Introduction Séminaire ISPL

Le contrat Aspects juridiques Aspects financiers Aspects techniques Þ ISPL

ISPL ISPL est une bibliothèque des meilleures pratiques pour l ’acquisition de services relatifs aux technologies de l ’information ISPL aide les clients et les fournisseurs à gérer l ’acquisition et la fourniture de services et de systèmes dans une grande variété de situations ISPL propose une terminologie ISPL encourage les clients et les fournisseurs à: Contrôler les coûts Contrôler les délais Analyser et gérer les risques Améliorer leur compréhension réciproque

Où utiliser ISPL Acquisition: le processus qui vise à obtenir un système ou un service ou toute combinaison des deux Exécution d ’un marché: le processus qui consiste à préparer un contrat et à obtenir les livrables et les services qui sont définis par ce contrat Contrat: accord liant deux parties ayant une valeur juridique, ou un accord similaire au sein d ’une organisation, pour la fourniture de services et de systèmes

Qu ’est-ce qu ’un service? Un service est un processus exécuté par une personne ou une organisation pour une autre. Un projet vise à changer des processus ou des systèmes au sein d ’une organisation (exemple: développement de système, rénovation de système, installation de help desk). Un service continu vise à exécuter des processus à un niveau de service agréé (exemple: processus de gestion des configurations, fonction helpdesk). Service Service continu Projet

Etat initial Etat final Projet Service continu Etat final ’

Produits d ’ISPL

ISPL IS Procurement Management Essentials Managing acquisition processes Specifying deliverables Managing risks and planning deliveries Dictionary IS Procurement Management Essentials for Public Procurement Plug-in: IT service manage- ment Plug-in: Web Engineer- ing Plug-in: Large scale migration Plug-in: ... Plug-in: ... Tool Training User group Exams

Les essentiels d ’ISPL Mettre l ’accent sur la relation client-fournisseur Fournir un vocabulaire commun Insister sur les aspects organisationnels Se fonder sur la gestion des risques Promouvoir une approche situationnelle Mettre l ’accent sur les décisions et les livrables

Le processus d’acquisition Clôture administrative Préparation de l’appel d’offres Préparation de la réponse Sélection du fournisseur Préparation du contrat Exécution d’un point de décision Passation Techniques de planification des livraisons Plan des livraisons Initialisation de l’acquisition Analyse des risques Marché Plan des points de décision Description des livrables Conception de la stratégie de livraison Légende met à jour utilisé par demande une mise à jour Suivi du contrat Clôture du contrat Clôture de l’acquisition

Le processus d ’acquisition Définir la stratégie d ’acquisition Gérer le processus de passation de marché Planifier la fourniture de services et de systèmes et définir les points de décisions et les livrables Gérer les contrats Contrôler les coûts et les délais Gérer les risques

Organisation de l ’acquisition

Qui utilise ISPL

Planification des services Description des services Analyse de la situation Analyse des risques Conception de la stratégie de livraisons Planification des points de décisions Description des livrables

Plan des livraisons Le plan des livraisons définit le suivi du contrat et le processus de clôture Pour un contrat, il consolide les plans des livraisons des projets les plans des livraisons des services Il contient une séquence de points de décisions Des versions du plan des livraisons sont contenues dans l ’appel d ’offres, les offres et le contrat

Plan des livraisons d ’un projet Planifie un seul projet exécuté dans le cadre d ’un marché Il définit: la situation du problème, ce qui inclut l ’état initial et l ’état final la stratégie de livraison du projet la séquence des points de décisions les livrables

Plan des livraisons d ’un service Planifie un seul service ou un groupe de services en relation dans le cadre d ’un marché Il définit: la situation du problème la stratégie de livraison du service la séquence des points de décisions les livrables

Point de décisions Les processus sont ponctués par des décisions Un point de décisions est un jalon où le client et le fournisseur prennent des décisions concernant: Les projets Les services Les rôles du fournisseur et du client doivent être spécifiés Les décisions sont fondées sur des livrables

Livrable ISPL se concentre sur les livrables (le quoi) en se préoccupant moins des activités (le comment) Une compréhension commune des objectifs et significations des livrables par le client et le fournisseur est cruciale Mettre en relation livrables et décisions permet de s ’assurer que: les décisions seront prises aucun livrable ne sera inutile le processus de production est efficace

Les essentiels d ’ISPL - Gérer le processus d ’acquisition (1) Production d ’un ensemble cohérent d ’exigences vis-à-vis des service et des systèmes Création d ’une compréhension suffisante des exigences vis-à-vis des service et des systèmes qui sont le but de l ’acquisition Définition de la stratégie d ’acquisition Etablissement de l ’ organisation de l ’acquisition Production d ’un appel d ’offres qui documente les exigences du client en ligne avec le but et les plans de l ’acquisition et constitue une base suffisante pour que les fournisseurs candidats produisent leurs offres Proposition d ’une offre qui satisfait les exigences du client exprimées dans l ’appel d ’offres

Les essentiels d ’ISPL - Gérer le processus d ’acquisition (2) Sélection de la meilleure proposition parmi les offres reçues Etablissement d ’un contrat agréé, en ligne avec les exigences et qui maximise les chances de réussite pour le budget alloué Estimation de l ’avancement du contrat et prise des décisions appropriées concernant les livrables et les services Assurance que les questions techniques et commerciales du contrat ont été conclues de façon satisfaisante

Les essentiels d ’ISPL - Spécifier les livrables Quel est le contenu de: l ’appel d ’offres? l ’offre? le rapport d ’évaluation des offres? le contrat? le plan des livraisons? la proposition de point de décisions? le compte rendu de point de décisions? le plan du service? le compte rendu du service?

Les essentiels d ’ISPL - Spécifier les livrables - suite Comment caractériser un élément descriptif? Un élément opérationnel?

Les essentiels d ’ISPL - Gérer les risques et planifier les livrables Comment décrire un projet? décrire un service continu? évaluer une situation en termes de processus, information, acteurs et technologie? identifier les risques et estimer leur probabilité et leur impact? concevoir une stratégie de fourniture du service appropriée? planifier les points de décisions? décrire les livrables en entrée du point de décisions?

Relation client-fournisseur Interne / externe Projet / Service continu Forfait / Régie Responsabilités Client / Fournisseur

La relation client-fournisseur formalisée De la gestion de projet à la gestion du contrat Des décisions et des livrables clairement spécifiés Différentes stratégies pour différents risques Une spécification claire des responsabilités contractuelles

Bénéfices pour les clients Expression plus claire des exigences Amélioration de la gestion des risques Guide pour le choix de la démarche d ’acquisition la mieux appropriée Meilleure compréhension des propositions des fournisseurs Meilleur contrôle des ambitions Meilleure information pour contrôler les coûts Moins de dépendances vis-à-vis d ’un fournisseur ou d ’une méthode Processus de décision amélioré concernant les livrables Recette facilitée grâce à une meilleure définition des exigences et une meilleure planification Meilleure gestion des contrats

Bénéfices pour les fournisseurs Meilleure compréhension des besoins des clients Vision plus claire des systèmes et des services demandés Amélioration de la gestion des risques Détermination de la démarche appropriée pour la fourniture du service Implication plus facile du client dans les décisions clés Recette facilitée Meilleure information pour contrôler les coûts Meilleure gestion des contrats

ISPL IS Procurement Management Essentials Managing acquisition processes Specifying deliverables Managing risks and planning deliveries Dictionary IS Procurement Management Essentials for Public Procurement Plug-in: IT service manage- ment Plug-in: Web Engineer- ing Plug-in: Large scale migration Plug-in: ... Plug-in: ... Tool Training User group Exams

Statut (1) Les essentiels d ’ISPL sont disponibles: http://www.exin.nl/ned/isplbasis.html Librairies Le site Web international est: http://www.fast.de/ispl/ Des outils ISPL sont disponibles:

Statut (2) Formations et cours: Spécifiques pour les clients Généraux Examens: http://www.exin.nl/ned/isplbasis.html Les activités du groupe utilisateur ont démarré: Special Interest Group au sein de ITSMF

ISPL: les livres Disponible: Titre ISBN nr. Introduction to ISPL 90.76304.85.8 Managing Acquisition Processes 90.76304.81.5 Specifying Deliverables 90.76304.82.3 Managing Risks & Planning Deliveries 90.76304.83.1 Dictionary 90.76304.84.x ISPL in the European Public Sector (guidelines) ISPL for Web Engineering ISPL for Large-Scale Migrations ISPL for IT Service Management