Programme d’aide aux employés et à la famille Séance d’information à l’intention des gestionnaires

Ordre du jour 1. Le soutien que le PAEF apporte aux employés 2. Les difficultés éprouvées par les gestionnaires 3. Comment gérer une situation délicate concernant un employé 4. Le soutien apporté aux gestionnaires

À propos de Shepell Principal fournisseur de PAEF, servant 10 000 organisations clientes et 8 millions d’employés et membres de leur famille. Agrément du Council of Accreditation Large éventail de services traitant les problèmes de santé mentale, physique et sociale Plus de 100 bureaux et réseaux comptant plus de 3 000 conseillers en Amérique du Nord

Quels sont les services offerts par le PAEF?

Comprendre votre PAEF Facultatif Confidentiel Soutien qui vous permet, à vous et aux membres de votre famille, de résoudre les difficultés touchant le travail, la santé et la vie Vous est offert gratuitement, à vous et aux membres admissibles de votre famille

* confidentiel selon les limites de la loi La confidentialité est essentielle Personne ne saura que vous avez consulté, à moins que vous en parliez vous-même. Nos bureaux de counseling sont bien situés – près de chez vous ou de votre lieu de travail, ou en ligne. Nous ne fixons jamais des rendez-vous consécutifs à deux employés d’une même organisation. Les dossiers sont confidentiels. Les services en ligne sont protégés par des mots de passe et des pare-feu. * confidentiel selon les limites de la loi

De l’aide pour vous aider à résoudre vos problèmes Stress, dépression, anxiété Problème de dépendance Nutrition, naturopathie et encadrement de la santé Préoccupations de nature juridique Problèmes en milieu de travail Situations de crise Problèmes relationnels Problèmes familiaux, rôle parental

L’accessibilité du programme – 24 heures sur 24 Centres d’accès aux services TravailSanteVie.com Mon PAE, application mobile

Un service complet d'accueil et d'évaluation Accès 24 heures sur 24, sept jours sur sept à des représentants à l’accueil bilingues Évaluation immédiate des besoins du client Demande urgente ou situation de crise Employé A besoin d'aide A besoin d'une réponse immédiate Organisation Consultation auprès de spécialistes Soutien sur les lieux Intervention post-traumatique Accès immédiat à un conseiller Service de soutien sur les lieux, tel que demandé Demande non urgente Mode de service choisi en fonction des besoins et des préférences du client : En personne Par téléphone Cybercounseling Counseling par vidéoconférence Premier contact Programme en ligne d'apprentissage autonome Demande de services travail-vie personnelle Client jumelé au professionnel approprié : Services de soutien juridique Services de soutien financier Services de soutien à la famille Services de soutien en nutrition Services de naturopathie Services d’encadrement de la santé Fermeture du dossier et suivi

Le site TravailSanteVie.com – la ressource de base du PAEF

L’application Mon PAE – du soutien où que vous soyez Accès immédiat à un conseiller Premier contact Cybercounseling Outils interactifs : Mon relatiomètre et Mon index de stress Des articles sur la santé et le mieux-être et des vidéos Téléchargez l’application sur tous les appareils – saisissez le code ou visitez le site travailsantevie.com Pour en savoir plus, voir Mon PAE sur YouTube

Assurance de la qualité – Vos commentaires sont très importants! Après avoir consulté au PAE, il se pourrait que vous receviez : un questionnaire facultatif sur votre satisfaction à l’égard du service obtenu; un appel de suivi, effectué par un représentant du PAE. Votre PAE s’est engagé à vous fournir les ressources et le soutien correspondant à vos besoins. Si vous avez des questions au sujet du service, n’hésitez pas à communiquer immédiatement avec nous.

Les difficultés qu’éprouvent les gestionnaires

Les signes de difficultés chez un employé Vous est-il déjà arrivé… d'être en présence d'un employé en détresse, de vouloir l'aider, mais de ne pas savoir quoi dire ou quoi faire? d’être témoin des efforts déployés par un employé qui tente de gérer des difficultés familiales? de savoir qu’un changement imminent en milieu de travail occasionnera des difficultés à un employé ou deux? de constater qu’une personne auparavant très performante prend du retard dans son travail? … Le PAEF est là pour vous aider.

Les difficultés qu’éprouvent les gestionnaires Les effets que les problèmes personnels et professionnels peuvent avoir sur le rendement au travail d’un employé sont plus fréquents que vous le croyez. Saviez-vous que : Un nombre croissant de Canadiens prennent des médicaments. Les coûts des soins de santé assumés par l’employeur ne cessent d’augmenter. De plus en plus d’employés s’absentent du travail en raison d’un problème de santé mentale. Représentant un coût de plusieurs milliards de dollars, les maladies mentales ont chaque année une forte incidence sur l’économie canadienne. La surcharge du système de santé publique continue de se faire sentir. Un stress élevé et des problèmes de santé mentale peuvent entraîner d’autres maladies.

Comment gérer une situation délicate concernant un employé

Comment pouvez-vous reconnaître un employé Les difficultés qu’éprouvent les gestionnaires Discussion de groupe Comment pouvez-vous reconnaître un employé aux prises avec des difficultés?

Les signes de difficultés chez un employé Des retards ou de fréquentes pauses loin du bureau Des congés de maladie excessifs et du présentéisme (absentéisme au travail) Une baisse de la qualité du travail De la confusion ou un manque de mémoire Des erreurs commises par l’employé Des changements au plan de l’apparence physique Des conflits au travail Un comportement inapproprié, des sautes d’humeur, une attitude négative Un grand nombre d’accidents

Les signes de difficultés chez un employé Des retards ou de fréquentes pauses loin du bureau Des congés de maladie excessifs et du présentéisme (absentéisme au travail) Une baisse de la qualité du travail De la confusion ou un manque de mémoire Des erreurs commises par l’employé Des changements au plan de l’apparence physique Des conflits au travail Un comportement inapproprié, des sautes d’humeur, une attitude négative Un grand nombre d’accidents

L’origine du problème CE QUE VOUS VOYEZ Ce que vous ne voyez pas LES SIGNES QUI SE MANIFESTENT EN MILIEU DE TRAVAIL NE SONT QUE LA PARTIE ÉMERGÉE DE L’ICEBERG Retards Repli sur soi Sautes d’humeur Manifestations émotionnelles Un employé en difficulté CE QUE VOUS VOYEZ Problèmes liés au travail Problèmes environnementaux Problèmes interpersonnels Problèmes liés à l’emploi Problèmes liés à la vie Stress, problèmes émotionnels Problèmes juridiques ou financiers Dépendances Problèmes liés à la santé Maladies du cœur Nutrition Troubles de sommeil Dépression Ce que vous ne voyez pas

Documentez chaque étape du processus Gérer une situation délicate concernant un employé – Intervenir pour aider Observer Évaluer Documentez chaque étape du processus Effectuer un suivi Faire une enquête Parler des solutions; offrir de l’aide

Gérer une situation délicate concernant un employé – 1re étape : Observer Quel type de problème observez-vous? S’agit-il d’un problème de gestion du stress, de santé mentale ou de rendement? Y a-t-il des changements au plan du comportement, du rendement ou de l'apparence physique? La situation se répète-t-elle? Notez sa fréquence ou sa durée . Prenez des notes à des fins d’usage personnel; évitez de les divulguer.

Gérer une situation délicate concernant un employé – 2e étape : Évaluer Réfléchissez à vos observations – Que se passe-t-il exactement? Reconnaissez que, pour le moment, ce ne sont que des présomptions : vous n'avez pas toutes les données en main (souvenez-vous de l’iceberg). Demandez de l'aide – ne vous attaquez pas seul au problème; consultez les RH, le service des relations avec les employés, les responsables de la gestion des présences ou communiquez avec le PAEF.

Gérer une situation délicate concernant un employé – 3e étape : Communiquer Prenez le temps de planifier une rencontre : Quel serait le meilleur moment pour parler à l’employé? Quel serait le lieu de rencontre approprié? Préparez-vous à parler des changements touchant son rendement au travail : quels sont les faits? Rencontrez l’employé. Comment allez-vous engager la conversation? Donnez des exemples de problèmes de comportement et de rendement. Quelles questions poseriez-vous pour savoir ce qui se passe? Ne portez pas de jugement; soyez précis et centrés sur le comportement. Respectez les limites de votre rôle.

Gérer une situation délicate concernant un employé – 3e étape : Communiquer (suite) La réaction habituelle des employés à une offre de soutien du PAEF Ce que les gestionnaires peuvent faire pour soutenir un employé Négation du problème Inquiétudes au sujet de la confidentialité du PAEF Préjugés associés à une demande d'aide (p. ex., un signe de faiblesse) Émotions à fleur de peau Normaliser la situation (p. ex., le PAEF est très utilisé pour résoudre un grand nombre de problèmes quotidiens) Souligner la confidentialité du PAEF Être prêt à fournir de la documentation et des renseignements sur le PAEF

Gérer une situation délicate concernant un employé – 4e étape : Parler des solutions, offrir de l’aide Origine du problème Principal responsable Ressources de soutien Travail (p. ex., conflits interpersonnels, problèmes ergonomiques, changements organisationnels, charge de travail, problème d’assiduité, harcèlement, violence) Gestionnaire ou superviseur en collaboration avec l’employé Problème d’abord géré en milieu de travail Politiques et procédures Consultation avec les RH Soutien du PAEF Santé (changement relatif à la santé de l’employé ou d’un membre de sa famille; effets indésirables d’un médicament, maladies chroniques et autres problèmes de santé) Employé Orientation vers un professionnel de la santé ou un service du PAEF Consultation auprès d’un médecin PAEF Vie (difficultés conjugales, problèmes familiaux, changement dans la composition de la famille, soins aux enfants, préoccupations juridiques ou financières) PAEF, orientation vers un service communautaire Services communautaires Réseau personnel de soutien

Gérer une situation délicate concernant un employé – 5e étape : Effectuer un suivi Comment allez-vous effectuer le suivi? Fixer une date . Déterminer les points à évaluer. Établir les attentes. Durant la rencontre de suivi, reconnaissez les améliorations apportées. Si d’autres changements sont nécessaires, vous pourriez devoir modifier l’échéancier prévu. Le meilleur moyen d'aider votre employé consiste à lui fournir une rétroaction régulière et à lui fixer des attentes réalistes. Si l'employé vous confie qu'il a consulté au PAEF, demandez-lui s'il a été satisfait du service. Ainsi, vous montrerez que son bien-être vous préoccupe et que vous respectez sa vie privée.

Gérer une situation délicate concernant un employé – Un soutien à la gestion du rendement Souvenez-vous que: les employés ont la responsabilité de fournir un rendement acceptable – le PAEF ne soustrait pas les employés à cette obligation; les gestionnaires sont, de leur côté, responsables de la gestion du rendement; le PAEF peut complémenter, mais non remplacer des pratiques efficaces en matière de supervision; il n’existe pas de solution miracle – il n’est pas facile de surmonter ses problèmes; il est important d’exprimer votre préoccupation, tout en conservant une distance professionnelle.

Le soutien offert aux gestionnaires

Les Solutions de soutien aux employés Programme d’aide aux employés et à la famille Solutions de formation en milieu de travail Programmes de santé ciblés PAEF national PAEF à l’étranger Soutien à la suite d’événements traumatisants Formation en santé mentale Formation en milieu de travail Médiation en milieu de travail, formation de sensibilisation, enquête en milieu de travail Programme d’interventions dirigées Programme Soins de la dépression Programme de soutien au travail Programme de consultations en dépendance/Programme structuré de prévention de la rechute

Le soutien aux gestionnaires Le PAEF met à votre disposition une équipe de professionnels pour vous offrir de la consultation et des conseils dans des situations où vous pourriez avoir besoin d’une aide supplémentaire, par exemple : les signes d’un comportement agressif, le harcèlement, un comportement inapproprié et atypique, une personnalité difficile, une présomption de consommation problématique d’alcool ou de drogues, ou de violence familiale.

Le soutien aux gestionnaires Les consultations en gestion procurent aux gestionnaires le soutien et les outils dont ils ont besoin pour diriger délicatement vers le PAEF un employé aux prises avec des problèmes ou lui offrir d’autres solutions pertinentes. En tant que gestionnaires, vous pourrez obtenir des conseils avisés sur la façon de: gérer un employé en difficulté; séparer les problèmes de rendement et les problèmes personnels; gérer les problèmes de rendement; présenter le PAEF à un employé; résoudre des difficultés associées aux employés; aborder une situation complexe dans laquelle vous vous demandez comment procéder.

Le soutien offert aux gestionnaires Site de ressources à l’intention des gestionnaires Microsite à l’intention des gestionnaires carrière et milieu de travail Article trimestriel Travail et santé blogue travailsantevie Jennifer will speak to: Internal resources are available through Healthy Workplace Consultations en gestion Guide du gestionnaire

Des rappels quotidiens de la présence du PAEF Brochure Carte postale Aimant Carte portefeuille

Les séances d’information sur le PAEF Vidéos d’information à l’intention des employés et de la famille (version française) Vidéos d’information à l’intention des employés et de la famille (version anglaise) Introduction au PAEF offert par Shepell En quoi ce programme d'aide aux employés et à la famille consiste-t-il? **Nom d’utilisateur : employee; Mot de passe : orientation** Vidéos d’information à l’intention des gestionnaires (version française) Vidéos d’information à l’intention des gestionnaires (version anglaise) Les signes et causes de détresse chez les employés Gérer une situation délicate concernant un employé Le soutien aux gestionnaires **Nom d’utilisateur : manager; Mot de passe : orientation**

Obtenez un soutien immédiat et confidentiel tout pour vous aider à résoudre des problèmes touchant votre travail, votre santé et votre bien-être, communiquez avec Shepell en tout temps. Composez le 1 800 361-5676; Call 1-800-387-4765 Visitez le site travailsantevie.com; Visit workheahtlife.com