Données de base Contenu : Partenaires Articles et magasins

Données de base : objectifs du chapitre À la fin de ce chapitre, vous serez en mesure : de décrire la structure des fiches partenaire et des fiches article ; de gérer les fiches partenaire et les fiches article ; de gérer des fiches article et définir le système de gestion des stocks.

Données de base : synoptique Notions de base de SAP Business One Données de base Achats CF Ventes CC Transactions de stock CRM Planification des besoins Ressources humaines Production Service Gestion des documents Inter-fonctionnalités

Données de base : scénario de gestion Pour saisir des opérations commerciales dans SAP Business One, vous devez créer les objets utilisés dans ces opérations sous forme de données de base. SAP Business One permet de créer les données de base relatives aux partenaires et aux articles.

Partenaires : objectifs du sujet À la fin de ce sujet, vous serez en mesure : de décrire les trois types de partenaire existant dans SAP Business One ; de décrire la structure des fiches partenaire.

Trois types de fiches partenaire Fournisseurs Clients Prospects Un ou plusieurs comptes collectifs pour les fournisseurs Un ou plusieurs comptes collectifs pour les clients Aucun impact sur la comptabilité Transactions possibles Transactions possibles Transactions possibles Toutes les transactions d'achat Toutes les transactions de vente Opportunités Offres et commandes Opportunités Il existe trois types de fiches partenaire dans SAP Business One : fournisseurs, clients et prospects. Vous utilisez généralement ces partenaires dans des processus de gestion spécifiques : Fiches fournisseur : dans le domaine des achats pour traiter les transactions d'achat. Les transactions concernées sont gérées dans un ou plusieurs comptes collectifs en comptabilité. Fiches client : dans le domaine des ventes pour traiter l'ensemble des transactions de vente. Les transactions concernées sont gérées dans un ou plusieurs comptes collectifs en comptabilité. Prospects : au niveau des fonctions de CRM (Customer Relationship Management) dans SAP Business One. Vous pouvez également créer des offres et des commandes pour les prospects. Ces derniers ne peuvent pas les utiliser dans les transactions relatives à la comptabilité. En d'autres termes, vous ne pouvez enregistrer aucune facture pour un prospect. Si vous souhaitez le faire, vous devez au préalable convertir le prospect en client. Vous devez créer deux fiches pour les clients qui sont également des fournisseurs. Vous attribuez les codes partenaire en externe lors de la création des fiches partenaire. Les codes sont alphanumériques et ne doivent pas faire double emploi avec les numéros des comptes généraux. Ils ne doivent contenir aucun opérateur mathématique afin d'éviter toute erreur d'interprétation de la base de données SQL. Vous pouvez, toutefois, utiliser des traits de soulignement. Le système interprète toujours les codes comme alphanumériques. Si vous souhaitez établir une séquence de tri numérique, veillez à ce que les codes comportent toujours le même nombre de chiffres ou utilisez des zéros non significatifs.

Structure de la fiche partenaire Données de base partenaire Données d'en-tête Code Type de partenaire Nom Groupe Devise … Situation du compte Livraisons Commandes Opportunités Généralités Contact Adresses Conditions de paiement Système de paiement Comptabilité Propriétés Descrip. Téléphone/Fax Actif / Occupé avec dates Contact … Nom Adresse … Adresse de facturation/ Adresse de paiement Adresse de livraison … Conditions de paiement Remise Plafond de crédit Livraison partielle … Banque société Mode de paiement … Consolidation Compte collectif Système de relance Taxes … Jursqu'à 64 propriétés partenaire différentes … Texte Photo … La fiche partenaire est constituée de données d'en-tête et d'informations organisées dans plusieurs pages à onglet. L'en-tête contient le code, le type de partenaire (client, fournisseur, intérêt potentiel), le nom et le nom étranger (pour les adresses saisies en deux langues), ainsi que la devise. Vous pouvez affecter les partenaires à des groupes pour réaliser des analyses. L'onglet Généralités comporte essentiellement des zones à caractère informatif (numéros de téléphone, e-mail, mot de passe, etc.) ainsi que des valeurs par défaut pour les documents, telles que l'acheteur ou le commercial. Vous pouvez également indiquer à ce niveau que le partenaire est valide ou gelé pour une durée définie. L'onglet Contact permet de saisir les données relatives à un nombre illimité de contacts dans la société du client. Le système affiche le nom de la personne que vous définissez comme le contact standard dans la page à onglet Généralités. L'onglet Adresses contient l'adresse de facturation ainsi que plusieurs adresses de paiement et de livraison que vous pouvez indiquer dans les documents de vente. Dans les documents d'achat, l'adresse de livraison est toujours celle de votre société. L'onglet Conditions de paiement contient les données de paiement utilisées par défaut dans les documents. Le système extrait la majorité de ces données de paiement des conditions de paiement définies. L'onglet Système de paiement contient les données de paiement qu'utilise le système de paiement. L'onglet Comptabilité contient le compte collectif et éventuellement une référence à une autre fiche relative au siège social du partenaire (Consolidation des partenaires). Il comporte également des informations relatives au traitement de la TVA. Enfin, vous pouvez affecter certaines propriétés ainsi que des informations supplémentaires (description) sous forme de texte ou d'image au partenaire.

Fonctions de gestion des partenaires Modifier Rechercher Journal des modifications Créer Gestion des partenaires Supprimer Dupliquer Le système crée une fiche pour chaque client, fournisseur ou partie intéressée. Lors du traitement des données de base, vous pouvez effectuer les opérations suivantes : Saisir de nouvelles fiches Rechercher et traiter des fiches existantes Le système applique automatiquement les données saisies dans une fiche pour un client ou un fournisseur lorsque vous traitez vos transactions commerciales, par exemple, les conditions de paiement que vous définissez pour un client. Ces données constituent ainsi la base des commandes et des factures pour ce client. Le terme "activités" englobe les contacts de type entretiens téléphoniques, réunions, etc. Leur suivi permet d'analyser les interactions avec les clients, qu'il s'agisse d'activités en cours ou historiques (closes). Vous pouvez supprimer des partenaires s'il n'existe pas de document pour eux. Appel de service Relier activités

Articles et magasins : objectifs du sujet À la fin de ce sujet, vous serez en mesure : de rechercher, créer et gérer des fiches article ; de regrouper des fiches article en fonction de différents critères ; de décrire la structure des fiches article ; de définir le système de gestion des stocks.

Structure de la fiche article Données de base article Zone générale N° article Description Groupe d'articles Prix … Code utilisateur Type d'article Général Achats Ventes Stocks Planification Propriétés Détails Fabricant Type expédition N° série et lots Valide / Occupé avec dates … Unités d'achat Gpe douanes Infos fiscales Dimensions … Unité de vente Infos fiscales Dimensions … Méthode calcul coût de revient Magasins Quantités en stock Prix de l'article … Système planif. Méthode d'approvision. Informations commandes Délai … Jusqu'à 64 propriétés d'article Texte Photo … La fiche article comprend une zone générale et sept onglets. Chaque onglet vous permet de gérer les articles de vente, d'achat et de magasin, ainsi que les données de planification des besoins et de la production. SAP Business One vous permet de gérer tous les articles que vous achetez, fabriquez, vendez ou gardez en stock. Les services peuvent aussi être définis comme des articles, bien qu'ils ne s'appliquent qu'à la vente. Pour chaque article, entrez les données appropriées dans les zones du système. Ces données seront utilisées automatiquement pour les achats, les ventes, la production, la gestion de votre magasin et la comptabilité. SAP Business One fournit ainsi un support optimum pour vos processus de gestion. Dans le cadre de la vente, cette solution vous aide à créer des commandes, des bons de livraison et des factures client grâce au calcul automatique des prix, des unités de vente et de la marge brute. Si vous utilisez les données article du système, vous pouvez optimiser la tenue des stocks. Vous disposez d'un contrôle total et permanent sur les quantités en stock et vous pouvez en même temps analyser les aspects financiers de la tenue des stocks. En outre, vous pouvez contrôler la production à partir des articles de fabrication, du produit fini et de tout sous-produit créé. Utilisez la zone générale pour gérer les informations générales de tous les types d'article.

Recherche de fiches article Données de base article * Article d'achat Article de vente Article magasin Cpta. immo. N° article Description *ball Type d'article Exemple : recherche de tous les articles contenant ball dans la description Gpe articles Liste prix Données achats Fournisseur habituel N° catalogue Unité d'achat Art. par unité d'achat ...... ....... Recherche d'un article à l'aide d'un numéro de catalogue spécifique Vous pouvez aussi bien utiliser des critères généraux que des données d'approvisionnement, de vente ou de magasin pour rechercher une fiche article. Lorsque vous sélectionnez l'opération Données de base, SAP Business One passe en mode Rechercher.

Fonctions de gestion des articles Modifier Rechercher Journal des modifications Ajouter Gestion des articles Supprimer Dupliquer Analyse du CA et des achats Pour créer une fiche article, passez d'abord du mode Rechercher au mode Créer en cliquant sur l'icône correspondante. Une fois les données nécessaires saisies, cliquez sur Créer pour sauvegarder la fiche article. Si vous souhaitez apporter des modifications à une fiche article, vous pouvez utiliser le bouton Rechercher pour rechercher la fiche appropriée. Dès que vous apportez des modifications ou ajoutez des données dans la fiche, le bouton OK est remplacé par le bouton Mettre à jour. Si vous cliquez sur Mettre à jour, le système sauvegarde les informations et le bouton OK apparaît de nouveau. Cliquez sur OK pour quitter la gestion des articles. Relier activités

Fiche article : critères de regroupement Données de base article Article de stock Article de vente Article d'achat Cpta. immo. N° article A1001 Description Casquette base-ball - uniforme Type d'article Articles Gpe articles Articles de sport Vous pouvez choisir le groupe d'articles dans la liste déroulante. Pour créer des entrées, sélectionnez l'option Redéfinir. Liste de prix 01 Liste prix d'achat Généralités Données vente Stocks Données planif. Propriétés Détails Sélectionner tt Équipement professionnel Débutants Pour enfants Groupe d'articles 4 ......... ........ Groupe d'articles 64 Suppr. sélection Mettre à jour Les groupes d'articles permettent de combiner ou de classer les fiches article dans le système. Vous pouvez regrouper les produits par groupe d'articles (zone générale) et par fabricant (onglet Généralités). Vous pouvez affecter chaque article à un groupe d'articles et à un fabricant (onglet Généralités). Dans les états et les analyses, les groupes d'articles permettent de filtrer les fiches article. Si le groupe d'articles s'avère insuffisant pour le filtrage des données, vous pouvez également utiliser les propriétés ou les zones utilisateur. Vous pouvez définir les groupes d'articles et leurs propriétés dans le module Administration. Pour les groupes d'articles, vous pouvez définir des valeurs par défaut : sélectionnez Administration -> Définition -> Stock -> Groupe d'articles Annuler

Définition des magasins Magasin général Généralités Comptabilité Informations adresse Comptes par défaut Emplacement Livraison directe Il existe une relation directe entre les magasins et les articles dans SAP Business One. Sélectionnez Administration -> Définition -> Stock -> Magasins pour définir de nouveaux magasins. Vous pouvez indiquer ici un code magasin et un nom de magasin. Zones d'adresse : permettent d'indiquer l'adresse du magasin. Emplacement : permet d'indiquer l'emplacement du magasin. Utilisez cette zone pour classer les magasins en fonction de leur emplacement physique. Livraison directe : définit le magasin en tant que magasin de livraison directe. Utilisez cette option lorsque la société ne gère pas de stock mais reçoit une commission sur chaque commande. SAP Business One n'enregistre aucun mouvement de marchandise sur compte de stock pour ce type de magasin. L'onglet Comptabilité permet de définir plusieurs comptes par défaut.

Données stock Option 1 : Option 2 : - + = Requis : Unité achat Gestion des stocks par magasin Gestion des stocks par magasin Cde mag. Nom magasin Stock min. Stock max. Stock requis Magasin général Côte Est Minimum Côte Ouest Livraison directe Maximum Cde mag. Nom magasin En stock Confirmé Commandé Disponible Magasin général Côte Est Côte Ouest Livraison directe Dans l'onglet Données de stock des données de base article, le système affiche par magasin : la quantité en stock la quantité confirmée (quantité commandée par les clients) la quantité commandée (quantité commandée par votre société et non encore livrée) la quantité disponible (quantité en stock - confirmée + commandée) SAP Business One facilite la gestion de vos stocks. La zone Gestion des stocks par magasin vous permet de déterminer pour chaque article si vous voulez gérer les stocks au niveau d'un magasin ou de tous les magasins. Option 1 : si vous décidez de gérer les stocks par magasin, vous pouvez alors saisir le stock minimum, le stock maximum et le stock nécessaire pour chaque magasin. Option 2 : si vous ne souhaitez pas utiliser la gestion des stocks par magasin, vous pouvez saisir un stock minimum, un stock maximum et un stock nécessaire pour tous les magasins. En stock - Confirmé + Commandé = Disponible

Méthodes de valorisation des stocks Prix moyen pondéré First In – First Out (FIFO) € € € € € Prix standard Dans la fiche article, vous pouvez indiquer la méthode de valorisation des stocks dans laquelle vous souhaitez gérer l'article. Choisissez l'une des trois options suivantes : Prix moyen pondéré Le système calcule le prix moyen pondéré en divisant la valeur totale de la marchandise par la quantité en stock. First In - First Out (FIFO) Chaque entrée de marchandise est enregistrée dans le stock, dans un rang séparé. Lorsque vous enregistrez une sortie de marchandises, le système utilise le prix du rang le plus ancien, puis du deuxième rang le plus ancien, etc. Prix standard Si vous sélectionnez cette option, vous devez entrer un prix fixe dans la fiche article. Ce prix est utilisé pour tous les mouvements de stock. Cette option est particulièrement utile pour les articles que vous fabriquez. Vous pouvez indiquer si le système doit créer un prix unique pour tous les magasins ou un prix spécifique par magasin. Sélectionnez Administration -> Initialisation système -> Détails entreprise -> Initialis. de base et cochez la case Utiliser système de prix par magasin. Si vous utilisez le système d'inventaire permanent, vous pouvez évaluer l'intégralité des stocks du magasin pour tous les articles à une date de référence à l'aide de l'état de valorisation des stocks. En règle générale, les stocks du magasin sont évalués à la date de référence du bilan. Cet état a été conçu à des fins d'analyse pour vérifier les scénarios de simulations. Par exemple, vous pouvez voir ce qui se passe si vous valorisez un article sur la base d'une autre méthode de calcul. Méthodes de calcul possibles : Prix moyen pondéré, FIFO, LIFO, Selon liste de prix, Prix dernière revalorisation.

Mouvements de stock avec valorisation au prix standard 20 Écart Entrée march. Entrée march. (commande achat) Facture fournisseur Quantités initiales Compte de bilan Sortie de marchandises Livraison Facture client 100 100 (Compte de contrepartie) (Compte de contrepartie) 120 100 Si un article est géré avec valorisation au prix standard, un autre compte est nécessaire lors de l'enregistrement de n'importe quel type d'entrée de marchandises (entrée de marchandises sans référence, entrée de marchandises avec commande d'achat, facture fournisseur, quantité initiale). Ce compte est appelé le compte d'écart. Il présente l'écart de prix entre le prix standard et le prix affiché dans le document. Ce compte d'écart est repris de la zone Compte d'écart, dans l'onglet Stock de la fiche article. Le compte de contrepartie est un compte différent qui dépend du type de document enregistré.

Détermination des comptes généraux Définition des comptes généraux par niveau article # Cde mag. Nom magasin Types de compte 1 01 Magasin général 2 02 Livraison directe 3 03 Consignation Comptes entrés manuellement Définition des comptes généraux par magasin # Cde mag. Nom magasin Types de compte 1 01 Magasin général 2 02 Livraison directe 3 03 Consignation Comptes issus de la définition du magasin Définition des comptes généraux par groupe d'articles # Cde mag. Nom magasin Types de compte 1 01 Magasin général 2 02 Livraison directe 3 03 Consignation Vous déterminez les comptes généraux dans l'onglet Stock de la fiche article. Les comptes sont définis dans une table par article et par magasin. Vous pouvez définir un magasin comme magasin par défaut. Le système utilise alors le magasin par défaut lorsque vous créez un document si vous n'avez pas indiqué d'autre magasin. Si vous n'avez pas défini de magasin par défaut, le système utilise le premier magasin comme magasin par défaut. Vous pouvez définir ces comptes au niveau de l'article et les saisir directement dans la fiche article. Sélectionnez Stock -> Données de base article, puis cliquez sur l'onglet Stock. À partir de cette sélection, vous pouvez déterminer les comptes de façon détaillée, mais cette méthode augmente vos tâches de gestion. Pour simplifier la détermination des comptes, vous pouvez choisir dans chaque fiche article un des niveaux supérieurs suivants : Niveau magasin : dans ce cas, les comptes sont appelés à partir de la définition du magasin. Pour gérer les comptes dans la définition du magasin, sélectionnez Administration -> Définition -> Stock -> Magasins, puis cliquez sur l'onglet Comptabilité. Niveau groupe d'articles : dans ce cas, les comptes sont appelés automatiquement à partir de la définition du groupe d'articles. Pour gérer les comptes dans la définition du groupe d'articles, sélectionnez Administration -> Stock -> Groupes d'articles, puis cliquez sur l'onglet Comptabilité. Vous pouvez définir des comptes par défaut sous Administration -> Définitions -> Comptabilité financière -> Liens comptables. Il s'agit de valeurs par défaut pour tous les niveaux (magasin, groupe d'articles et article). Comptes issus de la définition du groupe

Données de base : résumé du chapitre Vous êtes désormais en mesure : de décrire la structure des fiches partenaire et des fiches article ; de gérer les fiches partenaire et les fiches article ; de gérer les fiches article et de définir le système de gestion des stocks.