FORMATION BP LTP CONDUITE DE REUNION

FORMALITES DE LA REUNION 1)DEFINITION Action de rassembler (de réunir) des personnes en un lieu en vue de faire passer un ou plusieurs messages.

FORMALITE DE LA REUNION 2) POURQUOI a)Nature de la réunion : -Régulière (quotidienne/hebdomadaire/mensuelle…) -Exceptionnelle (type: stratégique, motivation, règlement de conflits, restructuration…)

FORMALITE DE LA REUNION 3) QUAND a) Choisir une date et un horaire Ne pas choisir un vendredi après midi 1h00 avant la fin du travail ! Préférer le début de semaine afin de donner les directives et de motiver chacun pour toute la semaine.

FORMALITE DE LA REUNION 3) Comment Prévenir les personnes concernées plusieurs jours avant. Soit par mail, courrier, téléphone, fax… Privilégier un écrit par rapport à une annonce orale.

FORMALITE DE LA REUNION 4) Définir le lieu Installer tout le nécessaire avant que chacun soit présent (table, chaises, eau, papier, stylo, tableau, craies…)

ANNONCE DU SUJET Une fois l’organisation de la réunion mise en place. Savoir annoncer CLAIREMENT l’objet de la réunion.

ANNONCE DU SUJET 1) Les différents types de réunions -Information (H1N1…) -Organisation (modification des méthodes de travail, d’emploi du temps, stratégie de l’entreprise…) -Recadrage (mise au point collectif, rappel des règles de sécurité, les absences et retards…)

ANNONCE DU SUJET 2) Animer sa réunion Faire participer et adhérer l’ensemble des personnes présentes en étant :

ANNONCE DU SUJET -Convainquant -Communicatif et clair -Dégager du leadership -Irréprochable dans son discours et exemplaire -Faire participer chacun en les responsabilisant

ANNONCE DU SUJET 3) Les paramètres d’une réunion réussie - Message reçu positivement -Participation de chacun et débat d’idées -Respect et écoute de chacun -Avoir « coacher » et organisé les débats (savoir revenir à l’essentiel et orchestrer les idées)

ANNONCE DU SUJET -Rester dans les temps -Missionner et responsabiliser chaque personne dans son domaine de compétence. -Faire adhérer au projet -Fixer une date de retour de réunion -Conclure

ANNONCE DU SUJET 4) Déjouer les pièges -Faire participer tout le monde -Recadrer si nécessaire -Arbitrer la réunion (être le chef d’orchestre) -Gérer les conflits et désarmer les mésententes

ANNONCE DU SUJET -Responsabiliser toutes les personnes -Définir des tâches et des délais précis -Garder l’objet en vue - Savoir rebondir positivement

CONCLUSION La clé du succès de la réunion repose sur 4 éléments fondamentaux : -Avoir bien préparer celle-ci -Maitriser son sujet et savoir le retransmettre et gagner l’adhésion de son public -Missionner et responsabiliser chacun -Se revoir pour faire le point de l’avancement et s’assurer de la réussite de l’objectif initial.