances de la construction et de la période des Fêtes de Noël et du Jour de l’An. Ces périodes sont choisies de façon à ne pas nuire au cheminement des dossiers décisionnels.

11 Questions et réponses QDétailler les raisons pour lesquelles nous préférons la mise en place du budget participatif vs le jury de citoyens (droit d’initiative) RLe droit d’initiative accordé aux citoyens, par le budget participatif, répond aux recommandations émises lors des consultations publiques. Un autre arrondissement a déjà un budget participatif et cette initiative fonctionne. Par ailleurs, le jury de citoyen a été testé dans d’autres municipalités, par exemple Berlin, et l’expérience n’a pas été concluante puisque, entre autre, le coût était jugé trop élevé.

12 Recommandations retenues Produire un accusé de réception lors du dépôt d’un mémoire (Rc.A.15) Annoncer publiquement toute décision faisant suite à un dépôt de projet (Rc.A.16) Après analyse et recommandations des services de l’arrondissement (niveau administratif), toute décision est prise publiquement par les élus, dans le cadre des réunions du Conseil d’arrondissement, sauf pour quelques rares exceptions. Vulgariser l’information pour la rendre accessible à tous (Rc.C.V.5) Thème : Communication Déjà en cours ou en préparation

13 Recommandations retenues Donner des réponses claires et précises aux questions des citoyens (Rc.C.VI.11) : DÉJÀ EN COURS : Les élus, comme les fonctionnaires, répondent au mieux de leurs connaissances aux questions qui leur sont posées. EN PRÉPARATION : Des suivis peuvent être effectués lors des CA suivants, ou entre deux CA lorsque nécessaire. Publier un rappel de la tenue des séances du Conseil d’arrondissement dans le journal local. Thème : Communication Déjà en cours ou en préparation

14 Recommandations retenues EN PRÉPARATION : Publier sur Internet et le réseau standard de communications, les dates, lieux et heures des rencontres de tous les comités ou réunions au moins deux semaines à l’avance (C.A., consultations publiques) Thème : Communication Déjà en cours ou en préparation

15 Recommandations retenues Diffuser l’information sur les priorités de l’arrondissement (Rc.A.1) : Il est proposé que l’Administration de l’arrondissement diffuse ses grandes priorités, année après année, et qu’elles soient disponibles de façon diversifiée (journaux locaux, Internet, BAM, bibliothèques). Il est suggéré qu’un suivi de ces priorités, ainsi que des grands projets, soit accessible aux citoyens, de manière à ce qu’ils puissent en connaître l’évolution. Il est proposé aussi que la diffusion du rapport annuel de la mairesse, des faits saillants du budget et du PTI de l’arrondissement soit améliorée. Thème : Communication Phase I – moins de 12 mois

16 Recommandations retenues Créer une boîte aux lettres électronique interactive et publique pour permettre aux citoyens d’envoyer leurs suggestions, leurs requêtes et leurs propositions (Rc.A.9) Élargir le réseau de diffusion et de réception de l’information (Rc.A.10) Faire une meilleure utilisation des technologies de l’information (liste d’envois thématiques par courriel, par exemple) (Rc.C.VI.3) Thème : Communication Phase I – moins de 12 mois

17 Recommandations retenues Créer un Forum de discussion sur Internet (Rc.C.V.5) Ce forum permettra, entre autres, d’avoir accès aux suggestions, requêtes et propositions des citoyens en ligne. Thème : Communication Phase II – 12 mois et plus

18 Recommandations retenues EN PRÉPARATION : Intégrer une période de questions d’au moins une heure portant sur les points à l’ordre du jour en priorité au début de la rencontre (Rc.C.1.8) Répondre aux courriels des citoyens dans un délai de 5 jours ouvrables (Rc.C.V.4) Déjà en cours ou en préparation Thème : Fonctionnement des instances et rôle des élus municipaux

19 Recommandations retenues Créer ou améliorer un code d’éthique pour les élus, élaboré avec les citoyens (Ville centre) (Rc.C.VI.7) Depuis le Conseil municipal du mois d’avril 2009, le code d’éthique élaboré en 1990 s’applique à tous les élus. Le futur code d’éthique qui s’appliquera à tous les élus et à tous les fonctionnaires de la Ville est actuellement à l’étude par la Commission de la présidence du Conseil municipal. Les citoyens pourront participer à l’élaboration de ce code d’éthique via les travaux de la commission. Déjà en cours ou en préparation Thème : Fonctionnement des instances et rôle des élus municipaux

20 Recommandations retenues Permettre le dépôt de mémoires avant la tenue des consultations (Rc.C.VI.14) Déjà en cours ou en préparation Thème : Fonctionnement des instances et rôle des élus municipaux

21 Recommandations retenues Lors des séances auxquelles sont invités les citoyens, les micros devraient être placés au centre de la salle EN PRÉPARATION : Déposer un rapport d’orientation et de mise en œuvre des actions proposées Déjà en cours ou en préparation Thème : Fonctionnement des instances et rôle des élus municipaux

22 Recommandations retenues Améliorer la transparence dans la gestion courante des dossiers Étendre le pouvoir de l’Ombudsman à l’arrondissement et à la présente réforme. L’Ombudsman possède un pouvoir de recommandation, et non un pouvoir décisionnel, tant auprès de l’arrondissement que de la Ville. Il traite les plaintes formulées par les citoyens, peu importe l’arrondissement où ils résident. Déjà en cours ou en préparation Thème : Fonctionnement des instances et rôle des élus municipaux

23 Recommandations retenues Se référer à la Charte montréalaise des droits et responsabilités lors de la mise en place de la présente réforme et lors de la création de rapports Déjà en cours ou en préparation Thème : Fonctionnement des instances et rôle des élus municipaux

24 Recommandations retenues Thème : Fonctionnement des instances et rôle des élus municipaux Prendre en considération, lors des séances spéciales du Conseil d’arrondissement, que les points spécifiés à l’ordre du jour, sauf si tous les membres présents consentent à ajouter une affaire nouvelle, une proposition d’emprunt non prévue ou une motion. Assigner un numéro de suivi pour chaque question posée au Conseil d’arrondissement de manière à faciliter le suivi par la poste ou par courriel (Rc.B.3) Phase I – moins de 12 mois

25 Recommandations retenues Thème : Fonctionnement des instances et rôle des élus municipaux Publier l’ordre du jour du Conseil d’arrondissement et des rencontres (décisionnelles) 48 heures ouvrables avant la séance sur le Web et disponible au BAM (Rc.C.I.4) Les ordres du jour seront disponibles le jeudi avant le Conseil en fin de journée. Instaurer un système de suivi sur le Web pour les projets du Comité consultatif d’urbanisme (CCU) (Rc.C.II.4) Les procès verbaux et les suivis liés aux dossiers du CCU, une fois ratifiés, par le Conseil d’arrondissement seront mis en ligne. Phase I – moins de 12 mois

26 Recommandations retenues Thème : Fonctionnement des instances et rôle des élus municipaux Augmenter les rencontres informelles entre les citoyens et les élus (Rc.C.V.5) Il est proposé, de façon majoritaire, de mettre en place une formule privilégiée dans d’autres arrondissements de la Ville : Les samedis du citoyen. Cette formule permet à la population d’avoir accès à au moins un élu et un fonctionnaire de l’arrondissement, le samedi (en avant- midi ou en après-midi). Des demandes, requêtes ou suggestions, peuvent être formulées en personne par des citoyens qui n’ont pas nécessairement le temps de se déplacer durant la semaine. Ceci aurait inévitablement pour effet d’accentuer les rencontres avec les résidants de l’arrondissement. La mise en place des Samedis du citoyen ne remet aucunement en cause la disponibilité générale des élus pour rencontrer les citoyens, la semaine, comme les fins de semaine. Phase I – moins de 12 mois

27 Recommandations retenues Phase I et II (en continu) Thème : Fonctionnement des instances et rôle des élus municipaux Assurer la mise en œuvre concrète et rapide des recommandations faites lors de la présente consultation et le faire de manière continue et soutenue (Rc.B.7)

28 Recommandations retenues Phase I et II (en continu) Thème : Fonctionnement des instances et rôle des élus municipaux Offrir des séances d’information civique et politique (Charte de la Ville de Montréal, scrutins, référendums, comité exécutif, etc.) (Rc.C.I.1) Il est proposé que des séances d’information soient organisées afin d’expliquer les rouages de l’appareil municipal (incluant, bien entendu, les tenants et aboutissants du processus référendaire) et ce, à différents niveaux (Conseil de la Ville, Conseil d’agglomération, Conseil d’arrondissement, partage des pouvoirs, CCU, autres instances ou structures administratives existantes). Aussi, il faut expliquer aux citoyens les tenants et les aboutissants du PTI et du budget de fonctionnement de l’arrondissement. Il importe enfin, de distinguer ce qui relève du municipal, de ce qui incombe à d’autres paliers gouvernementaux (Québec, Ottawa).

29 Recommandations retenues Phase I et II (en continu) Thème : Fonctionnement des instances et rôle des élus municipaux Former les élus et les fonctionnaires aux principes de démocratie municipale et participative (ce qui existe ailleurs dans le monde, etc.) (Rc.C.VI.7 )

30 Thème : Participation citoyenne Recommandations retenues Impliquer les citoyens dans les annonces publiques et les conférences de presse (Rc.A.2) En préparation : Organiser des consultations autant le soir que le jour (Rc.A.3) Déjà en cours ou en préparation

31 Thème : Participation citoyenne Recommandations retenues Instaurer des comités de citoyens travaillant en partenariat avec l’arrondissement sur des dossiers d’envergure (urbanisme, économie, finances publiques, etc.) et sur les projets présentés par les promoteurs (Rc.A.4) Trois instances formelles existent déjà : le CCU, le Forum de citoyens en développement durable et le comité de citoyens qui en découlera, la Table de sécurité civile et urbaine, incluant la Table de partenaires du projet graffitis et le comité de circulation de l’arrondissement. De plus, 2 tables de concertation locales, regroupant des organismes et des citoyens, œuvrent dans Ahuntsic (Solidarité Ahuntsic) et dans Bordeaux-Cartierville (Conseil local des Intervenants communautaires - CLIC). L’arrondissement reconnaît évidemment le travail de concertation effectué par ces regroupements. Nous croyons qu’il ne faut pas multiplier les instances, mais construire sur ce qui est déjà fonctionnel. Pour les projets d’urbanisme, il importe de souligner que nous souhaitons que les promoteurs aient recours au Guide pratique à l’intention des promoteurs privés, publics et communautaires, qui a été rédigé dans la foulée du Sommet de Montréal Le but : favoriser l’interaction avec les citoyens en amont des projets et non plus tard dans le processus d’approbation. Les services de l’arrondissement devront donc sensibiliser les promoteurs à l’existence et à la pertinence de ce document. Déjà en cours ou en préparation

32 Recommandations retenues Mettre les citoyens au cœur du processus décisionnel (Rc.B.1) Faire en sorte que les citoyens s’impliquent davantage dans la vie municipale (Rc.B.2) Déjà en cours ou en préparation Thème : Participation citoyenne

33 Recommandations retenues Créer un comité pour réfléchir à l’utilisation des places publiques dans une perspective citoyenne au-delà des règles d’urbanisme (Rc.C.II.2) La question a été abordée dans le cadre du Forum citoyen de développement durable, notamment lorsque le sujet de l’accès aux berges a été traité. Aussi, ce thème pourrait très bien être repris par le comité de citoyens qui sera mis en place bientôt, découlant de la tenue de ce Forum. Déjà en cours ou en préparation Thème : Participation citoyenne

34 Recommandations retenues Mettre en place des projets pilotes de nouvelles structures de participation citoyenne (Rc.C.VI.21) Ouvrir les séances d’information à l’ensemble des citoyens de l’arrondissement et pas uniquement à un groupe précis de citoyens Améliorer l’accessibilité en transport en commun du bureau d’arrondissement, de jour comme de soir Déjà en cours ou en préparation Thème : Participation citoyenne

35 Recommandations retenues Rendre le stationnement intérieur du 555, Chabanel Ouest, disponible lors de toutes les rencontres publiques de l’arrondissement Déjà en cours ou en préparation Thème : Participation citoyenne

36 Recommandations retenues Encourager la participation des jeunes et des communautés culturelles à la vie démocratique municipale (Rc.C.I.11) Il faut consulter le Conseil jeunesse de Montréal et le Conseil Interculturel de Montréal à cet effet, afin de bénéficier de leur expertise. Phase I et II (en continu) Thème : Participation citoyenne

37 Recommandations retenues Impliquer les citoyens dans les décisions d’importance en matière de finances publiques + Programme triennal d’immobilisation (PTI) et débattre publiquement sur le budget (consultations en amont) (Rc.C.VI.9) Sera instauré dans un premier temps, un projet pilote de budget participatif (via le PTI) dès Les services de l’arrondissement l’encadreront et proposeront une façon de faire aux citoyens. Dans le cadre de l’adoption du prochain budget, le processus budgétaire sera également exposé et expliqué aux citoyens, afin qu’ils puissent mieux en saisir les composantes et les implications des différents postes budgétaires. Phase I et II (en continu) Thème : Participation citoyenne

38 Recommandations retenues Donner aux citoyens le droit d’initiative et débattre des demandes citoyennes lors du Conseil (Rc.A.5) Le budget participatif correspond à une forme très intéressante de droit d’initiative. Le conseil d’arrondissement ne constitue pas l’endroit privilégié pour débattre de demandes, puisqu’il s’agit d’un lieu essentiellement décisionnel. Phase II – 12 mois et plus Thème : Participation citoyenne

39 Recommandations retenues Instaurer un budget participatif (Rc.A.6) (2010). Il importe de spécifier que les sommes dévolues au Fonds Vert ( $/année), au Fonds de développement social et communautaire ( $/année), au Fonds des athlètes ( $/année) et au Fonds culturel ( $/année), sont également dédiées, en très grande partie, à des projets issus de la communauté. À cela s’ajoute l’ensemble des subventions octroyées aux organismes partenaires de l’arrondissement (environ 1M $/année). Ceux-ci déterminent leurs services et leurs activités en fonction des besoins des citoyens. Phase II – 12 mois et plus Thème : Participation citoyenne

40 Recommandations retenues Fournir des informations claires sur les délais entourant chaque processus impliquant la participation citoyenne, pour assurer une meilleure rétroaction entre l’administration et les citoyens (Rc.A.13) Doter l’arrondissement d’une politique de consultation et de participation publiques, en lien étroit avec celle que s’est donnée la Ville centre, à la suite du Sommet de Montréal Annexe 2 du document de travail. Le projet de politique sera élaboré en collaboration avec les citoyens, pour ensuite être adopté par le Conseil. Il permettra de définir ensemble, les meilleures pratiques de consultation et de participation, celles qui permettraient de répondre le mieux possible aux attentes légitimes des citoyens. Phase II – 12 mois et plus Thème : Participation citoyenne

41 Recommandations retenues Tenir des conseils d’arrondissement itinérants en choisissant des endroits facilement accessibles en transport en commun (Rc.C.I.9) Il est proposé de tenir des conseils itinérants, à raison de 1 à 3 fois par année, dans les districts du Sault-au-Récollet, d’Ahuntsic et de Bordeaux-Cartierville. Ces rencontres pourraient aussi aborder des thèmes plus locaux, propres à chacun des districts visités. Thème : Participation citoyenne Phase II – 12 mois et plus

42 Conclusion Présentation du document final le 6 juillet 2009 à 18 heures salle du conseil avant l’adoption au conseil d’arrondissement Une synthèse sera publiée dans le bulletin d’arrondissement du mois d’août